Як оформити результати інвентаризації бібліотечних фондів

ЯК ОФОРМИТИ РЕЗУЛЬТАТИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ

 

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

В обласній універсальній науковій бібліотеці проводиться інвентаризація бібліотечного фонду.

Як оформляються результати інвентаризації таких об’єктів? Чи обов’язково при цьому складати інвентаризаційні описи та як правильно їх заповнювати?

(м. Львів)

 

Відповідно до

Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90), інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження та всі види фінансових зобов’язань. Строки проведення інвентаризації різних об’єктів установлено п. 1.5 Інструкції № 90.

Так, згідно з цим

пунктом (з урахуванням змін, унесених наказом Держказначейства від 02.09.2010 р. № 311) інвентаризація бібліотечних фондів проводиться за рішенням керівника установи один раз на 5 років або протягом 5 років з охопленням інвентаризацією щорічно не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням розпочатої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів.

Разом із цим

Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затвердженими наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08 (далі — Методрекомендації), установлено такі строки проведення інвентаризації:

— найбільш цінних фондів, що зберігаються в сейфах або в закритих шафах, — щорічно;

— рідких, цінних фондів — один раз на 5 років;

— фондів бібліотек обсягом до 100 тис. облікових одиниць — один раз на 5 років;

— фондів бібліотек від 100 до 200 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 7 років;

— фондів бібліотек від 200 до 600 тис. облікових одиниць — поетапно, один раз на 10 років;

— фондів бібліотек від 600 тис. до 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 12 років;

— фондів понад 1 млн облікових одиниць — поетапно, один раз на 15 років.

Ураховуючи таку розбіжність у строках проведення інвентаризації бібліотечних фондів, слід нагадати, що згідно з

п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419, порядок і строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів визначаються Мінфіном та Мінкультури.

Отже, вважаємо, що в цьому випадку

керівник установи має право самостійно визначити строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів, керуючись насамперед тим, яка кількість одиниць бібліотечних фондів перебуває на обліку, адже згідно з п.п. 1.5.3 Інструкції № 90 керівник установи має право своїм рішенням визначити, як саме в установі проводитиметься інвентаризація бібліотечних фондів. При встановленні строків проведення інвентаризації рекомендуємо орієнтуватися на Типові норми часу на основні процеси бібліотечної роботи, затверджені наказом Мінкультури від 29.12.2008 р. № 1631/0/16-08.

Рішення про строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів має бути закріплено в

наказі про облікову політику бюджетної установи. Відповідно до цього розпорядчого документа в щорічному наказі про проведення річної інвентаризації вказують, чи підлягають інвентаризації в поточному році такі об’єкти обліку, як бібліотечні фонди.

Зауважимо, що основною метою перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду є встановлення фактичної наявності бібліотечних фондів (книг, брошур, журналів, газет, аудіовізуальних документів і електронних видань тощо), зареєстрованих в облікових формах.

Так, залежно від умов роботи бібліотеки, вибору розміщення та обсягу її фонду можна виділити

три основні способи перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду:

— звірка з документами індивідуального обліку (у невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10 тис. примірників);

— перевірка за допомогою контрольних талонів (для бібліотек із складною структурою та обсягом фонду понад 10 тис. примірників);

— перевірка за топографічним каталогом (у великих бібліотеках, бібліотечний фонд яких налічує понад 200 тис. примірників).

Про нюанси проведення інвентаризації бібліотечних фондів ми розповідали в статті «Особливості проведення інвентаризації бібліотечних фондів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 41).

Звісно, кожна установа при виборі способу проведення перевірки бібліотечного фонду спирається на умови роботи своєї бібліотеки, дотримуючись при цьому основного правила — під час проведення інвентаризації бібліотечних фондів має проводитися звірка даних Інвентарної книги бібліотечного фонду та даних бухгалтерського обліку з наявними бібліотечними фондами та записами в формулярах користувачів (

п. 16 Методрекомендацій).

Тепер перейдемо до розгляду питання про порядок оформлення результатів інвентаризації бібліотечних фондів.

Дійсно,

Інструкцією № 90 передбачено, що інформація про проінвентаризоване майно відображається в інвентаризаційних описах за місце­знаходженням матеріальних цінностей та за матеріально відповідальними особами. Основні вимоги до оформлення інвентаризаційних описів установлено п. 1.21 Інструкції № 90. При цьому щодо таких об’єктів обліку, як бібліотечні фонди, Інструкцією № 90 не передбачено жодних винятків із загального правила. Проте зауважимо: для відображення результатів інвентаризації бібліотечних фондів інвентаризаційні описи, форми яких наведено в додатках до Інструкції № 90 , застосовувати недоцільно. Пояснимо чому.

По-перше, згідно з

Інструкцією з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженою наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22 (далі — Інструкція № 22), облік бібліотечних фондів веде відділ комплектування бібліотеки. При цьому облік ведеться сумарний та індивідуальний.

Формою сумарного обліку є

Книга сумарного обліку бібліотечного фонду (додатки 1 — 3 до Інструкції № 22). В умовах централізованої бібліо­течної системи ведеться загальна книга сумарного обліку на весь єдиний фонд та окремі книги обліку на фонди кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де зазначається інформація про передачу документів до них з відділу комплектування та обробки.

Індивідуальний облік книг і брошур здійснюється шляхом присвоєння кожному примірнику

інвентарного номера. Формою ведення індивідуального обліку книг і брошур є Інвентарна книга (додаток 4 до Інструкції № 22).

По-друге, як визначено в

п. 3.2 Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція № 64), для необоротних активів у матеріальній формі, які не зараховані на рахунок 10 «Основні засоби» та щодо яких ведеться спрощений, груповий чи інший специфічний порядок обліку, призначено рахунок 11 «Інші необоротні матеріальні активи». Зокрема, бібліотечні фонди обліковуються на однойменному субрахунку 112 цього рахунка.

Також у

п. 1.21 Інструкції № 64 зазначено: книги, посібники та інші видання, що входять до фонду бібліотек, обліковуються за груповим обліком та номінальними цінами, включаючи вартість початкових палітурних робіт

Крім того, для організації обліку та забезпечення контролю за збереженням необоротних активів, незалежно від того, перебувають вони на складі чи в експлуатації,

Інструкцією № 64 передбачена необхідність присвоєння відповідного інвентарного номера. Залежно від належності до тієї чи іншої групи об’єкту необоротних активів присвоюється інвентарний номер, що складається із семи або восьми знаків. Однак для бібліотечних фондів не передбачена необхідність присвоєння ні інвентарного, ні номенклатурного номера, про що свідчать норми пп. 6.22 і 6.23 Інструкції № 64.

Як бачимо,

Інструкцією № 64 первісно передбачено, що за такими об’єктами, як бібліотечні фонди, у бухгалтерії ведеться груповий облік.

По-третє, у бухгалтерії установи з метою організації обліку та забезпечення контролю за збереженням необоротних активів ведеться попредметний їх облік в

інвентарних картках. Згідно з Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основ­них засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затвердженою спільним наказом Головного управління Держказначейства і Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70, для обліку бібліотечних фондів використовується Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах за формою № ОЗ-9 (бюджет). Для обліку таких об’єктів відкривається окрема картка, записи в якій здійснюються тільки у вартісному вираженні загальною сумою.

Таким чином, під час проведення перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду неможливо за даними бухгалтерії провести перевірку кожної одиниці обліку бібліотечних фондів, оскільки вона веде груповий облік таких об’єктів, і відповідно відобразити результати перевірки кожного об’єкта обліку в інвентарних описах також неможливо.

У процесі звіряння фактичної наявності бібліотечних фондів з даними, зазначеними в облікових регістрах (інвентарних книгах), інвентаризаційна комісія формує списки відсутніх документів. Також визначається кількість книг, що підлягають вилученню з бібліотеки у зв’язку зі зношеністю та застаріванням.

Результати перевірки (інвентаризації) бібліотечного фонду відображаються в

акті перевірки, який складається у двох примірниках. Акт перевірки бібліотечного фонду складається в довільній формі. У ньому, як правило, зазначають таку інформацію:

— склад інвентаризаційної комісії;

— період, протягом якого проводилася інвентаризація;

— кількість бібліотечних фондів, що підлягають перевірці;

— кількість фактично перевірених документів;

— кількість книг, виданих читачам (список додають до акта);

— кількість книг, що підлягають вилученню з бібліотечного фонду (список додають до акта);

— кількість документів, відсутніх з невідомих причин (список додають до акта).

Після закінчення інвентаризації оформлені акти здають до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення результатів інвентаризації в обліку. Інвентаризаційна комісія розглядає пояснення, отримані від осіб, які допустили нестачу документів, а також інші пояснення щодо порушень та недоліків у роботі, виявлених під час перевірки.

Після цього комісія приймає рішення щодо врегулювання розбіжностей між фактичною наявністю документів та даними обліку фонду, якщо такі розбіжності встановлено пыд час перевірки.

У разі виявлення факту відсутності документа проводиться його пошук у строк, установлений правилами користування бібліотекою щодо користування документом читачем, але не більше 30 днів.

Свої висновки та пропозиції, що стосуються правильності організації зберігання фонду в бібліотеці, стану ведення його обліку та видачі, дотримання інструкцій та розпоряджень з цього питання, комісія зазначає в

протоколі. Також у протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних у нестачах чи надлишках, втратах, а також вказується, які заходи вжито до винних осіб.

За результатами перевірки керівник установи видає наказ, в якому дається оцінка діям комісії, передбачаються заходи щодо усунення виявлених під час інвентаризації недоліків та щодо поліпшення збереження бібліотечного фонду тощо.

Якщо в ході інвентаризації бібліотечних фондів було виявлено застарілу та зношену літературу, то списання її з балансу здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури за типовою формою № ОЗ-5 (бюджет).