СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИ УЧЕТЕ ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ
Татьяна РЯБУХА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Какие основные документы должны составляться при учете продуктов питания?
Как правильно составлять накопительные ведомости по списанию продуктов питания и меню-требования на каждый день? Есть ли разница в составлении этих ведомостей для учета продуктов питания, приобретенных за средства общего фонда и специального фонда (родительская плата в школе)?
Как вести технологические карты?
(Хмельницкая обл.)
Питание учащихся средних общеобразовательных учебных заведений осуществляется согласно Порядку организации питания детей в учебных и оздоровительных заведениях, утвержденному совместным приказом Минздрава и Минобразования от 01.06.2005 г. № 242/329, и Методическим рекомендациям по организации питания учащихся в общеобразовательных учебных заведениях, утвержденным приказом Минэкономики от 01.08.2006 г. № 265.
Указанные документы регламентируют процесс питания учащихся (организацию рационального питания, материально-техническое обеспечение школьных заведений питания, организацию обслуживания учащихся и т. п.), а вот порядок учета продуктов питания и виды документации, которая должна вестись, указанными нормативными документами не определены.
На сегодняшний день существует только один нормативный документ, регламентирующий учет продуктов питания, — Инструкция по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, находящихся на государственном бюджете СССР, утвержденная приказом Минздрава СССР от 05.05.83 г. № 530 (далее — Инструкция № 530).
Эта Инструкция устарела, однако она действует на основании постановления Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ, в котором указано, что до принятия соответствующих актов законодательства Украины на территории республики применяются акты законодательства Союза ССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.
Инструкцию № 530 можно взять за основу при учете продуктов питания не только в сфере здравоохранения, но и в других отраслях бюджетной сферы, пока не будут приняты другие соответствующие нормативные документы.
Обычно полная материальная ответственность за получение, хранение и использование продуктов питания возлагается на кладовщика. Если в штатном расписании учреждения должность кладовщика отсутствует, такая ответственность возлагается на выбранного руководителем работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Непосредственно на пищеблоке материальную ответственность за продукты питания несет заведующий (шеф-повар), а при его отсутствии в штатном расписании — повар.
Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика, а именно: счете, накладной и т. п.
Продукты питания, поступающие на склад, необходимо проверить на соответствие их ассортимента и количества данным счета или накладной. В случае, когда при получении продуктов питания установлены излишки или недостача, материально ответственное лицо должно приостановить получение, а дальнейшее получение продуктов питания должно осуществляться комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения. В этом случае составляется в двух экземплярах акт при участии заведующего складом (кладовой), работника бухгалтерии, представителя поставщика или сторонней незаинтересованной организации.
Также при приеме продуктов питания на склад при участии диетсестры проводится проверка их качества по внешним признакам. При невозможности такой проверки продукты питания предоставляются в лабораторию санитарно-эпидемиологической станции. При выявлении несоответствия качества продуктов питания составляется акт, который должен содержать следующие данные:
— время и место составления акта, название учреждения, Ф. И. О. и должности лиц, принимавших участие в определении качества продуктов питания;
— наименование поставщика;
— номер и дату сопроводительного документа, по которому поступили продукты питания, не отвечающие требованиям качества;
— другие данные, необходимые для характеристики проб на качество.
Такие продукты питания возвращаются поставщику вместе с заключением врача или санэпидемстанции относительно качества товаров.
Материально ответственное лицо, осуществляющее учет продуктов питания на складе, ведет Книгу складского учета запасов (форма № З-9), в которой учитываются поступление, расходование и остатки продуктов питания по наименованиям, количеству, номенклатурным нормам и сортам. Типовая форма книги и другие формы учета и списания запасов утверждены приказом Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции по их составлению» от 18.12.2000 г. № 130.
Книга складского учета запасов должна быть пронумерована и скреплена подписью главного бухгалтера. Каждое наименование продуктов питания должно отражаться на отдельной странице книги. Остатки выводятся после каждой записи о поступлении и выдаче продуктов питания.
На основании данных накладных снабженческой организации проводятся записи о поступлении продуктов питания на склад, записи о выбытии продуктов питания со склада проводятся на основании данных меню-требований на выдачу продуктов питания (форма № З-4) и накладной (требования) (форма № З-3).
Поступление продуктов питания отражается в Накопительной ведомости по поступлению продуктов питания (форма № 3-12).
Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Записи осуществляются на основании первичных документов, подтверждающих факт поступления продуктов питания, в количественно-суммовом выражении.
В ведомости в течение месяца отражаются данные о стоимости продуктов питания, поступивших в учреждение, в разрезе поставщиков по каждому наименованию продукта питания. После окончания месяца в ведомости подсчитывается общая стоимость продуктов питания отдельно по каждому поставщику.
Аналитический учет продуктов питания в бухгалтерии учреждения ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях. Записи в оборотные ведомости вносятся на основании данных накопительных ведомостей по поступлению и расходованию продуктов питания. В оборотных ведомостях ежемесячно подсчитываются обороты и определяются остатки на начало месяца.
Кроме того, учет продуктов питания ведется в Мемориальном ордере № 11-Свод накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания (форма № 398 (бюджет)). Типовая форма этого ордера утверждена Инструкцией о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденной приказом Госказначейства от 27.07.2000 г. № 68.
Мемориальный ордер № 11 используется в тех случаях, когда учреждением составляется несколько накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания.
Этот мемориальный ордер составляется по результатам месяца на основании накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания отдельно по каждому материально ответственному лицу. Записи о стоимости продуктов питания по каждому поставщику осуществляются отдельно.
В конце месяца по мемориальному ордеру № 11 подсчитывается общая стоимость продуктов питания, поступивших в учреждение в целом и отдельно по каждому поставщику.
Кроме того, определяются итоговые обороты по дебету субсчетов 232 «Продукты питания» и 236 «Тара», которые отражаются в книге «Журнал-главная».
Осуществлять записи в Мемориальном ордере № 11 необходимо только по тем продуктам питания, которые приобретены в порядке плановых платежей.
Поступления продуктов питания от поставщиков отражаются по субсчетам 675 «Расчеты с прочими кредиторами» и 364 «Расчеты с прочими дебиторами» в мемориальных ордерах № 6 «Накопительная ведомость по расчетам с прочими кредиторами» (форма № 409 (бюджет)) и № 4 «Накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами» (форма № 408 (бюджет)) соответственно.
Если продукты питания поступают в виде гуманитарной помощи, то такое поступление отражается по кредиту субсчета 713 «Доходы по прочим поступлениям специального фонда».
Выдача продуктов питания со склада шеф-повару осуществляется на основании меню-требования на выдачу продуктов питания (форма № 3-4), которое составляется в двух экземплярах (один остается у шеф-повара, второй — у материально ответственного лица склада).
Записи в меню-требованиях осуществляются врачом (диетсестрой) и работником бухгалтерии.
В меню-требовании врач (диетсестра) указывает количество продуктов питания для приготовления одной порции каждого блюда в соответствии с утвержденными нормами питания на одного больного (ребенка, работника), а работник бухгалтерии указывает количество продуктов питания, необходимое для приготовления всех порций данного блюда. Пример составления меню-требования приведен в приложении 1 к этой консультации (с. 24).
Если в учреждении питание осуществляется по нескольким диет-столам, то меню-требование на выдачу продуктов питания составляется на основании данных меню-раскладки по каждому диетстолу. Дополнительная выписка и возврат продуктов питания проводятся по накладной (требованию).
На основании данных меню-требований заполняется Накопительная ведомость по расходованию продуктов питания (форма № З-13).
В отдельные графы этой ведомости в течение месяца вносят записи о количестве использованных продуктов питания за каждый день (несколько дней), исходя из данных меню-требований.
В конце месяца в ведомости подсчитывается общее количество использованных продуктов питания за месяц, указывается их цена за единицу и определяется общая стоимость использованных продуктов питания за отчетный период.
Накопительные ведомости составляются по каждому материально ответственному лицу и вместе с меню-требованиями сдаются в бухгалтерию. Пример составления накопительной ведомости по расходованию продуктов питания приведен в приложении 2 к этой консультации (с. 25).
Отметим, что формы и порядок ведения накопительных ведомостей по расходованию продуктов питания, а также других документов, связанных с учетом продуктов питания, является одинаковыми как по средствам общего фонда, так и по средствам специального фонда.
Работники бухгалтерии на основании этих данных заполняют Мемориальный ордер № 12 «Свод накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания» (форма № 411 (бюджет)).
В этом Мемориальном ордере проводятся записи по кредиту субсчета 232 «Продукты питания» и дебету субсчетов:
— 801 «Расходы из государственного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия», 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия» — на стоимость использованных продуктов питания, приобретенных учреждением за счет средств общего фонда;
— 811 «Расходы по средствам, полученными как плата за услуги», — на стоимость использованных продуктов питания, приобретенных за счет средств, поступивших от предоставления платных услуг;
— 812 «Расходы по прочим источникам собственных поступлений» — на стоимость использованных продуктов питания, полученных в виде гуманитарной помощи;
— 801, 802, 811 — 813, 431, 432 — на сумму установленных недостач и потерь продуктов питания, отнесенных за счет учреждения. Если виновные лица не установлены и дела находятся в следственных органах, сумма недостач отражается также по дебету забалансового счета 05 «Гарантии и обеспечения»;
— 363 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков» — на сумму установленных недостач и потерь от порчи продуктов питания, отнесенных за счет виновных лиц;
— 674 «Расчеты по специальным видам платежей» — на стоимость использованных продуктов питания (при расчетах с работниками за питание, полученное по месту работы) и др.
Мемориальный ордер № 12 используется в тех случаях, когда учреждением составляется несколько накопительных ведомостей по использованию продуктов питания.
Записи в Мемориальном ордере № 12 осуществляются на основании данных накопительных ведомостей по использованию продуктов питания по каждому материально ответственному лицу. Мемориальный ордер № 12 заполняется также на основании других расходных документов на продукты питания (актов о недостаче продуктов питания, о возврате на базу и т. п.).
Итоговые обороты по кредиту субсчета 232 «Продукты питания» и дебету корреспондирующих счетов записываются в книгу «Журнал-Главная».
Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, которое его проверило, и главным бухгалтером.
Также отметим, что при списании скоропортящихся продуктов питания следует соблюдать требования санитарно-гигиенических и санитарно-противоэпидемических правил и норм (СанПіН 42-123-4117-86 «Условия, сроки хранения особо скоропортящихся продуктов питания»). Запрещается списание скоропортящихся продуктов питания сверх определенных сроков хранения. В соответствии со ст. 46 Закона Украины «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения» от 24.02.94 г. № 4004-XII стоимость реализованных продуктов питания с истекшим сроком хранения подлежит возмещению в размере 100 % их стоимости.
Теперь перейдем к вопросу составления технологических карт*.
* Сборник технологических карт блюд для пищеблока школ приведен на форуме директоров школ — http://direktor.at.ua.
Отметим, что составление технологических карт является целесообразным, ведь на их основании очень удобно составлять меню-раскладки.
Для составления технологических карт и меню-раскладок обычно используют справочники питания, например «Питание детей» под редакцией М. И. Снигура, 1988 г.
Кроме того, учебным и оздоровительным заведениям при составлении технологических карт следует учитывать нормы, определенные постановлением КМУ «Об утверждении норм питания в учебных и оздоровительных заведениях» от 22.11.2004 г. № 1591 (далее — постановление № 1591).
Приведем пример составления технологической карты в приложении 3 к этой консультации (см. с. 26).
Также отметим, что действующими нормативными документами не предусмотрено требование относительно соответствия наборов продуктов питания для приготовления блюд справочникам по питанию. То есть такие справочники носят только рекомендательный характер и не являются обязательными к выполнению.
Основным, что необходимо четко понимать, является то, что наборы продуктов питания для приготовления блюд в школах обязательно должны удовлетворять нормам, установленным постановлением № 1591.
Поэтому, если по каким-либо обстоятельствам в учреждении нет возможности составлять технологические карты по справочникам по питанию, то считаем, что комиссия, в которую обязательно должны входить врач-диетолог или сестра медицинская по диетическому питанию, может составить свои наборы продуктов питания для приготовления тех или иных блюд, но они обязательно должны отвечать требованиям постановления № 1591.
Кроме того, отметим, что имеется возможность заменять продукты питания согласно таблицам, приведенным в приложении 8 к постановлению № 1591. Так, например, 1 г говядины можно заменить 0,97 г крольчатины или 0,57 г колбасы вареной.
Но, конечно же, целесообразность таких замен решает комиссия и они не должны привести к полному изменению блюда по существу.
