СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ ПІД ЧАС ОБЛІКУ ПРОДУКТІВ ХАРЧУВАННЯ
Тетяна РЯБУХА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Які основні документи мають складатись під час обліку продуктів харчування?
Як правильно складати накопичувальні відомості зі списання продуктів харчування та меню-вимоги на кожен день? Чи є різниця в складанні цих відомостей для обліку продуктів харчування, придбаних за кошти загального фонду та спеціального фонду (батьківська плата в школі)?
Як вести технологічні картки?
(Хмельницька обл.)
Харчування учнів середніх загальноосвітніх навчальних закладів здійснюється згідно з Порядком організації харчування дітей у навчальних та оздоровчих закладах, затвердженим спільним наказом МОЗ та Міносвіти від 01.06.2005 р. № 242/329, та Методичними рекомендаціями з організації харчування учнів у загальноосвітніх навчальних закладах, затвердженими наказом Мінекономіки від 01.08.2006 р. № 265 .
Зазначені документи регламентують процес харчування учнів (організацію раціонального харчування, матеріально-технічне забезпечення шкільних закладів харчування, організацію обслуговування учнів тощо), а ось порядок обліку продуктів харчування та види документації, яка має вестись, такими нормативними документами не визначені.
На сьогодні існує лише один нормативний документ, який регламентує облік продуктів харчування, — Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я, які знаходяться на державному бюджеті СРСР, затверджена наказом МОЗ СРСР від 05.05.83 р. № 530 (далі — Інструкція № 530).
Ця Інструкція застаріла, але вона діє на підставі постанови Верховної ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ, в якій зазначено, що до прийняття відповідних актів законодавства України на території республіки застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і законам України.
Інструкцію № 530 можна взяти за основу під час обліку продуктів харчування не лише в сфері охорони здоров’я, а й в інших галузях бюджетної сфери, доки не будуть прийняті інші відповідні нормативні документи.
Зазвичай повна матеріальна відповідальність за отримання, зберігання та використання продуктів харчування покладається на комірника. Якщо в штатному розписі установи посада комірника відсутня, така відповідальність покладається на обраного керівником працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Безпосередньо на харчоблоці матеріальну відповідальність за продукти харчування несе завідувач (шеф-кухар), а за його відсутності в штатному розписі — кухар.
Отримання продуктів харчування оформлюється розпискою матеріально-відповідальної особи на документах постачальника, а саме: рахунку, накладній тощо.
Продукти харчування, які надходять на склад, необхідно перевірити на відповідність їх асортименту та кількості даним рахунку чи накладної. У випадку коли при отриманні продуктів харчування встановлені лишки або нестача, матеріально-відповідальна особа повинна призупинити отримання, а подальше отримання продуктів харчування повинно здійснюватись комісією, призначеною наказом керівника установи. У цьому випадку складається акт у двох примірниках за участю завідувача складу (комори), працівника бухгалтерії, представника постачальника або сторонньої незацікавленої організації.
Також під час приймання продуктів харчування на склад за участю дієтсестри проводиться перевірка їх якості за зовнішніми ознаками. При неможливості такої перевірки продукти харчування надаються до лабораторії санітарно-епідеміологічної станції. При виявленні невідповідностей якості продуктів харчування складається акт, який повинен містити такі дані:
— час та місце складання акта, назва установи, П. І. Б. та посада осіб, що брали участь у визначенні якості продуктів харчування;
— найменування постачальника;
— номер та дату супровідного документа, за яким надійшли продукти харчування, що не відповідають вимогам якості;
— інші дані, необхідні для характеристики проб на якість.
Такі продукти харчування повертаються постачальнику разом з висновком лікаря чи санепідемстанції щодо якості товарів.
Матеріально відповідальна особа, що здійснює облік продуктів харчування на складі, веде Книгу складського обліку запасів (форма № З-9), в якій обліковується надходження, витрачання та залишки продуктів харчування за найменуваннями, кількістю, номенклатурними нормами та сортами. Типову форму книги та інші форми обліку та списання запасів затверджено наказом Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.
Книга складського обліку запасів повинна бути пронумерована та скріплена підписом головного бухгалтера. Кожне найменування продуктів харчування повинно відображатись на окремій сторінці книги. Залишки виводяться після кожного запису щодо надходження та видачі продуктів харчування.
На підставі даних накладних постачальної організації проводяться записи щодо надходження продуктів харчування на склад, а записи щодо вибуття продуктів харчування зі складу проводяться на підставі даних меню-вимог на видачу продуктів харчування (форма № З-4) та накладної (вимоги) (форма № З-3).
Надходження продуктів харчування відображається в Накопичувальній відомості з надходження продуктів харчування (форма № 3-12).
Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів, які підтверджують факт надходження продуктів харчування, у кількісно-сумовому вираженні.
У відомості протягом місяця відображаються дані щодо вартості продуктів харчування, які надійшли до установи, в розрізі постачальників за кожним найменуванням продукту харчування. По закінченні місяця в відомості підраховується загальна вартість продуктів харчування окремо по кожному постачальнику.
Аналітичний облік продуктів харчування у бухгалтерії установи ведеться за найменуваннями, сортами, кількістю, вартістю та матеріально відповідальними особами в оборотних відомостях. Записи в оборотні відомості вносяться на підставі даних накопичувальних відомостей з надходження та витрачання продуктів харчування. В оборотних відомостях щомісячно підраховуються обороти і визначаються залишки на початок місяця.
Крім того, облік продуктів харчування ведеться у Меморіальному ордері № 11— Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування (форма № 398 (бюджет)). Типова форма цього ордера затверджена Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженою наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68.
Меморіальний ордер № 11 використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування.
Цей Меморіальний ордер складається за результатами місяця на підставі накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою. Записи щодо вартості продуктів харчування по кожному постачальнику здійснюються окремо.
Наприкінці місяця за Меморіальним ордером № 11 підраховується загальна вартість продуктів харчування, які надійшли до установи в цілому та окремо за кожним постачальником.
Крім того, визначаються підсумкові обороти за дебетом субрахунків 232 «Продукти харчування» та 236 «Тара», які відображаються у книзі «Журнал-головна».
Здійснювати записи в Меморіальному ордері № 11 необхідно тільки за тими продуктами харчування, які придбані в порядку планових платежів.
Надходження продуктів харчування від постачальників відображаються за субрахунками 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» та 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» в меморіальних ордерах № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» (форма № 409 (бюджет)) та № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» (форма № 408 (бюджет)) відповідно.
Якщо продукти харчування надходять у вигляді гуманітарної допомоги, то таке надходження відображається за кредитом субрахунку 713 «Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду».
Видача продуктів харчування зі складу шеф-кухарю здійснюється на підставі меню-вимоги на видачу продуктів харчування (форма № 3-4) , яка складається у двох примірниках (один залишається у шеф-кухаря, другий — у матеріально-відповідальної особи складу).
Записи в меню-вимогах здійснюються лікарем (дієтсестрою) та працівником бухгалтерії.
У меню-вимозі лікар (дієтсестра) зазначають кількість продуктів харчування для приготування однієї порції кожної страви відповідно до затверджених норм харчування на одного хворого (дитину, працівника), а працівник бухгалтерії вказує кількість продуктів харчування, необхідну для приготування всіх порцій цієї страви. Приклад складання меню-вимоги наведено у додатку 1 до цієї консультації (с. 24).
Якщо в установі харчування здійснюється за декількома дієтстолами, то меню-вимога на видачу продуктів харчування складається на підставі даних меню-розкладки за кожним дієтстолом. Додаткова виписка та повернення продуктів харчування проводиться за накладною (вимогою).
На підставі даних меню-вимог заповнюється Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма № З-13).
До цієї відомості протягом місяця в окремі графи вносять записи щодо кількості використаних продуктів харчування за кожний день (кілька днів) виходячи з даних меню-вимог.
Наприкінці місяця в відомості підраховується загальна кількість використаних продуктів харчування за місяць, вказується їх ціна за одиницю і визначається загальна вартість використаних продуктів харчування за звітний період.
Накопичувальні відомості складаються за кожною матеріально відповідальною особою і разом з меню-вимогами здаються до бухгалтерії. Приклад складання накопичувальної відомості з витрачання продуктів харчування наведено у додатку 2 до цієї консультації (с. 25).
Зазначимо, що форми та порядок ведення накопичувальних відомостей з витрачання продуктів харчування, а також інших документів, пов’язаних з обліком продуктів харчування, є однаковими як за коштами загального фонду, так і за коштами спеціального фонду.
Працівники бухгалтерії на підставі цих даних заповнюють Меморіальний ордер № 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування» (форма № 411 (бюджет)).
У цьому Меморіальному ордері проводяться записи за кредитом субрахунку 232 «Продукти харчування» та дебетом субрахунків:
— 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи» — на вартість використаних продуктів харчування, придбаних установою за рахунок коштів загального фонду;
— 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги» — на вартість використаних продуктів харчування, придбаних за рахунок коштів, які надійшли від надання платних послуг;
— 812 «Видатки за іншими джерелами власних надходжень» — на вартість використаних продуктів харчування, отриманих у вигляді гуманітарної допомоги;
— 801, 802, 811 — 813, 431, 432 — на суму встановлених нестач та втрат продуктів харчування, віднесених на рахунок установи. У випадку якщо винні особи не встановлені та справи знаходяться в слідчих органах, сума нестач відображається також за дебетом позабалансового рахунка 05 «Гарантії та забезпечення»;
— 363 «Розрахунки із відшкодування завданих збитків» — на суму встановлених нестач та втрат від псування продуктів харчування, віднесених на рахунок винних осіб;
— 674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів» — на вартість використаних продуктів харчування (при розрахунках з працівниками за харчування, отримане за місцем роботи) та ін.
Меморіальний ордер № 12 використовується у тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей з використання продуктів харчування.
Записи в Меморіальному ордері № 12 здійснюються на підставі даних накопичувальних відомостей з використання продуктів харчування за кожною матеріально відповідальною особою. Меморіальний ордер № 12 заповнюється також на підставі інших видаткових документів на продукти харчування (актів про нестачу продуктів харчування, про повернення на базу тощо).
Підсумкові обороти за кредитом субрахунку 232 «Продукти харчування» та дебетом кореспондуючих рахунків записуються в книгу «Журнал-Головна».
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, яка його перевірила, та головним бухгалтером.
Також зазначимо, що при списанні продуктів харчування, які швидко псуються, слід дотримуватись вимог санітарно-гігієнічних та санітарно-протиепідемічних правил і норм (СанПіН 42-123-4117-86 «Умови, терміни зберігання продуктів харчування, що особливо швидко псуються»). Забороняється списання продуктів харчування, які швидко псуються, понад визначені терміни зберігання. Відповідно до ст. 46 Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII вартість реалізованих продуктів харчування з терміном зберігання, що минув, підлягає відшкодуванню у розмірі 100 % їх вартості.
Тепер перейдемо до питання складання технологічних карток*.
* Збірка технологічних карток страв для харчоблоку шкіл наведена на форумі директорів шкіл — http://direktor.at.ua.
Зазначимо, що складання технологічних карток є доцільним, адже на їх підставі дуже зручно складати меню-розкладки.
Для складання технологічних карток та меню-розкладок зазвичай використовують довідники харчування, наприклад «Харчування дітей» за редакцією М. І. Снігура, 1988 рік.
Крім того, навчальним та оздоровчим закладам при складанні технологічних карток слід ураховувати норми, визначені постановою КМУ «Про затвердження норм харчування у навчальних та оздоровчих закладах» від 22.11.2004 р. № 1591 (далі — постанова № 1591).
Наведемо приклад складання технологічної картки у додатку 3 до цієї консультації (див. с. 26).
Також зазначимо, що чинними нормативними документами не передбачена вимога щодо відповідності наборів продуктів харчування для приготування страв довідникам з харчування. Тобто такі довідники носять лише рекомендаційний характер та не є обов’язковими до виконання.
Основним, що необхідно чітко розуміти, є те, що набори продуктів харчування для приготування страв у школах обов’язково мають відповідати нормам, визначеним постановою № 1591.
Тому якщо за якихось обставин в установі немає можливості складати технологічні картки за довідниками з харчування, то вважаємо, що комісія, в яку обов’язково має входити лікар-дієтолог або сестра медична з дієтичного харчування, може скласти свої набори продуктів харчування для приготування тих чи інших страв, але вони обов’язково мають відповідати вимогам постанови № 1591.
Крім того, зазначимо, що є можливість заміняти продукти харчування відповідно до таблиць, наведених у додатку 8 до постанови № 1591. Так, наприклад, 1 г яловичини можна замінити на 0,97 г кролятини або на 0,57 г ковбаси вареної.
Але, звичайно ж, доцільність таких замін вирішує комісія, та вони не мають привести до повної зміни страви по суті.
