ГОСУДАРСТВЕННАЯ КАЗНАЧЕЙСКАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ
О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ
Письмо от 14.09.2011 г. № 17-08/278-1569
Государственная казначейская служба рассмотрела письмо <…> о предоставлении разъяснений и в рамках компетенции сообщает.
1. По какому КЭКР библиотека должна приобретать периодические издания (журналы, газеты) стоимостью до 1000 грн. за издание, которые согласно п. 2 Инструкции № 22 входят в библиотечный фонд?
В соответствии с Законом Украины «О библиотечном деле» библиотечный фонд — упорядоченное собрание документов, хранящееся в библиотеке. Библиотечные фонды формируются в соответствии со значением, составом пользователей библиотеки и видом библиотеки как упорядоченное собрание документов (абзац 1 статьи 16).
Библиотека — информационное, культурное, образовательное заведение (учреждение, организация) или структурное подразделение, которое имеет упорядоченный фонд документов, доступ к другим источникам информации и главной задачей которого является обеспечение информационных, научно-исследовательских, образовательных, культурных и других нужд пользователей библиотеки.
В соответствии с Инструкцией по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденной приказом Министерства культуры и туризма Украины от 03.04.2007 г. № 22, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 23.05.2007 г. под № 530/13797, к библиотечным фондам, в частности, относятся:
— журнал — периодическое издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала установленного формата в обложке или оправе;
— газета — периодическое издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, предназначенное для широкого круга лиц, являющееся источником письменной информации о текущих событиях, связанных с внутренними делами, международными проблемами, политикой и т. п.;
— периодическое издание — серийное издание, выходящее через определенные промежутки времени с постоянным для каждого года числом номеров (выпусков), без повторов в содержании, однотипно оформленными, пронумерованными и/или датированными выпусками, под одним и тем же заглавием.
Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 25.11.2008 г. № 495 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 27.01.2009 г. под № 79/16095, определено, что приобретение или подписка на периодические, справочные, информационные издания, приобретение и изготовление учебников и книг (кроме библиотечных фондов) осуществляются по КЭКР 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь, в том числе мягкий инвентарь и обмундирование» (1.3.1-в).
Расходы на пополнение музейных фондов, книг для библиотечных фондов производятся по КЭКР 2110 «Приобретение оборудования и предметов длительного пользования» (1.1-к). Таким образом, если периодические издания являются библиотечными фондами, расходы на их приобретение осуществляются по указанному коду.
2. Может ли библиотека все периодические издания (газеты, журналы) признать не входящими в библиотечные фонды согласно приказу руководителя?
Отнесение периодических изданий и другой литературы к библиотечным фондам должно регламентироваться ведомственными нормативными актами, нормы которых должны согласовываться с требованиями Инструкции № 22. Ответственность за деление периодических изданий на «библиотечный фонд» и «небиблиотечный фонд» возлагается исключительно на распорядителя бюджетных средств.
3. Как определить стоимость каждого экземпляра библиотечных фондов при списании?
Списание библиотечных фондов осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы (далее — Акт), утвержденного приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Государственного комитета статистики Украины от 02.12.97 г. № 125/70, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 22.12.97 г. под № 612/2416. Акт составляется в двух экземплярах, на основании описи и общих списков книг, подлежащих изъятию из библиотек. Опись делается во время очередного пересмотра книжных фондов и выявления устаревших изданий. Отдельно опись составляется на изношенную литературу (порванные книги, потерянные страницы, не подлежащие восстановлению).
Стоимость каждого экземпляра библиотечных фондов определяется в Описи на изъятие из библиотеки морально устаревшей и физически изношенной литературы, в котором указываются инвентарный номер выбывших изданий, автор книги и название, количество и цена за единицу, сумма, на основании каких документов произведено изъятие.
4. Распространяется ли п. 1.20 Инструкции № 64 на суммовой и инвентарный учет единиц библиотечных фондов согласно Инструкции № 22?
За разъяснениями о применении Инструкции по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденной приказом Министерства культуры и туризма Украины от 03.04.2007 г. № 22, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 23.05.2007 г. под № 530/13797, и соответствии ее положений требованиям Инструкции № 64 предлагаем обратиться в Министерство культуры Украины.
5. Как привести учет библиотечных фондов, числящихся как один объект, в соответствие с п. 1.20 Инструкции № 64: отбросить копейки от общей стоимости библиотечных фондов или пересмотреть цену каждого экземпляра?
Разъяснения по соблюдению требований п. 1.20 Инструкции № 64 было предоставлено письмом Государственного казначейства Украины от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109.
Заместитель Председателя Г. Лега
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ: РАЗЪЯСНЕНИЯ ГОСКАЗНАЧЕЙСТВА
В данном
письме Госказначейство разъясняет ряд актуальных вопросов, касающихся порядка учета библиотечных фондов. Рассмотрим их подробнее:1, 2.
На вопрос, касающийся отнесения периодических изданий к библиотечным фондам, Госказначейство до сих пор так и не дало четкого ответа.Действительно, согласно
Инструкции по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденной приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22 (далее — Инструкция № 22), к библиотечным фондам относятся: книги, брошюры, листовые издания, буклеты, карточные издания, плакаты, почтовые карточки, журналы, газеты, фоно-, видео-, кино-, фотодокументы, документы на микроформе, электронные издания.Как видим, газеты и журналы, являющиеся наиболее распространенным видом периодических изданий, подлежат зачислению в состав библиотечного фонда. Также
Инструкцией № 22 предусмотрено, что журнальные и газетные издания являются объектами учета библиотечного фонда. Учет таких объектов ведется в Книге суммарного учета библиотечного фонда (приложение 1 к Инструкции № 22), Карточках учета журналов (приложение 6 к Инструкции № 22) и Карточках учета газет (приложение 7 к Инструкции № 22 ).Однако такой подход к учету периодических изданий как составляющей части библиотечного фонда является отличительной особенностью
учета в библиотеке (по сути являющейся местом хранения и использования таких объектов учета). И поэтому учет, который ведется в библиотеке, неправильно полностью отождествлять с учетом библиотечного фонда, который ведется в бухгалтерии библиотеки. К тому же порядок ведения таких учетов регламентируется разными нормативно-правовыми актами.Основными документами, определяющими требования к учету библиотечных фондов и отражению
в бухгалтерском учете операций с такими объектами, являются:—
Методические рекомендации по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденные приказом Минкультуры от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08 (далее — Методические рекомендации);—
Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее — Инструкция № 64).Как предусмотрено
п. 5 Методических рекомендаций, стоимость приобретенных периодических изданий для библиотек группы «А» списывается на расходы в периоде оплаты, библиотек группы «Б» — равномерно в течение периода подписки*.* Библиотеки группы «А» — библиотеки и органы научно-технической информации, содержащиеся за счет бюджетных средств и поступлений от основной деятельности.
Библиотеки группы «Б» — библиотеки, находящиеся на балансе хозрасчетных предприятий.
Поэтому, с одной стороны, периодические издания
для библиотеки являются библиотечным фондом, но с другой — такие объекты не являются стандартными объектами бухгалтерского учета, в отношении которых нужно вести учет на балансовых счетах и пообъектный учет в порядке, установленном Инструкцией № 64.Кроме того, считаем, что расходы на подписку периодических изданий учреждения должны осуществлять по
КЭКР 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь, в том числе мягкий инвентарь и обмундирование». Кстати, это четко следует из норм Инструкции о применении экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Госказначейства от 25.11.2008 г. № 495. О том, как учитывать периодические издания, мы подробно рассказывали в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 46.3.
В соответствии с п. 6.13 Инструкции № 64 учет библиотечных фондов ведется в Инвентарной карточке группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет). В этом случае для учета библиотечных фондов открывается отдельная карточка по предметам одного наименования, записи в которую производятся только в стоимостном выражении общей суммой. Например, при поступлении в библиотеку книг материально ответственное лицо в Инвентарной карточке записывает: «Получено — «Учебник по математике для 3 класса», количество — 80 шт., на сумму — 3600 грн.».При списании библиотечных фондов (в связи с изношенностью, устареванием, утерей читателями и по другим причинам) составляются Акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы и Опись на изъятие из библиотеки морально устаревшей или физически изношенной литературы. Формы этих документов утверждены
приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70. Полагаем, что с заполнением этих документов у бухгалтеров не должно возникнуть особых вопросов, так как их форма позволяет указать всю необходимую информацию об изъятых библиотечных фондах на основании данных об объектах, указанных в вышеназванной Инвентарной карточке.Пожалуй, единственный момент, который может вызвать некоторые вопросы, касается ситуации, когда при списании библиотечных фондов «выплывают» копейки.
Связано это с тем, что согласно
п. 7.7 Инструкции № 64 на объекты прочих необоротных активов, в частности на библиотечные фонды, износ начисляется в следующем порядке:— 50 % первоначальной стоимости —
в первом месяце передачи в использование объекта необоротных активов;— остальные 50 % первоначальной стоимости —
в месяце ликвидации объекта необоротных активов (списания с баланса).На особенности учета копеек на указанные объекты Госказначейство обращало внимание в
письме от 09.03.2010 г. № 15-04/502-4166 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 12) . При этом Госказначейство отмечало, что при начислении первой половины износа копейки не учитываются. И если в результате получается не целое, а дробное число, то применяется математическое правило округления: если после запятой стоит число, которое превышает 50 коп., но меньше 1 грн., то число перед запятой увеличивается на единицу, и соответственно, если такое число после запятой меньше 50 коп., то целое число остается без изменений.В дальнейшем при начислении второй половины износа исходя из 50 % первоначальной стоимости списывается оставшаяся сумма износа.
4, 5.
Согласно требованиям п. 1.20 Инструкции № 64 учет необоротных активов ведется в полных гривнях без копеек. О необходимости приведения (изменения) стоимости необоротных активов в соответствие с требованиями указанного пункта Госказначейство обращало внимание в письме от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 45), а в комментарии специалиста к нему была подробно описана эта процедура.
