ЩО ПОТРІБНО ЗНАТИ ПРО ОБЛІК ТА ЗБЕРІГАННЯ ПЕЧАТОК І ШТАМПІВ
Володимир ШПАЧЕНКО, юрист
У результаті реорганізації Міністерства освіти і науки навчальні заклади I — IV рівнів акредитації повинні замінити свої печатки. Що для цього потрібно зробити? Чи є якісь спеціальні вимоги до зберігання печаток і штампів? Чи можна вважати їх матеріальними цінностями? Як організувати їх облік в установі?
(Харківська обл.)
Дійсно, в
листі Міносвіти від 06.05.2011 р. № 1/9-336 зазначається, що у зв’язку з проведенням реорганізації та прийняттям Положення про Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України, затвердженого Указом Президента України від 08.04.2011 р. № 410, навчальним закладам I — IV рівнів акредитації, які перебувають у підпорядкуванні цього Міністерства, необхідно здійснити низку заходів. Зокрема, потрібно замінити печатку вищих навчальних закладів*.* Це стосується не лише вищих навчальних закладів, а й усіх організацій, установ, закладів, яких стосуються укази Президента «Питання оптимізації системи центральних органів виконавчої влади» від 06.04.2011 р. № 370/2011 та «Про оптимізацію системи центральних органів виконавчої влади» від 09.12.2010 р. № 1085/2010.
Печатка є одним із основних способів підтвердження справжності (достовірності) різних документів та надання їм юридичної сили, а також невід’ємним атрибутом будь-якої юридичної особи згідно з
ч. 4 ст. 62 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV. Існує декілька видів печаток:—
із зображенням Державного Герба України: такі печатки можуть використовувати тільки органи державної влади та державного управління, а також при дотриманні передбачених законодавством вимог державні вищі навчальні заклади;—
основна каучукова або металева печатка: використовується установами, організаціями та суб’єктами господарювання. Така печатка в юридичної особи може бути тільки в одному примірнику. Водночас допускається в окремих випадках виготовлення додаткової каучукової або металевої печатки з цифрами «1», «2» тощо, а також простих круглих печаток або штампів для секретаріатів, канцелярії, управлінь справами, адміністративно-господарських управлінь (відділів), управлінь (від- ділів) кадрів, а також для інших структурних підрозділів;— каучукова або металева печатка для філії чи іншого відокремленого підрозділу: у цьому випадку в тексті печатки міститься слово «Філія»;
—
кругла печатка для пакетів: таку печатку можуть замовляти управління справами та канцелярії, секретаріати;—
трикутна печатка: виготовляється для організацій, в яких немає рахунків в установах Національного та комерційних банків України.Крім печаток, установи та організації можуть мати різні
штампи, які використовуються для певних груп документів (наприклад, для касових документів — штамп «Оплачено», для відділу кадрів — штамп «Для пропусків», спеціальні штампи для бухгалтерії тощо). Форма штампів є довільною.Зауважимо:
Національний стандарт України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55, відносить печатку до необов’язкових реквізитів документа, зазначаючи при цьому, що відбитком печатки засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на яких проставляється відбиток печатки, визначають організації на підставі нормативно-правових актів. Такий перелік наводиться в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні декілька літер назви посади особи, яка підписала документ.Також про
можливу (а не обов’язкову) наявність печатки на документах, підписаних уповноваженою особою, ідеться й у п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.Тому доцільно види печаток і штампів, що використовуються установами та організаціями у процесі своєї діяльності, а також переліки документів, які підлягають завіренню печатками і штампами, затвердити наказом керівника, виходячи з вимог нормативно-правових актів.
Тепер перейдемо до розгляду порядку отримання печаток.
Донедавна основним документом, що визначав порядок отримання та зберігання печаток і штампів, була
Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС від 11.01.99 р. № 17 (далі — Інструкція № 17). Однак з метою приведення нормативно-правових актів МВС, що регламентують діяльність дозвільної системи, у відповідність до вимог законодавства України Інструкцію № 17 згідно з наказом МВС від 11.01.2011 р. № 5 було визнано такою, що втратила чинність. Ці зміни набрали чинності 21.02.2011 р. Отже, починаючи з цієї дати юридичним особам, у тому числі й бюджетним установам, тепер не потрібно звертатися до органів МВС для отримання дозволу на виготовлення печаток і штампів. Це також зазначено в листі Держкомпідприємництва від 02.03.2011 р. № 2276. Для оформлення замовлення на виготовлення печаток і штампів потрібно звернутися до штемпельно-граверних майстерень, що займаються виготовленням печаток і штампів.Незважаючи на те що
Інструкцію № 17 скасовано, це зовсім не означає, що для установ і організацій тепер відпала необхідність у веденні обліку, зберігання та контролю за використанням печаток і штампів.Річ у тім, що існує такий документ, як
Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою КМУ від 27.11.98 р. № 1893 (далі — Інструкція № 1893), яка є обов’язковою для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності. Цей документ визначає порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.Так, у
п. 64 Інструкції № 1893 зазначено, що обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організації.При цьому порядок обліку, зберігання та використання інших видів печаток, штампів визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.
Із цією метою керівнику установи необхідно видати розпорядчий документ (наказ, розпорядження), яким визначити особу, відповідальну за облік та зберігання печаток і штампів.
Для обліку печаток і штампів ведеться
Журнал обліку та видачі печаток і штампів (далі — Журнал), який повинен знаходитися у відповідальної особи. Форму Журналу наведено в додатку 11 до Інструкції № 1893. Сторінки Журналу має бути пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою.Інструкцією № 1893
передбачено, що печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах.Також в
Інструкції № 1893 зазначено, що наявність печаток і штампів повинна щорічно перевірятися комісією, створеною на підставі наказу керівника установи. Про результати такої перевірки виконуються відповідні записи в Журналі після останнього запису.У разі виявлення будь-яких порушень правил обліку, зберігання та використання печаток, штампів комісія має право провести службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.
Оскільки щодо печаток і штампів чинне законодавство передбачає вести спеціальний облік, то відповідно, щоб перевірити правильність ведення такого обліку та здійснення контролю за їх застосуванням, є сенс обліковувати печатки і штампи в порядку, передбаченому для обліку матеріальних цінностей.
Відповідно до
Інструкції з обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства України від 17.07.2000 р. № 64, до складу малоцінних необоротних матеріальних активів включаються інші малоцінні необоротні предмети, строк експлуатації яких більше одного року, а вартість за одиницю не перевищує 1000 грн. уключно без урахування ПДВ.Таким чином, якщо вартість печаток або штампів (за одиницю) становить менше 1000 грн. і строк їх корисної експлуатації перевищує 365 днів (як правило, печатки і штампи використовуються більше року), то установа може віднести їх до складу малоцінних необоротних матеріальних активів.
Відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Держказначейства від 25.11.2008 р. № 495, видатки на придбання та виготовлення печаток і штампів здійснюються за КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування».
