Возмещение расходов в командировке

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ В КОМАНДИРОВКЕ

Частью первой ст. 121 КЗоТ установлено: работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. К таким расходам относятся суточные, стоимость проезда до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы.

Порядок возмещения таких расходов при направлении работников в командировку в пределах Украины имеет свои особенности, подробно о которых расскажем в этой статье.

Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

КАКИЕ РАСХОДЫ МОЖНО КОМПЕНСИРОВАТЬ

В общем случае перечень командировочных расходов, которые разрешается возмещать работникам, состоит из:

— расходов на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки;

— расходов на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах;

— суточных расходов;

— других расходов (например, бронирование мест в гостиницах, провоз багажа и т. д.).

Следует помнить, что не все расходы командированного и не в полном размере можно компенсировать. В этом вопросе следует строго придерживаться норм Инструкции № 59 и постановления № 98. Далее мы подробно остановимся на каждом из видов расходов, но прежде подчеркнем следующее. Все расходы, связанные с командировкой, должны быть подтверждены документами, предоставленными работником в оригинале (абз. 4 п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59). Расходы, понесенные в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются.

В случае непредоставления работником подтверждающих документов или предоставления не оригиналов (копий), расходы работнику не возмещаются. Не допускается также возмещение расходов по отдельным справкам, пояснениям или докладным запискам работника, осуществившего эти расходы.

Подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (п. 15 разд. І Инструкции № 59).

ВЫПЛАТА СУТОЧНЫХ

Суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой) являются отдельным видом расходов в командировке, которые не требуют документального подтверждения. Об этом сказано в п. 16 раз. І Инструкции № 59.

Вместе с тем согласно абз.4 — 5 п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59 сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При отсутствии приказа суточные расходы не выплачиваются.

Таким образом, основанием для выплаты суточных являются:

1) приказ руководителя о направлении в командировку (в нем должны быть четко указаны даты выбытия в командировку и прибытия к месту постоянной работы);

2) первичные документы.

В письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 Минфин разъяснил, что под первичными документами понимают документы, которые подтверждают пребывание работника в месте командировки, а именно: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц(мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию работника и т. п. В случае если работник в командировке не осуществлял никаких расходов, и как следствие — отсутствуют указанные первичные документы, сумма суточных будет определяться только согласно приказу.

Как установлено постановлением № 98, предельный размер суточных для командировок по Украине составляет 30 грн. в день.

В таком размере суточные выплачиваются за каждый день (включая день выбытия и день прибытия) пребывания работника в командировке, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками). Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как 2 дня (п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59).

При этом днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы такого работника. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день прибытия командированного работника к месту его постоянной работы.

Как видим, для выплаты суточных неважно, в какое именно время работник отбыл в командировку или прибыл из нее (с раннего утра или около полуночи), главное — дата на проездном билете.

Обратите внимание: дата на транспортном билете и дата выбытия (возвращения) работника согласно приказу о командировке должны совпадать . В случае несоблюдения данного условия законодательные основания для выплаты суточных расходов, а также расходов на найм жилого помещения за «лишние» дни отсутствуют.

Пример 1. На основании приказа руководителя учреждения работник направлен в командировку с 03.07.2012 г. по 05.07.2012 г. включительно. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда — 3 июля 2012 года в 00:05, а дата прибытия — 5 июля в 23:50. Датой выезда работника в командировку будет 3 июля, а датой приезда — 5 июля.

Продолжительность командировки определяется согласно приказу о командировке и транспортным билетам. Так, в этом случае срок командировки составляет 3 дня. Следовательно, работнику выплачиваются суточные за 3 дня.

Пример 2. На основании приказа руководителя учреждения работник направлен в командировку с 03.07.2012 г. по 05.07.2012 г. включительно. Однако согласно железнодорожным билетам работник фактически выехал в командировку на один день раньше, т. е. 02.07.2012 г.

Подчеркнем: работник не имеет права самостоятельно принимать решение о переносе срока командировки независимо от причин. Поэтому, если более ранний отъезд работника не был согласован с руководителем и срок командировки не перенесен, то работнику возмещаются суточные расходы только за три дня (с 03.07.2012 г. по 05.07.2012 г.) согласно приказу руководителя.

Следует отметить, что в подобных случаях специалисты Минфина считают, что также отсутствуют основания и для возмещения расходов на проезд к месту командировки (см. «Праця і зарплата», 2012, № 17). В то же время заметим, что расходы на проезд работодатель обязан возместить независимо от срока пребывания работника к месту командировки. Данное требование закреплено в ст. 121 КЗоТ и п. 6 раз. ІІ Инструкции № 59. Тот факт, что работник выбывает в командировку раньше в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Ведь данные расходы все равно возникли бы, даже если бы работник отправился в командировку в положенный срок. Следовательно, возмещая работнику стоимость проезда, не завышается величина командировочных расходов. Представители Госфининспекции также считают, что расхождение в датах приказа и транспортерном билете не является препятствием возмещения расходов на проезд (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 12). Однако, учитывая позицию Минфина, рекомендуем все же, чтобы более ранний отъезд работника к месту командировки был разрешен руководителем. Подобное разрешение можно оформить отдельным приказом либо оговорить такую ситуацию в приказе о направлении работника в командировку.

Если работник каждый день возвращается к месту постоянного проживания

Если у работника есть возможность каждый день возвращаться к месту постоянного проживания, допустимы два варианта документального оформления приказа руководителя учреждения о направлении работника в командировку, а именно:

— с указанием о ежедневном возвращении работника к месту постоянного проживания;

— без указания о ежедневном возвращении работника.

При этом оплата командировочных расходов в каждом из этих случаев будет различна.

Если в приказе о командировке указано о ежедневном возвращении работника к месту постоянного проживания, то согласно разъяснениям Минфина, приведенным в письме от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504, в этом случае работнику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (при наличии подтверждающих документов) и суточные расходы. Суточные при этом возмещаются как за полные сутки (абз. 3 п.п. 1.5 разд. I Инструкции № 59).

Если в приказе не указано о ежедневном возвращении работника к месту постоянного проживания, то оплата командировочных расходов происходит в обычном порядке, в том числе работнику выплачиваются суточные.

Если работник командирован сроком на один день

При командировке работника сроком на один день суточные возмещаются как за полные сутки (абз. 3 п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59).

Если в день прибытия из одной командировки работник выбывает в новую командировку

О том, в каком размере выплачивать суточные, если в один и тот же день заканчивается одна командировка работника и начинается следующая, в Инструкции № 59 не сказано.

Вместе с тем разъяснения по этому вопросу приводились в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854. В нем отмечалось, что выплата суточных осуществляется с целью возмещения личных расходов работника за время пребывания в командировке. Поэтому в случае, когда день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают, т. е. являются одним днем, то и возмещение суточных и расходов на питание следует осуществлять за один день. Добавим, что и зарплата работнику в этом случае будет выплачена так же, как за один день командировки.

По какой из командировок (первой или второй) отразить в данном случае возмещение суточных, учреждение вправе решить самостоятельно. Однако напомним, что прежде чем выдавать аванс на новую командировку, работник должен отчитаться по первой командировке. В этом случае, при выдаче аванса на новую командировку, следует уменьшить общую сумму суточных на один день.

Если работник задержался в командировке

Согласно п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59 с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке по независящим от работника причинам при наличии подтверждающих документов в оригинале. Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое необходимо оформить соответствующим приказом (распоряжением).

Если же руководитель издаст приказ о продлении командировки, то работнику будут возмещены все расходы за период задержки в командировке в полном объеме. Соответственно, в случае издания такого приказа, дни задержки работника будут считаться днями его командировки, поэтому и суточные за них, и документально подтвержденные расходы на проживание работника за такие дни возмещаются работнику на общих основаниях (т. е. в таком же порядке, как и за остальные дни командировки).

Если же работник задержался в командировке без уважительных причин, то ему не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на найм жилого помещения и другие расходы (абз. 3 п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59). Кроме того, в этом случае Минфин (так же, как и при отъезде в командировку ранее установленного срока) не признает возможности возмещения расходов на проезд к месту постоянной работы командированного работника (см. письмо от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437). Однако подчеркнем: никаких ограничений в отношении компенсации расходов на обратный проезд при задержке в командировке Инструкцией № 59 не предусмотрено.

Питание и суточные

Обратим внимание на один очень важный момент, а именно на правила возмещения стоимости питания работника в командировке.

Так, согласно абз. 4 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59 расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или проездных документах, оплачиваются командированным за счет суточных

Это значит, что если в общий счет на проживание, предоставленный работником в подтверждение его расходов на оплату жилья, включена стоимость питания в гостинице, то учреждение не должно оплачивать расходы работника на питание (подробнее по этому вопросу см. консультацию специалиста Минфина на с. 44 этого номера).

Расходовать суточные на питание или на какие-либо другие цели командированный работник решает сам. Учреждение, выдавшее работнику суточные, не контролирует направление их расходования.

Следует отметить, что законодательство по вопросам служебных командировок не предусматривает осуществления служебных командировок государственными служащими, а также другими лицами, направляемыми в командировку в пределах Украины бюджетными организациями, за счет принимающей стороны. Исключением является случай, когда работники, направляемые в командировку в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности учреждения или организации, которые командируют работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий. В таком случае согласно п. 2 постановления 98 суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах к суммам суточных расходов, в частности:

— 80 % — при одноразовом;

— 55 % — при двухразовом;

— 35 % — при трехразовом питании.

Пример 3 . Для работников сферы образования проводился двухдневная конференция в другом городе по вопросам, касающимся основной деятельности учреждения. За счет организатора конференции обеспечивалось ежедневное трехразовое питание, о чем заведомо сообщалось в письме об организации конференции.

В этом случае сумма суточных, которую следует выплатить работникам, находившимся на такой конференции, за один день составит 10,50 грн. (30 грн.  х
х 35 %).

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

Согласно абз. 1 п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 расходы на проезд (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом:

— всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов;

— пользования постельными принадлежностями в поездах;

— страховых платежей на транспорте.

Если при этом имеется в наличии несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация учреждения может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.

При этом следует помнить, что расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, на судах морского, речного или воздушного транспорта по билетам 1-го класса и бизнес-класса, можно возмещать только с разрешения руководителя (абз. 1 п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59). Разрешение выдается в письменном виде произвольной формы в каждом конкретном случае. Расходы, возмещенные с разрешения руководителя, не являются излишне израсходованными средствами в соответствии с абз. 3 п.п. 2.2 п. 2 Инструкции № 59.

Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания его в командировке (абз. 2 п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59).

Следует отметить, что согласно ст. 21 Закона о транспорте следующие виды транспорта являются транспортом общего пользования: железнодорожный, морской, речной, автомобильный и авиационный, а также городской электротранспорт, в том числе и метрополитен.

При возмещении расходов на проезд следует иметь в виду, что отправиться в командировку (вернуться обратно) работник должен:

— с места постоянной работы (к месту постоянной работы), т. е. из того населенного пункта, где он работает согласно трудовому договору;

— строго в дни, определенные приказом о командировке.

Расходы на проезд по месту командировки

Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по месту командирования (согласно подтверждающим документам) в соответствии с маршрутом, согласованным с руководителем, и на арендованном транспорте (абз. 4 п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59).

Маршрут пользования городским транспортом во время командировки утверждает руководитель приказом во время направления работника в командировку (если предварительно такой маршрут известен) или после возвращения работника из командировки и предоставления им авансового отчета (см. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365).

Заметим, что руководитель учреждения может устанавливать дополнительные ограничения относительно вида транспорта, на котором может совершать поездки командированный работник. Например, может быть разрешен трамвай, троллейбус, а запрещено маршрутное такси. В случае отсутствия каких-либо ограничений со стороны руководства работник самостоятельно решает вопрос в выборе вида транспорта.

В дороге и при передвижении по месту командировки работник может пользоваться разными видами транспорта, а также разными сопутствующими переездам услугами. Далее в таблице приведем наиболее часто встречающиеся расходы командированных работников и информацию об их возмещении.

Руководители бюджетных учреждений лично решают вопрос относительно возмещения своих расходов на наем жилых помещений, превышающих предельные нормы, установленные постановлением № 98, и расходов на проезд в мягком вагоне, на судах морского, речного или воздушного транспорта по билетам 1-го класса и бизнес-класса.

Какими документами подтверждаются расходы на проезд

Расходы на проезд возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов. Расходы в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются.

Дополнительно п. 15 разд. І Инструкции № 59 установлено, что подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ.

Подпунктом 140.1.7 ст. 140 НКУ определено, что подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), являются:

— транспортные билеты;

— транспортные счета (багажные квитанции);

— электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате.

Согласно Закону об РРО расчетный документ — это документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), который подтверждает факт продажи товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций (РРО) или заполненный вручную.

При этом п. 4 ст. 9 Закона об РРО установлено, что при продаже проездных и перевозочных документов с применением бланков строгого учета на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов, а также на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью РРО и расчетные книжки не применяются.

Далее в таблице приведем информацию о том, какими документами подтверждаются расходы на проезд, в зависимости от вида транспорта.

Что касается подтверждения расходов в случае использования электронных проездных документов, то в п. 12 разд. II Инструкции № 59 сказано только, какой пакет документов является основанием для возмещения расходов на приобретение электронного авиабилета, а именно:

— оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

Если говорить о подтверждающих документах при приобретении электронных билетов на другие виды транспорта, то стоит заметить, что специальных оговорок на этот счет Инструкция № 59 не содержит. Однако из содержания абз. 1 п. 12 разд. II этой Инструкции, а также п.п. 140.1.7 НКУ, где упоминаются электронные билеты в общем (без уточнения вида транспорта), можно сделать вывод, что требования к ним должны выдвигаться те же, что и к электронным авиабилетам — наличие посадочного талона и документа об уплате.

В связи с этим обращаем внимание, что в общем случае при заказе через Интернет железнодорожного электронного билета проездной документ на бланке не печатается, а полученный пассажиром пароль (защитный код), распечатанный на бумаге, подтверждает факт получения средств перевозчиком без распечатывания. При этом пароль (защитный код), который формируется автоматизированной системой бронирования, вводится в соответствующее устройство проводником вагона для подтверждения факта оплаты стоимости проезда.

Вместе с тем при обращении пассажира железная дорога должна обеспечить распечатывание электронного проездного документа на бумажном носителе (бланке). Распечатывание проездных документов на бланках установленного образца может осуществляться также автоматами самообслуживания (киосками). Об этом говорится в п. 2.34 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом Минтранссвязи от 27.12.2006 г. № 1196. С этим нюансом стоит предварительно ознакомить командированных сотрудников, чтобы им по возвращении из командировки не было отказано в возмещении расходов на проезд.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ НА ПРОЖИВАНИЕ

Абзацем 1 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59 установлено, что при наличии подтверждающих документов (в оригинале) работнику возмещаются фактические расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания.

Согласно постановлению № 98 предельная норма возмещения расходов на наем жилого помещения при командировках в пределах Украины составляет 250 грн. в сутки (без НДС). Как предусмотрено п. 8 разд. ІІ Инструкции № 59, командированному работнику сверх установленных сумм возмещаются также расходы на уплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями и наем жилого помещения согласно подтверждающим документам в оригинале. Поэтому, если работник во время пребывания в командировке нанимал жилье у плательщика НДС, такому работнику могут быть возмещены расходы на проживание в пределах 300 грн, из них 250 грн. — предельная сумма расходов на наем жилого помещения и 50 грн. — расходы на оплату НДС, начисленного на эту сумму.

Если расходы на проживание превысят предельную норму, то возместить сверхнормативные расходы командированного на проживание можно только с разрешения руководителя учреждения. Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.

Подчеркнем, что предельная норма возмещения расходов на наем жилищного помещения установлена с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные переговоры), холодильником, телевизором и других расходов (абз. 1 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59).

Другими словами, если стоимость пользования телефоном, телевизором и холодильником и других расходов в гостиничном счете в оплату стоимости проживания указана отдельной строкой, то такие расходы не подлежат компенсации. Как подчеркнул Минфин в письме от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534, которое приведено на с. 6 этого номера, к категории «другие расходы» относятся прочие предоставленные гостиницей (мотелем) услуги, не вошедшие в перечень услуг, указанный в абз. 1 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59, которые могут быть возмещены в соответствии с законодательством Украины (не запрещены к возмещению).

Поэтому в случае включения в счета за проживание в гостинице (мотеле), другом жилом помещении во время пребывания работника в служебной командировке платы за пользование кондиционером, кабельным телевидением, такие расходы (в пределах предельных сумм расходов на наем жилого помещения) подлежат возмещению командированному работнику. Если же стоимость таких услуг (пользование кондиционером, кабельным телевидением) в гостиничном счете в оплату стоимости проживания указана отдельной строкой, то такие расходы не подлежат компенсации, поскольку Инструкцией № 59 этого не предусмотрено.

Исключение составляют расходы:

— на оплату бытовых услуг (стирка, чистка, починка и глажение одежды, белья, ремонт обуви), которые возмещаются в пределах 10 % норм суточных за все дни проживания (абз. 2 п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59);

— на бронирование мест в гостиницах, которые компенсируются в размерах не более 50 % стоимости места за одни сутки (абз. 3 п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59).

Далее в таблице приведем наиболее распространенные расходы командированных работников, связанные с наймом жилого помещения и информацию об их возмещении.

Кроме этого, не подлежат компенсации расходы командированного работника на оплату алкогольных напитков, табачных изделий, а также суммы чаевых.

Какими документами подтверждаются расходы на проживание

Расходы, связанные с командировкой, в том числе расходы на проживание, возмещаются только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов. Подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (п. 15 разд. І Инструкции № 59).

Согласно п.п. 140.1.7 НКУ документами, удостоверяющими стоимость расходов на проживание командированных лиц, являются счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронированию мест в местах проживания.

Однако наличия только гостиничного счета (пусть даже и с отметкой «Оплачено») для обоснования правомерности возмещения работнику расходов на проживание недостаточно. Для подтверждения расходов на проживание также нужен расчетный документ в понимании Закона об РРО.

Учитывая положения Закона об РРО, документом, подтверждающим оплату гостиничных услуг, т. е. расчетным документом, является:

— фискальный кассовый чек РРО (расчетная квитанция) или квитанция к приходному кассовому ордеру, если услуги предоставляет юридическое лицо;

— фискальный кассовый чек, если услуги предоставляет физическое лицо — предприниматель на общей системе налогообложения;

— расчетный документ, выписанный в произвольной форме, если услуги предоставляет физлицо-предприниматель, плательщик единого налога.

Таким образом, расходы на проживание в гостинице нужно подтверждать двумя документами — и счетом гостиницы, и чеком РРО (квитанцией к приходному кассовому ордеру, расчетной квитанцией и т. п.), если гостиничные услуги предоставлены юридическим лицом, о чем следует заблаговременно предупредить работника. О необходимости наличия двух подтверждающих документов говорит и Минфин в письме от 11.10.2007 г. № 31-18030-07-29/20911.

Также отметим, что на данный момент не существует типовой формы гостиничного счета, обязательной к применению всеми субъектами хозяйствования. Тем не менее, по мнению Минфина, в счете гостиницы должны указываться: фамилия работника, направленного в командировку, срок проживания и стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица (см. письмо Минфина от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020).

Отдельно остановимся на документах, которые должен дополнительно предоставить работник, если он пользовался услугами по проживанию и проезду, предоставленными физическим лицом — предпринимателем, в целях подтверждения права не удерживать налог на доходы физлиц и единый социальный взнос при выплате дохода предпринимателям (через командированного работника).

Так, командированному работнику следует попросить у физического лица — предпринимателя (как находящегося на общей системе налогообложения, так и плательщика единого налога) копию извлечения из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей (далее — Госреестр). Если полученные командированным работником услуги указаны в перечне видов деятельности, приведенном в таком извлечении, то единый социальный взнос удерживать не нужно (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона о ЕСВ).

Основанием для неудержания налога на доходы физлиц будет предоставленная:

— физлицом — предпринимателем на общей системе налогообложения копия документа, подтверждающего его регистрацию как субъекта предпринимательской деятельности (п. 177.8 ст. 177 НКУ, с изменениями, внесенными Законом № 4834, которые вступили в силу 01.07.2012 г.). Это может быть либо выписка из Госреестра, либо извлечение из Госреестра;

— физлицом — предпринимателем, являющимся плательщиком единого налога, копия свидетельства об уплате единого налога (п.п. 165.1.36 НКУ).

После возвращения из командировки и предоставления работником авансового отчета учреждение должно отразить выплаченные через командированного работника предпринимателю доходы в Налоговом расчете ф. № 1ДФ с признаком дохода «157».

КОМАНДИРОВКА НА АВТОМОБИЛЕ

Раздел II Инструкции № 59 не содержит норм, определяющих порядок возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (расходов на ГСМ, стоянку, парковку автомобиля, а также расходов, связанных с его техобслуживанием), следовательно, указанные расходы не могут быть компенсированы как командировочные расходы (см. письмо Минфина от 20.06.2007 г. № 31-18030-07/23-4477/45270).

Вместе с тем это не значит, что расходы на проезд при командировке на служебном автомобиле вообще не компенсируются. Если есть такая необходимость и сметой предусмотрены соответствующие средства, в командировку можно поехать и на служебном автомобиле. Дело в том, что учреждение использует служебный автомобиль для поездки своего работника в рамках своей основной деятельности, а раз так, то и расходы на него будут считаться расходами на хозяйственные нужды.

Порядок оформления документов для направления работника в командировку на служебном автомобиле, а также возмещения командировочных расходов, не отличается от порядка для обычной командировки, а именно: издается приказ о командировке, в котором указывается, что командировка будет осуществляться на служебном автомобиле учреждения, а также утверждается маршрут движения, выписывается путевой лист и выдается аванс на командировку. Если автомобилем будет управлять штатный водитель, то ему также оформляется командировка.

Одновременно с авансом на командировку учреждение должно выдать работнику подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку, парковку служебного автомобиля, а также расходов на уплату сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам).

Расходы на эксплуатацию служебного автомобиля в командировке относятся к общехозяйственным расходам, а не к расходам на командировку, поэтому осуществляются не по КЭКР 1140 «Расходы на командировку», а по КЭКР, соответствующим экономической сути расходов. Например, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов осуществляются по КЭКР 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь, в том числе мягкий инвентарь и обмундирование», парковку и стоянку — по КЭКР 1134 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».

Расходы на ГСМ в случае использования в командировке автомобиля возмещаются в соответствии с нормами расхода топлива за километр пробега, утвержденными приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43, и маршрутом, согласованным с руководителем, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку (см. письмо Минфина от 15.12.2006 г. № 31-26030-12/19868).

Иначе дело обстоит в случае использования работником в командировке личного автомобиля. В этом случае расходы на ГСМ, плата за стоянку и другие расходы на использование автомобиля не включаются ни в состав расходов на командировку, ни в состав расходов на хозяйственные нужды. Выходом из сложившейся ситуации будет заключение с работником — владельцем автомобиля договора аренды транспортного средства. В этом случае расходы на ГСМ, плата за стоянку и прочие расходы будут возмещаться в указанном выше порядке (см. письмо Минфина от 15.12.2006 г. № 31-26030-12/19868).

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются в соответствии с положениями Инструкции № 61, а именно:

— выдача наличности из кассы по расходным кассовым ордерам или другим документам, их заменяющим, отражается по дебету субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту субсчета 301 «Касса в национальной валюте»;

— представление авансового отчета отражается по дебету субсчета 801 «Расходы из государственного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия», 802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия», 811 «Расходы по средствам, полученным как плата за услуги», 812 «Расходы по другим источникам собственных поступлений», 813 «Расходы по другим поступлениям специального фонда» и кредиту субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами»;

— возврат подотчетным лицом остатка аванса в кассу учреждения — по дебету субсчета 301 «Касса в национальной валюте» и кредиту субсчета 362 «Расчеты с подотчетными лицами».

В соответствии с Инструкцией № 333 расходы на командировку следует планировать и осуществлять по КЭКР 1140 «Командировочные расходы».

При планировании расходов в сметах следует соблюдать требования Порядка № 228. В частности, следует помнить, что учреждения имеют право брать бюджетные обязательства и расходовать бюджетные средства на цели и в пределах, установленных утвержденными сметами. При определении расходов в сметах следует учитывать объективную потребность учреждения в них, необходимость в погашении задолженности и т. п. В сметы могут включаться только расходы, которые предусмотрены законодательством и необходимость которых обусловлена характером деятельности учреждения.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Закон о транспорте — Закон Украины «О транспорте» от 10.11.94 г. № 232/94-ВР.

Закон о туризме — Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95-ВР

Закон о страховании — Закон Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/96-ВР.

Закон № 4834 — Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно усовершенствования некоторых налоговых норм» от 24.05.2012 г. № 4834-IV.

Постановление № 98 — постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Инструкция № 61 — Инструкции о корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отображения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 10.07.2000 г. № 61.

Инструкция № 333 — Инструкция по применению классификации кредитования бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

Порядок № 228 — Порядок составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Положение № 614 — Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.