ГОДОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Бюджетные учреждения, как и все остальные субъекты хозяйствования, перед составлением годовой финансовой отчетности должны провести инвентаризацию своего имущества. Порядок проведения годовой инвентаризации мы подробно и неоднократно рассматривали на страницах нашей газеты*.
В данной статье рассмотрим только те вопросы, которые поступили от наших читателей за последнее время.
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
* См. «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 39; 2008, № 42; 2009, № 40.
В сентябре 2010 года в учреждении здравоохранения была проведена инвентаризация продуктов питания в связи со сменой материально ответственного лица. Обязательно ли проводить еще и годовую инвентаризацию этих же объектов?
Да, обязательно.
Пунктом
1.9 Инструкции № 90 установлены случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Одним из них является смена материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел).Однако независимо от того, сколько раз и при каких обстоятельствах в течение года проводилась инвентаризация имущества учреждения, перед составлением годовой финансовой отчетности
должна быть проведена годовая инвентаризация, поскольку ее проведение указано в п. 1.9 Инструкции № 90 как отдельный обязательный случай проведения инвентаризации.Конкретные сроки проведения инвентаризации, в том числе годовой,
Инструкцией № 90 не установлены. Причем в п. 1.5 этой Инструкции указано, что проводить инвентаризацию основных средств нужно не ранее 1 октября, а в п. 1.18 уточняется, что инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться по состоянию на первое число месяца.В связи с тем, что годовая инвентаризация проводится перед составлением годовой финансовой отчетности, считаем, что к ее проведению целесообразно приступить с 1 ноября отчетного года. Конкретные сроки начала и окончания работ по проведению годовой инвентаризации устанавливаются
приказом руководителя о проведении годовой инвентаризации.
Данные о проведенной инвентаризации члены комиссии записывают в инвентаризационные ведомости. Должен ли руководитель учреждения утверждать такие документы?
Информация о проинвентаризированном имуществе отражается в инвентаризационных ведомостях отдельно по местонахождению материальных ценностей и материально ответственным лицам. Основные требования к оформлению инвентаризационных описей установлены
п. 1.21 Инструкции № 90.Инвентаризационные описи составляют члены инвентаризационной комиссии в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.
Кроме того, в конце каждой описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Таким образом, в
инвентаризационные описи соответствующие записи (и подписи) вносят только председатель и члены комиссии, а также материально ответственные лица. Что касается руководителя учреждения, то он не должен утверждать инвентаризационные описи.Также необходимо учесть, что согласно требованиям
п. 16.3 Инструкции № 90 инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения результатов инвентаризации, а свои выводы, предложения и замечания отражает в Протоколе инвентаризационной комиссии (приложение 12 к Инструкции № 90).Не позднее чем через 10 дней после окончания инвентаризации
указанные протоколы должен утвердить руководитель учреждения. На основании утвержденных протоколов результаты инвентаризации (излишки, недостачи) отражаются в бухгалтерском учете.
По результатам проведения инвентаризации выявлена недостача материальных ценностей. Что является доказательством вины материально ответственного лица? В какие сроки виновное лицо должно возместить такую недостачу и каков порядок ее взыскания?
По общему правилу работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению, организации в результате нарушения возложенных на них трудовых обязанностей. При этом ответственность устанавливается только за
прямой действительный ущерб в пределах и порядке, предусмотренных законодательством, и при условии, что такой ущерб нанесен виновными, противоправными действиями (бездействием) работника.Согласно
ст. 138 КЗоТ, чтобы привлечь работника к материальной ответственности за ущерб, собственник или уполномоченный им орган обязан доказать, что ущерб причинен нарушением возложенных на работника трудовых обязанностей.В связи с этим стоит обратить внимание на
п. 23 постановления Пленума ВСУ «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14, в котором установлено, что доказательствами о виновном нарушении работником обязательств по трудовому договору и наличии причинной связи между его противоправным поведением и ущербом могут быть объяснения работника, акты и докладные записки служебных лиц, материалы служебных проверок, решение суда или постановление органов расследования, приказ по результатам проверки данного случая, заключения компетентных органов или экспертизы о допущенных нарушениях и причинах ущерба, документы о круге трудовых обязанностей работника. При этом следует иметь в виду, что по вопросам, для которых предусмотрено обязательное документальное оформление (например, заключение договора о полной материальной ответственности), показания свидетелей могут не учитываться.Напомним, что размер ущерба, причиненного работником, определяется с учетом требований
ст. 1353 КЗоТ и Порядка № 116.В соответствии с
ч. 3 ст. 127 КЗоТ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника сумму ущерба, причиненного работником учреждению или организации в порядке, установленном ст. 136 КЗоТ.Так, согласно
ст. 136 КЗоТ возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, а руководителями и их заместителями — по распоряжению вышестоящего органа путем отчисления из их заработной платы.Такое распоряжение (приказ) должно быть издано
не позднее двух недель со дня выявления причиненного ущерба и установления виновного лица. Дату обнаружения ущерба следует как можно точнее зафиксировать, подтвердив необходимыми документами. Например, днем выявления ущерба, установленного в результате проведения инвентаризации, является день подписания руководителем Протокола инвентаризационной комиссии (приложение 12 к Инструкции № 90). Распоряжение должно быть обращено к исполнению не ранее семи дней со дня сообщения об этом работнику . Уведомить работника желательно под подпись. Это поможет избежать проблем, если в будущем работник захочет оспорить правомерность взыскания ущерба.В том случае, если работник отрицает свою вину в причинении ущерба, либо он уволен, или истек срок для издания распоряжения, работодателю необходимо обратиться с иском в районный, районный в городе, городской суд (
ст. 136 КЗоТ).Если материальный ущерб причинен руководителем или его заместителем, то взыскание материального ущерба в судебном порядке осуществляют на основании иска вышестоящего органа или по заявлению прокурора.
Обратиться в суд с заявлением может также работник, который не согласен с отчислениями для покрытия ущерба, осуществленными работодателем, или с их размером. Срок исковой давности для обращения в суд с иском о возмещении материального ущерба составляет один год со дня его выявления.
Способы покрытия ущерба
Покрыть причиненный работодателю ущерб, как добровольно возмещаемый работником, так и по решению суда, можно одним из способов:
1)
путем удержания из заработной платы работника по его заявлению либо на основании решения суда. При этом необходимо помнить об ограничениях размера отчислений, установленных ст. 128 КЗоТ. Так, при каждой выплате заработной платы размер всех удержаний не может превышать 20 %. При удержаниях из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 % заработка;2)
путем внесения денежных средств в кассу или зачисления на банковский счет работодателя — в этом случае размер вносимых средств не ограничивается;3) при согласии собственника (уполномоченного им органа) работник
может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное (ст. 130 КЗоТ).
Каков порядок урегулирования инвентаризационных разниц и отражения в учете излишков и недостач?
Расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются учреждениями согласно требованиям
п. 17.1 Инструкции № 90 в следующем порядке (см. табл. на с. 23):
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Порядок урегулирования инвентаризационных разниц | |
| Дебет | Кредит | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. ИЗЛИШКИ | ||||
| 1 | Оприходованы излишки необоротных активов | 323 | 711 | Излишки подлежат оприходованию и зачислению на увеличение доходов по специальному фонду с дальнейшим установлением причин их возникновения и виновных лиц. Объекты, обнаруженные в излишке, при оприходовании оцениваются по их реальной (действительной) стоимости, а износ определяется исходя из технического состояния. |
| 364 | 323 | |||
| 103 — 122 | 364 | |||
| Одновременно делается вторая запись: | ||||
| — на создание фонда в необоротных активах | 811 | 401 | ||
| — на сумму износа необоротных активов, находящихся в эксплуатации | 401 | 131 — 133 | ||
| 2 | Оприходованы излишки МБП (на складе, в эксплуатации) | 323 | 711 | |
| 364 | 323 | |||
| 221 | 364 | |||
| 811 | 411 | |||
| 3 | Оприходованы излишки запасов | 323 | 711 | |
| 364 | 323 | |||
| 231 — 236, 238, 239 | 364 | |||
| 2. НЕДОСТАЧИ НЕОБОРОТНЫХ АКТИВОВ | ||||
| 4 | Списаны необоротные активы вследствие недостачи, установленной при инвентаризации (виновное лицо обнаружено) | 401 | 104 — 122 | Недостачи списываются с баланса учреждения и относятся на счет виновных лиц. |
| Списана сумма износа | 131 — 133 | 401 | ||
| Сделана запись на сумму возмещения убытков, отнесенных за счет виновного лица | 363 | 711 | ||
| Сделана запись на сумму, подлежащую взысканию с виновного лица и перечислению в бюджет | 363 | 642 | ||
| 5 | Списаны необоротные активы вследствие недостачи, установленной при инвентаризации (виновное лицо не обнаружено) | 401 | 104 — 122 | Недостачи списываются с баланса учреждения и зачисляются на забалансовый счет 05 «Гарантии и обеспечения» до установления виновных лиц или до предоставления соответствующей информации следственными органами по этим делам.
|
| Списана сумма износа | 131 — 133 | 401 | ||
| Сумма недостачи отнесена на забалансовый счет | 05 | — | ||
| 3. НЕДОСТАЧИ ЗАПАСОВ | ||||
| 6 | Списана недостача производственных запасов, материалов и продуктов питания в пределах норм естественной убыли, а также недостач и потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных за счет учреждения (виновные лица не установлены) | 801, 802, 811 | 201, 204, 205, 231 — 236, 238, 239 | Заметим, что Инструкцией № 90 предусмотрено, что недостачи запасов в пределах норм естественной убыли, выявленные во время инвентаризации в отношении запасов, приобретенных в текущем году, списываются по распоряжению руководителя учреждения на фактические расходы, а приобретенные в прошлых годах — относятся на уменьшение результата исполнения сметы учреждения. Вместе с тем Инструкция по учету запасов в бюджетных учреждениях, утвержденная приказом Госказначейства от 08.12.2000 г. № 125, не содержит требований об отдельном отражении в аналитическом учете запасов по годам поступления. Списание запасов, которые были приобретены в прошлом году, осуществляется так же, как и списание запасов, приобретенных в текущем году. |
| 7 | Списана недостача МБП, переданных в эксплуатацию (виновное лицо не установлено) | 411 | 221/2 | |
| 8 | Списаны недостачи материалов (виновное лицо установлено) |
|
| Из сумм, взысканных с виновного лица в соответствии с Порядком № 116, в первую очередь осуществляется возмещение убытков, причиненных учреждению (см. письмо Госказначейства от 31.07.2008 г. № 15-04/1710-12439 // «Бюджетная бухгалтерия», 2008, № 38). Остаток взысканных средств перечисляется в доход Государственного бюджета Украины (код бюджетной классификации доходов 21080600 «Суммы, взысканные с виновных лиц за ущерб, причиненный государству, предприятию, учреждению, организации»). Суммы возмещенных убытков относятся к доходам специального фонда как доходы от реализации имущества (относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений) и используются бюджетными учреждениями в соответствии с постановлением КМУ от 17.05.2002 г. № 659 |
| — на сумму стоимости материалов | 801, 802, 811 | 201, 204, 205, 231 — 236, 238, 239 | ||
| — на сумму ущерба, причиненного виновным лицом учреждению | 363 | 711 | ||
| — на сумму, подлежащую перечислению в бюджет | 363 | 642 | ||
| 9 | Возмещены виновным лицом убытки от недостачи путем внесения денежных средств в кассу учреждения | 301 | 363 | |
| 10 | Сдана на регистрационный счет сумма средств, внесенных в кассу в счет погашения недостачи | 323 | 301 | |
| 11 | Перечислена в бюджет часть средств, внесенных лицом в счет погашения недостачи | 642 | 323 | |
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Порядок № 89
— Порядок обслуживания государственного бюджета по расходам и операциям по предоставлению и возврату кредитов, предоставленных за счет средств государственного бюджета, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 25.05.2004 г. № 89.Порядок № 205
— Порядок казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденный приказом Государственного казначейства Украины от 04.11.2002 г. № 205.Порядок № 116
— Порядок определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г. № 116.Инструкция № 142/181
— Типовая инструкция о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 10.08.2001 г. № 142/181.Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90.
