Материальные ценности переданы на ответственное хранение

МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ ПЕРЕДАНЫ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

 

Ирина НЕСТРУГИНА, начальник КРО в г. Харькове

 

Бюджетное учреждение (воинская часть) получает в рамках централизованных поставок продукты питания (мороженое мясо). В связи с тем, что учреждение не имеет необходимого морозильного оборудования для хранения продуктов питания, был заключен договор бесплатного ответственного хранения с предприятием.

При поступлении продуктов питания учреждение приходует их на склад, что в бухгалтерском учете отражается записью по дебету субсчета 232 «Продукты питания» и кредиту субсчета 683 «Внутренние расчеты по операциям по централизованной поставке по общему фонду». Передачу продуктов питания со склада учреждения на ответственное хранение оформляем накладной. По мере необходимости предприятие отпускает учреждению продукты питания на основании доверенности и оформляет накладную на отпуск.

Правильно ли мы оформляем такие операции? Как такие операции отражаются в бухгалтерском учете бюджетного учреждения?

(Львовская обл).

 

Как правило, материальные ценности, поступающие в адрес бюджетных учреждений, учитываются по месту их ответственного хранения (нахождения) материально ответственным лицом. Однако в некоторых случаях, как, например, в рассматриваемой ситуации, учреждение может столкнуться с проблемой хранения таких материальных ценностей, как продукты питания, в специальном морозильном оборудовании, которое могло бы обеспечить соответствующие условия длительного хранения таких запасов. Решить данную проблему учреждение может путем заключения с другим субъектом хозяйствования договора ответственного хранения.

Под

ответственным хранением в Налоговом кодексе Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (п.п. 14.1.32) понимается операция, осуществляемая налогоплательщиком и предусматривающая передачу согласно договорам хранения материальных ценностей на хранение другому физическому или юридическому лицу без права использования в хозяйственном обороте такого лица с последующим возвратом таких материальных ценностей налогоплательщику без изменения их качественных или количественных характеристик.

Отношения сторон по договору хранения урегулированы

гл. 66 «Хранение» Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ). Согласно ч. 1 ст. 936 этого Кодекса по договору хранения одна сторона — хранитель обязана сохранять вещь, которая передана ей другой стороной — поклажедателем, и вернуть ее поклажедателю в сохранности.

Договор ответственного хранения заключается в письменной форме в случаях, установленных

ст. 208 ГКУ, а именно между:

— юридическими лицами;

— физическим и юридическим лицами;

— физическими лицами на сумму, которая превышает в 20 и более раз размер не облагаемого налогом минимума доходов граждан (более 340 грн.).

Договор хранения, по которому хранитель обязуется принять вещь на хранение в будущем, должен быть заключен в письменной форме независимо от стоимости вещи. Согласно

ч. 1 ст. 937 ГКУ письменная форма договора считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.

Кроме того, вместо заключения письменного договора хранитель для подтверждения факта приема вещей на кратковременное хранение может выдавать номерные жетоны либо другие знаки поклажедателю. Такие знаки приравниваются к письменным доказательствам (

ч. 3 ст. 937 ГКУ).

К обязанностям хранителя относится хранение вещи в течение срока, установленного договором. После истечения срока договора поклажедатель обязан забрать вещь с хранения

(ст. 948 ГКУ).

Если

срок хранения в договоре не установлен и не может быть определен исходя из его условий, то хранитель обязан хранить вещь до предъявления поклажедателем требования о ее возврате.

Если срок хранения вещи определен моментом предъявления поклажедателем требования о ее возврате, хранитель имеет право по истечении обычного для этих обстоятельств срока хранения требовать от поклажедателя в разумный срок забрать вещь.

Что касается платы за услуги хранения, то ее размер и сроки ее уплаты устанавливаются в договоре. Если после окончания срока хранения поклажедатель не забирает вещь, он обязан внести плату за все фактическое время ее хранения. Учредительными документами хранителя или договором

может быть предусмотрено бесплатное хранение вещи (ст. 946 ГКУ). При этом если вещи передаются хранителю на условиях безвозмездного хранения, то поклажедатель должен возместить ему понесенные расходы на хранение вещи, если иное не установлено договором или законом.

Кроме оформления договора на ответственное хранение, факт передачи материальных ценностей на хранение и их возврат должен быть оформлен документально.

Во-первых, документами, подтверждающими передачу продуктов питания на хранение, являются

накладная или акт приемки-передачи материальных ценностей. Такие документы оформляется в двух экземплярах и подписываются хранителем и поклажедателем (бюджетной организацией).

Во-вторых, согласно

п. 2 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99 (далее — Инструкция № 99), только по доверенности получателей отпускаются покупателям или передаются бесплатно: сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства.

Кроме того, в случаях передачи ценностей, право собственности на которые в результате такой передачи не переходит (в том числе и

на ответственное хранение), также необходимо оформлять доверенность от получателей. На этот момент обращал внимание Минфин в письме от 30.07.2003 г. № 04220-92. Поэтому передача ценностей (продуктов питания) на склад хранителя сопровождается выпиской поклажедателем накладной на отпуск ТМЦ (или актом приемки-передачи) в обмен на доверенность от хранителя.

Обратите внимание:

возвращение ценностей из ответственного хранения осуществляется при условии предоставления доверенности учреждения, которое эти ценности передало на ответственное хранение (п. 14 Инструкции № 99).

Выписку и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей осуществляет лицо, назначенное руководителем учреждения. Для составления доверенностей на получение материальных ценностей применяется типовая форма № М-2. Бланки доверенностей на получение материальных ценностей учреждение может распечатать самостоятельно или приобрести готовые, которые изготовлены типографским способом. При этом форма таких бланков должна соответствовать форме, предусмотренной

Инструкцией № 99, с обязательным указанием всех реквизитов доверенности, предусмотренных этой Инструкцией.

Лица, которым выдается доверенность, инструктируются о порядке и сроках использования и предоставления отчета об использовании доверенности или возврате неиспользованной доверенности.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих материальных ценностей, однако не более чем на 10 дней. Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц.

Согласно

п. 13 Инструкции № 99 доверенность, независимо от срока ее действия, остается у поставщика при первом отпуске ценностей.

В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки-передачи или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. При этом один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) поставщик передает получателю ценностей, а второй прилагает к доверенности, которая остается у него, и использует для контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем.

Отличительной особенностью договора хранения является то, что материальные ценности, переданные на хранение, остаются на балансе у поклажедателя, т. е. у лица, которому они принадлежат. Поэтому продукты питания, оприходованные бюджетным учреждением на субсчет 232 «Продукты питания» и переданные на ответственное хранение, учреждение продолжает учитывать на балансе.

В связи с этим учреждению целесообразно открыть к субсчету 232 «Продукты питания» дополнительные субсчета, предназначенные для отражения соответствующих операций, например:

232/1 «Продукты питания на складе»;

232/2 «Продукты питания на ответственном хранении».

Пример.

В рамках централизованных поставок бюджетным учреждением получены продукты питания на сумму 240 тыс. грн. Учреждением заключен договор ответственного хранения, согласно условиям которого хранитель принимает материальные ценности на хранение без права использования их в своей деятельности с последующим возвратом таких ценностей в неизменном виде. Договором предусмотрено, что возврат материальных ценностей осуществляется на основании утвержденного графика. Договор не предусматривает внесение платы за хранение материальных ценностей.

В бухгалтерском учете такие операции будут отражены следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция субсчетов		Сумма, грн.
		дебет	кредит
Получены продукты питания на склад учреждения
1	Получены продукты питания в рамках централизованных поставок	232/1	683	240000
Передача продуктов питания на ответственное хранение и их возврат
2	Переданы продукты питания на ответственное хранение (согласно накладной)	232/2	232/1	240000
3	Возвращены продукты питания со склада хранителя	232/1	232/2	15000
4	Израсходованы продукты питания для приготовления пищи (акты о списании материальных ценностей учреждение передает учреждению-заказчику для отражения таких операций в его бухгалтерском учете)*	683	232/1	15000

　

* Такой порядок отражения операций по централизованным поставкам в бухгалтерском учете бюджетных учреждений был предусмотрен Инструкцией о порядке отражения в учете бюджетных учреждений операций по централизованной поставке материальных ценностей, утвержденной приказом Госказначейства от 16.12.2002 г. № 232, который утратил силу 01.01.2011 г. согласно приказу Госказначейства от 11.11.2010 г. № 414. После указанной даты бюджетные учреждения в вопросе отражения в бухгалтерском учете операций по централизованным поставкам материальных ценностей должны руководствоваться своими отраслевыми инструкциями, которые центральные органы исполнительной власти, другие главные распорядители бюджетных средств должны были подкорректировать на основании п. 5 приказа № 414.

 

Учреждениям, которые передают на ответственное хранение материальные ценности, следует обратить внимание на особенности проведения инвентаризации таких ценностей.

Так,

п. 1.3 Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90), предусмотрено, что инвентаризации подлежат все имущество учреждения, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и по материально ответственным лицам. Во время инвентаризации в обязательном порядке осуществляется констатация наличия объектов.

Также в

п. 1.6 Инструкции № 90 сказано, что в сроки, предусмотренные п. 1.5 этой Инструкции, подлежат инвентаризации материальные ценности, не принадлежащие учреждению, — как состоящие на учете (в арендованном пользовании, на ответственном хранении и т. п.), так и не учтенные по каким-либо причинам.

Что касается необходимости инвентаризации материальных ценностей, переданных на хранение, то

Инструкция № 90 не требует обязательной констатации фактического наличия таких ценностей. Достаточно лишь воспользоваться информацией, содержащейся в подтверждающих документах. Скорее всего, это связано с тем, что инвентаризацию таких объектов должны проводить те субъекты, которые приняли ценности на ответственное хранение.

Очевидно, основываясь на этом, Госказначейство в

письме от 20.02.2007 г. № 3.4-04/575-2209 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 12) указало на то, что материальные ценности, которые находятся на договорной основе за пределами бюджетного учреждения, проверять в натуре нецелесообразно.

Однако мы не можем однозначно согласиться с такими выводами. Считаем, что бюджетным учреждениям, которые передали материальные ценности на ответственное хранение с целью обеспечения сохранности имущества, все-таки необходимо проводить проверку фактического наличия ценностей в местах ответственного хранения на основании

п. 1.3 Инструкции № 90.

Для этого в договоре ответственного хранения целесообразно предусмотреть пункт, обязывающий организацию, где хранятся ценности:

— по требованию учреждения обеспечить доступ к ним с целью проверки их сохранности;

— перед проведением годовой инвентаризации информировать учреждение о времени ее проведения с целью обеспечения участия в инвентаризации членов комиссии собственника ценностей.

Такие условия договора будут соответствовать нормам

ст. 959 ГКУ.

Результаты инвентаризации материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, отражаются в Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (

приложение 11 к Инструкции № 90). При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре. Товары и материалы, хранящиеся на складах других учреждений (организаций), записываются в опись на основании подтверждающих документов о передаче на ответственное хранение.

Для отражения всей необходимой информации об активах бюджетного учреждения форму Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, можно дополнить графой, в которой отразить фактическое наличие переданных на хранение ценностей.

Для отражения отклонений учетных данных от фактически имеющихся ценностей (если таковые будут выявлены) можно пользоваться формой Сличительной ведомости результатов инвентаризации других необоротных материальных активов и запасов (

приложение 6 к Инструкции № 90) с включением в нее подписей представителей обеих сторон.

В результате грамотно оформленные документы, во-первых, послужат основанием для отражения результатов инвентаризации на балансовых счетах в бюджетном учреждении, а во-вторых, будут являться аргументированным письменным доказательством в случае выявления недостачи материальных ценностей.