ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ УЧЕТЕ И ХРАНЕНИИ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Владимир ШПАЧЕНКО, юрист
В результате реорганизации Министерства образования и науки учебные заведения I — IV уровней аккредитации должны заменить свои печати. Что для этого нужно сделать? Существуют ли какие-то специальные требования к хранению печатей и штампов? Можно ли считать их материальными ценностями? Каким образом организовать их учет в учреждении?
(Харьковская обл.)
Действительно, в
письме Минобразования от 06.05.2011 г. № 1/9-336 указывается, что в связи с проведением реорганизации и принятием Положения о Министерстве образования и науки, молодежи и спорта, утвержденного Указом Президента Украины от 08.04.2011 г. № 410, учебным заведениям I — IV уровней аккредитации, которые находятся в подчинении этого Министерства, необходимо провести ряд мероприятий. В частности, нужно принять меры по замене печатей высших учебных заведений*.* Это относится не только к вузам, но и ко всем организациям, учреждениям и заведениям, которых коснулись указы Президента «Вопросы оптимизации системы центральных органов исполнительной власти» от 06.04.2011 г. № 370/2011 и «Об оптимизации системы центральных органов исполнительной власти» от 09.12.2010 г. № 1085/2010.
Печать является одним из основных способов подтверждения подлинности (достоверности) различных документов и придания им юридической силы, а также неотъемлемым атрибутом любого юридического лица согласно
ч. 4 ст. 62 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV. Существуют несколько видов печатей:—
с изображением Государственного Герба Украины: такие печати могут использовать только органы государственной власти и государственного управления, а также при соблюдении предусмотренных законодательством требований государственные высшие учебные заведения;—
основная каучуковая либо металлическая печать: используются учреждениями, организациями и субъектами хозяйствования. Такая печать у юридического лица может быть только в одном экземпляре. В то же время допускается в отдельных случаях изготовление дополнительной каучуковой либо металлической печати с цифрами «1», «2» и т. д., а также простых круглых печатей либо штампов для секретариатов, канцелярии, управлений делами, административно-хозяйственных управлений (отделов), управлений (отделов) кадров, а также для других структурных подразделений;— каучуковая либо металлическая печать для филиала либо другого обособленного подразделения: в этом случае в тексте печати содержится слово «Филиал»;
—
круглая печать для пакетов: такую печать могут заказывать управления делами и канцелярии, секретариаты;—
треугольные печати: изготавливаются для организаций, у которых нет счетов в учреждениях Национального и коммерческих банков Украины.Кроме печатей, учреждения и организации могут иметь различные
штампы, которые используются для определенных групп документов (например, для кассовых документов штамп — «Оплачено», для отдела кадров — штамп «Для пропусков», специальные штампы для бухгалтерии и пр.). Форма штампов является произвольной.Отметим, что
Национальный стандарт Украины «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГСТУ 4163-2003», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 07.04.2003 г. № 55, относит печать к необязательным реквизитам документа, указывая при этом, что оттиском печати удостоверяют на документе подпись ответственного лица. Перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, определяют организации на основании нормативно-правовых актов. Такой перечень приводится в инструкции по делопроизводству организации. Оттиск печати ставят таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ.Также о
возможном (а не обязательном) наличии печати на документах, подписанных уполномоченным лицом, говорится и в п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.Поэтому целесообразно виды печатей и штампов, используемых учреждениями и организациями в процессе своей деятельности, а также перечни документов, которые подлежат заверению печатями и штампами, утвердить приказом руководителя исходя из требований нормативно-правовых актов.
Теперь перейдем к рассмотрению порядка получения печатей.
До недавнего времени основным документом, определяющим порядок получения и хранения печатей и штампов, была
Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовление печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД от 11.01.99 г. № 17 (далее — Инструкция № 17). Однако в целях приведения нормативно-правовых актов МВД, регламентирующих деятельность разрешительной системы, в соответствие с требованиями законодательства Украины, Инструкция № 17 согласно приказу МВД от 11.01.2011 г. № 5 была признана утратившей силу. Эти изменения вступили в силу 21.02.2011 г. Поэтому начиная с этой даты юридическим лицам, в том числе и бюджетным учреждениям, теперь не нужно обращаться в органы МВД для получения разрешения на изготовление печатей и штампов. Об этом также сказано в письме Госкомпредпринимательства от 02.03.2011 г. № 2276. Для оформления заказа на изготовление печатей и штампов нужно обратиться в штемпельно-гравировочные мастерские, занимающиеся изготовлением печатей и штампов.Несмотря на то что
Инструкция № 17 отменена, это абсолютно не означает, что для учреждений и организаций теперь отпала необходимость в ведении учета, хранении и контроле за использованием печатей и штампов.Все дело в том, что существует такой документ, как
Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и прочих материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, которая является собственностью государства, утвержденная постановлением КМУ от 27.11.98 г. № 1893 (далее — Инструкция № 1893), которая является обязательной для всех центральных органов исполнительной власти, Совета министров АР Крым, местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности. Этот документ определяет порядок учета, хранения, использования и уничтожения документов, дел, изданий, магнитных и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, которая является собственностью государства.Так, в
п. 64 Инструкции № 1893 указано, что обязательному учету подлежат печати и штампы с полным наименованием организации.При этом порядок учета, хранения и использования других видов печатей, штампов определяется соответствующими ведомственными инструкциями. Контроль за их изготовлением, хранением и использованием возлагается на канцелярии организаций и лиц, ответственных за делопроизводство.
С этой целью руководителю учреждения необходимо издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), которым определить лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов.
Для учета печатей и штампов ведется
Журнал учета и выдачи печатей и штампов (далее — Журнал), который должен находиться у ответственного лица. Форма Журнала приведена в приложении 11 к Инструкции № 1893. Листы Журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.Инструкцией № 1893
предусмотрено, что печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.Также в
Инструкции № 1893 указано, что наличие печатей и штампов должно проверяться ежегодной комиссией, созданной на основании приказа руководителя учреждения. О результатах такой проверки делаются соответствующие записи в Журнале после последней записи.В случае выявления каких-либо нарушений правил учета, хранения и использования печатей, штампов комиссия имеет право провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом произвольной формы и доводятся до сведения руководителя организации.
Поскольку в отношении печатей и штампов действующее законодательство предусматривает вести специальный учет, то соответственно, для того чтобы проверить правильность ведения такого учета и осуществления контроля за их применением, имеет смысл учитывать печати и штампы в порядке, предусмотренном для учета материальных ценностей.
В соответствии с
Инструкцией по учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства Украины от 17.07.2000 г. № 64, в состав малоценных необоротных материальных активов относятся прочие малоценные необоротные предметы, срок эксплуатации которых более одного года, а стоимость за единицу не превышает 1000 грн. включительно без учета НДС.Таким образом, если стоимость печатей или штампов (за единицу) составляет менее 1000 грн. и срок их полезной эксплуатации превышает 365 дней (как правило, печати и штампы используются больше года), то учреждение может отнести их в состав малоценных необоротных материальных активов.
В соответствии с Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Госказначейства от 25.11.2008 г. № 495, расходы на приобретение и изготовление печатей и штампов осуществляются по КЭКР 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь, в том числе мягкий инвентарь и обмундирование».
