Как учитывать и хранить проектно-сметную документацию

КАК УЧИТЫВАТЬ И ХРАНИТЬ ПРОЕКТНО-СМЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Районным отделом образования запланированы в текущем году расходы на проведение ремонта и реконструкции нескольких зданий и помещений заведений образования. Знаем, что для проведения капитального ремонта, реконструкции зданий, сооружений нужно изготовить проектно-сметную документацию. В связи с этим возникли следующие вопросы:

1. Нужно ли приходовать проектно-сметную документацию на баланс и на каком субсчете ее учитывать?

2. Подлежит ли такая документация ежегодной индексации?

3. Когда ее можно списать с баланса?

4. Установлены ли сроки хранения для проектно-сметной документации?

(Николаевская обл.)

Вопросы, касающиеся изготовления проектно-сметной документации бюджетными учреждениями, а также дальнейшего ее хранения, возникают достаточно часто. Связано это с тем, что для проведения всех видов ремонтно-строительных работ, кроме текущего ремонта, необходимо наличие проектно-сметной документации. Что касается текущего ремонта, то объем и стоимость таких работ, выполняющихся хозяйственным способом, могут быть определены на основании дефектного акта, форма которого приведена в приложении к совместному письму Государственного комитета по строительству и архитектуре и Государственного комитета по вопросам жилищно-коммунального хозяйства от 24.02.2005 г. № 7/8-134, № 4/3-260 (далее — письмо № 7/8-134), и расценочных описаний работ.

Состав, порядок разработки, оформления, согласования и утверждения проектно-сметной документации на новое строительство и реконструкцию зданий и сооружений общественного назначения и новое строительство, реконструкцию и техническое переоснащение объектов производственного назначения должны соответствовать требованиям Государственных строительных норм Украины. «Проектирование. Состав, порядок разработки, согласования и утверждения проектной документации для строительства ДБН А.2.2-3-2004», утвержденных приказом Госстроя от 20.01.2004 г. № 8, а также Правил определения стоимости строительства
ДБН Д.1.1-1-2000, утвержденных приказом Госстроя от 27.08.2000 г. № 174.

При этом согласование и утверждение проектно-сметной документации на капитальный и текущий ремонт жилья, объектов социальной сферы, коммунального назначения и благоустройства осуществляется с учетом требований Порядка проведения ремонта и содержания объектов благоустройства населенных пунктов, утвержденного приказом Государственного комитета по вопросам жилищно-коммунального хозяйства от 23.09.2003 г. № 154. На этот момент обращалось внимание в письме № 7/8-134.

Проектно-сметная документация принимается заказчиком (бюджетным учреждением) с обязательным составлением соответствующего акта, который является основанием для оплаты выполненных работ. Кроме того, такая документация подлежит утверждению в соответствии с требованиями Порядка утверждения проектов строительства и проведения их экспертизы, утвержденного постановлением КМУ от 11.05.2011 г. № 560 (до 30 млн грн. — руководителем учреждения-заказчика, от 30 до 100 млн грн. — центральным органом исполнительной власти, Советом министров АР Крым, областными, Киевской и Севастопольской городскими госадминистрациями и другими органами государственной власти, а свыше 100 млн грн. — КМУ).

Согласно Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Госказначейства от 25.11.2008 г. № 495, расходы на изготовление проектно-сметной документации в зависимости от вида выполняемых работ осуществляются по:

— КЭКР 2123 — на строительство зданий, сооружений и объектов и выполнение сопроводительных работ, которые в соответствии с государственными строительными нормами являются составной частью общей стоимости указанных работ;

— КЭКР 2131, 2133, 2141, 2143, 2144 — на реконструкцию, реставрацию и капитальный ремонт зданий, сооружений и объектов и выполнение сопроводительных работ, которые в соответствии с государственными строительными нормами являются составной частью общей стоимости указанных работ.

Таким образом, изготовление проектно-сметной документации на строительство, реконструкцию, реставрацию и капитальный ремонт зданий, сооружений и объектов и выполнение сопроводительных работ, которые в соответствии с государственными строительными нормами являются составной частью общей стоимости указанных работ, осуществляется по коду выполнения основных работ, так как изготовление проектно-сметной документации является одним из этапов осуществления капитальных работ.

В соответствии с п. 5.2 Инструкции по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее — Инструкция № 64), учет незавершенного капитального строительства (изготовление, создание), достройка, улучшение (дооборудование, реконструкция, модернизация) объектов необоротных активов с начала и до окончания указанных работ и введения в эксплуатацию осуществляются на счете 14 «Незавершенное капитальное строительство».

Также п. 5.3 и 5.4 данной Инструкции предусмотрено, что выполненные строительно-монтажные работы относятся учреждением на фактические расходы для отражения накопления сумм по незавершенному капитальному строительству. Затраты по незаконченным или законченным, но не сданным в эксплуатацию объектам капитального строительства, которые были списаны на результаты исполнения сметы, учитываются на счете 14 «Незавершенное капитальное строительство».

Все расходы на строительство, изготовление, создание и улучшение объектов группируются по таким направлениям работ (расходов):

— проектно-изыскательские работы;

— строительные работы;

— работы по монтажу оборудования;

— приобретение оборудования, требующего монтажа;

— приобретение оборудования, не требующего монтажа, инструментов и инвентаря;

— другие капитальные работы и расходы.

Взятие на учет необоротных активов, которые вводятся в эксплуатацию после окончания строительства (изготовления, разработки), осуществляется на основании акта приемной комиссии о принятии в эксплуатацию законченного строительством (изготовлением, разработкой) объекта учреждением, в смете которого были предусмотрены такие расходы. В акте указывается стоимость построенного (изготовленного, разработанного) необоротного актива, которая определяется на основании данных бухгалтерского учета с учетом всех понесенных расходов (п. 5.5 Инструкции № 64).

Из этого следует, что при формировании первоначальной стоимости объекта необоротных активов в стоимость построенных, реконструированных объектов (зданий, помещений) включаются расходы на изготовление проектно-сметной документации.

Рассмотрим пример.

По заказу бюджетного учреждения проектной организацией была изготовлена проектно-сметная документация для проведения реконструкции здания. Стоимость работ по изготовлению проектно-сметной документации — 72000 грн. (в т. ч. НДС — 12000 грн.).

Для проведения реконструкции здания учреждение заключило с подрядной организацией соответствующий договор на сумму 540000 грн. (в т. ч. НДС — 90000 грн.).

После выполнения работ с проектной и подрядной организацией подписаны акты выполненных работ. Работы по проведению реконструкции здания оплачены за счет средств общего фонда.

В бухгалтерском учете расходы, связанные с изготовлением проектно-сметной документации и реконструкцией здания, отражаются следующими записями:

Как видим, расходы, связанные с изготовлением проектно-сметной документации, учитываются в составе стоимости работ по реконструкции здания и списываются на фактические расходы учреждения. Кроме того, расходы на изготовление проектно-сметной документации включаются в общую сумму расходов на реконструкцию и относятся на увеличение первоначальной стоимости объекта необоротных активов.

Из этого следует, что расходы на изготовление проектно-сметной документации не соответствуют определению объекта основных средств, приведенному в п. 2.1 Инструкции № 64, в котором определено, что к основным средствам относятся материальные активы, которые используются учреждением многократно и непрерывно в процессе выполнения основных функций, предоставления услуг, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых составляет более одного года и стоимость которых без НДС и других платежей превышает 1000 грн. за единицу (комплект). Поэтому такую документацию нельзя рассматривать как самостоятельный объект основных средств.

Вместе с тем заметим, что Госказначейство в письме от 07.05.2010 г. № 15-04/1015-7949 отмечало, что документация по типовому проектированию независимо от стоимости учитывается на субсчете 109 «Прочие основные средства». Однако должны заметить, что документация по типовому проектированию и проектно-сметная документация — это разные виды документации. Поэтому руководствоваться указанным письмом в рассматриваемой ситуации нельзя. Кроме того, считаем, что проектно-сметную документацию нельзя отнести к необоротным материальным активам, имеющим специфическое назначение и ограниченное применение в отдельных отраслях, учет которых ведется на субсчете 119 «Необоротные материальные активы специального назначения» (см. письмо Госказначейства от 25.05.2010 г. № 15-04/1168-8949).

Итак, получается, что проектно-сметная документация не подлежит зачислению в состав необоротных активов и, соответственно, не учитывается в бухгалтерском учте как отдельный объект на каком-либо субсчете. Из этого следует, что нет необходимости в ежегодной индексации стоимости проектно-сметной документации.

Особое внимание нужно обратить на правильное хранение проектно-сметной документации. Несмотря на то что такая документация не является объектом необоротных активов, это не означает, что она может храниться в учреждении где угодно и как угодно.

Все дело в том, что в проектно-сметной документации представлена подробная информация о ремонтно-строительных работах, обоснованная выводами и расчетами проектной организации. И поэтому в случае возникновения различных вопросов об эксплуатации построенного или отремонтированного объекта нужно будет прежде всего обратиться к данным (например, чертежам, схемам и пр.), которые содержатся в проектно-сметной документации.

Также нужно учесть, что проектно-сметная документация на новое строительство, расширение и реконструкцию зданий, сооружений, ремонт жилого фонда, объектов социальной сферы и коммунального значения и благоустройства, а также реставрацию памятников архитектуры и градостроения является объектом контроля со стороны органов Государственной финансовой инспекции. Поэтому если в учреждении проводились ремонтно-строительные работы, для выполнения которых изготавливалась проектно-сметная документация, ревизоры проверят наличие оформленной проектно-сметной и другой технической документации, руководствуясь в этом вопросе п. 6 Методических рекомендаций по проведению государственной контрольно-ревизионной службой ревизий использования средств на строительство, утвержденных приказом ГлавКРУ от 27.02.2009 г. № 39.

Поэтому, для того чтобы в учреждении не возникало проблем с хранением проектно-сметной документации, руководителю учреждения нужно назначить лицо, ответственное за ее хранение.

Для определении сроков хранения проектно-сметной документации в учреждении нужно руководствоваться Перечнем типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41. Приведем сроки хранения такой документации в таблице на на с. 25.

*НАФ — Национальный архивный фонд.