приобретение КОМПЬЮТЕРА ОТДЕЛОМ КУЛЬТУРЫ
Татьяна РЯБУХА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Отделом культуры в декабре 2009 года на основании договора и накладной было зарегистрировано финансовое обязательство на приобретение компьютера стоимостью 7000 грн. с подписью материально ответственного лица о его получении, но фактически в декабре 2009 года компьютер в отдел культуры не поступил. Через непрохождение платежей в казначейской службе в декабре 2009 года оплата за компьютер не была осуществлена, в связи с чем возникла бюджетная кредиторская задолженность.
Оплатить компьютер удалось только в июле 2010 года. Фактически компьютер был получен отделом культуры в апреле 2010 года, но не той модели, которая была указана в договоре и накладной, по которым в декабре 2009 года было зарегистрировано обязательство. Модель компьютера была заменена более дешевой, и в результате на заявленную сумму 7000 грн. был получен и компьютер, и принтер. Замена компьютерной техники документально не была оформлена.
Материально ответственное лицо, которое в 2009 году подписало накладную на получение компьютера за 7000 грн., умерло, поэтому факт замены компьютера компьютером другой стоимости и принтером в апреле 2010 года удостоверен не был, технические паспорта в бухгалтерию отдела культуры не предоставлялись.
Справка о замене компьютерной техники была предоставлена только в августе 2011 года по требованию ревизоров госфининспекции в ходе проведения ревизии.
В ходе проведения инвентаризации работниками госфининспекции не был включен принтер в инвентарную опись, но он был предъявлен ревизору и оприходован по данным бухгалтерского учета.
Ревизоры требуют возместить недостачу компьютера стоимостью 7000 грн., который фигурирует только на бумагах, но фактически в декабре 2009 года не был получен. Верны ли такие действия ревизоров? Кроме того, за неправильное ведение бухгалтерского учета главный бухгалтер отдела культуры был привлечен к административной ответственности по ст. 1642 КУоАП. Правильно ли это?
(Николаевская обл.)
Вопросы учета необоротных активов регламентируются Инструкцией по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее — Инструкция № 64).
В соответствии с п. 6.1 этой Инструкции бухгалтерский учет необоротных активов должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления необоротных активов, их перемещения внутри учреждения, выбытия из учреждения и предоставлять достаточные данные для осуществления контроля за сохранностью и правильным использованием каждого объекта необоротных активов.
Поступление необоротных активов сопровождается открытием инвентарных карточек их учета, присвоением им инвентарных номеров и проведением необходимых записей в регистрах аналитического учета.
Принятие на баланс бюджетного учреждения необоротных активов осуществляется на основании «Акта приемки-передачи основных средств» типовой формы № ОЗ-1 (бюджет), утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местных бюджетов, и Инструкции по их составлению» от 02.12.97 г. № 125/70.
Оформление принятия отдельных предметов необоротных активов разрешается непосредственно на основании документов, ставших основанием для получения ценностей (счетов-фактур, накладных и др.).
При поступлении необоротных активов в учреждение (на склад) материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте приемки-передачи должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение.
Таким образом, материально ответственное лицо имело право ставить подпись относительно получения компьютера только при условии его фактического получения.
После оформления необходимых документов в срок, установленный графиком документооборота бюджетного учреждения, акт вместе с технической документацией, касающейся этого актива, передается в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию) для его оприходования в бухгалтерском учете учреждения.
Как следует из вопроса, этого в вашем учреждении не было сделано.
Напомним, что в соответствии с п. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.
В вашем случае первичный документ — накладная на получение компьютера в декабре 2009 года был составлен без осуществления хозяйственной операции. Этот факт осложняется еще и тем, что по его результатам была отражена в учете несуществующая кредиторская задолженность, что также не соответствует требованиям ведения бухгалтерского учета, определенным Законом № 996. Так, согласно п. 5 ст. 9 Закона № 996 хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.
Также остановимся на том факте, что компьютер фактически поступил в учреждение не той стоимости и модели, которые были определены в договоре. В данном случае это допускается, и вот почему.
Основные требования по выполнению договоров купли-продажи определены в гл. 54 «Купля-продажа» Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ).
Так, в соответствии с п. 1 ст. 671 ГКУ, если по договору купли-продажи передаче подлежит товар в определенном соотношении по видам, моделям, размерам, цветам или другим признакам (ассортименту), продавец обязан передать покупателю товар в ассортименте, согласованном сторонами.
Однако при этом, если покупатель товара в разумный срок после его получения не сообщил продавцу о своем отказе от него, товар, ассортимент которого не соответствует условиям договора купли-продажи, считается принятым (п. 4 ст. 672 ГКУ).
Если покупатель не отказался от товара, ассортимент которого не соответствует условиям договора купли-продажи, он обязан оплатить его по цене, согласованной с продавцом (п. 5 ст. 672 ГКУ).
Теперь рассмотрим вопрос, возникший в связи с тем, что материально ответственное лицо, подписавшее «липовую» накладную в декабре 2009 года, умерло, и фактическое получение компьютера и принтера не было удостоверено.
Согласно п. 6.7 Инструкции № 64 по месту хранения все необоротные активы должны находиться на ответственном хранении у материально ответственных лиц, которые назначаются приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность необоротных активов, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
То есть после смерти материально ответственного лица необоротные активы должны были быть переданы на ответственное хранение другому материально ответственному лицу по приказу руководителя.
В соответствии с этим же п. 6.7 Инструкции № 64 при смене материально ответственного лица и в случаях, предусмотренных действующим законодательством Украины (стихийное бедствие, хищение и т. п.), осуществляется инвентаризация необоротных активов, находящихся на хранении, в соответствии с Инструкцией по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90). По результатам инвентаризации составляется акт приемки-передачи, который утверждается руководителем учреждения. Напоминаем, что при смене материально ответственных лиц проведение инвентаризации является обязательным (п. 1.9 Инструкции № 90).
Если бы в вашем учреждении была своевременно произведена такая инвентаризация, то можно было бы избежать тех нарушений, о которых идет речь в вопросе.
В отношении проведения инвентаризации работниками госфининспекции в ходе проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности отдела культуры отметим следующее.
В соответствии с п. 4 ст. 10 Закона Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-XII Главному контрольно-ревизионному управлению Украины, контрольно-ревизионным управлениям в Республике Крым, областях, городах Киеве и Севастополе, контрольно-ревизионным подразделениям (отделам, группам) в районах, городах и районах в городах* предоставляется право требовать от руководителей ревизуемых подконтрольных учреждений проведения инвентаризаций основных фондов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, в случае отказа в проведении таких инвентаризаций — обратиться в суд о побуждении к проведению таких инвентаризаций, а до принятия соответствующего решения судом — в присутствии понятых и представителей указанных предприятий, учреждений и организаций, в отношении которых проводится ревизия, опечатывать кассы, кассовые помещения, склады и архивы на срок не более 24 часов с момента такого опечатывания, указанного в протоколе.
* В этом Законе еще не произошли соответствующие изменения, касающиеся замены названия Государственной контрольно-ревизионной службы на Государственную финансовую инспекцию.
Также, как определено в п. 6.3 Методических рекомендаций по осуществлению инспектирования органами Государственной финансовой инспекции Украины, утвержденных приказом Госфининспекции от 14.12.2011 г. № 90 (далее — Методические рекомендации), инвентаризация проводится на основании приказа руководителя бюджетного учреждения инвентаризационной комиссией. При этом необходимо учесть то, что ревизор не может входить в состав комиссии, однако необходимо, чтобы инвентаризация проводилась в его присутствии.
То есть работники госфининспекции не имеют права проводить инвентаризацию, а имеют право только требовать ее проведения, а проводить инвентаризацию и определять ее результаты имеет право только специально созданная для этого комиссия учреждения.
Напомним, что согласно п. 1.11 Инструкции № 90 для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель учреждения или его заместитель.
Следует иметь в виду, что при проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности согласно п. 11.2 Методических рекомендаций ревизоры должны проверить соблюдение объектом контроля периодичности и порядка проведения инвентаризации необоротных активов и запасов, правильность оформления и отражения в бухгалтерском учете ее результатов.
Теперь рассмотрим вопрос: имели ли право ревизоры привлечь к административной ответственности главного бухгалтера отдела культуры?
Согласно п. 7 ст. 8 Закона № 996 главный бухгалтер или лицо, на которого возложено ведение бухгалтерского учета:
— обеспечивает соблюдение на предприятии (в учреждении, организации) установленных единых методологических принципов бухгалтерского учета, составление и подачу в установленные сроки финансовой отчетности;
— организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
— принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостачей и возмещением потерь от недостачи, хищения и порчи активов предприятия;
— обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других обособленных подразделениях предприятия.
Учитывая нарушения, допущенные в вашем учреждении при приобретении компьютера и о которых шла речь выше, главный бухгалтер был законно и обоснованно привлечен к административной ответственности по ст. 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
Напомним, что этой статьей предусмотрена ответственность за сокрытие в учете валютных и других доходов, непроизводительных расходов и убытков, отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, неподачу финансовой отчетности, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, нарушение правил ведения кассовых операций, препятствование работникам государственной контрольно-ревизионной службы в проведении ревизий и проверок, непринятие мер по возмещению с виновных лиц убытков от недостач, растрат, хищений и бесхозяйственности.
За такие нарушения предусмотрено наложение штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.).
Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за одно из указанных правонарушений, влекут за собой наложение штрафа от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 до 340 грн.).
