ЯК ОБЛІКОВУВАТИ БЕНЗИН, ПРИДБАНИЙ ЗА ТАЛОНАМИ
Наталія СЕВОСТЬЯНОВА, заступник начальника — головний бухгалтер Державного казначейства в Харківській області
Центральна районна лікарня придбаває паливно-мастильні матеріали для заправлення транспортних засобів з використанням талонів. Як у такому разі відображати в бухгалтерському обліку операції з придбання ПММ, їх оприбуткування та списання?
(Вінницька обл.)
Існує декілька способів безготівкових розрахунків за паливно-мастильні матеріали (далі — ПММ), одним з яких є придбання палива за талонами.
Зауважимо: на сьогодні правовий статус талонів не визначено чинними нормативно-правовими актами, так само, як і порядок їх обліку та обігу. Також зазначимо, що тривалий час використання талонів на паливо як засобу розрахунків на АЗС було взагалі заборонено. Річ у тім, що в
п.п. 4.1.7.27 Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і в організаціях України, затвердженої спільним наказом Держнафтогазпрому, Мінекономіки, Мінтрансу, Держстандарту, Держкомстату від 02.04.98 р. № 81/38/101/235/122, було зазначено таке: «…використання талонів на паливо як засобу розрахунків на АЗС заборонено».Після того як ця
Інструкція втратила чинність*, прямої заборони на використання талонів при заправленні автомобіля законодавство вже не містить. А от чинна наразі Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і в організаціях України, затверджена спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держкомітету з питань техрегулювання та споживполітики від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155 (далі — Інструкція № 281), передбачає можливість здійснення відпуску нафтопродуктів за талонами.* З 13.09.2008 р. згідно зі спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансу, Держкомітету з питань техрегулювання та споживполітики і Держкомстату від 17.07.2008 р. № 382/291/891/235/244.
Під
талоном для заправлення паливом на АЗС розуміється спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості ПММ певного найменування і марки, які в ньому зазначені. По суті, талон (іноді його називають ще бланком-дозволом) є документом, який підтверджує право покупця ПММ на отримання раніше оплаченого палива, що зберігається на АЗС, і не є засобом розрахунків або платежу.До основних переваг придбання палива за талонами можна віднести такі:
— фіксація ціни на ПММ на день здійснення оплати;
— при заправленні паливом за талонами постачальник фактично передає покупцям ПММ частину раніше оплаченого палива;
— талони є гарантією виконання зобов’язань постачальника передати певну кількість ПММ покупцю на АЗС.
Придбання палива за талонами за своєю суттю аналогічно придбанню ПММ за паливними картками. Про такий варіант придбання ПММ читайте в матеріалі фахівця Держказначейства «Облік бензину, придбаного за паливними картками» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 40).
Головною перевагою застосування талонів на ПММ є те, що зміна ціни на ПММ не впливає на кількість літрів, що відпускається за талонами, а також відсутня необхідність унесення заставної вартості за паливні талони (ця особливість характерна для паливних смарт-карток).
Крім того, деякі постачальники нафтопродуктів з метою залучення потенційних покупців (клієнтів) пропонують працювати за талонами на ПММ у режимі он-лайн
, до переваг якого належать:— можливість відстеження руху палива за талонами;
— наявність звітів про залишки невикористаних талонів;
— можливість блокування бланків талонів (у разі їх втрати) з наступною видачею нових.
Для придбання талонів на ПММ з продавцем нафтопродуктів укладається
договір, в якому вказуються марка і вид ПММ, його вартість, спосіб отримання (у ситуації, що розглядається, — талони), перелік АЗС, які відпускають паливо, момент переходу права власності. Крім того, у договорі також наводиться кінцевий строк дії талонів, після закінчення якого талон вважається анульованим, а покупець втрачає право на отримання палива.Відпуск талонів здійснюється постачальником ПММ за довіреністю типової форми № М-2. Одночасно з передачею бланків талонів постачальник палива виписує видаткову накладну на ПММ. Здебільшого за умовами договору
право власності на ПММ переходить до покупця з моменту підписання сторонами видаткової накладної. У подальшому для отримання необхідної кількості палива покупець пред’являє на АЗС тільки талони на ПММ.Як зазначено в
п.п. 10.3.3 Інструкції № 281, емітент талона, тобто продавець ПММ, установлює форму, зміст і ступінь захисту бланків талонів (наприклад, голографічні елементи із зображенням торговельної марки, перфорацію, штрих-код тощо). При цьому необхідними елементами захисту талона є його серійний та порядковий номери. Як правило, талони видаються номіналом 10 л, 20 л і 50 л на окремі види палива.Протягом місяця талони на ПММ видаються водіям під звіт і вони обмінюють талони на відповідну кількість палива на будь-якій з АЗС, зазначених у договорі на придбання нафтопродуктів. Документом, що підтверджує використання талонів, є чек РРО (водій здає до бухгалтерії установи), який додається до звіту про використання талонів. За відсутності касових чеків, що підтверджують заправлення автомобіля за допомогою талонів, рекомендуємо здійснювати звірення з АЗС наприкінці місяця щодо заправлення кожного автомобіля за днями місяця.
З метою контролю за витрачанням ПММ, що отримані за талонами, в установі має бути організовано відповідний документальний облік таких талонів. Для цього необхідно:
— призначити особу, відповідальну за отримання, видачу та зберігання талонів на ПММ;
— вести відомість з обліку талонів на ПММ.
Придбання палива та отримання талонів необхідно відображати в аналітичному обліку установи. Для обліку талонів рекомендуємо вести аналітичну відомість з обліку талонів на ПММ, де фіксуються надходження талонів та їх видача водію під підпис. На кожну марку ПММ рекомендується відкривати окрему відомість з обліку талонів. Форма відомості розробляється установою самостійно і може включати такі дані:
— прізвище, ім’я, по батькові матеріально відповідальної особи;
— прізвище, ім’я, по батькові водія;
— марку і номер автомобіля;
— серії і номери талонів на ПММ;
— кількість виданих талонів та їх номінал;
— підпис водіїв про отримання талонів.
Додамо, що як орієнтир установи можуть використовувати форму відомості з обліку видачі нафтопродуктів (
додаток 1 до Інструкції з обліку надходження та витрачання паливно-мастильних матеріалів та єдиних талонів на відпуск нафтопродуктів на підприємствах, в організаціях і колгоспах та радгоспах, затвердженої Держкомітетом СРСР із забезпечення нафтопродуктами від 03.02.84 р. № 01/21-8-72), доповнивши її необхідними графами.Після закінчення звітного періоду матеріально відповідальна особа на підставі прибуткових та видаткових документів складає звіт про рух талонів, який здає до бухгалтерії установи.
Перейдемо до бухгалтерського обліку талонів на ПММ.
Згідно з
Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Головного управління Держказначейства від 10.12.99 р. № 114, та Інструкцією з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242, талони на бензин обліковуються одночасно на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» (за вартістю бензину залежно від номіналу талонів) та позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності».Зберігаються талони, як правило, у касі разом з іншими цінностями та грошовими коштами або на складі в матеріально відповідальної особи. Оскільки чітких вимог щодо місця їх зберігання немає, установа самостійно вирішує, як і де його організувати.
Для обліку надходження, руху та списання бланків суворої звітності (у нашому випадку — талонів на бензин) бюджетні установи застосовують типові форми документів, затверджені
наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.96 р. № 67.Видача водіям під звіт талонів на бензин відображається в бухгалтерському обліку записом:
Дт 362 «Розрахунки з підзвітними особами» — Кт 331 «Грошові документи в національній валюті».Звертаємо увагу: при видачі талонів на бензин під звіт необхідно також зробити ще один бухгалтерський запис на оприбуткування бензину, отриманого за талонами:
Дт 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» — Кт 362. Такий запис установа здійснює на підставі звітів, поданих водієм (талони на ПММ переводяться в бензин або інший вид ПММ).Списання бензину здійснюється на підставі подорожніх листів відповідно до
Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43, що відображається записом: Дт 801, 802, 811 — Кт 235.Розглянемо на прикладі порядок відображення операцій з придбання та списання талонів на ПММ у бухгалтерському обліку.
Приклад.
Бюджетна установа уклала з постачальником нафтопродуктів ПІІ «Лукойл-Україна» договір на придбання 1000 л бензину А-95 на суму 9600 грн. (у тому числі ПДВ — 1600 грн.). Постачальником було надано установі талони на бензин. Придбаний бензин знаходиться на відповідальному зберіганні у постачальника нафтопродуктів.Талони на 300 л бензину на суму 2400 грн. видані водіям. Звіт про використання талонів та чеки АЗС подані до бухгалтерії установи за всіма виданими талонами. Згідно з подорожніми листами вартість фактично витраченого палива становить 2400 грн. Бензин використано в межах норм витрат.
У бухгалтерському обліку такі операції відображаються такими записами:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума,грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Оприбутковано талони на бензин | 331 | 675 | 8000 |
| 2 | Списано ПДВ на видатки установи | 801 (802, 811) | 675 | 1600 |
| 3 | Одночасно вартість талонів на бензин віднесено на позабалансовий рахунок | 08 | — | 8000 |
| 4 | Перераховано оплату постачальнику | 675 | 321 (323) | 9600 |
| 5 | Видано під звіт талони на бензин | 362 | 331 | 2400 |
| 6 | На підставі звітів водіїв талони на бензин переведено в бензин | 235/у баках автомобілів | 362 | 2400 |
| 7 | Одночасно відображено списання з позабалансового рахунка | — | 08 | 2400 |
| 8 | Списано вартість бензину на підставі подорожніх листів | 801 (802, 811) | 235/у баках автомобілів | 2400 |
На завершення нагадаємо: відповідно до
Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90, інвентаризація талонів на бензин, що обліковуються на субрахунку 331 як грошові документи та знаходяться на зберіганні в касі установи, має проводитися не рідше ніж один раз на квартал.Якщо ж талони зберігаються на складі в матеріально відповідальної особи, то їх інвентаризують за місцем зберігання в такої особи не рідше ніж один раз на рік.
