КАК ОФОРМИТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В областной универсальной научной библиотеке проводится инвентаризация библиотечного фонда.
Каким образом оформляются результаты инвентаризации таких объектов? Обязательно ли при инвентаризации библиотечных фондов составлять инвентаризационные описи и как правильно их заполнять?
(г. Львов)
В соответствии с
Инструкцией по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90), инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Сроки проведения инвентаризации различных объектов установлены п. 1.5 Инструкции № 90.Так, согласно этому
пункту (с учетом изменений, внесенных приказом Госказначейства от 02.09.2010 г. № 311) инвентаризация библиотечных фондов проводится по решению руководителя учреждения один раз в 5 лет или в течение 5 лет с охватом инвентаризацией ежегодно не менее 20 % единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (у материально ответственного лица) в течение 30 дней.Наряду с этим
Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденными приказом Минкультуры от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08 ( далее — Методрекомендации), установлены следующие сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов:— наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах или в закрытых шкафах, — ежегодно;
— редких, ценных фондов — один раз в 5 лет;
— фондов библиотек объемом до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
— фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — поэтапно, один раз в 7 лет;
— фондов библиотек от 200 до 600 тыс. учетных единиц — поэтапно, один раз в 10 лет;
— фондов библиотек от 600 тыс. до 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 12 лет;
— фондов свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 15 лет.
Учитывая такое разногласие в сроках проведения инвентаризации библиотечных фондов, должны напомнить, что
согласно п. 12 Порядка подачи финансовой отчетности, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419, порядок и сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов определяются Минфином и Минкультуры.Поэтому считаем, что в данном случае
руководитель учреждения имеет право самостоятельно определить сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, руководствуясь прежде всего в этом вопросе тем, какое количество единиц библиотечных фондов находится на учете. Ведь согласно п.п. 1.5.3 Инструкции № 90 руководитель учреждения имеет право своим решением определить, каким образом в учреждении будет проводиться инвентаризация библиотечных фондов. При установлении сроков проведения инвентаризации рекомендуем ориентироваться на Типовые нормы времени на основные процессы библиотечной работы, утвержденные приказом Минкультуры от 29.12.2008 г. № 1631/0/16-08.Решение о сроках проведения инвентаризации библиотечных фондов должно быть закреплено в
приказе об учетной политике бюджетного учреждения. В соответствии с этим распорядительным документом в ежегодном приказе о проведении годовой инвентаризации указывают, подлежат ли инвентаризации в текущем году такие объекты учета, как библиотечные фонды.Заметим, что основной целью проверки (инвентаризации) библиотечного фонда является установление фактического наличия библиотечных фондов (книг, брошюр, журналов, газет, аудиовизуальных документов и электронных изданий и пр.), зарегистрированных в учетных формах.
Так, в зависимости от условий работы библиотеки, выбора размещения и объема ее фонда можно выделить
три основных способа проверки (инвентаризации) библиотечного фонда:— сверка с документами индивидуального учета (в небольших библиотеках с объемом фонда до 10 тыс. экземпляров);
— проверка с помощью контрольных талонов (для библиотек со сложной структурой и объемом фонда свыше 10 тыс. экземпляров);
— проверка по топографическому каталогу (в крупных библиотеках, библиотечный фонд которых насчитывает более 200 тыс. экземпляров).
О нюансах проведения инвентаризации библиотечных фондов мы рассказывали в статье «Особенности проведения инвентаризации библиотечных фондов» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 41).
Конечно, каждое учреждение при выборе способа проведения проверки библиотечного фонда опирается на условия работы своей библиотеки, соблюдая при этом основное правило: в ходе проведения инвентаризации библиотечных фондов должна проводиться сверка данных Инвентарной книги библиотечного фонда и данных бухгалтерского учета с имеющимися в наличии библиотечными фондами и записями в формулярах пользователей (
п. 16 Методрекомендаций).Теперь перейдем к рассмотрению вопроса о порядке оформления результатов инвентаризации библиотечных фондов.
Действительно,
Инструкцией № 90 предусмотрено, что информация о проинвентаризированном имуществе отражается в инвентаризационных описях по местонахождению материальных ценностей и материально ответственным лицам. Основные требования к оформлению инвентаризационных описей установлены п. 1.21 Инструкции № 90. При этом в отношении таких объектов учета, как библиотечные фонды, Инструкцией № 90 не предусмотрено никаких исключений из общего правила. Однако отметим, что для отражения результатов инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационные описи, формы которых приведены в приложениях к Инструкции № 90, применять нецелесообразно. Объясним почему.Во-первых, согласно
Инструкции по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденной приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22 (далее — Инструкция № 22), учет библиотечных фондов ведет отдел комплектования библиотеки. При этом учет ведется суммарный и индивидуальный.Формой суммарного учета является
Книга суммарного учета библиотечного фонда (приложения 1 — 3 к Инструкции № 22). В условиях централизованной библиотечной системы ведутся общая книга суммарного учета на весь единый фонд и отдельные книги учета на фонды каждого структурного подразделения центральной библиотеки и библиотек-филиалов, где указывается информация о передаче документов к ним из отдела комплектования и обработки.Индивидуальный учет книг и брошюр осуществляется путем присвоения каждому экземпляру
инвентарного номера. Формой ведения индивидуального учета книг и брошюр является Инвентарная книга (приложение 4 к Инструкции № 22).Во-вторых, как определено в
п. 3.2 Инструкции по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее — Инструкция № 64), для необоротных активов в материальной форме, которые не зачислены на счет 10 «Основные средства» и по которым ведется упрощенный, групповой или другой специфический порядок учета, предназначен счет 11 «Прочие необоротные материальные активы». В частности, библиотечные фонды учитываются на одноименном субсчете 112 этого счета.Также в
п. 1.21 Инструкции № 64 сказано, что книги, учебники и другие издания, которые входят в фонд библиотек, учитываются по групповому учету и номинальными ценами, включая стоимость начальных переплетных работ.Кроме того, для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью необоротных активов, независимо от того, находятся они на складе или в эксплуатации,
Инструкцией № 64 предусмотрена необходимость присвоения соответствующего инвентарного номера. В зависимости от принадлежности к той или иной группе объекту необоротных активов присваивается инвентарный номер, состоящий из семи или восьми знаков. Однако для библиотечных фондов не предусмотрена необходимость присвоения ни инвентарного, ни номенклатурного номера, о чем свидетельствуют нормы п. 6.22 и 6.23 Инструкции № 64.Как видим,
Инструкцией № 64 изначально предусмотрено, что по таким объектам, как библиотечный фонды, в бухгалтерии ведется групповой учет.В-третьих, в бухгалтерии учреждения с целью организации учета и обеспечения контроля за сохранностью необоротных активов ведется попредметный их учет в
инвентарных карточках. Согласно Инструкции по составлению типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, которые содержатся за счет государственного или местных бюджетов, утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70, для учета библиотечных фондов используется Инвентарная карточка группового учета основных средств в бюджетных учреждениях ф. № ОЗ-9 (бюджет). Для учета таких объектов открывается отдельная карточка, записи в которой делаются только в стоимостном выражении общей суммой.Таким образом, в ходе проведения проверки (инвентаризации) библиотечного фонда не представляется возможным по данным бухгалтерии провести проверку каждой единицы учета библиотечных фондов, поскольку она ведет групповой учет таких объектов, и соответственно отразить результаты проверки каждого объекта учета в инвентарных описях также невозможно.
В процессе проверки фактического наличия библиотечных фондов с данными, указанными в учетных регистрах (инвентарных книгах), инвентаризационная комиссия формирует списки отсутствующих документов. Также определяется количество книг, подлежащих изъятию из библиотеки в связи с изношенностью и устареванием.
Результаты проверки (инвентаризации) библиотечного фонда отражаются в
акте проверки, который составляется в двух экземплярах. Акт проверки библиотечного фонда составляется в произвольной форме, и в нем, как правило, указывают следующую информацию:— состав инвентаризационной комиссии;
— период, в течение которого проводилась инвентаризация;
— количество библиотечных фондов, подлежащих проверке;
— количество фактически проверенных документов;
— количество книг, выданных читателям (список прилагают к акту);
— количество книг, подлежащих изъятию из библиотечного фонда (список прилагают к акту);
— количество отсутствующих документов по неизвестным причинам (список прилагают к акту).
После окончания инвентаризации оформленные акты сдают в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения результатов инвентаризации в учете. Инвентаризационная комиссия рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу документов, а также другие объяснения о нарушениях и недостатках в работе, выявленные во время проверки.
После чего комиссия принимает решение об урегулировании расхождений между фактическим наличием документов и данными учета фонда, если такие расхождения установлены в ходе проверки.
В случае установления факта отсутствия документа проводится его поиск в срок, установленный правилами пользования библиотекой относительно пользования документом читателем, но не боле 30 дней.
Свои заключения и предложения, касающиеся правильности организации хранения фонда в библиотеке, состояния ведения его учета и выдачи, соблюдения инструкций и распоряжений по этому вопросу, комиссия указывает в
Протоколе. Также в протоколе приводятся подробные данные о причинах и лицах, виновных в недостачах или излишках, потерях, а также указывается, какие меры приняты к виновным.По результатам проверки руководитель учреждения издает приказ, в котором дается оценка действиям комиссии, предусматриваются мероприятия по устранению выявленных в ходе инвентаризации недостатков и улучшению сохранности библиотечного фонда и пр.
В случае если в ходе инвентаризации библиотечных фондов была выявлена устаревшая и изношенная литература, то списание ее с баланса осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы типовой формы № ОЗ-5 (бюджет).
