ВЕДЕННЯ КАСОВОЇ КНИГИ В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Наша бюджетна організація веде касову книгу в електронному вигляді. З якою періодичністю необхідно роздруковувати таку касову книгу? Як правильно нумерувати її сторінки?
(м. Миколаїв)
Бюджетні установи за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу
в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Особливості ведення касової книги в електронній формі висвітлено в п. 4.4 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення та роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), які
за формою та змістом повинні відтворювати типову форму касової книги в паперовій формі. Також електронна касова книга повинна мати всі реквізити, передбачені формою касової книги (додаток 5 до Положення № 637).Касова книга в електронному вигляді заповнюється в тому самому порядку, що й у паперовому. Так, записи здійснюються шляхом уведення даних з первинних касових документів. Записи в касовій книзі мають виконуватися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги повинні
нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року .У
п. 4.4 Положення № 637 визначено, що в разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року — їх загальна кількість за рік.Зазвичай касир роздруковує «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира» за підсумками дня (тобто
за кожен день). При цьому касир зобов’язаний перевірити правильність складання зазначених документів, підписати їх та передати «Звіт касира» разом з відповідними прибутковими і видатковими касовими документами до бухгалтерії установи. На підтвердження факту прийняття звіту касира й документів, що додаються до нього, бухгалтер ставить свій підпис у «Вкладному аркуші касової книги».Протягом року «Вкладні аркуші касової книги» накопичуються та зберігаються окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або за необхідності) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера установи — юридичної особи, а підшивки формуються у книгу, що скріплюється печаткою установи.
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях повинна передаватися для зберігання протягом строків, установлених законодавством. Нагадаємо, що строк зберігання касових книг, так само як і інших касових документів, становить 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства).
