ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Сельская семейная лаборатория, обслуживающая несколько населенных пунктов, арендует легковой автомобиль «Таврия». В смете организации не предусмотрены ассигнования на приобретение горюче-смазочных материалов по КЭКР 1131, а бензин приобретается за счет добровольных пожертвований пациентов.
Как правильно в этом случае оформлять путевые листы и вести учет использованного горючего?
(Донецкая обл.)
Для бюджетных организаций ситуация, когда за счет добровольных пожертвований осуществляется приобретение материальных ценностей, в частности горюче-смазочных материалов, не является редкой.
Все виды добровольной безвозмездной помощи, передача любых видов имущества, благотворительные взносы, гранты и подарки, в том числе взносы от спонсоров и меценатов, являются
собственными поступлениями бюджетных учреждений. Согласно Перечню групп собственных поступлений бюджетных учреждений, требований по их образованию и направлениям использования, утвержденному постановлением КМУ от 17.05.2002 г. № 659, такие поступления относятся к первой подгруппе второй группы собственных поступлений.Поскольку в начале бюджетного года при составлении и утверждении сметы бюджетное учреждение не может предвидеть, когда и в какой сумме в течение года будет получена благотворительная помощь, такие средства в смете не планируются. Поэтому после получения каких-либо собственных поступлений, которые не были запланированы сметой (в данном случае — благотворительных взносов), бюджетному учреждению необходимо внести
изменения в специальный фонд сметы по прочим собственным поступлениям.Изменения в смету вносят с учетом требований, предусмотренных
п. 47 и 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденных постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228, и приказом Министерства финансов «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.Такие изменения распорядители бюджетных средств вносят в специальный фонд сметы по собственным поступлениям на основании
справки Госказначейства о подтверждении поступлений на специальные регистрационные счета, открытые в органах Госказначейства, и справки о внесении изменений в смету. При этом соответствующие изменения в бюджетную роспись по специальному фонду бюджета вносить не нужно. Бюджетные учреждения в обязательном порядке предоставляют своей вышестоящей организации копии утвержденных справок о внесении изменений в специальный фонд сметы по собственным поступлениям, заверенные соответствующим органом Госказначейства.Следует также учесть, что получение благотворительной помощи, как и любая другая хозяйственная операция, должно быть оформлено соответствующими документами. В частности, если добровольные пожертвования поступают в кассу учреждения в виде наличности, то они должны быть
своевременно (в день их получения) и в полной сумме оприходованы в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637. Для этого на сумму внесенных наличных средств учреждению необходимо оформить приходный кассовый ордер и сделать соответствующие записи в кассовой книге.И еще один важный момент. Бюджетные учреждения при получении наличности в кассу должны сначала перечислить эти средства на специальный регистрационный счет по учету собственных поступлений. Такие средства зачисляются на балансовый счет 3125 «Счет для зачисления в специальный фонд государственного бюджета собственных поступлений бюджетных учреждений» по коду классификации доходов 25020100 «Благотворительные взносы, гранты и подарки, полученные бюджетными учреждениями». И только после этого учреждение имеет право зарегистрировать обязательства по этим средствам, получить со счета необходимую сумму наличности и израсходовать ее на хозяйственные нужды (КЭКР 1131) согласно утвержденной смете.
Такой порядок расходования наличности объясняется требованиями
п. 11.3 Порядка обслуживания государственного бюджета по расходам и операциям по предоставлению и возврату кредитов, предоставленных за счет средств государственного бюджета, утвержденного приказом Госказначейства от 25.05.2004 г. № 89, п.п. 4.7.2 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Госказначейства от 04.11.2002 г. № 205, и п. 2.2 Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242.Теперь перейдем к вопросу оформления путевых листов и списания израсходованных горюче-смазочных материалов.
Эксплуатация любого вида транспортных средств должна осуществляться с использованием соответствующей первичной транспортной документации. Так, для учета работы легкового транспортного средства и списания израсходованных горюче-смазочных материалов применяется
путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы № 3 , которая утверждена Инструкцией о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 (далее — Инструкция № 74).В настоящее время этот документ не считается бланком строго учета, а значит, может оформляться на обычных бланках, изготовленных типографским способом или учреждением самостоятельно (например, распечатанных с помощью компьютера).
Путевой лист оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии возврата водителем путевого листа за предыдущий день работы. В некоторых случаях путевой лист может оформляться на более длительный срок. Например, при направлении водителя в командировку путевой лист выдается на срок такой командировки.
Выдача путевого листа регистрируется в специальном журнале. Для этих целей ведется журнал учета движения путевых листов, в котором указывается следующая информация:
— дата выдачи путевого листа;
— номер путевого листа;
— фамилия и инициалы водителя;
— подпись водителя при получении путевого листа;
— дата возврата путевого листа;
— подпись ответственного лица.
При выдаче путевых листов ответственное лицо проверяет по журналу возврат водителем путевого листа, выданного за прошлый рабочий день.
Учитывая, что действующим законодательством не предусмотрено типовой формы журнала учета путевых листов, учреждения и организации могут вести такой журнал в произвольной форме (в котором указываются вышеперечисленные реквизиты, а при необходимости могут вводиться и дополнительные графы).
Рассмотрим порядок заполнения путевого листа служебного легкового автомобиля формы № 3.
Перед выдачей водителю путевого листа
на его лицевой стороне в верхнем левом углу ставится печать (штамп) учреждения.Под названием записываются номер путевого листа и дата его выдачи (число, месяц, год), которые должны соответствовать номеру и дате регистрации путевого листа в специальном журнале. Далее указываются вид работы, которую выполняет водитель (работа в будние дни, командировка, работа в выходные дни и т. д.); марка, государственный и гаражный номера автомобиля; фамилия, инициалы, номер удостоверения и табельный номер водителя, который получает путевой лист, а также номер колонны и бригады, в состав которых входят автомобиль и водитель.
На основании заданий руководства учреждения заполняется
раздел I «Задание водителю»:— в
графе 1 указывается наименование и адрес заказчика, к которому должен прибыть автомобиль для выполнения задания, или фамилия, инициалы и должность ответственного лица учреждения, в распоряжение которого предоставляется автомобиль;— в
графе 2 — время прибытия автомобиля к заказчику;— в
графе 3 — время отправления транспортного средства от заказчика.В
разделе III «Движение горючего» в строке 11 диспетчер или другое ответственное лицо записывает количество топлива, оставшееся в баке автомобиля на основании данных предыдущего путевого листа (строка 12).Проверку удостоверения водителя, выдачи задания и достоверности данных заполненного им путевого листа ответственное лицо подтверждает собственной подписью в
строке «Удостоверение водителя проверил, задание выдал».До выезда автомобиля из гаража
раздел II «Работа автомобиля и водителя» заполняется таким образом:— в
строке 4 записываются показания спидометра при выезде автомобиля из гаража;— в
строке 6 — фактическое время (ч, мин) выезда автомобиля из гаража.Раздел «Движение горючего»
заполняет и подтверждает собственной подписью заправщик с указанием:— в
строке 8 — марки топлива;— в
строке 9 — кода марки;— в
строке 10 — количества топлива, выданного для выполнения задания.В
строке «Водитель по состоянию здоровья к вождению автомобиля допущен, врач» медицинский работник, который выполняет предрейсовый медицинский осмотр, своей подписью подтверждает возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем.В
строке «Выезд разрешен, механик» механик, отвечающий за техническую исправность автомобиля, ставит свою фамилию и подпись.В
строке «Автомобиль принял» водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиля технически исправным и получение задания.После выполнения задания ответственное лицо, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль, в соответствующей строке на обратной стороне путевого листа подписью и штампом подтверждает выполнение обслуживания.
В
строке «Особые отметки» соответствующие записи делают представители органов Госавтоинспекции и другие уполномоченные на это органы в случае нарушения водителем Правил дорожного движения или изменения маршрута движения по непредвиденным обстоятельствам для выполнения специального задания. Замечания о качестве обслуживания записываются также ответственным лицом, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль.После возвращения автомобиля в гараж
в путевом листе делают следующие записи:— определяется остаток горючего при возвращении автомобиля в гараж и заполняется
строка 12 раздела III «Движение горючего»;— в
строке «Автомобиль сдал» водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля в технически исправном (неисправном) состоянии;— в
строках 5 и 7 раздела II «Работа водителя и автомобиля» указываются показатели спидометра и фактическое время возвращения автомобиля в гараж (ч, мин).Оформленный таким образом путевой лист передается диспетчеру или другому ответственному лицу для последующих расчетов транспортной работы, стоимости услуг и заработной платы водителю.
Заполнение
раздела IV «Результаты работы автомобиля» выполняется следующим образом:— данные
графы 13 «Расходы горючего по норме» определяют исходя из общего пробега автомобиля, нормы расхода горючего на пробег и коэффициента изменения нормы расходов в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Нормативный расход ГСМ определяется по Нормам расхода топлива и смазочных материалов для автотранспорта, утвержденным приказом Министерства транспорта от 10.02.98 г. № 43;— данные
графы 14 «Расходы горючего фактически» определяются по следующей формуле:| Фактический расход топлива | = | Остаток топлива в баке при выезде из гаража | + | Количество заправленного топлива | - | Остаток топлива в баке при возвращении в гараж |
Другими словами, фактический расход топлива равен сумме остатка горючего в баке транспортного средства при выезде из гаража (
графа 11 раздела III) и выданного горючего (графа 10 раздела III) минус остаток горючего при возвращении автомобиля в гараж (графа 12 раздела III);— данные
графы 15 «Общий пробег» равняются разнице между показаниями спидометра при возвращении автомобиля в гараж (графа 5 раздела II) и перед его выездом из гаража (графа 4 раздела II);— данные
графы 16 «Время в наряде» равняются разнице между данными фактического времени возвращения автомобиля в гараж (графа 7 раздела II) и выезда его из гаража (графа 6 раздела II) за исключением времени на обеденный перерыв водителя. Круглосуточные простои автомобиля в связи с бездорожьем, технические неисправности и другие подобные причины не учитываются;— данные
граф 17 «Расчет стоимости услуг» и 18 «Расчет зарплаты водителю» определяются согласно действующим расценкам на основании данных о результатах работы автомобиля (графы 15 и 16) и утверждаются подписью таксировщика, который произвел расчет. Достоверность расчетов в путевом листе после их проверки подтверждается подписью бухгалтера учреждения.В соответствии с
п. 1.4 Инструкции № 74 бланки путевых листов служебных легковых автомобилей хранятся на складе учреждения и выдаются под роспись лицу, ответственному за оформление и выдачу путевых листов.Списание использованных бланков путевых листов, изготовленных типографским способом, приобретенных учреждением за плату и оприходованных по данным бухгалтерского учета, осуществляется ежеквартально по акту, с указанием их количества, который утверждается руководителем учреждения.
Списание таких бланков оформляется в порядке, установленном для списания обычных материальных ценностей, —
Актом списания типовой формы № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130. Такой акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя бюджетного учреждения. Акт списания составляют в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.Списание использованного горючего осуществляется в зависимости от общего пробега служебного автомобиля.
Подробно операции по приобретению и списанию ГСМ в бюджетных учреждениях освещались в материалах, опубликованных в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 41, 45.
Рассмотрим на примере порядок отражения операций по поступлению благотворительных взносов и приобретению за эти средства горюче-смазочных материалов.
Пример.
Бюджетным учреждением в течение месяца были получены благотворительные взносы на общую сумму 12000 грн. (в том числе наличными средствами в кассу — 5000 грн., безналичным путем — 7000 грн.). За счет этих средств приобретены горюче-смазочные материалы для заправки легкового автомобиля на 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.). Бензин израсходован в пределах норм расходов и списан на основании путевых листов.В бухгалтерском учете данные операции отражают такими записями:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Получены благотворительные взносы: | |||
| — в кассу | 301 | 712 | 5000 | |
| — на специальный регистрационный счет | 324 | 712 | 7000 | |
| 2 | Сданы наличные средства из кассы в банк для зачисления на специальный регистрационный счет учреждения | 324 | 301 | 5000 |
| 3 | Перечислена предоплата за горюче-смазочные материалы поставщикам | 364 | 324 | 6000 |
| 4 | Оприходованы горюче-смазочные материалы | 235 | 364 | 5000 |
| 5 | Списана на расходы сумма НДС | 812 | 364 | 1000 |
| 6 | Списана стоимость горюче-смазочных материалов на основании путевых листов | 812 | 235 | 5000 |
