Теми статей
Обрати теми

Оформлення подорожніх листів

Редакція ББ
Відповідь на запитання

ОФОРМЛЕННЯ ПОДОРОЖНІХ ЛИСТІВ

 

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

Сільська сімейна лабораторія, що обслуговує декілька населених пунктів, орендує легковий автомобіль «Таврія». У кошторисі організації не передбачені асигнування на придбання пально-мастильних матеріалів за КЕКВ 1131, а бензин придбавався за рахунок добровільних пожертвувань пацієнтів.

Як правильно в такому разі оформляти подорожні листи та вести облік використаного пального?

(Донецька обл.)

 

Для бюджетних організацій ситуація, коли за рахунок добровільних пожертвувань здійснюється придбання матеріальних цінностей, зокрема пально-мастильних матеріалів, не є винятковою.

Усі види добровільної безоплатної допомоги, передача будь-яких видів майна, благодійні внески, гранти та подарунки, у тому числі внески від спонсорів та меценатів є

власними надходженнями бюджетних установ. Згідно з Переліком груп власних надходжень бюджетних установ, вимог щодо їх утворення та напрямів використання, затвердженим постановою КМУ від 17.05.2002 р. № 659, такі надходження належать до першої підгрупи другої групи власних надходжень.

Оскільки на початку бюджетного року при складанні та затвердженні кошторису бюджетна установа не може передбачити, коли та в якій сумі протягом року буде отримано благодійну допомогу, такі кошти в кошторисі не плануються. Тому після отримання будь-яких власних надходжень, які не було заплановано кошторисом (у цьому випадку — благодійних внесків), бюджетній установі необхідно внести

зміни до спеціального фонду кошторису за іншими власними надходженнями.

Зміни до кошторису вносять з урахуванням вимог, передбачених

пп. 47 і 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228, та наказом Міністерства фінансів «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.

Такі зміни розпорядники бюджетних коштів уносять до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями на підставі

довідки Держказначейства про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки, відкриті в органах Держказначейства, та довідки про внесення змін до кошторису. При цьому відповідні зміни до бюджетного розпису за спеціальним фондом бюджету вносити не потрібно. Бюджетні установи в обов’язковому порядку подають до своєї вищої за рівнем організації копії затверджених довідок про внесення змін до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями, завірені відповідним органом Держказначейства. Слід також урахувати, що отримання благодійної допомоги, як і будь-яка інша господарська операція, має бути оформлено відповідними документами.

Зокрема, якщо добровільні пожертвування надходять до каси установи у вигляді готівки, то вони мають бути

своєчасно (у день їх отримання) та в повній сумі оприбутковані відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637. Для цього на суму внесених готівкових коштів установі необхідно оформити прибутковий касовий ордер та зробити відповідні записи в касовій книзі.

І ще один важливий момент. Бюджетні установи при отриманні готівки до каси повинні спочатку перерахувати ці кошти на спеціальний реєстраційний рахунок з обліку власних надходжень. Такі кошти зараховуються на балансовий рахунок 3125 «Рахунок для зарахування до спеціального фонду державного бюджету власних надходжень бюджетних установ» за кодом класифікації доходів 25020100 «Благодійні внески, гранти та подарунки, отримані бюджетними установами». І лише після цього установа має право зареєструвати зобов’язання за цими коштами, отримати з рахунка необхідну суму готівки та витратити її на господарські потреби (КЕКВ 1131) згідно із затвердженим кошторисом.

Такий порядок витрачання готівки пояснюється вимогами

п. 11.3 Порядку обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затвердженого наказом Держказначейства від 25.05.2004 р. № 89, п.п. 4.7.2 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Держказначейства від 04.11.2002 р. № 205, та п. 2.2 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242.

Тепер перейдемо до питання оформлення подорожніх листів та списання витрачених пально-мастильних матеріалів.

Експлуатація будь-якого виду транспортних засобів має здійснюватися з використанням відповідної первинної транспортної документації. Так, для обліку роботи легкового транспортного засобу та списання витрачених пально-мастильних матеріалів застосовується

подорожній лист службового легкового автомобіля типової форми № 3, яку затверджено Інструкцією про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затвердженою наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74 (далі — Інструкція № 74).

На сьогодні цей документ не вважається бланком суворого обліку, а отже, може оформлятися на звичайних бланках, виготовлених друкарським способом або установою самостійно (наприклад, роздрукованих на комп’ютері).

Подорожній лист оформляється тільки на один робочий день (зміну) та видається за умови повернення водієм подорожнього листа за попередній день роботи. У деяких випадках подорожній лист може оформлятися на триваліший строк. Наприклад, у разі направлення водія у відрядження подорожній лист видається на строк такого відрядження.

Видача подорожнього листа реєструється в спеціальному журналі. Для цих цілей ведеться журнал обліку руху подорожніх листів, в якому вказується така інформація:

— дата видачі подорожнього листа;

— номер подорожнього листа;

— прізвище та ініціали водія;

— підпис водія при отриманні подорожнього листа;

— дата повернення подорожнього листа;

— підпис відповідальної особи.

При видачі подорожніх листів відповідальна особа перевіряє за журналом повернення водієм подорожнього листа, виданого за минулий робочий день.

Ураховуючи, що чинним законодавством не передбачено типової форми журналу обліку подорожніх листів, установи та організації можуть вести такий журнал у довільній формі (в якому вказують перелічені реквізити, а за необхідності можуть уводити й додаткові графи).

Розглянемо порядок заповнення подорожнього листа службового легкового автомобіля за формою № 3.

Перед видачею водію подорожнього листа

на його лицьовому боці у верхньому лівому кутку ставиться печатка (штамп) установи.

Під назвою записується номер подорожнього листа та дата його видачі (число, місяць, рік), які повинні відповідати номеру і даті реєстрації подорожнього листа в спеціальному журналі. Далі вказуються вид роботи, яку виконує водій (робота в будні дні, відрядження, робота у вихідні дні тощо); марка, державний та гаражний номери автомобіля; прізвище, ініціали, номер посвідчення та табельний номер водія, який отримує подорожній лист, а також номер колони і бригади, до складу яких входять автомобіль та водій.

На підставі завдань керівництва установи заповнюється

розділ I «Завдання водієві»:

— у

графі 1 зазначаються найменування та адреса замовника, до якого має прибути автомобіль для виконання завдання, або прізвище, ініціали і посада відповідальної особи установи, у розпорядження якої надається автомобіль;

— у

графі 2 — час прибуття автомобіля до замовника;

— у

графі 3 — час відправлення транспортного засобу від замовника.

У

розділі III «Рух пального» у рядку 11 диспетчер чи інша відповідальна особа записує кількість пального, що залишилася в баку автомобіля, на підставі даних попереднього подорожнього листа (рядок 12).

Перевірку посвідчення водія, видачу завдання та достовірність даних заповненого ним подорожнього листа відповідальна особа підтверджує власним підписом у рядку «

Посвідчення водія перевірив, завдання видав».

До виїзду автомобіля з гаража

розділ II «Робота водія та автомобіля» заповнюється так:

— у

рядку 4 записуються показання спідометра при виїзді автомобіля з гаража;

— у

рядку 6 — фактичний час (год, хв) виїзду автомобіля з гаража.

Розділ «Рух пального»

заповнює та підтверджує власним підписом заправник із зазначенням:

— у

рядку 8 — марки пального;

— у

рядку 9 — коду марки;

— у

рядку 10 — кількості пального, виданого для виконання завдання.

У

рядку «Водій за станом здоров’я до керування автомобіля допущений, лікар» медичний працівник, який виконує передрейсовий медичний огляд, своїм підписом підтверджує можливість допуску водія за станом здоров’я до керування автомобілем.

У

рядку «Виїзд дозволено, механік» механік, який відповідає за технічну справність автомобіля, ставить своє прізвище і підпис.

У

рядку «Автомобіль прийняв» водій своїм підписом засвідчує прийняття автомобіля технічно справним та отримання завдання.

Після виконання завдання відповідальна особа, у чиє розпорядження було надано автомобіль, у відповідному рядку на зворотному боці подорожнього листа підписом і штампом підтверджує виконання обслуговування.

У

рядку «Особливі відмітки» відповідні записи виконують представники органів Державтоінспекції та інших уповноважених на це органів у разі порушення водієм Правил дорожнього руху або зміни маршруту руху внаслідок непередбачених причин для виконання спеціального завдання. Зауваження щодо якості обслуговування записуються також відповідальною особою, у чиє розпорядження було надано автомобіль.

Після повернення автомобіля до гаража

в подорожньому листі роблять такі записи:

— визначається залишок пального при поверненні автомобіля до гаража та заповнюється

рядок 12 розділу III «Рух пального»;

— у

рядку «Автомобіль здав» водій підписом підтверджує здавання автомобіля в технічно справному (несправному) стані;

— у

рядках 5 і 7 розділу II «Робота водія та автомобіля» вказуються показання спідометра та фактичний час повернення автомобіля до гаража (год, хв).

Оформлений у такий спосіб подорожній лист передається диспетчеру або іншій відповідальній особі для подальших розрахунків транспортної роботи, вартості послуг та заробітної плати водія.

Заповнення

розділу IV «Результати роботи автомобіля» виконується так:

— дані

графи 13 «Витрати пального за нормою» визначають виходячи із загального пробігу автомобіля, норми витрати пального на пробіг та коефіцієнта зміни норми витрат залежно від умов експлуатації автомобіля. Нормативна витрата ПММ визначається за Нормами витрат палива і мастильних матеріалів для автотранспорту, затвердженими наказом Міністерства транспорту від 10.02.98 р. № 43;

— дані

графи 14 «Витрати пального фактично» визначаються за такою формулою:

Фактична витрата пального

=

Залишок пального в баку при виїзді з гаража

+

Кількість заправленого пального

-

Залишок пального в баку при поверненні до гаража

Інакше кажучи, фактична витрата пального дорівнює сумі залишку пального в баку транспортного засобу при виїзді з гаража (

графа 11 розділу III) та виданого пального (графа 10 розділу III) мінус залишок пального при поверненні автомобіля до гаража (графа 12 розділу III);

— дані

графи 15 «Загальний пробіг» дорівнюють різниці між показаннями спідометра при поверненні автомобіля до гаража (графа 5 розділу II) та перед його виїздом з гаража (графа 4 розділу II);

— дані

графи 16 «Час у наряді» дорівнюють різниці між даними фактичного часу повернення автомобіля до гаража (графа 7 розділу II) та виїзду його з гаража (графа 6 розділу II) за виключенням часу на обідню перерву водія. Цілодобові простої автомобіля у зв’язку з бездоріжжям, технічні несправності та інші подібні причини не враховуються;

— дані

графи 17 «Розрахунок вартості послуг» та графи 18 «Розрахунок зарплати водієві» визначаються згідно з діючими розцінками на підставі даних про результати роботи автомобіля (графи 15 і 16) та підтверджуються підписом таксувальника, який виконав розрахунок. Достовірність розрахунків у подорожньому листі після їх перевірки підтверджується підписом бухгалтера установи.

Відповідно до

п. 1.4 Інструкції № 74 бланки подорожніх листів службових легкових автомобілів зберігаються на складі установи та видаються під підпис особі, відповідальній за оформлення та видачу подорожніх листів.

Списання використаних бланків подорожніх листів, виготовлених друкарським способом, придбаних установою за плату та оприбуткованих за даними бухгалтерського обліку, здійснюється щоквартально за актом із зазначенням їх кількості, який затверджується керівником установи.

Списання таких бланків оформляється в порядку, установленому для списання звичайних матеріальних цінностей,

Актом списання за типовою формою № З-2, затвердженою наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. Такий акт складає комісія, призначена наказом керівника бюджетної установи. Акт списання складають у двох примірниках, перший передається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.

Списання використаного пального здійснюється залежно від загального пробігу службового автомобіля.

Докладно операції з придбання та списання ПММ у бюджетних установах висвітлювались у матеріалах, опублікованих у газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 41, 45.

Розглянемо на прикладі порядок відображення операцій з надходження благодійних внесків та придбання за ці кошти пально-мастильних матеріалів.

Приклад.

Бюджетною установою протягом місяця було отримано благодійні внески на загальну суму 12000 грн. (у тому числі готівковими коштами до каси — 5000 грн., безготівковим шляхом — 7000 грн.). За рахунок цих коштів придбано пально-мастильні матеріали для заправлення легкового автомобіля на 6000 грн. (у тому числі ПДВ — 1000 грн.). Бензин витрачено в межах норм витрат та списано на підставі подорожніх листів.

У бухгалтерському обліку ці операції відображають такими записами:

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума,грн.

дебет

кредит

1

Отримано благодійні внески:

— до каси

301

712

5000

— на спеціальний реєстраційний рахунок

324

712

7000

2

Здано готівкові кошти з каси до банку для зарахування на спеціальний реєстраційний рахунок установи

324

301

5000

3

Перераховано передоплату за пально-мастильні матеріали постачальникам

364

324

6000

4

Оприбутковано пально-мастильні матеріали

235

364

5000

5

Списано на видатки суму ПДВ

812

364

1000

6

Списано вартість пально-мастильних матеріалів на підставі подорожніх листів

812

235

5000

 

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі