КАК УЧИТЫВАТЬ БЕНЗИН, ПРИОБРЕТЕННЫЙ ПО ТАЛОНАМ
Наталья СЕВОСТЬЯНОВА, заместитель начальника — главный бухгалтер Государственного казначейства в Харьковской области
Центральная районная больница приобретает горюче-смазочные материалы для заправки транспортных средств с использованием талонов. Как в таком случае отражать в бухгалтерском учете операции по приобретению ГСМ, их оприходованию и списанию?
(Винницкая обл.)
Существует несколько способов безналичных расчетов за горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ), одним из которых является приобретение топлива по талонам.
Заметим, что на сегодняшний день правовой статус талонов не определен действующими нормативно-правовыми актами, так же как и порядок их учета и обращения. Отметим, что долгое время использование талонов на топливо как средства расчетов на АЗС было вообще запрещено. Дело в том, что в
п.п. 4.1.7.27 Инструкции о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденной совместным приказом Госнефтегазпрома, Минэкономики, Минтранса, Госстандарта, Госкомстата от 02.04.98 г. № 81/38/101/235/122, было записано так: «...использование талонов на горючее как средства расчетов на АЗС запрещено».После того как указанная
Инструкция утратила силу*, прямого запрета на использование талонов при заправке автомобиля законодательство уже не содержит. А вот действующая в настоящее время Инструкция о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденная совместным приказом Минтопэнергетики, Минэкономики, Минтранса, Госкомитета по вопросам технического регулирования и потребполитики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155 (далее — Инструкция № 281), предусматривает возможность осуществления отпуска нефтепродуктов по талонам.* С 13.09.2008 г. согласно совместному приказу Минтопэнергетики, Минэкономики, Минтранса, Госкомитета по вопросам техрегулирования и потребполитики и Госкомстата от 17.07.2008 г. № 382/291/891/235/244.
Под
талоном для заправки топлива на АЗС понимается специальный талон, приобретенный на условиях и по отпускной цене обусловленного номинала, который подтверждает право собственника на получение на АЗС фиксированного количества ГСМ определенного наименования и марки, которые в нем указаны. По сути талон (иногда его называют еще бланком-разрешением) представляет собой документ, который подтверждает право покупателя ГСМ на получение топлива, хранящегося на АЗС, и не является средством расчетов или платежа.К основным преимуществам приобретения топлива по талонам можно отнести следующие:
— фиксация цены на ГСМ на день осуществления оплаты;
— при заправке топливом по талонам поставщик фактически передает покупателям ГСМ часть ранее оплаченного топлива;
— талоны являются гарантией выполнения обязательств поставщика передать определенное количество ГСМ покупателю на АЗС.
Приобретение топлива по талонам по своей сути аналогично приобретению ГСМ по топливным картам. О таком варианте приобретения ГСМ читайте в материале специалиста Госказначейства «Учет бензина, приобретенного по топливным картам» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 40).
Главным преимуществом применения талонов на ГСМ является то, что изменение цены на ГСМ не влияет на количество литров, отпускаемое по талонам, а также отсутствует необходимость внесения залоговой стоимости за топливные талоны (эта особенность характерна для топливных смарт-карт).
Кроме того, некоторые поставщики нефтепродуктов с целью привлечения потенциальных покупателей (клиентов) предлагают работать по талонам на ГСМ в режиме онлайн, к преимуществам которого относятся:
— возможность отслеживания движения топлива по талонам;
— наличие отчетов об остатках неиспользованных талонов;
— возможность блокировки бланков талонов (в случае их утери) с последующей выдачей новых.
Для приобретения талонов на ГСМ с продавцом нефтепродуктов заключается
договор, в котором указываются марка и вид ГСМ, его стоимость, способ получения (в рассматриваемой ситуации — талоны), перечень АЗС, которые отпускают топливо, момент перехода права собственности. Кроме того, в договоре также приводится конечный срок действия талонов, по истечении которого талон считается аннулированным, а покупатель теряет право на получение топлива.Отпуск талонов производится поставщиком ГСМ по доверенности типовой формы № М-2. Одновременно с передачей бланков талонов поставщик топлива выписывает расходную накладную на ГСМ. В большинстве случаев по условиям договора
право собственности на ГСМ переходит к покупателю с момента подписания сторонами расходной накладной. В будущем для получения необходимого количества топлива покупатель только предъявляет на АЗС талоны на ГСМ.Как указано в п.п.
10.3.3 Инструкции № 281, эмитент талона, т. е. продавец ГСМ, устанавливает форму, содержание и степень защиты бланков талонов (например, голографические элементы с изображением торговой марки, перфорацию, штрих-код и пр.). При этом необходимыми элементами защиты талона является его серийный и порядковый номер. Как правило, талоны выдаются номиналом 10 л, 20 л и 50 л на отдельные виды топлива.В течение месяца талоны на ГСМ выдаются водителям в подотчет, и они обменивают талоны на соответствующее количество топлива на любой из АЗС, указанных в договоре на приобретение нефтепродуктов. Документом, подтверждающим использование талонов, является чек РРО (водитель сдает в бухгалтерию учреждения), который прилагается к отчету об использовании талонов. При отсутствии кассовых чеков, подтверждающих заправку автомобиля посредством талонов, рекомендуем проводить сверку с АЗС в конце месяца по заправке каждого автомобиля по дням месяца.
С целью контроля за расходованием ГСМ, полученных по талонам, в учреждении должен быть организован соответствующий документальный учет таких талонов. Для этого необходимо:
— назначить лицо, ответственное за получение, выдачу и хранение талонов на ГСМ;
— вести ведомость по учету талонов на ГСМ.
Приобретение горючего и получение талонов необходимо отражать в аналитическом учете учреждения. Для учета талонов рекомендуем вести аналитическую ведомость по учету талонов на ГСМ, где фиксируются поступление талонов и их выдача водителю под роспись. На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость по учету талонов. Форма ведомости разрабатывается учреждением самостоятельно и может включать в себя следующие данные:
— фамилию, имя, отчество материально ответственного лица;
— фамилию, имя, отчество водителя;
— марку и номер автомобиля;
— серии и номера талонов на ГСМ;
— количество выданных талонов и их номинал;
— подпись водителей о получении талонов.
Добавим, что в качестве ориентира учреждения могут использовать форму ведомости по учету выдачи нефтепродуктов (
приложение 1 к Инструкции по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предприятиях, в организациях и колхозах, совхозах, утвержденной Госкомитетом СССР по обеспечению нефтепродуктами от 03.02.84 г. № 01/21-8-72), дополнив ее необходимыми графами.По окончании отчетного периода материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет отчет о движении талонов, который сдает в бухгалтерию учреждения.
Перейдем к бухгалтерскому учету талонов на ГСМ.
Согласно
Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному приказом Главного управления Госказначейства от 10.12.99 г. № 114, и Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242, талоны на бензин учитываются одновременно на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» (по стоимости бензина в зависимости от номинала талонов) и забалансовом счете 08 «Бланки строгой отчетности».Хранятся талоны, как правило, в кассе вместе с другими ценностями и денежными средствами или на складе у материально ответственного лица. Поскольку четких требований о месте их хранения нет, учреждение самостоятельно решает, как и где его организовать.
Для учета поступления, движения и списания бланков строгой отчетности (в нашем случае — талоны на бензин) бюджетные учреждения применяют типовые формы документов, утвержденные
приказом Минстата Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. № 67.Выдача водителям под отчет талонов на бензин отражается в бухгалтерском учете записью:
Дт 362 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кт 331 «Денежные документы в национальной валюте».Обращаем внимание на то, что при выдаче талонов на бензин под отчет необходимо сделать еще одну бухгалтерскую запись на оприходование бензина, полученного по талонам:
Дт 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы» — Кт 362. Такую запись учреждение осуществляет на основании отчетов, предоставленных водителем (талоны на ГСМ переводятся в бензин или другой вид ГСМ).Списание бензина осуществляется на основании путевых листов в соответствии с
Нормами расхода топлива и смазочных материалов для автотранспорта, утвержденными приказом Министерства транспорта от 10.02.98 г. № 43, что отражается записью: Дт 801, 802, 811 — Кт 235.Рассмотрим на примере порядок отражения операций по приобретению и списанию талонов на ГСМ в бухгалтерском учете.
Пример.
Бюджетное учреждение заключило с поставщиком нефтепродуктов ПИИ «ЛУКОЙЛ-Украина» договор на приобретение 1000 л бензина А-95 на сумму 9600 (в том числе НДС — 1600 грн.). Поставщиком были предоставлены учреждению талоны на бензин. Приобретенный бензин находится на ответственном хранении у поставщика нефтепродуктов.Талоны на 300 л бензина на сумму 2400 грн. выданы водителям. Отчет об использовании талонов и чеки АЗС были предоставлены в бухгалтерию учреждения по всем выданным талонам. Согласно путевым листам стоимость фактически израсходованного топлива составила 2400 грн. Бензин использован в пределах норм расходов.
В бухгалтерском учете такие операции отражаются следующими записями:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Оприходованы талоны на бензин | 331 | 675 | 8000 |
| 2 | Списан НДС на расходы учреждения | 801 (802, 811) | 675 | 1600 |
| 3 | Одновременно стоимость талонов на бензин отнесена на забалансовый счет | 08 | — | 8000 |
| 4 | Перечислена оплата поставщику | 675 | 321 (323) | 9600 |
| 5 | Выданы под отчет талоны на бензин | 362 | 331 | 2400 |
| 6 | На основании отчетов водителей талоны на бензин переведены в бензин | 235/в баках автомобилей | 362 | 2400 |
| 7 | Одновременно отражено списание с забалансового счета | — | 08 | 2400 |
| 8 | Списана стоимость бензина на основании путевых листов | 801 (802, 811) | 235/в баках автомобилей | 2400 |
В заключение напомним, что согласно
Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 г. № 90, инвентаризация талонов на бензин, учитываемых на субсчете 331 как денежные документы и находящихся на хранении в кассе учреждения, должна проводиться не реже одного раза в квартал.Если же талоны хранятся на складе у материально ответственного лица, то их инвентаризируют по месту хранения у такого лица не реже одного раза в год.
