СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ В МЕЖАХ УКРАЇНИ: ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ
При направленні працівників у службове відрядження установа повинна чітко дотримувати вимоги законодавства щодо оформлення таких поїздок, максимальної тривалості відряджень, ураховувати особливості оплати періоду перебування працівника у відрядженні, відшкодування понесених ним витрат тощо.
Відрядження як організаційна процедура складається з декількох етапів, першим з яких є прийняття рішення про направлення працівника у відрядження та оформлення всіх необхідних документів.
Про це йтиметься у запропонованій статті.
Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Основним документом, що регулює питання, пов’язані з направленням працівників у службові відрядження, є Інструкція № 59. Норми цього документа визначають порядок направлення у відрядження та відшкодування витрат, пов’язаних із такою поїздкою, для державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
Інакше кажучи, бюджетні установи повинні дотримуватись положень Інструкції № 59 в обов’язковому порядку.
Якщо організація, яка не має статусу бюджетної установи, є одержувачем бюджетних коштів, то така організація при направленні працівників у службові відрядження, що здійснюються за рахунок бюджетних коштів у межах виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, також повинна дотримуватися норм Інструкції № 59 (див. листи ГоловКРУ від 14.07.2011 р. № 02-14/891 та Мінфіну від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720).
ЯКА ПОЇЗДКА ВВАЖАЄТЬСЯ СЛУЖБОВИМ ВІДРЯДЖЕННЯМ
Згідно з п. 1 розд. І Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу виконавчої влади, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю установи).
Виходячи з цього визначення можна виділити обов’язкові умови, за яких поїздка вважатиметься службовим відрядженням. Отже, службове відрядження характеризується такими відмітними ознаками.
1. Направлення у відрядження здійснюється за розпорядженням керівника органу виконавчої влади, установи, організації.
При цьому слід мати на увазі положення розд. II Інструкції № 59, який регулює порядок відряджень у межах України, а саме:
— п. 1 розд. II Інструкції № 59, згідно з яким направлення працівника органу виконавчої влади, установи, організації у відрядження здійснюється керівником цього органу, установи, організації або його заступником та оформляється наказом (розпорядженням);
— п. 4 розд. II Інструкції № 59, яким установлено, що сума добових витрат визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.
Таким чином, оформлення відрядження розпорядженням не суперечить п. 1 розд. II Інструкції № 59, але оскільки в п. 4 розд. II цій Інструкції йдеться про виплату добових згідно з наказом, то для уникнення спірних ситуацій рекомендуємо оформляти відрядження все ж не розпорядженням, а наказом. Додамо: Мінфін у листі від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 24) у числі документів, які є обов’язковими при оформленні службових відряджень та для відшкодування понесених у відрядженнях витрат, називає саме наказ про відрядження.
Відсутність наказу про відрядження в подальшому може поставити під сумнів кваліфікацію понесених витрат як відряджувальних. Крім того, якщо витрати у зв’язку з відрядженням було відшкодовано за відсутності наказу керівника (або його заступника) про направлення працівника у відрядження, представниками Держфінінспекції складаються протоколи про адміністративне правопорушення (див. лист ГоловКРУ від 25.04.2008 р. № 08-14/872).
Також звернемо увагу на такий момент. Рішення про службове відрядження керівників центральних та місцевих органів виконавчої влади приймається відповідно до вимог постанови № 337 (п. 2 розд. II Інструкції № 59). Наприклад, згідно з цим документом рішення про направлення у службове відрядження голів районних державних адміністрацій приймає керівник органу виконавчої влади вищого рівня (тобто голова облдержадміністрації), а в разі його відсутності — особа, яка його заміщає.
У свою чергу, службове відрядження заступників голови, керівників апарату, самостійних структурних підрозділів та працівників райдержадміністрації оформляється наказом голови райдержадміністрації як керівника цього органу виконавчої влади.
2. У відрядження направляється працівник органу виконавчої влади, установи, організації.
Згідно із законодавством України працівником є особа, яка працює на підприємстві, в організації, установі та виконує обов’язки або функції згідно із трудовим договором (контрактом). Із цього випливає, що у службове відрядження можуть бути направлені виключно особи, які перебувають з установою (організацією) у трудових відносинах. Підставою для виникнення таких відносин є трудовий договір, укладений на будь-яких умовах (строковий, безстроковий, контракт, трудовий договір на умовах сумісництва).
Однак слід пам’ятати, що окремі категорії працівників заборонено направляти у відрядження або ж можна, але з дотриманням певних правил. Детальніше про це читайте далі в розділі «Кого у відрядження направляти не можна та нюанси направлення у відрядження деяких категорій працівників» цієї статті на с. 10.
Особи, які перебувають з установою в цивільно-правових відносинах, не можуть бути направлені у відрядження. Якщо все ж необхідно направити особу, яка працює на умовах договору цивільно-правового характеру, до іншого місця для виконання певної роботи, то таку поїздку не слід вважати відрядженням, а витрати такої особи має бути відшкодовано у складі винагороди за умовами цивільно-правового договору.
3. Відрядження має певну мету — виконання службового доручення.
У службове відрядження направляють працівника для виконання службового доручення, тобто роботи, обумовленої трудовим договором. Інакше кажучи, відрядженням є виконання працівником своїх посадових обов’язків поза місцем його роботи, але в межах трудової функції, передбаченої трудовим договором, тобто є формою виконання працівником своїх трудових обов’язків, а не їх окремим видом. Службове доручення, яке дає керівник працівнику у зв’язку з направленням його у службове відрядження, має задовольняти вимогам ст. 21 КЗпП, тобто відповідати функціям працівника, зазначеним в укладеному з ним трудовому договорі.
Іноді на практиці виникає необхідність виконання працівником у відрядженні дій, що не входять до кола його трудових обов’язків. У такому разі йдеться про роботу, не обумовлену трудовим договором. Оскільки ст. 31 КЗпП забороняє вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, виконання будь-якої роботи за межами трудової функції можливо тільки за згодою сторін.
4. Місце відрядження розташоване в іншому населеному пункті.
Слід зауважити, що чинне законодавство не містить визначення поняття «населений пункт». Разом із тим зазначимо, що під населеним пунктом розуміється територіальна одиниця, населена місцевість у межах однієї забудованої земельної території (місто, селище міського типу, село тощо).
Таким чином, поїздка працівника з міста, де знаходиться його постійна робота, до іншого міста (або села, селища) має ознаки службового відрядження. А от службові поїздки працівників за дорученням роботодавця в межах одного населеного пункту за місцем роботи відрядженням не вважаються.
Складність виникає у випадку, коли відповідно до адміністративно-територіального поділу окремі населені пункти (міста) уключають інші населені пункти (села, селища). У зв’язку з цим поїздка до іншого населеного пункту (села, селища), хоча б і такого, що входить до складу більшого населеного пункту (міста), повинна кваліфікуватися як відрядження, оскільки в цьому випадку працівник в’їхав на територію іншого населеного пункту, хоча і не виїжджав за межі більшого населеного пункту, до якого входить інший населений пункт.
5. Службове доручення виконується поза місцем постійної роботи працівника.
З урахуванням п. 2 розд. I Інструкції № 59 місцем постійної роботи слід вважати місце розташування установи, організації (філії, дільниці, іншого відокремленого структурного підрозділу установи, організації), робота в якій обумовлена трудовим договором (контрактом).
Так, поїздка до філії організації, що розміщена в іншому населеному пункті, ніж головна установа, або навпаки, вважається службовим відрядженням.
Проте місце постійної роботи працівника не завжди збігається з місцем розташування установи. Так, можливі відрядження працівників, з якими зважаючи на специфіку трудових відносин укладено трудові договори про те, що їх робочі місця знаходяться за місцем їх проживання. До таких працівників належать, наприклад, соціальні працівники (соціальні робітники) територіальних центрів (див. консультацію фахівця Мінфіну на с. 42 цього номера).
Слід пам’ятати, що службові поїздки працівників, постійна робота яких відбувається в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником та власником (або уповноваженою ним особою/керівником).
6. Наявність документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю установи.
Згідно з п. 1 розд. I Інструкції № 59 документами, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю установи, є, зокрема (але не виключно):
— запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю установи, що направляє працівника у відрядження;
— укладений договір або контракт;
— інші документи, що встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документи, які засвідчують участь особи, направленої у відрядження, у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, що проводяться за тематикою, яка збігається з діяльністю установи, що відрядила працівника.
Що стосується того, які поїздки є такими, які збігаються з основною діяльністю установи, то це питання в кожному конкретному випадку повинне вирішуватися керівником установи, виходячи з мети та предмета діяльності установи. На це зверталася увага фахівцем Мінфіну в газеті «Праця і зарплата», 2012, № 2, с. 21.
7. Поїздка обмежується певним строком.
Ще однією ознакою службового відрядження є її строковий характер. Пунктом 1 розд. II Інструкції № 59 визначено максимальний строк відряджень — 30 календарних днів, який не може бути перевищено навіть за згодою сторін.
Строк відрядження обчислюється в календарних днях та включає не лише час перебування працівника в місці відрядження, а й час його перебування в дорозі.
КОГО У ВІДРЯДЖЕННЯ НАПРАВЛЯТИ НЕ МОЖНА ТА НЮАНСИ НАПРАВЛЕННЯ У ВІДРЯДЖЕННЯ ДЕЯКИХ КАТЕГОРІЙ ПРАЦІВНИКІВ
Відповідно до ст. 176 КЗпП заборонено направляти у відрядження вагітних жінок та жінок, які мають дітей віком до трьох років .
Жінки, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, у відрядження направлятися можуть, але тільки за їх згодою (ст. 177 КЗпП).
Передбачені зазначеними статтями КЗпП гарантії поширюються також і на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), прийомних батьків залежно від віку дитини (ст. 1861 КЗпП).
Усіх інших працівників установи, у тому числі сумісників, може бути направлено у відрядження.
Окремо зупинимося на питанні направлення у відрядження працівника в період його тимчасової непрацездатності. Як підкреслив Мінфін у листі від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854, згідно з чинним законодавством на період тимчасової непрацездатності працівнику надається листок непрацездатності, який є підставою для звільнення від роботи. Тому для залучення працівника до виконання службового доручення в період тимчасової непрацездатності немає законних підстав.
Направлення у відрядження працівника, який перебуває у відпустці, також не допускається. Водночас, якщо вкрай необхідно направити у відрядження працівника, який перебуває у відпустці, то в цьому випадку насамперед за його згодою слід видати наказ про відкликання такого працівника з відпустки, а потім уже направити його у відрядження.
ЯКЩО ПРАЦІВНИК ВІДМОВЛЯЄТЬСЯ ЇХАТИ У ВІДРЯДЖЕННЯ
Чи може працівник відмовитися від поїздки у службове відрядження? Чи має право роботодавець за відмову працівника від поїздки у службове відрядження застосувати до нього дисциплінарне стягнення аж до звільнення? Відповідям на ці запитання присвячено лист Мінсоцполітики від 14.12.2011 р. № 350/06/186-11.
Так, положеннями ст. 31 КЗпП установлено: роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. Ця норма кореспондує зі ст. 21 КЗпП, згідно з якою працівник зобов’язаний виконувати роботу, покладену на нього трудовим договором.
Відповідно до п. 1 розд. I Інструкції № 59 працівник вирушає у відрядження для виконання службового доручення, тобто службове доручення, яке дає керівник працівнику у зв’язку з направленням його у службове відрядження, має задовольняти вимогам ст. 21 КЗпП, тобто відповідати функціям працівника, зазначеним в укладеному з ним трудовому договорі. Із цього випливає, що умова про можливість направлення працівника у відрядження не є обов’язковою для включення до трудового договору.
Наприклад, до обов’язків головного бухгалтера входить подання відповідної звітності до вищої за рівнем організації, до ДПСУ, ПФУ тощо. Якщо для виконання такого обов’язку головному бухгалтеру потрібно поїхати у відрядження, то він повинен це зробити без додаткової вказівки у трудовому договорі або посадовій інструкції на такий його обов’язок.
З викладеного випливає, що звернення до ст. 31 КЗпП можливе тільки у випадку, якщо службове доручення, для виконання якого працівник направляється у відрядження, не входить до кола його трудових обов’язків. У всіх інших випадках за загальним правилом працівник не може відмовитися від відрядження. При цьому під час направлення працівника у відрядження роботодавець не зобов’язаний запитувати згоди працівника, за винятком:
— направлення осіб, які можуть бути відправлені у відрядження тільки за їх згодою (див. попередній розділ цієї статті);
— випадків, коли працівник спеціально направляється для роботи у вихідні, святкові та неробочі дні.
Відмова без поважних причин від виконання трудових обов’язків (до яких входять і поїздки у відрядження) вважається порушенням трудової дисципліни, за яке до працівника може бути застосовано тільки один із таких заходів дисциплінарного стягнення, як догана чи звільнення (ст. 147 КЗпП).
Накладення дисциплінарного стягнення є правом роботодавця і закріплено за ним законодавчо. Проте разом із цим правом на роботодавця покладено обов’язок з дотримання процедури накладення дисциплінарного стягнення, установленої ст. 148 — 151 КЗпП. Недотримання встановленої процедури може бути підставою для оскарження винесеного стягнення в установленому порядку.
Відповідно до п. 24 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.84 р. № 213 , які продовжують діяти в частині, що не суперечить Конституції та законам України, порушенням трудової дисципліни є невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов’язків.
Згідно з положеннями зазначених Типових правил для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності необхідним є наявність винного порушення трудової дисципліни. Тому до застосування догани роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП). Відмова працівника від надання пояснень не перешкоджає застосуванню стягнення. Так, у листі від 15.05.2008 р. № 106/13/116-08 Мінпраці зазначило: відсутність пояснень не перешкоджає застосуванню стягнення, якщо роботодавець має докази того, що пояснення від працівника він зажадав, але працівник їх не надав.
За наявності поважних причин невиконання або неналежне виконання працівником трудових обов’язків як порушення трудової дисципліни не спричинює накладення дисциплінарного стягнення. На це Мінпраці звертало увагу в листі від 29.05.2007 р. № 134/06/187-07. Наприклад, поважною причиною для відмови працівника від поїздки у відрядження є його тимчасова непрацездатність.
Підкреслимо: відмови працівника від відрядження може бути недостатньо для застосування до нього більш суворого заходу стягнення у вигляді звільнення. Це пов’язане з тим, що при звільненні роботодавець повинен не лише керуватися загальними вимогами до порядку застосування дисциплінарних стягнень, передбаченими ст. 147 — 152 КЗпП, а й дотримувати обмеження, установлені для випадків розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу.
Так, однією з підстав, за якою трудовий договір може бути розірвано з ініціативи роботодавця, є систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП). При звільненні за цією підставою враховуються тільки ті заходи дисциплінарного стягнення, які встановлені чинним законодавством і не втратили своєї сили у зв’язку із закінченням строку дії або достроковим зняттям (п. 23 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9). Нагадаємо: відповідно до ст. 151 КЗпП дисциплінарне стягнення вважається таким, що втратило силу, якщо працівник протягом року з дня його накладення не піддавався новому дисциплінарному стягненню. Стягнення також може бути зняте до закінчення одного року, якщо працівник не допускав нових порушень трудової дисципліни та проявляв себе як сумлінний працівник.
Таким чином, згідно з чинним законодавством у разі неправомірної відмови працівника від поїздки у відрядження йому може бути винесено догану.
Проте якщо невиконання або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов’язків продовжувалося (працівник продовжує відмовлятися від поїздок), незважаючи на винесення догани, яка на момент відмови від поїздки у відрядження не було знято, допустимо застосувати до нього нове дисциплінарне стягнення (у тому числі звільнення за п. 3 ст. 40 КЗпП).
СТРОКИ ПЕРЕБУВАННЯ У ВІДРЯДЖЕННІ
Згідно з абз. 2 п. 1 розд. II Інструкції № 59 строк відрядження визначається керівником установи або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Виняток становлять відрядження:
— працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт (строк їх відрядження не повинен перевищувати строку будівництва об’єктів);
— працівників державної фінансової інспекції, її територіальних органів, які направляються для проведення контрольних заходів (строк їх відрядження не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів);
— наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні (строк їх відрядження не повинен перевищувати 6 місяців, а аспірантів і докторантів — 2 місяці).
Визначення кількості днів відрядження здійснюється з урахуванням:
— дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як 2 дні (п. 4 розд. II Інструкції № 59).
Підкреслимо: відправитися у відрядження (а також повернутися назад) працівник повинен з місця постійної роботи, тобто з того населеного пункту, де він працює згідно з трудовим договором.
Так, днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи такого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24:00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює направлений у відрядження працівник, до строку відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття працівника до місця постійної роботи (п. 8 розд. I Інструкції № 59);
— вихідних, святкових та неробочих днів, які припадають на період відрядження.
Приклад . Згідно із залізничними квитками дата відправлення поїзда — 3 липня 2012 року о 00:05, а дата прибуття — 5 липня 2012 року о 23:50. Станція розташована в межах населеного пункту, де працює направлений у відрядження працівник. Датою виїзду працівника у відрядження буде 3 липня, а датою приїзду — 5 липня. Строк відрядження становитиме три дні.
Якщо ж, наприклад, залізнична станція розташована за межами населеного пункту, де працює направлений у відрядження працівник, і до цієї станції працівник добирається автобусом приміського сполучення, що підтверджується квитками на автобус, то в аналогічному прикладі датою виїзду працівника у відрядження буде 2 липня, а датою прибуття — 6 липня. Строк відрядження становитиме п’ять днів.
Продовження строку відрядження
Під час перебування працівника у відрядженні можуть виникнути обставини, що змушують його затриматися. У цьому випадку керівник може прийняти рішення про продовження строку відрядження.
Так, згідно з п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59 з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі. Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, що необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням).
Таким чином, якщо працівник прибув з відрядження в більш пізні строки, ніж указано в наказі про направлення у відрядження, то після повернення він повинен надати:
— документи, що пояснюють причину такої затримки. Слід зауважити, що в п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59 не наведено перелік причин, які слід вважати поважними для продовження строку відрядження. Проте їх можна знайти в «закордонному» розд. III Інструкції № 59, а саме: хвороба, відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонт транспортного засобу чи з інших причин, не залежних від працівника. Щодо останнього, то, на наш погляд, «іншими причинами» може бути також і вказівка керівництва продовжити поїздку зважаючи на службову необхідність для подальшого виконання своїх обов’язків у місці відрядження;
— доповідну записку, в якій обґрунтувати причину своєї затримки. До доповідної записки слід додати документи, що пояснюють причину такої затримки (в оригіналі).
На підставі наведених вище документів керівник установи приймає рішення про продовження строку відрядження, що оформляється відповідним наказом. При цьому доцільно наказ про продовження відрядження видати до отримання від працівника авансового звіту.
Крім того, слід пам’ятати, що в разі продовження відрядження його загальна тривалість не може перевищувати граничних строків, установлених абз. 2 п. 1 розд. II Інструкції № 59. Особливий випадок, якщо працівник затримався у відрядженні внаслідок хвороби, коли дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59).
ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ
Пунктом 7 розд. I Інструкції № 59 установлено таку вимогу: установа, яка направляє працівника у відрядження, зобов’язана ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі), а також з вимогами нормативно-правових актів у частині правил подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Мінфін у листі від 05.05.2011 р. № 31-07230-16-21/11582 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 24) зазначив: у разі направлення працівника у відрядження в межах України документами, обов’язковими для оформлення таких службових відряджень та відшкодування понесених у таких відрядженнях витрат, є:
— наказ про відрядження;
— довідка-розрахунок на виданий аванс, складена в довільній формі;
— звіт про використання коштів у відрядженні;
— документи в оригіналі, що підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.
При цьому фахівці Мінфіну підкреслили: чинним законодавством не передбачено необхідності оформлення таких документів, як завдання на відрядження (зауважимо, що такий документ оформляється тільки для відряджень за кордон згідно з п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59), кошторис витрат на відрядження та звіт про виконану у відрядженні роботу.
Як бачимо, Мінфін вважає, що для відряджень у межах України складати кошторис витрат не потрібно. Обов’язковим для складання є довідка-розрахунок на виданий аванс, складена в довільній формі. Оскільки Мінфін є розробником Інструкції № 59 та уповноважений роз’яснювати норми цього документа, то слід взяти до уваги роз’яснення, наведені у зазначеному вище листі.
Утім, Мінфін також уточнив, що керівнику установи надано право встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, виданих на відрядження. Тому керівник може прийняти рішення про складання додаткових документів, що необхідні для здійснення контролю за використанням бюджетних коштів, у тому числі завдання на відрядження, кошторису витрат на відрядження та звіту про виконану роботу.
Крім зазначених документів, може складатися маршрут користування міським транспортом та інші документи, необхідні для контролю за використанням коштів установи під час перебування працівника у відрядженні. Складання маршрутів руху можливе, якщо відомі відповідні транспортні схеми міст (регіонів). Якщо заздалегідь маршрут невідомий, то, як указує Мінфін у листі від 17.08.2005 р. № 31-03173-07-18/17365, допускається також можливість затвердження маршруту після повернення працівника з відрядження разом із поданням звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Отже, оформлення відрядження зазвичай починається з видання відповідного наказу, який може бути оформлено на одного або декількох працівників. Наказ оформляється працівником відділу кадрів (або іншою уповноваженою на це особою), підписується керівником організації та доводиться до відома працівника (ів) під підпис.
Згідно з п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59 у наказі вказуються:
— пункт призначення;
— найменування установи, куди направляється працівник;
— строк відрядження;
— мета відрядження.
Крім того, у наказі можуть застерігатися інші умови залежно від ситуації. Наприклад, установлюватися маршрут руху працівника у відрядженні, обмежуватися його витрати тощо.
У разі направлення працівника до місцевості, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, про можливість такого щоденного повернення має бути вказано в наказі.
Якщо працівник направляється у відрядження спеціально для роботи у вихідні або святкові та неробочі дні, то його слід вважати таким, який направляється з обов’язком працювати в ці дні, що має бути прямо застережено в наказі про відрядження. На це звертав увагу Мінфін у листі від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08.
Наведемо приклад складання наказу про відрядження.
Наказ подається на підпис в одному примірнику. Потім робиться стільки його копій, скільки необхідно за схемою документообігу установи. Крім того, окремим примірником наказу про направлення працівника у відрядження необхідно забезпечити самого працівника, щоб до готельного рахунку не було включено туристичний збір (докладніше з цього питання див. на с. 22 цього номера).
Після оформлення наказу про відрядження складається довідка-розрахунок на виданий аванс. Оскільки встановленої форми такого документа немає, така довідка має бути розроблена установою самостійно та складена в довільній формі, але з дотриманням вимог, які висуває до правил оформлення первинних документів Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Так, згідно з п. 2.4 зазначеного Положення первинні документи для надання їм юридичної сили та доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву установи, від імені якої складено документ; зміст, обсяг і підстави для здійснення господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис чи інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка бере участь у здійсненні господарської операції.
Оскільки працівника має бути ознайомлено з довідкою-розрахунком на виданий аванс, то у формі цього документа слід передбачити графу «З розрахунком ознайомлений», в якій працівник повинен поставити підпис.
Крім того, оскільки п. 7 розд. І Інструкції № 59 установлено, що працівника має бути ознайомлено також з вимогами нормативно-правових актів щодо звітності про використання коштів, виданих на відрядження, то відповідне положення також можна передбачити в довідці-розрахунку.
При розробці довідки-розрахунку, що застосовуватиметься у вашій установі, можна орієнтуватися на форму довідки, затверджену наказом Генеральної прокуратури «Про порядок виїзду у службові відрядження працівників органів прокуратури України» від 06.07.2011 р. № 75.
Розроблену форму довідки-розрахунку доцільно затвердити наказом керівника по установі, яким також визначити:
— відповідального за складання довідки-розрахунку;
— строки її складання та ознайомлення з нею працівника, направленого у відрядження.
Далі наведемо форму довідки-розрахунку на виданий аванс та приклад її заповнення.
Ще одним документом, що підтверджує перебування працівника у відрядженні, є журнал реєстрації відряджень. Так, згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 установа, що направляє працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до Інструкції № 59.
Нагадаємо: чинна сьогодні редакція Інструкції № 59 не містить вимоги про оформлення такого документа, як посвідчення на відрядження.
В установі доцільно розробити та затвердити Положення про службові відрядження, в якому має бути прописано порядок оформлення відряджень, надання звіту про них, витрати на відрядження та інші умови.
ВИДАЄМО АВАНС НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, установлених законодавством.
Аналогічну норму закріплено в п. 5 розд. І Інструкції № 59, відповідно до якої установа, що направляє працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).
Таким чином, на підставі наказу про відрядження працівнику перед від’їздом має бути видано грошовий аванс. При цьому згідно з п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59 такий аванс видається в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення, та з урахуванням добових витрат.
Чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до початку відрядження установа має видати грошовий аванс. На думку Мінфіну, зазначене питання вирішується в кожному конкретному випадку після видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження та з урахуванням можливості здійснення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад придбання проїзних квитків (див. лист від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780).
Згідно з п. 5 розд. І Інструкції № 59 видачу авансу може бути здійснено:
1) готівковими коштами з каси установи. При цьому слід пам’ятати, що не допускається видача готівкових коштів (авансу) працівникам, які не відзвітували про кошти, витрачені в попередньому відрядженні. Зауважимо: таке обмеження встановлено Інструкцією № 59 тільки щодо відряджень за кордон. Водночас заборону видавати готівкові кошти працівникам, які не відзвітували за попередній аванс, установлено іншим нормативним документом, а саме п. 2.11 Положення № 637.
Крім того, звернемо увагу на такий момент. Згідно з п. 2.2 Інструкції № 242 при казначейському обслуговуванні кошторисів усю виручку, що надходить готівкою до каси установи, має бути зараховано на рахунки, відкриті установі в органах Держказначейства. Використання виручки, що надходить готівкою без попереднього зарахування її на рахунки, забороняється. У зв’язку з цим підзвітні гроші, повернуті працівником до каси установи після повернення з відрядження, не може бути використано для видачі авансу на відрядження іншому працівнику без попереднього зарахування коштів на рахунки установи;
2) у безготівковій формі шляхом перерахування коштів на відповідний картковий рахунок відрядженого працівника.
Незабезпечення працівника, який відряджається, авансом є порушенням трудового законодавства. Згідно зі ст. 265 КЗпП особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства. Наразі посадових осіб за порушення трудового законодавства може бути притягнуто до адміністративної відповідальності на підставі ст. 41 КпАП у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.).
Протоколи за такими порушеннями складає інспекція з питань праці (ст. 255 КпАП) та передає їх на розгляд до районних, районних у місті, міських судів (ст. 221 КпАП).
Завершуючи розділ, зауважимо: заходи щодо підготовки відрядження передбачають не лише оформлення відповідних документів та забезпечення працівника авансом, а й проведення з ним роз’яснювальної роботи щодо того:
— які витрати, пов’язані з перебуванням у службовому відрядженні, відшкодовуються, а які — ні;
— що витрати мають здійснюватися працівником у встановлених межах;
— що витрати, не підтверджені документально, компенсовано не буде. При цьому всі підтвердні документи повинні бути в оригіналі;
— що відряджений працівник повинен дотримуватись трудового розпорядку тієї установи, до якої його направлено.
ВИХІД НА РОБОТУ В ДЕНЬ ВІД’ЇЗДУ (ПРИЇЗДУ)
Якщо працівник вранці прибуває з відрядження (увечері убуває у відрядження), то вважається, що в цей дня він перебував у відрядженні. Інструкцією № 59 не передбачено обов’язок працівника знаходитися на роботі в день від’їзду у відрядження та в день прибуття з нього. Водночас згідно з п. 13 розд. I Інструкції № 59 питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку установи.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Постанова № 337 — постанова КМУ «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України» від 15.03.2002 р. № 337.
Інструкція № 242 — Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
