ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАИНЫ
О СРОКАХ РЕГИСТРАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
Письмо от 12.05.2011 г. № 17-06/1195-6460
На многочисленные запросы Главных управлений Государственного казначейства Украины о нарушении распорядителями бюджетных средств сроков регистрации бюджетных финансовых обязательств Государственное казначейство Украины сообщает.
В соответствии с пунктом 2.4 Порядка учета обязательств распорядителей бюджетных средств в органах Государственного казначейства Украины, утвержденного приказом Государственного казначейства Украины от 09.08.2004 г. № 136 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 30.08.2004 г. под № 1068/9667, распорядители бюджетных средств при условии взятия бюджетного финансового обязательства в течение 7 рабочих дней с даты его возникновения, но не позднее последнего рабочего дня месяца подают в соответствующий орган Государственного казначейства Украины Реестр бюджетных финансовых обязательств распорядителей (получателей) бюджетных средств на бумажных (в двух экземплярах) и электронных носителях, а также оригиналы документов или их копии, удостоверенные в установленном порядке, которые подтверждают факт взятия бюджетного обязательства (бюджетного финансового обязательства).
Согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет предусматривает процесс регистрации, накопления и обобщения информации о деятельности предприятия, т. е. отражение в учетных регистрах соответствующих хозяйственных операций.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные документы, которые содержат сведения о хозяйственной операции и подтверждают факт ее осуществления (акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета и т. п.).
Поэтому распорядитель бюджетных средств отражает в бухгалтерском учете хозяйственные операции по использованию тепло-, водо-, энергоснабжения и услуг связи в том отчетном периоде, в котором были получены соответствующие первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление таких операций.
С целью оптимизации и своевременного осуществления расчетов согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации.
Распорядители бюджетных средств должны принимать меры по своевременному получению от предоставителей товаров, работ и услуг первичных документов, подтверждающих возникновение финансового обязательства (актов выполненных работ или предоставленных услуг, накладных, товарно-транспортных накладных, счетов и т. п.). Одной из таких мер является указание в договорах (соглашениях) сроков предоставления таких первичных документов до завершения отчетного периода.
Департаменту обслуживания смет главных распорядителей средств и других клиентов, Главным управлениям Государственного казначейства Украины в Автономной Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе разъяснения, изложенные в этом письме, довести до сведения обслуживаемых ими учреждений.
Первый заместитель председателя А. Даневич
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
ГОСКАЗНАЧЕЙСТВО НАПОМИНАЕТ О СВОЕВРЕМЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ
БЮДЖЕТНЫХ ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ
Не так давно Госказначейство в своем
письме от 31.03.2011 г. № 17-06/882-4568 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 15) обращало внимание распорядителей бюджетных средств на необходимость соблюдения сроков регистрации бюджетных обязательств и бюджетных финансовых обязательств.В комментарии к указанному
письму мы обращали внимание на то, что при соблюдении сроков регистрации обязательств, установленных п. 2.4 Порядка учета обязательств распорядителей бюджетных средств в органах Государственного казначейства Украины, утвержденного приказом Государственного казначейства Украины от 09.08.2004 г. № 136 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 5), до сих пор остается неясным вопрос: какую же дату считать датой возникновения обязательств? Для того чтобы внести ясность по этому вопросу, Госказначейство в комментируемом письме обратило внимание на положения Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV, действие которого в равной степени распространяется и на бюджетные учреждения.Так, согласно
ст. 9 данного Закона основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные документы, которые содержат сведения о хозяйственной операции и подтверждают факт ее осуществления (акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета и т. п.). Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.При этом Госказначейство обращает внимание распорядителей бюджетных средств на то, что хозяйственные операции с использованием тепло-, водо-, энергоснабжения и услуг связи отражаются в бухгалтерском учете
в том отчетном периоде, в котором были получены соответствующие первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление таких операций. Получается, что расчеты за предоставленные коммунальные и другие услуги учреждения отражают в бухгалтерском учете в том месяце, в котором были получены подтверждающие документы (счета). Например, оплата расходов за коммунальные и телекоммуникационные услуги за апрель будет отражена учреждением в бухгалтерском учете в мае, поскольку поставщики таких услуг выставляют счета за фактически потребленные услуги за месяц.С целью упорядочения движения и своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском учете в учреждении разрабатывают график документооборота, в котором указывают дату создания или получения от других предприятий и учреждений документов, постановки их на учет, передачи в обработку и в архив. Кстати, необходимость наличия графика документооборота, утвержденного приказом руководителя учреждения, предусмотрена в
п. 5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.Кроме того, Госказначейство в комментируемом
письме отмечает, что утвержденные правила документооборота помогут оптимизировать и обеспечить своевременное осуществление расчетов, что в конечном счете оказывает влияние на состояние расчетов и недопущение возникновения кредиторской задолженности за коммунальные услуги. О том, как организовать составление графика документооборота и контроль за его соблюдением, можно узнать из статьи специалиста контрольно-ревизионной службы «График документооборота» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2008, № 35).Также должны заметить, что одной из мер, направленных на упорядочение расчетов и недопущение возникновения кредиторской задолженности за потребленные услуги, является указание в договорах (соглашениях) сроков предоставления первичных документов, подтверждающих возникновение финансового обязательства (акты выполненных работ или предоставленных услуг, накладные, товарно-транспортные накладные, счета и т. п.) до окончания отчетного периода. При этом из комментируемого письма следует, что эта мера не носит рекомендательный характер. Более того, выполнение этого требования проверяется в ходе проведения контрольных мероприятий на подконтрольных объектах работниками контрольно-ревизионной службы, о чем свидетельствует п.п. 4.7.3 Практических рекомендаций по проведению ревизии финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения (по отдельным вопросам программы), одобренных протоколом заседания Методологического совета ГлавКРУ от 04.08.2009 г. № 9 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 35). Поэтому руководители бюджетных учреждений должны позаботиться о том, чтобы в их учреждениях было обеспечено своевременное получение от контрагентов подтверждающих документов.
