Як обліковувати та зберігати проектно-кошторисну документацію

ЯК ОБЛІКОВУВАТИ ТА ЗБЕРІГАТИ ПРОЕКТНО-КОШТОРИСНУ ДОКУМЕНТАЦІЮ

Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Районним відділом освіти заплановані в поточному році видатки на проведення ремонту та реконструкції декількох будівель і приміщень закладів освіти. Знаємо, що для проведення капітального ремонту, реконструкції будівель, споруд потрібно виготовити проектно-кошторисну документацію. У зв’язку з цим виникли такі запитання:

1. Чи потрібно оприбутковувати проектно-кошторисну документацію на баланс та на якому субрахунку її обліковувати?

2. Чи підлягає така документація щорічній індексації?

3. Коли її можна списати з балансу?

4. Чи встановлено строки зберігання для проектно-кошторисної документації?

(Миколаївська обл.)

Запитання, що стосуються виготовлення проектно-кошторисної документації бюджетними установами, а також подальшого її зберігання, виникають досить часто. Це пов’язане з тим, що для проведення всіх видів ремонтно-будівельних робіт, крім поточного ремонту, необхідна наявність проектно-кошторисної документації. Щодо поточного ремонту, то обсяг та вартість таких робіт, які виконуються господарським способом, може бути визначено на підставі дефектного акта, форму якого наведено в додатку до спільного листа Державного комітету з будівництва та архітектури і Державного комітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.2005 р. № 7/8-134, № 4/3-260 (далі — лист № 7/8-134), і розцінкових описів робіт.

Склад, порядок розробки, оформлення, погодження та затвердження проектно-кошторисної документації на нове будівництво та реконструкцію будівель і споруд громадського призначення та нове будівництво, реконструкцію і технічне переоснащення об’єктів виробничого призначення повинні відповідати вимогам Державних будівельних норм України «Проектування. Склад, порядок розробки, погодження та затвердження проектної документації для будівництва ДБН А.2.2-3-2004», затверджених наказом Держбуду від 20.01.2004 р. № 8, а також Правил визначення вартості будівництва ДБН Д.1.1-1-2000, затверджених наказом Держбуду від 27.08.2000 р. № 174.

При цьому погодження та затвердження проектно-кошторисної документації на капітальний і поточний ремонти житла, об’єктів соціальної сфери, комунального призначення та благоустрою здійснюються з урахуванням вимог Порядку проведення ремонту та утримання об’єктів благоустрою населених пунктів, затвердженого наказом Державного комітету з питань житлово-комунального господарства від 23.09.2003 р. № 154. Про цей момент нагалошувалося і а в листі № 7/8-134.

Проектно-кошторисна документація приймається замовником (бюджетною установою) з обов’язковим складанням відповідного акта, який є підставою для оплати виконаних робіт. Крім того, така документація підлягає затвердженню відповідно до вимог Порядку затвердження проектів будівництва та проведення їх експертизи, затвердженого постановою КМУ від 11.05.2011 р. № 560 (до 30 млн грн. — керівником установи-замовника, від 30 до 100 млн грн. — центральним органом виконавчої влади, Радою міністрів АР Крим, обласними, Київською і Севастопольською міськими держадміністраціями та іншими органами державної влади, а понад 100 млн грн. — КМУ).

Згідно з Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Держказначейства від 25.11.2008 р. № 495, видатки на виготовлення проектно-кошторисної документації залежно від виду виконуваних робіт здійснюються за:

— КЕКВ 2123 — на будівництво будинків, споруд та об’єктів і виконання супровідних робіт, які відповідно до державних будівельних норм є складовою частиною загальної вартості зазначених робіт;

— КЕКВ 2131, 2133, 2141, 2143, 2144 — на реконструкцію, реставрацію і капітальний ремонт будинків, споруд та об’єктів і виконання супровідних робіт, які відповідно до державних будівельних норм є складовою частиною загальної вартості зазначених робіт.

Таким чином, виготовлення проектно-кошторисної документації на будівництво, реконструкцію, реставрацію і капітальний ремонт будинків, споруд та об’єктів і виконання супровідних робіт, які відповідно до державних будівельних норм є складовою частиною загальної вартості зазначених робіт, здійснюється за кодом виконання основних робіт, оскільки виготовлення проектно-кошторисної документації є одним із етапів здійснення капітальних робіт.

Відповідно до п. 5.2 Інструкції з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція № 64), облік незавершеного капітального будівництва (виготовлення, створення), добудова, поліпшення (дообладнання, реконструкція, модернізація) об’єктів необоротних активів з початку і до закінчення зазначених робіт та введення в експлуатацію здійснюються на рахунку 14 «Незавершене капітальне будівництво».

Також пп. 5.3 і 5.4 цієї Інструкції передбачено, що виконані будівельно-монтажні роботи відносяться установою на фактичні видатки для відображення накопичення сум за незавершеним капітальним будівництвом. Затрати за незакінченими або закінченими, але не зданими в експлуатацію об’єктами капітального будівництва, які були списані на результати виконання кошторису, обліковуються на рахунку 14 «Незавершене капітальне будівництво».

Усі затрати на будівництво, виготовлення, створення і поліпшення об’єктів групуються за такими напрямками робіт (витрат):

— проектно-вишукувальні роботи;

— будівельні роботи;

— роботи з монтажу устаткування;

— придбання устаткування, що потребує монтажу;

— придбання устаткування, що не потребує монтажу, інструментів та інвентарю;

— інші капітальні роботи і затрати.

Узяття на облік необоротних активів, які вводяться в експлуатацію після закінчення будівництва (виготовлення, розробки), здійснюється на підставі акта приймальної комісії про прийняття в експлуатацію закінченого будівництвом (виготовлення, розробки) об’єкта установою, у кошторисі якої було передбачено такі витрати. В акті вказується вартість збудованого (виготовленого, розробленого) необоротного активу, яка визначається на підставі даних бухгалтерського обліку з урахуванням усіх понесених витрат (п. 5.5 Інструкції № 64).

Із цього випливає, що при формуванні первісної вартості об’єкта необоротних активів до вартості збудованих, реконструйованих об’єктів (будівель, приміщень) уключаються витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації.

Розглянемо приклад.

На замовлення бюджетної установи проектною організацією було виготовлено проектно-кошторисну документацію для проведення реконструкції будівлі. Вартість робіт з виготовлення проектно-кошторисної документації — 72000 грн. (у тому числі ПДВ — 12000 грн.).

Для проведення реконструкції будівлі установа уклала з підрядною організацією відповідний договір на суму 540000 грн. (у тому числі ПДВ — 90000 грн.).

Після виконання робіт з проектною та підрядною організаціями підписано акти виконаних робіт. Роботи з проведення реконструкції будівлі оплачено за рахунок коштів загального фонду.

У бухгалтерському обліку витрати, пов’язані з виготовленням проектно-кошторисної документації та реконструкцією будівлі, відображаються такими записами:

Як бачимо, витрати, пов’язані з виготовленням проектно-кошторисної документації, обліковуються у складі вартості робіт з реконструкції будівлі та списуються на фактичні видатки установи. Крім того, витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації включаються до загальної суми витрат на реконструкцію та відносяться на збільшення первісної вартості об’єкта необоротних активів.

Із цього випливає, що витрати на виготовлення проектно-кошторисної документації не відповідають визначенню об’єкта основних засобів, наведеному в п. 2.1 Інструкції № 64, згідно з яким до основних засобів належать матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких становить більше одного року і вартість яких без ПДВ та інших платежів перевищує 1000 грн. за одиницю (комплект). І тому таку документацію не можна розглядати як самостійний об’єкт основних засобів.

Водночас зауважимо: Держказначейство в листі від 07.05.2010 р. № 15-04/1015-7949 зазначало, що документація з типового проектування незалежно від вартості обліковується на субрахунку 109 «Інші основні засоби». Однак слід відмітити, що документація з типового проектування та проектно-кошторисна документація — це різні види документації. Тому керуватися зазначеним листом у ситуації, яка розглядається, не можна. Крім того, вважаємо, що проектно-кошторисну документацію не можна віднести до необоротних матеріальних активів, що мають специфічне призначення та обмежене застосування в окремих галузях, облік яких ведеться на субрахунку 119 «Необоротні матеріальні активи спеціального призначення» (див. лист Держказначейства від 25.05.2010 р. № 15-04/1168-8949).

Отже, виходить, що проектно-кошторисна документація не підлягає зарахуванню до складу необоротних активів і відповідно не обліковується в бухгалтерському обліку як окремий об’єкт на жодному субрахунку. Із цього випливає, що немає необхідності в щорічній індексації вартості проектно-кошторисної документації.

Особливу увагу потрібно звернути на правильне зберігання проектно-кошторисної документації. Незважаючи на те що така документація не є об’єктом необоротних активів, це не означає, що вона може зберігатися в установі де завгодно та як завгодно.

Річ у тім, що у проектно-кошторисній документації наведена докладна інформація про ремонтно-будівельні роботи, обґрунтована висновками та розрахунками проектної організації. І тому в разі виникнення різних запитань щодо експлуатації збудованого або відремонтованого об’єкта слід насамперед звертатися до даних (наприклад, креслень, схем тощо), які містяться у проектно-кошторисній документації.

Також потрібно мати на увазі, що проектно-кошторисна документація на нове будівництво, розширення та реконструкцію будівель, споруд, ремонт житлового фонду, об’єктів соціальної сфери та комунального значення і благоустрою, а також реставрацію пам’яток архітектури та містобудування є об’єктом контролю з боку органів Державної фінансової інспекції. Тому якщо в установі проводилися ремонтно-будівельні роботи, для виконання яких виготовлялася проектно-кошторисна документація, ревізори перевірять наявність оформленої проектно-кошторисної та іншої технічної документації, керуючись в цьому питанні п. 6 Методичних рекомендацій з проведення державною контрольно-ревізійною службою ревізій використання коштів на будівництво, затверджених наказом ГоловКРУ від 27.02.2009 р. № 39.

Тому, щоб в установі не виникало проблем зі зберіганням проектно-кошторисної документації, її керівнику потрібно призначити особу, відповідальну за зберігання такої документації.

Для визначення строків зберігання проектно-кошторисної документації в установі потрібно керуватися Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41. Наведемо строки зберігання такої документації в таблиці на с. 25.

* НАФ — Національний архівний фонд.