МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ЗМІН ДО ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАПИСІВ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ
Наказ від
07.06.2010 р. № 372Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13.07.2010 р. за № 515/17810
Відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
наказую:1. Затвердити схвалені Методологічною радою з бухгалтерського обліку при Міністерстві фінансів України Зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.95 р. за № 168/704 (далі — Зміни), що додаються.
2. Управлінню методології бухгалтерського обліку (Пархоменко В. М.):
2.1. Забезпечити подання цього наказу протягом п’яти робочих днів з дня його видання у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;
2.2. У десятиденний строк з дня видання цього наказу забезпечити оприлюднення Змін на веб-сайті Міністерства фінансів України в мережі Інтернет.
3. Цей наказ набирає чинності через десять днів після державної реєстрації в Міністерстві юстиції України.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфименко Т. І.
Міністр Ф. Ярошенко
Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 07.06.2010 р. № 372
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13.07.2010 р. за № 515/17810
Зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку
1. У главі 2:
1.1. В абзаці першому пункту 2.1 слова «письмові свідоцтва» замінити словами «документи, створені у письмовій або електронній формі».
1.2. У пункті 2.3:
абзац перший викласти в такій редакції:
«2.3. Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.»;
абзац другий виключити.
У зв’язку з цим абзац третій уважати абзацом другим.
1.3. У пункті 2.4:
абзац перший викласти в такій редакції:
«2.4. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.»;
абзац другий виключити.
У зв’язку з цим абзац третій уважати абзацом другим.
1.4. Пункт 2.5 викласти в такій редакції:
«2.5. Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.».
1.5. Пункт 2.7 викласти в такій редакції:
«2.7. Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.».
1.6. Абзац перший пункту 2.9 викласти в такій редакції:
«2.9. У випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у галузі статистики і Міністерством фінансів України, із обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, спосіб нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють відповідні органи державної влади.»;
1.7. У пункті 2.10 слово «терміну» замінити словом «строку».
1.8. Пункт 2.12 викласти в такій редакції:
«2.12. Електронний документ створюється з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.».
1.9. У другому реченні пункту 2.16 слова «головному бухгалтеру» замінити словом «керівнику».
1.10. Пункт 2.17 доповнити словами «, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами.».
2. У главі 3:
2.1. У пункті 3.1 слово «машинні» замінити словом «електронні».
2.2. У пункті 3.3 слово «машинозчитуваних» замінити словом «електронних».
2.3. У підпункті 3.7 слова «відповідною інструкцією» замінити словами «відповідними нормативно-правовими актами».
3. У главі 4:
3.1. Пункт 4.3 доповнити новим реченням такого змісту:
«Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки — головним бухгалтером.».
3.2. Пункт 4.6 викласти в такій редакції:
«4.6. Виправлення помилок у документах і регістрах, що створені у формі електронного документа, здійснюється відповідно до законодавства.».
4. У пункті 5.2 глави 5 слово «термін» замінити словом «строк».
5. У главі 6:
5.1. Пункт 6.4 викласти в такій редакції:
«6.4. Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.».
5.2. Пункт 6.6 викласти в такій редакції:
«6.6. Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.».
5.3. В абзаці третьому пункту 6.10 слово «термін» замінити словом «строк».
Начальник Управління методології бухгалтерського обліку В. Пархоменко
Коментар редакції
УДОСКОНАЛЕНО ПОРЯДОК РОБОТИ З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Цим документом унесено деякі зміни до
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі — Положення № 88 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 32, с. 8), дія якого також поширюється і на бюджетні установи. Зміни, що коментуються, в основному стосуються створення та зберігання електронних первинних документів і облікових регістрів.
Первинні документи
Згідно зі
ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік), підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій є первинні документи, які може бути складено на паперових або машинних (електронних) носіях.На сьогодні організаційно-правові основи електронного документообігу та використання електронних документів установлено такими документами:
—
Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі — Закон № 851);—
Законом України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV (далі — Закон № 852);—
Порядком застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженим постановою КМУ від 28.10.2004 р. № 1452;—
Типовим порядком здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженим постановою КМУ від 28.10.2004 р. № 1453.Під первинним документом у
Законі про бухоблік розуміється документ, що містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. При цьому, як уточнюється в п. 2.1 Положення № 88, первинними є документи, створені як у письмовій, так і в електронній формі.Електронний документ
є документом, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, уключаючи обов’язкові реквізити документа, правовий статус якого визначено у ст. 8 Закону № 851, в якій зазначається, що юридична сила електронного документа не може заперечуватися виключно через те, що він має електронну форму. На це, у свою чергу, звертав увагу Мінфін у листі від 24.11.2009 р. № 31-34000-20-17/31818.Відповідно до оновленої редакції
п. 2.3 Положення № 88 первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку тільки за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Створюватися електронні документи також повинні з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2.12 Положення № 88). Водночас слід мати на увазі, що бюджетні установи мають за свій рахунок виготовляти копії таких документів на паперовому носії на вимогу контролюючих або судових органів, про що Мінфін повідомляв у листі від 07.04.2010 р. № 31-34000-10-10/7405.Викладено у новій редакції
п. 2.4 Положення № 88, де перераховано обов’язкові реквізити первинних документів, а саме:— найменування установи, від імені якої складено документ;
— назва документа (форми);
— дата і місце складання;
— зміст та обсяг господарської операції;
— одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);
— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
—
особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.Як бачимо, з обов’язкових реквізитів
виключено такий реквізит, як «код форми», а також можливість фіксації реквізитів первинного документа при застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки у вигляді коду.Крім того, залежно від характеру операції й технології обробки даних до первинних документів може бути включено
додаткові реквізити:— ідентифікаційний код установи та організації з Державного реєстру;
— номер документа;
— підстава для здійснення операцій;
— дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.
Звертаємо увагу на те, що згідно з оновленим
п. 2.5 Положення № 88 первинний документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.Із цього випливає, що відсутність відбитку печатки на первинному документі зовсім не означає, що такий документ є недійсним. Водночас, якщо формою первинного документа або відповідним нормативно-правовим актом передбачається наявність відбитку печатки, то печатка на такому документі має бути обов’язково.
При цьому використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається тільки
в порядку, установленому законом, іншими актами цивільного законодавства. У зв’язку з цим не зайве буде пригадати про те, що Мінфін у листі від 03.08.2009 р. № 31-34000-20-16/20991 виступав проти використання факсиміле для підписання довіреності, оскільки Законом про бухоблік не передбачено застосування факсиміле для підпису первинних документів, незважаючи на те що попередня редакція п. 2.5 Положення № 88 також допускала таку можливість. До речі, і в п. 12.11 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання і повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затвердженому наказом Держказначейства від 25.05.2004 р. № 89, зазначено, що при підписанні розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле. Органи Держказначейства такі документи до виконання не приймають.Щодо електронного документа, то
електронний підпис є одним з обов’язкових реквізитів такого документа, що використовується для ідентифікації автора та/або підписанта електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу (ст. 6 Закону № 851). Під електронним підписом розуміються дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписанта цих даних (ст. 1 Закону № 852). За відсутності електронного підпису такий документ не матиме юридичної сили.Відповідно до
п. 2.7 Положення № 88 первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Якщо форму будь-якого первинного документа не затверджено або застосування затвердженої типової (спеціалізованої) форми не є обов’язковим, документування господарських операцій може здійснюватися установами з використанням самостійно розроблених і виготовлених бланків первинних документів. Основна вимога — такі документи повинні містити всі обов’язкові реквізити первинного документа або реквізити типових чи спеціалізованих форм. Нагадаємо, що попередньою редакцією п. 2.7 Положення № 88 передбачалося, що при застосуванні самостійно виготовлених бланків такі документи повинні були містити реквізити виключно типових чи спеціалізованих форм.Незначні коригування внесено до
п. 2.9 Положення № 88. Так, у випадках, установлених законодавством, а також відповідними органами державної влади України (раніше це право було надано міністерствам і відомствам України), бланки первинних документів може бути віднесено до бланків суворої звітності. Такі бланки друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері статистики і Міністерством фінансів України, з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, квитків, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, спосіб нанесення якої (нумератором, друкарським способом) установлюють ті самі відповідні органи державної влади. Нагадаємо, що бланки суворої звітності обліковуються одночасно на основних рахунках бухгалтерського обліку (субрахунок 331 «Грошові документи в національній валюті») за вартістю, що складається з видатків з їх виготовлення або придбання та доставки, і на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». При цьому на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку» вони відображаються за:— номінальною вартістю, зазначеною на цих бланках;
— вартістю, установленою законодавством;
— фактичною вартістю придбання, якщо їх номінальну вартість не зазначено або вартість не встановлено законодавством.
Як і раніше, порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також види господарських операцій, оформлення яких здійснюється на таких бланках, установлюється окремими нормативними актами.
Згідно з
ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво установою відповідно до законодавства та установчих документів. Щодо обов’язків головного бухгалтера установи (як особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), то до них, зокрема, належить організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій. У зв’язку з цим не повинні виникати запитання щодо змін, унесених до п. 2.16 Положення № 88, що передбачають передачу саме керівнику установи для прийняття рішення первинних документів на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, установленому порядку прийняття, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, заподіюють шкоду державі, власникам, іншим юридичним та фізичним особам.Згідно з
п. 2.17 Положення № 88 первинні документи, які пройшли обробку, повинні мати відмітку, що унеможливлює їх повторне використання. При цьому така відмітка має бути придатною для її обробки електронними засобами.
Облікові регістри
Дещо оновлено визначення
«облікові регістри» (п. 3.1 Положення № 88), до яких належать носії спеціального формату (як паперові, так і електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо.Підкориговано
п. 3.7 Положення № 88, в якому визначено, що порядок складання бухгалтерських звітів установлюється відповідними нормативно-правовими актами.Певні зміни внесено до
п. 4.3 Положення № 88, в якому визначено порядок виправлення помилок в облікових регістрах за минулий звітний період. Як і раніше, для цього складається Бухгалтерська довідка, в якій тепер необхідно зазначати не тільки помилковий (неправильний) і правильний записи, а й наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку. Таку довідку підписують працівник, який її склав, а після її перевірки — головний бухгалтер.Щодо виправлення помилок у первинних документах і облікових регістрах, створених
у формі електронного документа, то вони здійснюються відповідно до законодавства (п. 4.6 Положення № 88).
Зберігання документів
Згідно з
п. 6.4 Положення № 88 первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність, створені у вигляді електронного документа, підлягають зберіганню установами на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях. При цьому строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менше строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. Нагадаємо, що зазначений строк не може бути менше трьох років (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).При зберіганні електронних документів також необхідно врахувати, що в разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти повинні вживати заходів з дублювання документів на декількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання згідно з порядком обліку і копіювання документів, установленим законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи мають зберігатися у вигляді копій документа на папері (за відсутності оригіналу цього документа на папері). Під час копіювання електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії. Такі вимоги до зберігання електронних документів установлено
ст. 13 Закону № 851.Як відомо, основним документом, що визначає
строки зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві установ, є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41. І хоча п. 6.6 Положення № 88 викладено в новій редакції, під «нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів» розуміється саме цей документ.Зміни, що коментуються, набули чинності
24.07.2010 р.
