придбання КОМП’ЮТЕРА ВІДДІЛОМ КУЛЬТУРИ
Тетяна РЯБУХА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Відділом культури у грудні 2009 року на підставі договору та накладної було зареєстровано фінансове зобов’язання на придбання комп’ютера вартістю 7000 грн. з підписом матеріально відповідальної особи про його отримання, але фактично в грудні 2009 року комп’ютер до відділу культури не надійшов. Через непроходження платежів у казначейській службі в грудні 2009 року оплату за комп’ютер не було здійснено, у зв’язку з чим виникла бюджетна кредиторська заборгованість.
Оплатити комп’ютер вдалося лише в липні 2010 року. Фактично комп’ютер було отримано відділом культури у квітні 2010 року, але іншої моделі, ніж була зазначена у договорі та накладній, за якими у грудні 2009 року було зареєстровано зобов’язання. Модель комп’ютера було змінено на дешевшу та в результаті на заявлену суму 7000 грн. було отримано і комп’ютер, і принтер. Заміна комп’ютерної техніки документально не була оформлена.
Матеріально відповідальна особа, яка у 2009 році підписала накладну на отримання комп’ютера за 7000 грн., померла, тому факт заміни комп’ютера на комп’ютер іншої вартості і принтер у квітні 2010 року засвідчено не було, технічні паспорти до бухгалтерії відділу культури не надавались.
Довідка про заміну комп’ютерної техніки була надана лише в серпні 2011 року на вимогу ревізорів держфінінспекції при проведенні ревізії.
Під час проведення інвентаризації працівниками держфінінспекції принтер не було включено до інвентарного опису, але він був пред’явлений ревізору в наявності та оприбуткований за даними бухгалтерського обліку.
Ревізори вимагають відшкодувати нестачу комп’ютера вартістю 7000 грн., який фігурує лише на паперах, але фактично у грудні 2009 року не був отриманий. Чи правильні такі дії ревізорів? Крім того, за неправильне ведення бухгалтерського обліку головного бухгалтера відділу культури було притягнуто до адміністративної відповідальності за ст. 1642 КУпАП. Чи правильно це?
(Миколаївська обл.)
Питання обліку необоротних активів регламентуються Інструкцією з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція № 64).
Відповідно до п. 6.1 цієї Інструкції бухгалтерський облік необоротних активів повинен забезпечити правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових регістрах надходження необоротних активів, їх переміщення всередині установи, вибуття з установи та надавати достатні дані для здійснення контролю за збереженням та правильним використанням кожного об’єкта необоротних активів.
Надходження необоротних активів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку, присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням потрібних записів у регістрах аналітичного обліку.
Прийняття на баланс бюджетної установи необоротних активів здійснюється на підставі Акта прийняття-передачі основних засобів типової форми № ОЗ-1 (бюджет), затвердженої спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання» від 02.12.97 р. № 125/70.
Оформлення прийняття окремих предметів необоротних активів дозволяється безпосередньо на підставі документів, що стали підставою для отримання цінностей (рахунків-фактур, накладних та ін.).
При надходженні необоротних активів в установу (на склад) матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті прийняття-передачі повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.
Отже, матеріально відповідальна особа мала право ставити підпис щодо отримання комп’ютера лише за умови його фактичного отримання.
Після оформлення необхідних документів у термін, установлений графіком документообігу бюджетної установи, акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію) для його оприбуткування в бухгалтерському обліку установи.
Як вбачається із запитання, цього у вашій установі зроблено не було.
Нагадаємо, що відповідно до п. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
У вашому випадку первинний документ — накладна на отримання комп’ютера у грудні 2009 року був складений без здійснення господарської операції. Цей факт ускладнюється ще й тим, що за його результатами було відображено в обліку неіснуючу кредиторську заборгованість, що також не відповідає вимогам ведення бухгалтерського обліку, визначеним Законом № 996. Так, згідно з п. 5 ст. 9 Закону № 996 господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
Також зупинимось на тому факті, що комп’ютер фактично надійшов до установи не тієї вартості та моделі, яка була визначена у договорі. У даному випадку це допустимо і ось чому.
Основні вимоги до виконання договорів купівлі-продажу визначені у гл. 54 «Купівля-продаж» Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ).
Так, відповідно до п. 1 ст. 671 ЦКУ якщо за договором купівлі-продажу переданню підлягає товар у певному співвідношенні за видами, моделями, розмірами, кольорами або іншими ознаками (асортимент), продавець зобов’язаний передати покупцеві товар в асортименті, погодженому сторонами.
Але при цьому, якщо покупець товару у розумний строк після його одержання не повідомив продавця про свою відмову від нього, товар, асортимент якого не відповідає умовам договору купівлі-продажу, вважається прийнятим (п. 4 ст. 672 ЦКУ).
Якщо покупець не відмовився від товару, асортимент якого не відповідає умовам договору купівлі-продажу, він зобов’язаний оплатити його за ціною, погодженою з продавцем (п. 5 ст. 672 ЦКУ).
Тепер розглянемо питання щодо того, що матеріально відповідальна особа, яка підписала «липову» накладну у грудні 2009 року померла, а фактичне отримання комп’ютера і принтера не було засвідчено.
Згідно з п. 6.7 Інструкції № 64 за місцем зберігання всі необоротні активи повинні перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження необоротних активів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Тобто після смерті матеріально відповідальної особи необоротні активи мали бути передані на відповідальне зберігання іншій матеріально відповідальній особі за наказом керівника.
Відповідно до цього ж п. 6.7 Інструкції № 64 при зміні матеріально відповідальної особи та у випадках, передбачених чинним законодавством України (стихійне лихо, крадіжка тощо), здійснюється інвентаризація необоротних активів, які перебувають на зберіганні, відповідно до Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90). За результатами інвентаризації складається акт приймання-здавання, який затверджується керівником установи. Нагадуємо, що при зміні матеріально відповідальних осіб проведення інвентаризації є обов’язковим (п. 1.9 Інструкції № 90).
Якби у вашій установі була своєчасно проведена така інвентаризація, то можна було б напевно уникнути тих порушень, про які йдеться у запитанні.
Щодо проведення інвентаризації працівниками держфінінспекції під час проведення ревізії фінансово-господарської діяльності відділу культури, то зазначимо таке.
Відповідно до п. 4 ст. 10 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII Головному контрольно-ревізійному управлінню України, контрольно-ревізійним управлінням в АР Крим, областях, містах Києві і Севастополі, контрольно-ревізійним підрозділам (відділам, групам) у районах, містах і районах у містах* надається право вимагати від керівників підконтрольних установ, що ревізуються, проведення інвентаризацій основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків, у разі відмови у проведенні таких інвентаризацій — звернутися до суду щодо спонукання до проведення таких інвентаризацій, а до ухвалення відповідного рішення судом — у присутності понятих та представників зазначених підприємств, установ і організацій, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на термін не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного в протоколі.
* У цьому Законі ще не відбулись відповідні зміни щодо заміни назв Державної контрольно-ревізійної служби на Державну фінансову інспекцію.
Також, як визначено у п. 6.3 Методичних рекомендацій щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджених наказом Держфінінспекції від 14.12.2011 р. № 90 (далі — Методичні рекомендації), інвентаризація проводиться на підставі наказу керівника бюджетної установи інвентаризаційною комісією. При цьому необхідно зважити на те, що ревізор не може входити до складу комісії, однак необхідно, щоб інвентаризація проводилась в його присутності.
Тобто працівники держфінінспекції не мають права проводити інвентаризацію, а мають право лише вимагати її проведення, а проводити інвентаризацію та визначати її результати має право лише спеціально створена для цього комісія установи.
Нагадаємо, що згідно з п. 1.11 Інструкції № 90 для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов’язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.
Слід мати на увазі, що під час проведення ревізії фінансово-господарської діяльності згідно з п. 11.2 Методичних рекомендацій ревізори мають право перевірити дотримання об’єктом контролю періодичності та порядку проведення інвентаризації необоротних активів та запасів, правильність оформлення та відображення в бухгалтерському обліку її результатів.
Тепер розглянемо запитання: чи мали право ревізори притягнути до адміністративної відповідальності головного бухгалтера відділу культури.
Згідно з п. 7 ст. 8 Закону № 996 головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку:
— забезпечує дотримання на підприємстві (в установі, організації) встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;
— організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
— бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
— забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.
Враховуючи порушення, які були допущені у вашій установі під час придбання комп’ютера та про які йшлось вище за текстом, головного бухгалтера було законно та обґрунтовано притягнуто до адміністративної відповідальності за ст. 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Нагадаємо, що цією статтею передбачена відповідальність за приховування в обліку валютних та інших доходів, непродуктивних витрат і збитків, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей, порушення правил ведення касових операцій, перешкоджання працівникам Державної контрольно-ревізійної служби у проведенні ревізій та перевірок, невжиття заходів щодо відшкодування з винних осіб збитків від недостач, розтрат, крадіжок і безгосподарності.
За такі порушення передбачено накладення штрафу у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.).
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із зазначених правопорушень, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн.).
