СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ В ПРЕДЕЛАХ УКРАИНЫ: ОБЩИЕ ВОПРОСЫ
При направлении работников в служебную командировку учреждение должно строго придерживаться требований законодательства относительно оформления таких поездок, соблюдать максимальные сроки продолжительности командировок, учитывать особенности оплаты периода пребывания работника в командировке, возмещения понесенных им расходов и т. п.
Командировка как организационная процедура состоит из нескольких этапов, первым из которых является принятие решения о направлении работника в командировку и оформление всех необходимых документов.
Об этом пойдет речь в данной статье.
Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Основным документом, регулирующим вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, является Инструкция № 59. Нормы этого документа определяют порядок направления в командировку и возмещения расходов, связанных с такой поездкой, для государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
Другими словами, бюджетные учреждения должны соблюдать положения Инструкции № 59 в обязательном порядке.
Если организация, которая не имеет статуса бюджетного учреждения, является получателем бюджетных средств, то такая организация при направлении работников в служебные командировки, которые осуществляются за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, также должна соблюдать нормы Инструкции № 59 (см. письма ГлавКРУ от 14.07.2011 г. № 02-14/891 и Минфина от 03.06.2011 г. № 31-07230-16-25/13720).
КАКАЯ ПОЕЗДКА СЧИТАЕТСЯ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКОЙ
Согласно п. 1 разд. І Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа исполнительной власти, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, которые подтверждают связь служебной командировки с основной деятельностью учреждения).
Исходя из этого определения можно выделить обязательные условия, при которых поездка будет считаться служебной командировкой. Итак, служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками.
1. Направление в командировку осуществляется по распоряжению руководителя органа исполнительной власти, учреждения, организации
При этом следует учитывать положения разд. II Инструкции № 59, который регулирует порядок командировок в пределах Украины, а именно:
— п. 1 разд. II Инструкции № 59, согласно которому направление работника органа исполнительной власти, учреждения, организации в командировку осуществляется руководителем этого органа, учреждения, организации или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением);
— п. 4 разд. II Инструкции № 59, устанавливающего, что сумма суточных расходов определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При отсутствии приказа суточные расходы не выплачиваются.
Таким образом, оформление командировки распоряжением не противоречит п. 1 разд. II Инструкции № 59, но поскольку в п. 4 разд. II этой Инструкции речь идет о выплате суточных согласно приказу, то, чтобы избежать спорных ситуаций, рекомендуем оформлять командировки все же не распоряжением, а приказом. Добавим, что Минфин в письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 24) в числе документов, обязательных при оформлении служебных командировок и для возмещения понесенных в командировках расходов, называет именно приказ о командировке.
Отсутствие приказа о командировке в последующем может поставить под сомнение квалификацию понесенных расходов как командировочных. Кроме того, если расходы в связи с командировкой были возмещены при отсутствии приказа руководителя (или его заместителя) о направлении работника в командировку, представителями Госфининспекции составляются протоколы об административном правонарушении (см. письмо ГлавКРУ от 25.04.2008 г. № 08-14/872).
Также обратим внимание на такой момент. Решение о служебной командировке руководителей центральных и местных органов исполнительной власти принимается в соответствии с требованиями постановления № 337 (п. 2 разд. II Инструкции № 59). Например, согласно этому документу, решение о направлении в служебную командировку председателей районных государственных администраций принимает руководитель органа исполнительной власти вышестоящего уровня (т. е. председатель облгосадминистрации), а в случае его отсутствия — лицо, которое его замещает.
В свою очередь, служебная командировка заместителей председателя, руководителей аппарата, самостоятельных структурных подразделений и работников райгосадминистрации оформляется приказом председателя райгосадминистрации, как руководителя этого органа исполнительной власти.
2. В командировку направляется работник органа исполнительной власти, учреждения, организации
Согласно законодательству Украины работником является лицо, которое работает на предприятии, в организации, учреждении и исполняет обязанности или функции согласно трудовому договору (контракту). Из этого следует, что в служебную командировку могут быть направлены исключительно лица, состоящие с учреждением (организацией) в трудовых отношениях. Основанием для возникновения таких отношений является трудовой договор, заключенный на любых условиях (срочный, бессрочный, контракт, трудовой договор на условиях совместительства).
Однако следует помнить, что отдельные категории работников запрещено направлять в командировки или же можно, но с соблюдением определенных правил. Подробнее об этом читайте далее в разделе «Кого в командировку направлять нельзя и нюансы направления в командировку некоторых категорий работников» данной статьи на с. 10.
Лица, состоящие с учреждением в гражданско-правовых отношениях, не могут быть направлены в командировку. Если все же необходимо направить лицо, работающее на условиях договора гражданско-правового характера, в другое место для выполнения определенной работы, то такую поездку не следует считать командировкой, а расходы такого лица должны быть возмещены в составе вознаграждения по условиям гражданско-правового договора.
3. Командировка имеет определенную цель — выполнение служебного поручения
В служебную командировку направляют работника для выполнения служебного поручения, т. е. работы, обусловленной трудовым договором. Другими словами, командировка представляет собой исполнение работником своих должностных обязанностей вне места его работы, но в рамках трудовой функции, предусмотренной трудовым договором, т. е. является формой выполнения работником своих трудовых обязанностей, а не их отдельным видом. Служебное поручение, которое дает руководитель работнику в связи с направлением его в служебную командировку, должно удовлетворять требованиям ст. 21 КЗоТ, т. е. соответствовать функциям работника, указанным в заключенном с ним трудовом договоре.
Иногда на практике возникает необходимость выполнения работником в командировке действий, не входящих в круг его трудовых обязанностей. В таком случае речь идет о работе, не обусловленной трудовым договором. Поскольку ст. 31 КЗоТ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, выполнение всякой работы за пределами трудовой функции возможно только по соглашению сторон.
4. Место командировки находится в другом населенном пункте
Следует отметить, что действующее законодательство не содержит определение понятия «населенный пункт». Вместе с тем заметим, что под населенным пунктом понимается территориальная единица, населенная местность в пределах одной застроенной земельной территории (город, поселок городского типа, село и т. д.).
Таким образом, поездка работника из города, где находится его постоянная работа, в другой город (или село, поселок) носит признаки служебной командировки. А вот служебные поездки работников по поручению работодателя в пределах одного населенного пункта по месту работы командировкой не считаются.
Сложность возникает в том случае, когда в соответствии с административно-территориальным делением некоторые населенные пункты (города) включают в себя другие населенные пункты (села, поселки). В связи с этим поездка в другой населенный пункт (село, поселок), хотя бы и такой, который входит в состав большего населенного пункта (города), должна квалифицироваться как командировка, поскольку в этом случае работник въехал на территорию другого населенного пункта, хотя и не выезжал за пределы большего населенного пункта, в который входит другой населенный пункт.
5. Служебное поручение выполняется вне места постоянной работы работника
С учетом п. 2 разд. I Инструкции № 59 местом постоянной работы следует считать место расположения учреждения, организации (филиала, участка, другого обособленного структурного подразделения учреждения, организации), работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом).
Так, поездка в филиал организации, который находится в другом населенном пункте, чем главное учреждение или наоборот, считается служебной командировкой.
Однако место постоянной работы работника не всегда совпадает с местом расположения учреждения. Так, возможны командировки работников, с которыми ввиду специфики трудовых отношений заключены трудовые договоры о том, что их рабочие места находятся по месту их проживания. К таким работникам относятся, например, социальные работники (социальные рабочие) территориальных центров (см. консультацию специалиста Минфина на с. 42 этого номера).
Следует помнить, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем).
6. Наличие документов, которые подтверждают связь служебной командировки с основной деятельностью учреждения
Согласно п. 1 разд. I Инструкции № 59 документами, которые подтверждают связь командировки с основной деятельностью учреждения, являются, в частности (но не исключительно):
— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью учреждения, которое направляет работника в командировку;
— заключенный договор или контракт;
— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;
— документы, которые удостоверяют участие лица, направленного в командировку, в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью учреждения, направившего работника.
Что касается того, какие поездки являются совпадающими с основной деятельностью учреждения, то этот вопрос в каждом конкретном случае должен решаться руководителем учреждения исходя из цели и предмета деятельности учреждения. На это обращалось внимание специалистом Минфина в газете «Праця і зарплата», 2012, № 2, с. 21.
7. Поездка ограничивается определенным сроком
Еще одним признаком служебной командировки является ее срочный характер. Пунктом 1 разд. II Инструкции № 59 определен максимальный срок командировок — 30 календарных дней, который не может быть превышен даже по соглашению сторон.
Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя не только время нахождения работника в месте командирования, но и время его нахождения в пути.
КОГО В КОМАНДИРОВКУ НАПРАВЛЯТЬ НЕЛЬЗЯ И НЮАНСЫ НАПРАВЛЕНИЯ В КОМАНДИРОВКУ НЕКОТОРЫХ КАТЕГОРИЙ РАБОТНИКОВ
В соответствии со ст. 176 КЗоТ запрещено направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.
Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов, в командировку направляться могут, но только с их согласия (ст. 177 КЗоТ).
Предусмотренные указанными статьями КЗоТ гарантии распространяются также и на родителей, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей), приемных родителей в зависимости от возраста ребенка (ст. 1861 КЗоТ).
Все другие работники учреждения, в том числе совместители, могут быть направлены в командировку.
Отдельно остановимся на вопросе направления в командировку работника в период его временной нетрудоспособности. Как подчеркнул Минфин в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854, согласно действующему законодательству на период временной нетрудоспособности работнику предоставляется листок нетрудоспособности, который является основанием для освобождения от работы. Поэтому для привлечения работника к выполнению служебного поручения в период временной нетрудоспособности нет законных оснований.
Направление в командировку работника, находящегося в отпуске, также не допускается. Вместе с тем, если крайне необходимо направить в командировку работника, находящегося в отпуске, то в этом случае прежде всего с его согласия следует издать приказ об отзыве такого работника из отпуска, а затем уже направить его в командировку.
ЕСЛИ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ЕХАТЬ В КОМАНДИРОВКУ
Может ли работник отказаться от поездки в служебную командировку? Вправе ли работодатель за отказ работника от поездки в служебную командировку применить к нему дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения? Ответам на эти вопросы посвящено письмо Минсоцполитики от 14.12.2011 г. № 350/06/186-11 .
Так, положениями ст. 31 КЗоТ установлено: работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Эта норма корреспондирует со ст. 21 КЗоТ, согласно которой работник обязан выполнять работу, возложенную на него трудовым договором.
Согласно п. 1 разд. 1 Инструкции № 59 работник отправляется в командировку для выполнения служебного поручения, т. е. служебное поручение, которое дает руководитель работнику в связи с направлением его в служебную командировку, должно удовлетворять требованиям ст. 21 КЗоТ, т. е. соответствовать функциям работника, указанным в заключенном с ним трудовом договоре. Из этого следует, что условие о возможности направления работника в командировку не является обязательным для включения в трудовой договор.
К примеру, в обязанности главного бухгалтера входит предоставление соответствующей отчетности в вышестоящую организацию, в ГНСУ, ПФУ и т. д. Если для выполнения такой обязанности главному бухгалтеру надо отправиться в командировку, то он должен это сделать без дополнительного указания в трудовом договоре или должностной инструкции на такую его обязанность.
Из вышесказанного следует, что обращение к ст. 31 КЗоТ возможно только в том случае, если служебное поручение, для выполнения которого работник направляется в командировку, не входит в круг его трудовых обязанностей. Во всех остальных случаях по общему правилу работник не может отказаться от командировки. При этом при направлении работника в командировку работодатель не обязан получать согласие работника, за исключением:
— направления лиц, которые могут быть отправлены в командировку только с их согласия (см. предыдущий раздел данной статьи);
— случаев, когда работник специально отправляется для работы в выходные, праздничные и нерабочие дни.
Отказ без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей (в которые входят и поездки в командировки) считается нарушением трудовой дисциплины, за которое к работнику может быть применена только одна из таких мер дисциплинарного взыскания, как выговор или увольнение (ст. 147 КЗоТ).
Наложение дисциплинарного взыскания является правом работодателя и закреплено за ним законодательно. Но вместе с данным правом на работодателя возложена обязанность по соблюдению процедуры наложения дисциплинарного взыскания, установленной ст. 148 — 151 КЗоТ. Несоблюдение установленной процедуры может быть основанием для обжалования вынесенного взыскания в установленном порядке.
В соответствии с п. 24 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213, продолжающих действовать в части, не противоречащей Конституции и законам Украины, нарушением трудовой дисциплины является неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей.
Согласно положениям указанных Типовых правил для привлечения работника к дисциплинарной ответственности необходимым является наличие виновного в нарушении трудовой дисциплины. Поэтому до применения выговора работодатель должен потребовать от нарушителя трудовой дисциплины письменные объяснения (ч. 1 ст. 149 КЗоТ). Отказ работника от предоставления объяснений не препятствует применению взыскания. Так, в письме от 15.05.2008 г. № 106/13/116-08 Минтруда указало: отсутствие объяснений не препятствует применению взыскания, если работодатель имеет доказательства того, что объяснения от работника он затребовал, но работник их не предоставил.
При наличии уважительных причин неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей как нарушение трудовой дисциплины не влечет наложения дисциплинарного взыскания. На это Минтруда обращало внимание в письме от 29.05.2007 г. № 134/06/187-07. К примеру, уважительной причиной для отказа работника от поездки в командировку является его временная нетрудоспособность.
Подчеркнем: отказа работника от командировки может быть недостаточно для применения к нему более строгой меры взыскания в виде увольнения. Это связано с тем, что при увольнении работодатель должен не только руководствоваться общими требованиями к порядку применения дисциплинарных взысканий, предусмотренными ст. 147 — 152 КЗоТ, но и соблюдать ограничения, установленные для случаев расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа.
Так, одним из оснований, по которому трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, является систематическое невыполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗоТ). При увольнении по этому основанию учитываются только те меры дисциплинарного взыскания, которые установлены действующим законодательством и не утратили своей силы в связи с истечением срока действия или досрочным снятием (п. 23 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9). Напомним, что в соответствии со ст. 151 КЗоТ дисциплинарное взыскание считается утратившим силу, если работник в течение года со дня его наложения не подвергался новому дисциплинарному взысканию. Взыскание также может быть снято до окончания одного года, если работник не допускал новых нарушений трудовой дисциплины и проявлял себя как добросовестный работник.
Таким образом, согласно действующему законодательству в случае неправомерного отказа работника от поездки в командировку ему может быть вынесен выговор.
Однако если неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей продолжалось (работник продолжает отказываться от поездок), несмотря на вынесение выговора, который на момент отказа от поездки в командировку не был снят, допустимо применить к нему новое дисциплинарное взыскание (в том числе увольнение по п. 3 ст. 40 КЗоТ).
СРОКИ ПРЕБЫВАНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ
Согласно абз. 2 п. 1 разд. II Инструкции № 59 срок командировки определяется руководителем учреждения или его заместителем, но не может превышать 30 календарных дней. Исключение составляют командировки:
— работников, направляемых для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ (срок их командировки не должен превышать срока строительства объектов);
— работников государственной финансовой инспекции, ее территориальных органов, направляемых для проведения контрольных мероприятий (срок их командировки не должен превышать периода проведения таких мероприятий);
— научных и научно-педагогических работников, направляемых на стажировку в ведущие высшие учебные заведения и научные учреждения в Украине (срок их командировки не должен превышать 6 месяцев, а аспирантов и докторантов — 2 месяца).
Определение количества дней командировки проводится с учетом:
— дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как 2 дня (п. 4 разд. II Инструкции № 59).
Подчеркнем: отправиться в командировку (а также вернуться обратно) работник должен с места постоянной работы, т. е. из того населенного пункта, где он работает согласно трудовому договору.
Так, днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства до места постоянной работы такого работника. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позже — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает направленный в командировку работник, в срок командировки засчитывается время, которое необходимо для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия работника к месту постоянной работы (п. 8 разд. I Инструкции № 59):
— выходных, праздничных и нерабочих дней, которые приходятся на период командировки.
Пример . Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда — 3 июля 2012 года в 00.05, а дата прибытия — 5 июля 2012 г. в 23.50. Станция находится в черте населенного пункта, где работает направленный в командировку работник. Датой выезда работника в командировку будет 3 июля, а датой приезда — 5 июля. Срок командировки составит три дня.
Если же, к примеру, железнодорожная станция находится за чертой населенного пункта, где работает направленный в командировку работник, и к этой станции работник добирается автобусом пригородного сообщения, что подтверждается билетами на автобус, то в аналогичном примере датой выезда работника в командировку будет 2 июля, а датой прибытия — 6 июля. Срок командировки составит пять дней.
Продление срока командировки
Во время пребывания работника в командировке могут возникнуть обстоятельства, вынуждающие его задержаться. В этом случае руководитель может принять решение о продлении срока командировки.
Так, согласно п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59 с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале. Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое необходимо оформить соответствующим приказом (распоряжением).
Таким образом, если работник прибыл из командировки в более поздние сроки, чем указано в приказе о направлении в командировку, то по возвращении он должен предоставить:
— документы, объясняющие причину такой задержки. Следует отметить, что в п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59 не приведен перечень причин, которые следует считать уважительными для продления срока командировки. Однако их можно найти в «заграничном» разд. III Инструкции № 59, а именно: болезнь, отсутствие транспортных билетов, отмена авиарейсов, ремонт транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника. Что касается последнего, то, с нашей точки зрения, «другими причинами» может быть также и указание руководства продлить поездку ввиду служебной необходимости для дальнейшего исполнения своих обязанностей в месте командировки;
— докладную записку, в которой обосновать причину своей задержки. К докладной записке следует приложить документы, объясняющие причину такой задержки (в оригинале).
На основании приведенных выше документов руководитель учреждения принимает решение о продлении срока командировки, которое оформляется соответствующим приказом. При этом целесообразно приказ о продлении командировки издать до получения от работника авансового отчета.
Кроме того, следует помнить, что в случае продления командировки ее общая продолжительность не может превышать предельные сроки, установленные абз. 2 п. 1 разд. II Инструкции № 59. Особый случай, если работник задержался в командировке по причине болезни, когда дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (абз. 3 п. 9 разд. II Инструкции № 59).
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК
Пунктом 7 разд. I Инструкции № 59 установлено такое требование: учреждение, которое направляет работника в командировку, обязано ознакомить его со сметой расходов (либо со справкой-расчетом на выданный аванс, составленной в произвольной форме), а также с требованиями нормативно-правовых актов в части правил подачи отчета об использовании средств, выданных на командировку.
Минфин в письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 24) отметил, что в случае направления работника в командировку в пределах Украины документами, обязательными для оформления таких служебных командировок и возмещения понесенных в таких командировках расходов, являются:
— приказ о командировке;
— справка-расчет на выданный аванс, составленная в произвольной форме;
— отчет об использовании средств в командировке;
— документы в оригинале, которые подтверждают стоимость понесенных в командировке расходов.
При этом специалисты Минфина подчеркнули: действующим законодательством не предусмотрена необходимость оформления таких документов, как задание на командировку (отметим, что такой документ оформляется только для загранкомандировок согласно п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59), сметы расходов на командировку и отчета о выполненной в командировке работе.
Как видим, Минфин считает, что для украинских командировок составлять смету расходов не нужно. Обязательной для составления является справка-расчет на выданный аванс, составленная в произвольной форме. Поскольку Минфин является разработчиком Инструкции № 59 и уполномочен разъяснять нормы этого документа, то следует принять во внимание разъяснения, приведенные в указанном выше письме.
Однако Минфин также уточнил, что руководителю учреждения предоставлено право устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, выданных на командировку. Поэтому руководитель может принять решение о составлении дополнительных документов, которые необходимы для осуществления контроля за использованием бюджетных средств, в том числе задания на командировку, сметы расходов на командировку и отчета о выполненной работе.
Кроме указанных документов, может составляться маршрут пользования городским транспортом и другие документы, необходимые для контроля за использованием средств учреждения во время пребывания работника в командировке. Составление маршрутов движения возможно, если известны соответствующие транспортные схемы городов (регионов). Если предварительно маршрут неизвестен, то, как указывает Минфин в письме от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365, допускается также возможность утверждения маршрута после возвращения работника из командировки вместе с подачей отчета об использовании средств, выданных на командировку.
Итак, оформление командировки обычно начинается с издания соответствующего приказа, который может быть оформлен на одного или нескольких работников. Приказ оформляется работником отдела кадров (или другим уполномоченным на то лицом), подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника (-ов) под роспись.
Согласно п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59 в приказе указываются:
— пункт назначения;
— наименование учреждения, куда направляется работник;
— срок командировки;
— цель командировки.
Кроме того, в приказе могут оговариваться другие условия в зависимости от ситуации. Например, устанавливаться маршрут движения работника в командировке, ограничиваться его расходы и т. п.
В случае направления работника в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, о возможности такого ежедневного возвращения должно быть указано в приказе.
Если работник направляется в командировку специально для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то его следует считать таким, который направляется с обязанностью работать в эти дни, что должно быть прямо оговорено в приказе о командировке. На это обращал внимание Минфин в письме от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08.
Приведем пример составления приказа о командировке.
Приказ подается на подпись в одном экземпляре. Затем делается столько его копий, сколько необходимо по схеме документооборота учреждения. Кроме того, отдельным экземпляром приказа о направлении работника в командировку необходимо обеспечить самого работника, чтобы в гостиничный счет не был включен туристический сбор (подробнее по этому вопросу см. на с. 22 этого номера).
После оформления приказа о командировке составляется справка-расчет на выданный аванс. Поскольку установленной формы такого документа нет, такая справка должна быть разработана учреждением самостоятельно и составлена в произвольной форме, но с соблюдением требований, которые выдвигает к правилам оформления первичных документов Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Так, согласно п. 2.4 указанного Положения первичные документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату и место составления; название учреждения, от имени которого составлен документ; содержание, объем и основание для осуществления хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимающее участие в осуществлении хозяйственной операции.
Поскольку работник должен быть ознакомлен со справкой-расчетом на выданный аванс, то в форме этого документа следует предусмотреть графу «С расчетом ознакомлен», в которой работник должен поставить подпись.
Кроме того, поскольку п. 7 разд. І Инструкции № 59 установлено, что работник должен быть ознакомлен также с требованиями нормативно-правовых актов относительно отчетности об использовании средств, выданных на командировку, то соответствующее положение также можно предусмотреть в справке-расчете.
При разработке справки-расчета, которая будет применяться в вашем учреждении, можно ориентироваться на форму справки, утвержденную приказом Генеральной прокуратуры «О порядке выезда в служебные командировки работников органов прокуратуры Украины» от 06.07.2011 г. № 75.
Разработанную форму справки-расчета целесообразно утвердить приказом руководителя по учреждению, которым также определить:
— ответственного за составление справки-расчета;
— сроки ее составления и ознакомления с работником, направленным в командировку.
Далее приведем форму справки-расчета на выданный аванс и пример ее заполнения.
Еще одним документом, подтверждающим пребывание работника в командировке, является журнал регистрации командировок. Так, согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 учреждение, которое отправляет работника, осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложению к Инструкции № 59.
Напомним, что действующая на сегодняшний день редакция Инструкции № 59 не содержит требования об оформлении такого документа, как удостоверение на командировку.
В учреждении целесообразно разработать и утвердить Положение о служебных командировках, в котором должны быть прописаны порядок оформления командировок, предоставления отчета о них, командировочные расходы и другие условия.
ВЫДАЕМ АВАНС НА КОМАНДИРОВКУ
Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.
Аналогичная норма закреплена в п. 5 разд. І Инструкции № 59, согласно которой учреждение, направляющее работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом).
Таким образом, на основании приказа о командировке работнику перед отъездом должен быть выдан денежный аванс. При этом согласно п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59 такой аванс выдается в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и с учетом суточных расходов.
Действующим законодательством не установлено, за сколько дней до начала командировки учреждение должно выдать денежный аванс. По мнению Минфина, указанный вопрос решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например приобретения проездных билетов (см. письмо от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780).
Согласно п. 5 разд. І Инструкции № 59 выдача аванса может быть осуществлена:
1) наличными средствами из кассы учреждения. При этом следует помнить, что не допускается выдача наличных средств (аванса) работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке. Заметим, что такое ограничение установлено Инструкцией № 59 только в отношении командировок за границу. Вместе с тем запрет выдавать наличные средства работникам, не отчитавшимся за предыдущий аванс, установлен другим нормативным документом, а именно п. 2.11 Положения № 637.
Кроме того, обратим внимание на такой момент. Согласно п. 2.2 Инструкции № 242 при казначейском обслуживании смет вся выручка, поступающая наличными в кассу учреждения, должна быть зачислена на счета, открытые учреждению в органах Госказначейства. Использование выручки, поступающей наличными без предварительного зачисления ее на счета, запрещается. В связи с этим подотчетные деньги, возвращенные работником в кассу учреждения после возвращения из командировки, не могут быть использованы для выдачи аванса на командировку другому работнику без предварительного зачисления средств на счета учреждения;
2) в безналичной форме путем перечисления средств на соответствующий карточный счет командированного работника.
Необеспечение командируемого работника авансом является нарушением трудового законодательства. Согласно ст. 265 КЗоТ лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность согласно действующему законодательству. В настоящее время должностных лиц за нарушение трудового законодательства могут привлечь к административной ответственности на основании ст. 41 КоАП в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.).
Протоколы по таким нарушениям составляет инспекция по вопросам труда (ст. 255 КоАП) и передает их на рассмотрение в районные, районные в городе, городские суды (ст. 221 КоАП).
Заканчивая раздел, отметим, что мероприятия по подготовке командировки предполагают не только оформление соответствующих документов и обеспечение работника авансом, но и проведение с ним разъяснительной работы о том:
— какие расходы, связанные с пребыванием в служебной командировке, возмещаются, а какие нет;
— что расходы должны совершаться работником в установленных пределах;
— что расходы, неподтвержденные документально. компенсированы не будут. При этом все подтверждающие документы должны быть в оригинале;
— что командируемый должен соблюдать трудовой распорядок того учреждения, в которое он направлен.
ВЫХОД НА РАБОТУ В ДЕНЬ ОТЪЕЗДА (ПРИЕЗДА)
Если работник утром прибывает из командировки (вечером убывает в командировку), то считается, что в этот день он находился в командировке. Инструкцией № 59 не предусмотрена обязанность работника находиться на работе в день отъезда в командировку и в день прибытия из нее. Вместе с тем согласно п. 13 разд. I Инструкции № 59 вопрос выхода работника на работу в день выбытия в командировку и в день прибытия из командировки регулируется правилами внутреннего трудового распорядка учреждения.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Постановление № 337 — постановление КМУ «О служебных командировках в пределах Украины руководителей органов исполнительной власти и Секретариата Кабинета Министров Украины» от 15.03.2002 г. № 337.
Инструкция № 242 — Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
