ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Наша бюджетная организация ведет кассовую книгу в электронном виде. С какой периодичностью нужно распечатывать такую кассовую книгу? Как правильно нумеровать ее страницы?
(г. Николаев)
Бюджетные учреждения при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу
в электронной форме с помощью компьютерных средств. Особенности ведения кассовой книги в электронной форме описаны в п. 4.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637).Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые
по форме и содержанию должны воспроизводить типовую форму кассовой книги в бумажной форме. Также электронная кассовая книга должна иметь все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги (приложение 5 к Положению № 637).Кассовая книга в электронном виде заполняется в том же порядке, что и в бумажной. Так, записи осуществляются путем введения данных из первичных кассовых документов. Записи в кассовой книге должны выполняться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, которые предусмотрены формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны
нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.В
п. 4.4 Положения № 637 определено, что в случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.Обычно кассир распечатывает «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» по итогам дня (т. е.
за каждый день). При этом кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию учреждения. В подтверждение факта принятия отчета кассира и прилагаемых к нему документов бухгалтер ставит свою подпись во «Вкладном листе кассовой книги».В течение года «Вкладные листы кассовой книги» накапливаются и хранятся отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью учреждения.
По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение сроков, установленных законодательством. Напомним, что срок хранения кассовых книг, как и прочих кассовых документов, составляет 3 года (при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства).
