Теми статей
Обрати теми

Річна інвентаризація: актуальні питання

Редакція ББ
Стаття

РІЧНА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ: АКТУАЛЬНІ ПИТАННЯ

 

Бюджетні установи, як і решта суб’єктів господарювання, перед складанням річної фінансової звітності повинні провести інвентаризацію свого майна. Порядок проведення річної інвентаризації неодноразово докладно розглядався на шпальтах нашої газети*.

У цій статті розглянемо тільки ті запитання, що надійшли від наших читачів останнім часом.

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

* Див. «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 39; 2008, № 42; 2009, № 40.

 

У вересні 2010 року в установі охорони здоров’я було проведено інвентаризацію продуктів харчування у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи. Чи обов’язково проводити ще й річну інвентаризацію цих самих об’єктів?

 

Так, обов’язково.

Пунктом 1.9 Інструкції № 90

установлено випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим. Одним із них є зміна матеріально відповідальної особи (на день приймання-передачі справ).

Однак незалежно від того, скільки разів та за яких обставин протягом року проводилася інвентаризація майна установи, перед складанням річної фінансової звітності

має бути проведено річну інвентаризацію, оскільки її проведення зазначено в п. 1.9 Інструкції № 90 як окремий обов’язковий випадок проведення інвентаризації.

Конкретні строки проведення інвентаризації, у тому числі річної,

Інструкцією № 90 не встановлені. Причому в п. 1.5 цієї Інструкції зазначено, що проводити інвентаризацію основних засобів потрібно не раніше 1 жовтня, а в п. 1.18 уточнюється, що інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування та грошових коштів, як правило, повинна проводитися станом на перше число місяця.

У зв’язку з тим, що річна інвентаризація проводиться перед складанням річної фінансової звітності, вважаємо, що до її проведення доцільно приступити з 1 листопада звітного року. Конкретні строки початку та закінчення робіт з проведення річної інвентаризації встановлюються

наказом керівника про проведення річної інвентаризації.

 

Дані про проведену інвентаризацію члени комісії записують до інвентаризаційних відомостей. Чи повинен керівник установи затверджувати такі документи?

 

Інформація щодо проінвентаризованого майна відображається в інвентаризаційних відомостях окремо за місцезнаходженням матеріальних цінностей та матеріально відповідальними особами. Основні вимоги до оформлення інвентаризаційних описів установлено

п. 1.21 Інструкції № 90.

Інвентаризаційні описи складають члени інвентаризаційної комісії у двох примірниках. Кожний примірник підписується головою та всіма членами інвентаризаційної комісії.

Крім того, у кінці кожного опису матеріально відповідальні особи дають розписку, що підтверджує перевірку комісією майна в їх присутності, відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття переліченого в описі майна на відповідальне зберігання.

Таким чином, до

інвентаризаційних описів відповідні записи (та підписи) вносять тільки голова та члени комісії, а також матеріально відповідальні особи. Щодо керівника установи, то він не повинен затверджувати інвентаризаційні описи.

Також необхідно мати на увазі, що згідно з вимогами

п. 16.3 Інструкції № 90 інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення результатів інвентаризації, а свої висновки, пропозиції та зауваження відображає в Протоколі інвентаризаційної комісії (додаток 12 до Інструкції № 90 ).

Не пізніше ніж через 10 днів після закінчення інвентаризації

зазначені протоколи повинен затвердити керівник установи. На підставі затверджених протоколів результати інвентаризації (надлишки, нестачі) відображаються в бухгалтерському обліку.

 

За результатами проведення інвентаризації виявлено нестачу матеріальних цінностей. Що є доказом вини матеріально відповідальної особи? В які строки винна особа має відшкодувати таку нестачу і який порядок її стягнення?

 

За загальним правилом працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну установі, організації в результаті порушення покладених на них трудових обов’язків. При цьому відповідальність установлюється тільки за

пряму дійсну шкоду в межах та порядку, передбачених законодавством, та за умови, що такої шкоди завдано винними, протиправними діями (бездіяльністю) працівника.

Згідно зі

ст. 138 КЗпП для того, щоб покласти на працівника матеріальну відповідальність за шкоду, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний довести, що шкоду завдано порушенням покладених на працівника трудових обов’язків.

У зв’язку з цим варто звернути увагу на

п. 23 постанови Пленуму ВСУ «Про судову практику у справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14, в якій зазначено, що доказами винного порушення працівником зобов’язань за трудовим договором та наявності причинного зв’язку між його протиправною поведінкою та шкодою можуть бути пояснення працівника, акти і доповідні записки службових осіб, матеріали службових перевірок, рішення суду або постанова органів розслідування, наказ за результатами перевірки цього випадку, висновки компетентних органів або експертизи про допущені порушення та причини шкоди, документи про коло трудових обов’язків працівника. При цьому слід мати на увазі, що з питань, для яких передбачено обов’язкове документальне оформлення (наприклад, укладення договору про повну матеріальну відповідальність), показання свідків можуть не братися до уваги.

Нагадаємо, що розмір шкоди, заподіяної працівником, визначається з урахуванням вимог

ст. 1353 КЗпП та Порядку № 116.

Відповідно до

ч. 3 ст. 127 КЗпП роботодавець має право утримати із заробітної плати працівника суму шкоди, завданої працівником установі або організації в порядку, установленому ст. 136 КЗпП.

Так, згідно зі

ст. 136 КЗпП відшкодування шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, здійснюється за розпорядженням роботодавця, а керівниками та їх заступниками — за розпорядженням вищого за рівнем органу шляхом відрахування з їх заробітної плати.

Таке розпорядження (наказ) має бути видано

не пізніше ніж за два тижні від дня виявлення заподіяної шкоди та встановлення винної особи. Дату виявлення шкоди слід якомога точніше зафіксувати, підтвердивши необхідними документами. Наприклад, днем виявлення шкоди, установленої в результаті проведення інвентаризації, є день підписання керівником Протоколу інвентаризаційної комісії (додаток 12 до Інструкції № 90). Розпорядження має бути звернене до виконання не раніше семи днів із дня повідомлення про це працівнику. Повідомити працівника бажано під підпис. Це допоможе уникнути проблем, якщо в майбутньому працівник захоче оспорити правомірність стягнення шкоди.

Якщо працівник заперечує свою вину у заподіянні шкоди, або його звільнено, або закінчився строк для видання розпорядження, роботодавцю необхідно звернутися з позовом до районного, районного в місті, міського суду (

ст. 136 КЗпП).

Коли матеріальної шкоди завдано керівником або його заступником, то стягнення її в судовому порядку здійснюють на підставі позову вищого за рівнем органу або за заявою прокурора.

Звернутися до суду із заявою може також працівник, який не згоден з відрахуваннями для покриття шкоди, здійсненими роботодавцем, або з їх розміром. Строк позовної давності для звернення до суду з позовом про відшкодування матеріальної шкоди становить один рік із дня її виявлення.

Способи покриття шкоди.

Покрити заподіяну роботодавцю шкоду як таку, що добровільно відшкодовується працівником, так і за рішенням суду можливо одним із таких способів:

1)

шляхом утримання із заробітної плати працівника за його заявою або на підставі рішення суду. При цьому необхідно пам’ятати про обмеження розміру відрахувань, установлені ст. 128 КЗпП. Так, при кожній виплаті заробітної плати розмір усіх утримань не може перевищувати 20 %. При утриманнях із заробітної плати за декількома виконавчими документами за працівником має бути збережено 50 % заробітку;

2)

шляхом унесення грошових коштів до каси або зарахування на банківський рахунок роботодавця — у цьому випадку розмір коштів, що вносяться, не обмежується;

3) за згодою власника (уповноваженого ним органу) працівник

може передати для покриття заподіяної шкоди рівноцінне майно або виправити пошкоджене (ст. 130 КЗпП).

 

Який порядок урегулювання інвентаризаційних різниць та відображення в обліку надлишків і нестач?

 

Розбіжності між фактичними залишками матеріальних цінностей та грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються установами з урахуванням вимог

п. 17.1 Інструкції № 90 в такому порядку (див. табл. на с. 23):

 

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Порядок урегулювання інвентаризаційних різниць

дебет

кредит

1

2

3

4

5

1. НАДЛИШКИ

1

Оприбутковано надлишки необоротних активів

323

711

Надлишки підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на збільшення доходів за спеціальним фондом з подальшим установленням причин їх виникнення та винних осіб. Об’єкти, виявлені в надлишку при оприбуткуванні, оцінюються за їх реальною (дійсною) вартістю, а знос визначається виходячи з технічного стану.
Сума виявлених надлишків уключається до Довідки про надходження в натуральній формі. Таку Довідку необхідно подати до органу Держказначейства до закінчення звітного періоду (тобто не пізніше останнього робочого дня звітного місяця) за формою, наведеною в додатку 51 до Порядку № 89 і додатку 26 до Порядку № 205

364

323

103 — 122

364

Одночасно робиться другий запис:

— на створення фонду в необоротних активах

811

401

— на суму зносу необоротних активів, що перебувають в експлуатації

401

131 — 133

2

Оприбутковано надлишки МШП (на складі, в експлуатації)

323

711

364

323

221

364

811

411

3

Оприбутковано надлишки запасів

323

711

364

323

231 — 236, 238, 239

364

2. НЕСТАЧІ НЕОБОРОТНИХ АКТИВІВ

4

Списано необоротні активи внаслідок нестачі, установленої при інвентаризації (винну особу виявлено)

401

104 — 122

Нестачі списуються з балансу установи та відносяться на рахунок винних осіб.
Сума шкоди, що підлягає відшкодуванню винною особою, обчислюється відповідно до Порядку № 116

Списано суму зносу

131 — 133

401

Зроблено запис на суму відшкодування збитків, віднесених за рахунок
винної особи

363

711

Зроблено запис на суму, що підлягає стягненню з винної особи та перерахуванню до бюджету

363

642

5

Списано необоротні активи внаслідок нестачі, установленої при інвентаризації (винну особу не виявлено)

401

104 — 122

Нестачі списуються з балансу установи та зараховуються на позабалансовий рахунок 05 «Гарантії та забезпечення» до встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації слідчими органами за цими справами.
Щоб списати таку нестачу з позабалансового рахунка установі необхідно мати в наявності документ, який підтверджує, що кримінальну справу, відкриту слідчими органами, було закрито. Таким документом є постанова про закриття кримінальної справи. Згідно зі ст. 211 Кримінально-процесуального кодексу України від 28.12.60 р. кримінальна справа, за якою слідство було зупинено, підлягає закриттю після закінчення строків давності притягнення до кримінальної відповідальності, передбачених ст. 49 і 106 Кримінального кодексу України від 05.04.2001 р. № 2341-III. Залежно від ступеня тяжкості вчиненого злочину такі строки встановлено від 2 до 15 років.
Докладно це питання розглядалося в матеріалі «Коли списується нестача з позабалансового рахунка» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 15).
Якщо відомості про нестачі слідчим органам не передано і, відповідно, ними не розслідуються, то на позабалансовому рахунку 05 «Гарантій та забезпечення» нестачі матеріальних цінностей не відображаються.
Якщо конкретні винні особи не встановлені, нестачі списуються з балансу лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб та проведення необхідних заходів для недопущення фактів втрат у подальшому (п. 12 Інструкції № 142/181).
Також слід мати на увазі, що для списання матеріальних цінностей, яких не вистачає, потрібно отримати дозвіл на списання. Списання основних засобів та об’єктів незавершеного будівництва (незалежно від їх вартості), виявлених у результаті інвентаризації як нестача, провадиться з урахуванням вимог Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314

Списано суму зносу

131 — 133

401

Суму нестачі віднесено на позабалансовий рахунок

05

3. НЕСТАЧІ ЗАПАСІВ

6

Списано нестачу виробничих запасів, матеріалів та продуктів харчування в межах норм природного убутку, а також нестач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених за рахунок установи (винних осіб не встановлено)

801, 802,811

201, 204, 205, 231 — 236, 238, 239

Зауважимо, що Інструкцією № 90 передбачено, що нестачі запасів у межах норм природного убутку, виявлені під час інвентаризації щодо запасів, придбаних у поточному році, списуються за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки, а придбані в минулих роках відносяться на зменшення результату виконання кошторису установи. Разом із тим Інструкція з обліку запасів у бюджетних установах, затверджена наказом Держказначейства від 08.12.2000 р. № 125, не містить вимог про окреме відображення в аналітичному обліку запасів за роками надходження. Списання запасів, які були придбані в минулому році, здійснюється так само, як і списання запасів, придбаних у поточному році.
Норми природного убутку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач та після заліку нестачі цінностей надлишками при пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається
як нестача понад норму.
Втрати та нестачі понад норми природного убутку в разі, коли винних осіб не встановлено та справи знаходяться у слідчих органах, списуються з балансу установи та зараховуються на позабалансовий рахунок 05 «Гарантії та забезпечення» до моменту встановлення винних осіб або до надання відповідної інформації слідчими органами за цими справами.
Слід мати на увазі, що для списання матеріальних цінностей, яких не вистачає, потрібно отримати дозвіл на списання.
Згідно з Інструкцією № 142/181 нестачі матеріальних цінностей, виявлені в результаті інвентаризації понад норми природного убутку, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі тощо), а також у разі якщо винних осіб не встановлено, списуються з балансу тільки після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб та прийняття необхідних заходів з метою недопущення фактів втрат у подальшому.
Дозвіл на списання матеріальних цінностей, яких не вистачає, за кожним випадком виявленої нестачі видається залежно від вартості таких цінностей:
— до 2500 грн. уключно — керівником установи;
— від 2500 до 5000 грн. уключно — керівником установи вищого рівня;
— понад 5000 грн. — керівником центрального органу виконавчої влади або іншим головним розпорядником бюджетних коштів, головою місцевої держадміністрації

7

Списано нестачу МШП, переданих в експлуатацію (винну особу не виявлено)

411

221/2

8

Списано нестачі матеріалів (винну особу встановлено)

 

 

Із сум, стягнутих з винної особи відповідно до Порядку № 116, у першу чергу здійснюється відшкодування збитків, заподіяних установі (див. лист Держказначейства від 31.07.2008 р. № 15-04/1710-12439 // «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 38). Залишок стягнутих коштів перераховується в дохід Державного бюджету України (код бюджетної класифікації доходів 21080600 «Суми, стягнуті з винних осіб за шкоду, заподіяну державі, підприємству, установі, організації»). Суми відшкодованих збитків уключаються до доходів спеціального фонду як доходи від реалізації майна (належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень) та використовуються бюджетними установами відповідно до постанови КМУ від 17.05.2002 р. № 659

— на суму вартості матеріалів

801, 802, 811

201, 204, 205, 231 — 236, 238, 239

— на суму шкоди, заподіяної винною особою установі

363

711

— на суму, що підлягає перерахуванню до бюджету

363

642

9

Відшкодовано винною особою збитки від нестачі шляхом унесення грошових коштів
до каси установи

301

363

10

Здано на реєстраційний рахунок суму коштів, унесених до каси в рахунок погашення нестачі

323

301

11

Перераховано до бюджету частину коштів, унесених особою в рахунок погашення нестачі

642

323

 

НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ

КЗпП

— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Порядок № 89

— Порядок обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затверджений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89.

Порядок № 205

— Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Державного казначейства України від 04.11.2002 р. № 205.

Порядок № 116

— Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. № 116.

Інструкція № 142/181

— Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 р. № 142/181.

Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі