МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ
О ПРОЖИВАНИИ В САНАТОРИИ РАБОТНИКА, НАПРАВЛЕННОГО В КОМАНДИРОВКУ, СОСТАВЛЕНИИ СМЕТЫ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКУ И ОТЧЕТА О ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЕ
Письмо от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582
Министерство финансов рассмотрело письма <…> и по затронутым в них вопросам сообщает.
1.
Может ли работник, находящийся в командировке, проживать в санатории или снимать жилье в частном секторе?Нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.98 г. № 59
(в редакции приказа Министерства финансов от 17.03.2011 г. № 362), предусматривают возмещение государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, расходов на найм жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания.При этом возмещение таких расходов осуществляется при наличии подтверждающих документов (в оригинале) в границах предельных сумм расходов на найм жилого помещения, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98.
2. Обязательно ли составлять задание и смету расходов на командировку, а также получать от работника, прибывшего из командировки, отчет о выполненной работе?
В случае направления государственных служащих, а также других лиц предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств,
в командировку в пределах Украины документами, обязательными для оформления таких служебных командировок и для возмещения понесенных в таких командировках расходов, является приказ о командировке, справка-расчет на выданный аванс, составленная в произвольной форме, отчет об использовании средств, предоставленных на командировку, и документы в оригинале, подтверждающие стоимость понесенных в командировке расходов.Действующее законодательство по вопросам служебных командировок в пределах Украины не предусматривает необходимости оформления в органах государственной власти, предприятиях, учреждениях и организациях, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, таких документов, как задание на командировку, смета командировочных расходов и отчет о выполненной в командировке работе.
Вместе с тем следует отметить, что в соответствии с указанной Инструкцией служебной командировкой считается поездка работника по
распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетный средств (далее — предприятие), на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда отправлен работник, срока и цели командировки. Кроме того, руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения в отношении сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку.Таким образом, руководитель определяет задание, которое должно быть выполнено работником во время командировки, может устанавливать порядок использования средств, а следовательно, может требовать от работника представления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе.
Учитывая изложенное, считаем, что руководитель, как лицо, ответственное за финансово-хозяйственную деятельность предприятия, может принять решение о составлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием средств предприятия.
В случае направления государственных служащих, а также других лиц предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств,
в командировку за границу отмечаем следующее.Пунктом 1 раздела III Инструкции определено, что командировка за границу осуществляется согласно приказу (распоряжению) руководителя предприятия после утверждения технического задания и сметы расходов.
Согласно пункту 17 раздела III Инструкции после возвращения из
заграничной командировки работник обязан подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку (вместе с оригиналами документов, удостоверяющих стоимость понесенных в связи с командировкой расходов), а также в случае командировки в государства, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — удостоверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника, отметками о пересечении границы Украины и визой государства командировки.
Заместитель Министра С. Рыбак
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
СЛУЖЕБНЫе КОМАНДИРОВки: РАЗЪЯСНЯЕТ МИНФИН
Напомним, что
приказом Минфина от 17.03.2011 г. № 362 изложена в новой редакции Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). С изменениями, которые произошли в оформлении и оплате служебных командировок работников бюджетных организаций, можно ознакомиться в комментарии редакции к этому приказу (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 15, с. 8).Кроме того, Минфин в комментируемом
письме разъяснил применение на практике отдельных норм обновленной Инструкции № 59. Рассмотрим их подробнее.
1. Может ли командированный работник проживать в санатории или снимать жилье в частном секторе?
Напомним, что прежняя редакция
Инструкции № 59 предусматривала возмещение работникам в командировке по Украине расходов на найм жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания. Однако такая формулировка не означала, что работнику можно было компенсировать стоимость проживания исключительно в гостинице. На это не раз обращал внимание Минфин в своих письмах. Например, в письме от 01.04.2009 г. № 31-18030-07-21/9141 Минфин подчеркнул: работникам возмещаются расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), найм других жилых помещений.Теперь аналогичная по содержанию норма есть в
абз. 4 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59, которой предусмотрено возмещение работникам в командировке расходов на найм жилого помещения не только в гостиницах (мотелях), но и других жилых помещениях.В связи с этим командированному работнику может быть компенсирована стоимость проживания, в частности, в санатории.
В месте с тем, как подчеркнул Минфин
, возмещение таких расходов осуществляется при наличии подтверждающих документов (в оригинале) в пределах норм расходов на найм жилого помещения, утвержденных постановлением КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98. Напомним, что для командировок по Украине предельная сумма расходов на найм жилого помещения составляет 250 грн. (без НДС).Расходы в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных), работнику не возмещаются.
Пунктом 15 раздела «Общие положения» Инструкции № 59
установлено, что подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон об РРО) и Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ).Согласно
п.п. 140.1.7 НКУ командированные работники должны предоставить счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица.Кроме того, согласно
Закону об РРО расчетный документ — документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), который подтверждает факт продажи товаров, предоставления услуг, получения (возвращения) средств, зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций (далее — РРО) или заполненный вручную.Следовательно,
расчетными документами, подтверждающими факт предоставления услуг, являются зарегистрированные в установленном порядке РРО кассовый чек, расчетная квитанция и т. п., а в случаях предоставления услуг без применения РРО — приходные и расходные кассовые ордера и соответствующие квитанции, подписанные и заверенные печатью в установленном порядке (см. письмо Минфина от 01.04.2009 г. № 31-18030-07-21/9141).Таким образом, счет гостиницы расчетным документом в понимании
Закона о РРО не является. Значит, для подтверждения расходов на проживание также нужен расчетный документ.В связи с этим
если гостиничные услуги предоставлены юридическим лицом, то расходы на проживание в гостинице нужно подтверждать двумя документами:— счетом из гостиницы;
— чеком РРО (квитанцией к приходному кассовому ордеру, расчетной квитанцией и т. п.).
Об этом следует заблаговременно предупредить работника. Наличие только гостиничного счета (пусть даже и с отметкой «Оплачено», но не являющегося расчетным документом) будет
недостаточно.Добавим также, что если за проживание работник заплатил в наличной форме путем внесения денежных средств
на текущий счет гостиницы через банк, то документом, подтверждающим факт внесения им наличных денежных средств, является квитанция к приходному документу банка на внесение наличных, в котором в поле «Назначение платежа» желательно указать, что средства внесены за проживание такого-то лица (указать Ф.И.О.).Заметим, что предприниматели-единоналожники освобождены от применения РРО (
п. 6 ст. 9 Закона об РРО). Для них документом, подтверждающим оплату, будет составленный в произвольной форме товарный чек (акт выполнения договора аренды, квитанция об оплате в произвольной форме, счет с отметкой «Оплачено» и т. п.).
2.
Обязательно ли составлять задание и смету расходов на командировку, а также получать от работника отчет о работе, выполненной в командировке?Пунктом 7 разд. I Инструкции
№ 59 установлено такое требование: учреждение, которое направляет работника в командировку, обязано ознакомить его со сметой расходов (либо со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов в части подачи отчета об использовании средств, выданных на командировку.Что касается утверждения
задания на командировку, то, как и прежде, такая обязанность предусмотрена только для загранкомандировок (п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59).Требование о составлении
отчета о выполненной в командировке работе не предусмотрено ни прежней, ни новой редакцией Инструкции № 59.Что касается сметы расходов на командировку, то укажем: ранее обязанность составления сметы расходов (или справки-расчета на аванс) при командировках по Украине
не была определена. В связи с чем возникла необходимость в разъяснении применения нормы п. 7 разд. I Инструкции № 59 на практике.В комментируемом
письме Минфин разъяснил, что обязательными для оформления служебных командировок в пределах Украины являются:— приказ о командировке;
—
справка-расчет на выданный аванс, составленная в произвольной форме;— отчет об использовании средств в командировке;
— документы в оригинале, которые подтверждают стоимость понесенных в командировке расходов.
При этом специалисты Минфина подчеркнули: действующим законодательством
не предусмотрена необходимость оформления таких документов, как задание на командировку, смета расходов на командировку и отчет о выполненной в командировке работе.Как видим, Минфин считает, что для командировок по Украине составлять смету расходов
не нужно. Обязательной для составления является справка-расчет на выданный аванс. По нашему мнению, это прямо не следует из положений Инструкции № 59, однако поскольку Минфин является разработчиком этой Инструкции и уполномочен разъяснять нормы этого документа, то следует принять во внимание разъяснения, приведенные в комментируемом письме.Однако Минфин также уточнил, что руководителю учреждения предоставлено право устанавливать дополнительные ограничения сумм и целей использования средств, выданных на командировку. Поэтому руководитель может принять решение о составлении дополнительных документов, которые необходимы для осуществления контроля за использованием бюджетных средств, в том числе задания на командировку, сметы расходов на командировку и отчета о выполненной работе.
