ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ
ЩОДО БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
Лист від 14.09.2011 р. № 17-08/278-1569
Державна казначейська служба розглянула лист <…> щодо надання роз’яснень і в межах компетенції повідомляє.
1. За яким КЕКВ бібліотека має придбавати періодичні видання (журнали, газети) вартістю до 1000 грн. за видання, які за п. 2 Інструкції № 22 входять до бібліотечного фонду?
Згідно із Законом України «Про бібліотечну справу» бібліотечний фонд — упорядковане зібрання документів, що зберігається в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів (абзац 1 статті 16).
Бібліотека — інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки.
Відповідно до Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 р. № 22, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 р. за № 530/13797, до бібліотечних фондів, зокрема, відносяться:
— журнал — періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або оправі;
— газета — періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо;
— періодичне видання — серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим самим заголовком.
Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Державного казначейства України від 25.11.2008 р. № 495 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 27.01.2009 р. за № 79/16095, визначено, що придбання або передплата періодичних, довідкових, інформаційних видань, придбання та виготовлення підручників та книг (крім бібліотечних фондів) здійснюється за КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування» (1.3.1-в).
Видатки на поповнення музейних фондів, книг для бібліотечних фондів проводяться за КЕКВ 2110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» (1.1-к). Таким чином, якщо періодичні видання є бібліотечними фондами, видатки на їх придбання здійснюються за зазначеним кодом.
2. Чи може бібліотека всі періодичні видання (газети, журнали) визнати такими, що не входять до бібліотечних фондів за наказом керівника?
Віднесення періодичних видань та іншої літератури до бібліотечних фондів повинно регламентуватися відомчими нормативними актами, норми яких мають узгоджуватися з вимогами Інструкції № 22. Відповідальність щодо розподілу періодичних видань на «бібліотечний фонд» та «небібліотечний фонд» покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів.
3. Як визначити вартість кожного примірника бібліотечних фондів при списанні?
Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури (далі — Акт), затвердженого наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02.12.97 р. № 125/70, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22.12.97 р. за № 612/2416. Акт складається у двох примірниках, на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають виключенню із бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).
Вартість кожного примірника бібліотечних фондів визначається в Описі на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично зношеної літератури, в якому зазначається інвентарний номер вибулих видань, автор книги і назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено вилучення.
4. Чи поширюється п. 1.20 Інструкції № 64 на сумовий та інвентарний облік одиниць бібліотечних фондів за Інструкцією № 22?
За роз’ясненнями щодо застосування Інструкції з обліку документів, які знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 р. № 22, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23.05.2007 р. за № 530/13797, і відповідності її положень вимогам Інструкції № 64 пропонуємо звернутися до Міністерства культури України.
5. Як привести облік бібліотечних фондів, що числяться як один об’єкт, у відповідність до п. 1.20 Інструкції № 64: відкинути копійки із загальної вартості бібліотечних фондів чи переглянути ціну кожного примірника?
Роз’яснення щодо дотримання вимог пункту 1.20 Інструкції № 64 було надано листом Державного казначейства України від 26.11.2010 р. № 17-04/2979-22109.
Заступник Голови Г. Лега
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ:
РОЗ’ЯСНЕННЯ ДЕРЖКАЗНАЧЕЙСТВА
У цьому
листі Держказначейство роз’яснює низку актуальних питань, що стосуються порядку обліку бібліотечних фондів. Розглянемо їх докладніше.1, 2.
На запитання, що стосується віднесення періодичних видань до бібліотечних фондів, Держказначейство досі так і не дало чіткої відповіді.Дійсно, відповідно до
Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затвердженої наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22 (далі — Інструкція № 22), до бібліотечних фондів належать: книги, брошури, аркушеві видання, буклети, карткові видання, плакати, поштові картки, журнали, газети, фоно-, відео-, кіно-, фотодокументи, документи на мікроформі, електронні видання.Як бачимо, газети і журнали, що є найбільш поширеним видом періодичних видань, підлягають зарахуванню до складу бібліотечного фонду. Також
Інструкцією № 22 передбачено, що журнальні та газетні видання є об’єктами обліку бібліотечного фонду. Облік таких об’єктів ведеться у Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду (додаток 1 до Інструкції № 22), Картках обліку журналів (додаток 6 до Інструкції № 22) та Картках обліку газет (додаток 7 до Інструкції № 22 ).Однак такий підхід до обліку періодичних видань як складника бібліотечного фонду є відмітною особливістю
обліку в бібліотеці (яка є, по суті, місцем зберігання та використання таких об’єктів обліку). І тому облік, що ведеться в бібліотеці, неправильно повністю ототожнювати з обліком бібліотечного фонду, який ведеться в бухгалтерії бібліотеки. До того ж порядок ведення таких обліків регламентується різними нормативно-правовими актами.Основними документами, що визначають вимоги до обліку бібліотечних фондів та відображенню
в бухгалтерському обліку операцій з такими об’єктами, є:—
Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку бібліотечних фондів, затверджені наказом Мінкультури від 27.03.2008 р. № 321/0/16/-08 (далі — Методичні рекомендації);—
Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція № 64).Як передбачено
п. 5 Методичних рекомендацій , вартість придбаних періодичних видань для бібліотек групи «А» списується на видатки в періоді оплати, бібліотек групи «Б» — рівномірно протягом періоду передплати*.* Бібліотеки групи «А» — бібліотеки та органи науково-технічної інформації, що утримуються за рахунок бюджетних коштів та надходжень від основної діяльності.
Бібліотеки групи «Б» — бібліотеки, що перебувають на балансі госпрозрахункових підприємств.
Отже, з одного боку, періодичні видання
для бібліотеки є бібліотечним фондом, але з іншого — такі об’єкти не є стандартними об’єктами бухгалтерського обліку, щодо яких потрібно вести облік на балансових рахунках та пооб’єктний облік у порядку, установленому Інструкцією № 64.Крім того, вважаємо, що видатки на передплату періодичних видань установи повинні здійснюватися за
КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування». До речі, це чітко випливає з норм Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Держказначейства від 25.11.2008 р. № 495. Про те, як обліковувати періодичні видання, ми докладно розповідали в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 46.3.
Відповідно до п. 6.13 Інструкції № 64 облік бібліотечних фондів ведеться в Інвентарній картці групового обліку основних засобів у бюджетних установах за типовою формою № ОЗ-9 (бюджет). У цьому випадку для обліку бібліотечних фондів відкривається окрема картка щодо предметів одного найменування, записи до якої здійснюються тільки у вартісному виразі загальною сумою. Наприклад, під час надходження до бібліотеки книг матеріально відповідальна особа в Інвентарній картці записує: «отримано — «Підручник з математики для 3 класу», кількість — 80 шт. на суму — 3600 грн.».При списанні бібліотечних фондів (у зв’язку зі зношеністю, застаріванням, втратою читачами та з інших причин) оформляється Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури та Опис на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично зношеної літератури. Форми цих документів затверджено
наказом Головного управління Держказначейства і Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Вважаємо, що із заповненням цих документів у бухгалтерів не повинно виникнути особливих труднощів, оскільки їх форма дозволяє вказати всю необхідну інформацію про вилучені бібліотечні фонди на підставі даних про такі об’єкти, які зазначені у згаданій Інвентарній картці.Мабуть, єдиний момент, який може викликати певні запитання, стосується ситуації, коли при списанні бібліотечних фондів «випливають» копійки.
Це пов’язане з тим, що згідно з
п. 7.7 Інструкції № 64 на об’єкти інших необоротних активів, зокрема на бібліотечні фонди, знос нараховується в такому порядку:— 50 % первісної вартості — у
першому місяці передачі у використання об’єкта необоротних активів;— решта 50 % первісної вартості — у
місяці ліквідації об’єкта необоротних активів (списання з балансу).На особливості обліку копійок щодо зазначених об’єктів Держказначейство звертало увагу в
листі від 09.03.2010 р. № 15-04/502-4166 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 12). При цьому Держказначейство вказувало, що при нарахуванні першої половини зносу копійки не враховуються. І якщо в результаті виходить не ціле, а дробове число, то застосовується математичне правило округлення: якщо після коми стоїть число, що перевищує 50 коп., але менше 1 грн., то число перед комою збільшується на одиницю, і відповідно, якщо таке число після коми менше 50 коп., то ціле число залишається без змін.У подальшому при нарахуванні другої половини зносу виходячи з 50 % первісної вартості списується сума зносу, що залишилася.
4, 5.
Згідно з вимогами п. 1.20 Інструкції № 64 облік необоротних активів ведеться в повних гривнях без копійок. На необхідність приведення (зміни) вартості необоротних активів у відповідність до вимог зазначеного пункту Держказначейство звертало увагу в листі від 26.11.2010 р. № 17-04/2979-22109 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 45), а в коментарі фахівця до нього було докладно описано цю процедуру.
