МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ЩОДО ПРОЖИВАННЯ В САНАТОРІЇ ПРАЦІВНИКА, НАПРАВЛЕНОГО У ВІДРЯДЖЕННЯ, СКЛАДАННЯ КОШТОРИСУ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ ТА ЗВІТУ ПРО ВИКОНАНУ РОБОТУ
Лист від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582
Міністерство фінансів розглянуло листи <…> і щодо порушених у них питань повідомляє.
1.
Чи може працівник, який перебуває у відрядженні, проживати в санаторії або наймати житло у приватному секторі?Норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за
кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 р. № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів від 17.03.2011 р. № 362), передбачають відшкодування державним службовцям, а також іншим особам, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, витрат на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання.При цьому відшкодування таких витрат здійснюється за наявності підтвердних документів (в оригіналі) в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98.
2. Чи обов’язково складати завдання й кошторис витрат на відрядження, а також отримувати від працівника, який прибув з відрядження, звіт про виконану роботу?
У випадку направлення державних службовців, а
також інших осіб підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, у відрядження в межах України документами, обов’язковими для оформлення таких службових відряджень та для відшкодування понесених у таких відрядженнях витрат, є наказ про відрядження, довідка-розрахунок на виданий аванс, складена за довільною формою, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, і документи в оригіналі, які підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.Чинне законодавство з питань службових відряджень у межах України не передбачає необхідності оформлення в органах державної влади, підприємствах, установах та організаціях, що повністю або часткове утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, таких документів, як завдання на відрядження, кошторис витрат на відрядження та звіт про виконану у відрядженні роботу.
Разом з тим слід зазначити, що відповідно до зазначеної Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення
поза місцем його постійної роботи. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Крім того, керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження.Таким чином, керівник визначає завдання, яке має бути виконане працівником під час відрядження, може встановлювати порядок використання коштів, а отже, може вимагати від працівника подання відповідного звіту про виконану у відрядженні роботу.
З огляду на викладене, вважаємо, що керівник як особа, відповідальна за фінансово-господарську діяльність підприємства, може прийняти рішення про складання додаткових документів, які необхідні для здійснення контролю за використанням коштів підприємства.
У випадку направлення державних службовців, а також інших осіб підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів,
у відрядження за кордон зазначаємо наступне.Пунктом 1
розділу III Інструкції визначено, що відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання і кошторису витрат.Згідно з пунктом 17
розділу III Інструкції після повернення із закордонного відрядження працівник зобов’язаний подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження (разом із оригіналами документів, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат), а також у разі відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження.
Заступник Міністра С. Рибак
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
СЛУЖБОВі ВІДРЯДЖЕНня: РОЗ’ЯСНЮЄ МІНФІН
Нагадаємо, що
наказом Мінфіну від 17.03.2011 р. № 362 викладено в новій редакції Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Із змінами, які відбулися в оформленні та оплаті службових відряджень працівників бюджетних організацій, можна ознайомитися в редакційному коментарі до цього наказу (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 15, с. 8).Крім того, Мінфін у
листі, що коментується, роз’яснив застосування на практиці окремих норм оновленої Інструкції № 59. Розглянемо їх докладніше.
1. Чи може відряджений працівник проживати в санаторії або наймати житло у приватному секторі?
Нагадаємо, що колишня редакція
Інструкції № 59 передбачала відшкодування працівникам у відрядженні в межах України витрати на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готельному номері за кожну добу такого проживання. Однак таке формулювання не означало, що працівнику можна було компенсувати вартість проживання виключно в готелі. На це неодноразово звертав увагу Мінфін у своїх листах. Наприклад, у листі від 01.04.2009 р. № 31-18030-07-21/9141 Мінфін підкреслив: працівникам відшкодовуються витрати на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), найм інших житлових приміщень.Тепер аналогічна за змістом норма міститься в
абз. 4 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59, якою передбачено відшкодування працівникам у відрядженні витрат на найм житлового приміщення не лише в готелях і мотелях, а й інших житлових приміщеннях.У зв’язку з цим відрядженому працівнику може бути компенсовано вартість проживання, зокрема в санаторії.
Разом із тим, як підкреслив Мінфін
, відшкодування таких витрат здійснюється за наявності підтвердних документів (в оригіналі) у межах норм витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98. Нагадаємо, що для відряджень у межах України гранична сума витрат на найм житлового приміщення становить 250 грн. (без ПДВ).Витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових), працівнику не відшкодовуються.
Пунктом 15 розділу «Загальні положення» Інструкції № 59 установлено, що підтвердними документами, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО) та Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ).Згідно з
п.п. 140.1.7 ПКУ відряджені працівники повинні надати рахунки, отримані з готелів (мотелів) чи від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи.Крім того, згідно із
Законом про РРО розрахунковий документ — документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), який підтверджує факт продажу товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій (далі — РРО) або заповнений уручну.Отже,
розрахунковими документами, що підтверджують факт надання послуг, є зареєстровані в установленому порядку РРО касовий чек, розрахункова квитанція тощо , а у випадках надання послуг без застосування РРО — прибуткові та видаткові касові ордери та відповідні квитанції, підписані та завірені печаткою в установленому порядку (див. лист Мінфіну від 01.04.2009 р. № 31-18030-07-21/9141).Таким чином, рахунок готелю розрахунковим документом у розумінні
Закону про РРО не є. Отже, для підтвердження витрат на проживання також потрібний розрахунковий документ.У зв’язку з цим,
якщо готельні послуги надані юридичною особою , то витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами:— рахунком готелю;
— чеком РРО (квитанцією до прибуткового касового ордера, розрахунковою квитанцією тощо).
Про це слід завчасно попередити працівника. Наявність тільки готельного рахунка (нехай навіть і з позначкою «оплачено», по суті, не є розрахунковим документом) буде
недостатньо.Додамо також: якщо за проживання працівник оплатив у готівковій формі шляхом внесення грошових коштів
на поточний рахунок готелю через банк, то документом, що підтверджує факт унесення ним готівкових грошових коштів, є квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, в якому в полі «Призначення платежу» бажано вказати, що кошти внесено за проживання такої-то особи (вказати П. І. Б.).Зауважимо, що підприємці-єдиноподатники звільнені від застосування РРО (
п. 6 ст. 9 Закону про РРО). Для них документом, що підтверджує оплату, буде складений у довільній формі товарний чек (акт виконання договору оренди, квитанція про оплату в довільній формі, рахунок з позначкою «оплачено» тощо).
2.
Чи обов’язково складати завдання та кошторис витрат на відрядження, а також отримувати від працівника звіт про виконану у відрядженні роботу?Пунктом 7 розд. І Інструкції
№ 59 установлено таку вимогу: організація, яка направляє працівника у відрядження, зобов’язана ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі), а також з вимогами нормативно-правових актів у частині подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження.Що стосується затвердження
завдання на відрядження, то, як і раніше, такий обов’язок передбачено тільки для відряджень за кордон (п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59).Вимогу про складання
звіту про виконану у відрядженні роботу не передбачено ні колишньою, ні новою редакцією Інструкції № 59.Щодо кошторису витрат на відрядження зазначимо таке: раніше обов’язку складання кошторису витрат (або довідки-розрахунку на аванс) при відрядженнях у межах України
не було визначено. У зв’язку з цим виникла необхідність у роз’ясненні застосування норми п. 7 розд. І Інструкції № 59 на практиці.У
листі, який коментується, Мінфін роз’яснив, що обов’язковими для оформлення службових відряджень у межах України є:— наказ про відрядження;
—
довідка-розрахунок на виданий аванс, складена в довільній формі;— звіт про використання коштів у відрядженні;
— документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.
При цьому фахівці Мінфіну підкреслили: чинним законодавством
не передбачено необхідності оформлення таких документів, як завдання на відрядження, кошторис витрат на відрядження та звіт про виконану у відрядженні роботу.Як бачимо, Мінфін вважає, що для відряджень у межах України складати кошторис витрат
не потрібно. Обов’язковим для складання є довідка-розрахунок на виданий аванс у довільній формі. На нашу думку, це прямо не випливає із положень Інструкції № 59, проте, оскільки Мінфін є розробником Інструкції № 59 та уповноважений роз’яснювати норми цього документа, слід взяти до уваги роз’яснення, наведені в листі, що коментується.Проте Мінфін також уточнив, що керівнику установи надано право встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, виданих на відрядження. Отже, керівник установи може прийняти рішення про складання додаткових документів, необхідних для здійснення контролю за використанням бюджетних коштів, у тому числі завдання на відрядження, кошторису витрат на відрядження та звіту про виконану роботу.
