ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ У ВІДРЯДЖЕННІ
Частиною першою ст. 121 КЗпП встановлено: працівники мають право на відшкодування витрат і отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. До таких витрат належать добові, вартість проїзду до місця призначення і назад, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.
Порядок відшкодування таких витрат під час направлення працівників у відрядження в межах України має свої особливості, докладно про які розповімо в цій статті.
Ольга ВІТКОВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
ЯКІ ВИТРАТИ МОЖНА КОМПЕНСУВАТИ
Загалом перелік витрат на відрядження, що дозволяється відшкодовувати працівникам, складається з:
— витрат на проїзд до місця відрядження і назад, а також у місці відрядження;
— витрат на наймання житлового приміщення. За цією статтею витрат підлягають відшкодуванню також витрати працівника на оплату додаткових послуг, що надаються в готелях;
— добових витрат;
— інших витрат (наприклад, бронювання місць в готелях, провезення багажу тощо).
Слід пам’ятати, що не всі витрати відрядженого і не в повному розмірі можна компенсувати. У цьому питанні слід суворо дотримуватися норм Інструкції № 59 і постанови № 98. Далі ми докладно зупинимося на кожному з видів витрат, але перед цим підкреслимо таке. Усі витрати, пов’язані з відрядженням, має бути підтверджено документами, наданими працівником в оригіналі (абз. 4 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59). Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
У разі ненадання працівником підтвердних документів або надання не оригіналів (копій) витрати працівникові не відшкодовуються. Не припускається також відшкодування витрат за окремими довідками, поясненнями або доповідними записками працівника, який здійснив ці витрати.
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і ПКУ (п. 15 розд. І Інструкції № 59).
ВИПЛАТА ДОБОВИХ
Добові витрати (витрати на харчування і фінансування інших особистих потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням) є окремим видом витрат у відрядженні, що не вимагають документального підтвердження. Про це йдеться в п. 116 розд. І Інструкції № 59.
Водночас згідно з абз. 4 і 5 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 сума добових визначається згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами. У разі відсутності наказу добові витрати не виплачуються.
Отже, підставою для виплати добових є:
1) наказ керівника про направлення у відрядження (у ньому мають бути чітко вказані дати вибуття у відрядження і прибуття до місця постійної роботи);
2) первинні документи.
У листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433 Мінфін роз’яснив, що під первинними документами розуміють документи, що підтверджують перебування працівника в місці відрядження, а саме: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання відрядженого працівника тощо. У разі якщо працівник у відрядженні не здійснював жодних витрат і, як наслідок, немає вказаних первинних документів, сума добових визначатиметься тільки згідно з наказом.
Як установлено постановою № 98 граничний розмір добових для відряджень у межах України складає 30 грн. на день.
У такому розмірі добові виплачуються за кожен день (включаючи день вибуття і день прибуття) перебування працівника у відрядженні, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні й час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як 2 дні (пп. 4 розд. ІІ Інструкції № 59
).При цьому днем вибуття у відрядження вважається день відправлення потяга, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи такого працівника. У разі відправлення транспортного засобу до 24:00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 і пізніше — наступна доба. Якщо станцію, пристань, аеропорт розташовано за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.
Отже, для виплати добових неважливо, в який саме час працівник відбув у відрядження або прибув з нього (із раннього ранку або близько опівночі), головне — дата на проїзному квитку.
Зверніть увагу: дата на транспортному квитку і дата вибуття (повернення) працівника згідно з наказом про відрядження мають збігатися . У разі недотримання цієї умови законодавчі підстави для виплати добових витрат, а також витрат на наймання житлового приміщення за «зайві» дні відсутні.
Приклад 1. На підставі наказу керівника установи працівника направлено у відрядження з 03.07.2012 р. до 05.07.2012 р. включно. Згідно із залізничними квитками дата відправлення потяга — 3 липня в 00:05, а дата прибуття — 5 липня в 23:50. Датою виїзду працівника у відрядження буде 3 липня, а датою приїзду — 5 липня.
Тривалість відрядження визначається згідно з наказом про відрядження і транспортними квитками. Так, у цьому випадку строк відрядження складає 3 дні. Отже, працівникові виплачуються добові за 3 дні.
Приклад 2. На підставі наказу керівника установи працівника направлено у відрядження з 03.07.2012 р. до 05.07.2012 р. включно. Проте згідно із залізничними квитками працівник фактично виїхав у відрядження на один день раніше, тобто 02.07.2012 р.
Підкреслимо: працівник не має права самостійно приймати рішення про перенесення строку відрядження незалежно від причин. Тому, якщо більш ранній від’їзд працівника не було погоджено з керівником і строк відрядження не перенесено, то працівникові відшкодовуються добові витрати тільки за 3 дні (з 03.07.2012 р. до 05.07.2012 р.) згідно з наказом керівника.
Слід зазначити: у таких випадках фахівці Мінфіну вважають, що також немає підстав і для відшкодування витрат на проїзд до місця відрядження (див. «Праця і зарплата», 2012, № 17). Водночас зауважимо, що витрати на проїзд роботодавець зобов’язаний відшкодувати незалежно від часу перебування працівника в дорозі до місця відрядження. Цю вимогу закріплено в ст. 121 КЗпП і п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59. Той факт, що працівник вибуває у відрядження раніше, в більшості випадків не веде до збільшення загальної суми витрат на його проїзд. Адже ці витрати все одно виникли б, навіть якби працівник вирушив у відрядження в належний строк. Отже, з відшкодуванням працівнику вартості проїзду не завищується розмір витрат на відрядження. Представники Держфінінспекції також вважають, що розбіжність у датах наказу і транспортного квитка не є перешкодою для відшкодування витрат на проїзд (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 12). Проте, ураховуючи позицію Мінфіну, рекомендуємо все ж, щоб більш ранній від’їзд працівника до місця відрядження було дозволено керівником. Такий дозвіл можна оформити окремим наказом або обумовити таку ситуацію в наказі про направлення працівника у відрядження.
Якщо працівник щодня повертається до місця постійного проживання
Якщо в працівника є можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, прийнятними є два варіанти документального оформлення наказу керівника установи про направлення працівника у відрядження, а саме:
— із вказівкою про щоденне повернення працівника до місця постійного проживання;
— без вказівки про щоденне повернення працівника.
При цьому оплата витрат на відрядження в кожному з цих випадків буде різною.
Якщо в наказі про відрядження вказано про щоденне повернення працівника до місця постійного проживання, то згідно з роз’ясненням Мінфіну, наведеним у листі від 05.03.2007 р. № 31-18030-07-29/4504, у цьому випадку працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (за наявності підтвердних документів) і добові витрати. Добові при цьому відшкодовуються як за повну добу (абз. 3 п.п. 1.5 розд. I Інструкції № 59
).Якщо в наказі не вказано про щоденне повернення працівника до місця постійного проживання, то оплата витрат на відрядження відбувається у звичайному порядку, у тому числі працівнику виплачуються добові.
Якщо працівника відряджено строком на один день
У разі відрядження працівника строком на один день добові відшкодовуються як за повну добу (абз. 3 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 ).
Якщо в день прибуття з одного відрядження працівник вибуває в нове відрядження
Про те, в якому розмірі виплачувати добові, якщо в один і той самий день закінчується одне відрядження працівника і починається наступне, в Інструкції № 59 не йдеться.
Водночас роз’яснення з цього питання наводилися в листі Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854. У цьому листі місті наголошувалося, що виплата добових здійснюється з метою відшкодування особистих витрат працівника за час перебування у відрядженні. Тому у випадку, коли день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття в наступне відрядження збігаються, тобто є одним днем, то й відшкодування добових і витрат на харчування слід здійснювати за один день. Додамо, що й зарплату працівнику в такому разі буде виплачено також як за один день відрядження.
За яким з відряджень (першим чи другим) відображати в цьому випадку відшкодування добових установа має право вирішити самостійно. Проте нагадаємо, що перш ніж видавати аванс на нове відрядження, працівник повинен відзвітувати за першим відрядженням. У такому разі під час видачі авансу на нове відрядження слід зменшити загальну суму добових на один день.
Якщо працівник затримався у відрядженні
Згідно з пп. 10 розд. ІІ Інструкції № 59 з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі. Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яку необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням).
Якщо ж керівник видасть наказ про продовження відрядження, то працівнику будуть відшкодовані всі витрати за період затримки у відрядженні в повному обсязі. Відповідно в разі видання такого наказу дні затримки працівника вважатимуться днями його відрядження, тому і добові за них, і документально підтверджені витрати на проживання працівника за такі дні відшкодовуються працівнику на загальних підставах (тобто в такому ж порядку, як і за останні дні відрядження).
Якщо ж працівник затримався у відрядженні без поважних причин, то йому не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати,, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати (абз. 3 п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59). Крім того, у цьому випадку Мінфін (також як і при від’їзді у відрядження раніше встановленого строку) не визнає можливості відшкодування витрат на проїзд до місця постійної роботи відрядженого працівника (див. лист від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437). Проте підкреслимо: жодних обмежень відносно компенсації витрат на зворотний проїзд при затримці у відрядженні Інструкцією № 59 не передбачено.
Харчування і добові
Звернемо увагу на один дуже важливий момент, а саме на правила відшкодування вартості харчування працівника у відрядженні.
Так, згідно з абз. 4 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на харчування, вартість якого включено в рахунки на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових.
Це означає: якщо до загального рахунку на проживання, наданого працівником для підтвердження його витрат на оплату житла, включено вартість харчування в готелі, то установа не повинна оплачувати витрати працівника на харчування (докладніше з цього питання див. консультацію фахівця Мінфіну на с. 44 цього номера).
Витрачати добові на харчування або на якісь інші цілі відряджений працівник вирішує сам. Установа, що видала працівникові добові, не контролює напрямку їх витрачання.
Необхідно зазначити, що законодавство з питань службових відряджень не передбачає здійснення службових відряджень державними службовцями, а також іншими особами, які направляються у відрядження в межах України бюджетними організаціями, за рахунок сторони, що приймає. Винятком є випадок, коли працівники, які направляються у відрядження в межах України для участі в переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності установи або організації, що відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів. У такому разі згідно з п. 2 постанови 98 добові витрати відшкодовуються в розмірах, які визначаються у відсотках до сум добових витрат, зокрема:
— 80 % при одноразовому;
— 55 % при дворазовому;
— 35 % при триразовому харчуванні.
Приклад 3. Для працівників сфери освіти проводилася дводенна конференція в іншому місті з питань, що стосуються основної діяльності установи. За рахунок організатора конференції забезпечувалося щоденне триразове харчування, про що заздалегідь повідомлялося в листі про організацію конференції.
У такому разі сума добових, яку мають виплатити працівникам, що знаходилися на такій конференції, за один день складе 10,50 грн. (30 грн. х 35 %).
ВИТРАТИ НА ПРОЇЗД
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад
Згідно з абз. 1 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням:
— усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків;
— користування постільними речами в поїздах;
— страхових платежів на транспорті.
Якщо при цьому є в наявності декілька видів транспорту, що зв’язують місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація установи може запропонувати відрядженому працівнику вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання щодо вибору виду транспорту.
При цьому слід пам’ятати, що витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, на судах морського, річкового або повітряного транспорту за квитками 1-го класу і бізнес-класу можна відшкодовувати тільки з дозволу керівника (абз. 1 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59). Дозвіл видається письмово в довільній формі в кожному конкретному випадку. Витрати, відшкодовані з дозволу керівника, не є надмірно витраченими засобами відповідно до абз. 3 п.п. 2.2 п. 2 Інструкції № 59.
Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місця перебування його у відрядженні (абз. 2 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59).
Варто зазначити, що згідно зі ст. 21 Закону про транспорт такі види транспорту є транспортом загального користування: залізничний, морський, річковий, автомобільний і авіаційний, а також міський електротранспорт, у тому числі й метрополітен.
У разі відшкодування витрат на проїзд варто мати на увазі, що відправитися у відрядження (повернутися назад) працівник повинен:
— з місця постійної роботи (до місця постійної роботи), тобто з того населеного пункту, де він працює згідно з трудовою угодою;
— виключно в дні, визначені наказом про відрядження.
Витрати на проїзд у місці відрядження
Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) у місці відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником,, і на орендованому транспорті (абз. 4 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59).
Маршрут користування міським транспортом під час відрядження визначає керівник наказом під час направлення працівника у відрядження (якщо заздалегідь такий маршрут відомий) або після повернення працівника з відрядження і надання ним авансового звіту (див. лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365).
Зауважимо, що керівник установи може встановлювати додаткові обмеження щодо виду транспорту, на якому може здійснювати поїздки відряджений працівник. Наприклад, може бути дозволено трамвай, тролейбус, але заборонено маршрутне таксі. У разі відсутності будь-яких обмежень з боку керівництва працівник самостійно вирішує питання щодо вибору виду транспорту.
У дорозі та під час пересування в місці відрядження працівник може користуватися різними видами транспорту, а також різними послугами, що супроводжують переїзд. Далі в таблиці наведемо витрати відряджених працівників, що найбільш часто зустрічаються, та інформацію про їх відшкодування.
| Вид витрат | Як вирішується питання про відшкодування |
| 1 | 2 |
| Витрати на проїзд в метро | Незважаючи на те, що метрополітен належить до міського транспорту загального користування, відшкодувати витрати на проїзд в метро неможливо, адже такі витрати не можна підтвердити документально (видачу транспортних квитків метрополітеном не передбачено). Ураховуючи це, працівник має право самостійно вирішити, чи користуватися йому у відрядженні послугами метрополітену (витрати на які не буде компенсовано) чи ж віддати перевагу іншим видам транспорту, проїзд у яких може бути підтверджено документально. Про це йшлося в консультації в газеті «Праця і зарплата», 2000, № 24, с. 14. |
| Витрати на проїзд в маршрутному таксі | Витрати на оплату проїзду в маршрутному таксі, підтверджені документально, підлягають компенсації |
| Витрати на оплату користування послугами камери схову | Згідно з пп. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на відрядження відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, зокрема транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій). |
| Витрати на оплату користування послугами платного залу очікування | Законодавством про службові відрядження відшкодування витрат на користування платним залом очікування на залізничному вокзалі не передбачено (див. лист Мінфіну від 21.09.2005 р. № 31-03173-07-13/20079) |
| Витрати на провезення багажу | Згідно з абз. 6 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на провезення багажу, вага якого перевищує вагу, вартість якої вказано в транспортному квитку, можна відшкодовувати тільки з дозволу керівника. При цьому дозвіл керівника буде потрібним незалежно від того, наскільки вага багажу перевищила вартість вказаної у квитках, — на 1 зайвий кг чи на 100 кг. На це звертав увагу Мінфін у листі від 09.06.2011 р. № 31-07230-16-29/14742 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 33) |
| Витрати у разі повернення транспортного квитка | Витрати у зв’язку з поверненням квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб може бути відшкодовано з дозволу керівника установи тільки з поважних причин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує ці витрати (абз. 5 п. 112 розд. ІІ Інструкції № 59). Докладніше з цього питання див. консультацію фахівця Мінфіну на с. 43 цього номера |
| Витрати на оплату послуг сервісних центрів з придбання квитків | Витрати на проїзд відшкодовуються з урахуванням всіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків. Це дає підставу компенсувати працівникові такі витрати |
| Страхові платежі на транспорті | Компенсацію страхових платежів на транспорті передбачено безпосередньо пп. 6 розд. ІI Інструкції № 59 |
Керівники бюджетних установ особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на наймання житлових приміщень, що перевищують граничні норми, установлені постановою № 98, і витрат на проїзд у м’якому вагоні, на судах морського, річкового або повітряного транспорту за квитками 1-го класу і бізнес-класу.
Якими документами підтверджуються витрати на проїзд
Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат. Витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами, працівникові не відшкодовуються.
Додатково пп. 15 розд. І Інструкції № 59 встановлено, що підтвердними документами, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до /font> Закону про РРО і ПКУ.
Підпунктом 140.1.7 ст. 140 ПКУ визначено, що підтвердними документами, які засвідчують вартість фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і у місці відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), є:
— транспортні квитки;
— транспортні рахунки (багажні квитанції);
— електронні квитки за наявності посадочного талона і документа про сплату.
Згідно із Законом про РРО розрахунковий документ — це документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), який підтверджує факт продажу товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, зареєстрований в установленому порядку реєстратором розрахункових операцій (РРО) або заповнений уручну.
При цьому п. 4 ст. 9 Закону про РРО встановлено, що в разі продажу проїзних і перевізних документів із застосуванням бланків суворого обліку на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів, а також на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків із нанесеними друкарським способом серією, номером та номінальною вартістю РРО і розрахункові книжки не застосовуються..
Далі в таблиці наведемо інформацію про те, якими документами підтверджуються витрати на проїзд, залежно від виду транспорту.
| Вид транспорту | Підтвердні документи |
| 1 | 2 |
| Залізничний (крім приміського) і авіаційний транспорт | Достатньо оригіналів транспортних квитків |
| Приміський залізничний транспорт | Квитки приміського сполучення з кодами 101 або 102, що згідно з п. 13.3 Положення № 614 єє формами розрахункових квитанцій, або чек РРО із вказівкою початкового і кінцевого пунктів призначення й вартості проїзду |
| Морський і річковий транспорт | Закон про РРО не звільняє суб’єктів господарювання під час продажу квитків на проїзд морським і річковим транспортом від використання РРО, значить, додатково необхідний касовий чек |
| Автомобільний транспорт | Талони, квитанції, квитки з нанесеними друкарським способом серією, номером та номінальною вартістю. Відповідно до п. 2.5 Положення № 614 форма і зміст розрахункових документів (крім тих, що друкуються РРО), використовуваних під час надання послуг пасажирським автомобільним транспортом, повинні відповідати типовим формам, затвердженим наказом Мінтрансу від 25.05.2006 р. № 503, за винятком квитків на приміські автомаршрути (типи ПА-І, ПА-ІІ), міські автомаршрути (типи МА-І, МА-ІІ), багажних квитків на приміські автомаршрути (тип КБ-ІІ), форми яких затверджено Положенням № 614. Якщо на автомобільному транспорті (у салонах автобусів, маршрутних таксі) видаються талони, квитанції, квитки без нанесених друкарським способом серії, номера та номінальної вартості або таких документів автомобільний перевізник не видає, то він зобов’язаний застосовувати РРО в загальному порядку (див. лист ДПАУ від 12.01.2004 р. № 287/7/23-2117), отже, саме чек РРО буде в цьому випадку підтвердним документом |
Що стосується підтвердження витрат в разі використання електронних проїзних документів, то в пп. 12 розд. II Інструкції № 59 йдеться тільки про те, який пакет документів є підставою для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка, а саме:
— оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
— роздрукування на папері частини електронного авіаквитка з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);
— оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира.
Якщо говорити про підтвердні документи у разі придбання електронних квитків на інші види транспорту, то варто відзначити, що спеціальних застережень із цього приводу Інструкція № 59 нне містить. Проте зі змісту абз. 1 п. 12 розд. II цієї Інструкції, а також п.п. 140.1.7 ПКУ, де згадуються електронні квитки загалом (без уточнення виду транспорту), можна зробити висновок, що вимоги до них повинні висуватися ті ж, що і до електронних авіаквитків — /font>наявність посадочного талона і документа про сплату.
У зв’язку з цим звертаємо увагу на те, що в загальному випадку під час замовлення через Інтернет залізничного електронного квитка проїзний документ на бланку не друкується, а отриманий пасажиром пароль (захисний код), роздрукований на папері, підтверджує факт отримання коштів перевізником без роздрукування. При цьому пароль (захисний код), який формується автоматизованою системою бронювання, уводиться до відповідного пристрою провідником вагону з метою підтвердження факту оплати вартості проїзду.
У той же час у разі звернення пасажира залізниця повинна забезпечити роздрукування електронного проїзного документа на паперовому носієві (бланку). Роздрукування проїзних документів на бланках установленого зразка може здійснюватися також автоматами самообслуговування (кіосками). Про це йдеться в п. 22.34 Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу і пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Мінтрансзв’язку від 27.12.2006 р. № 1196. Із цим нюансом варто заздалегідь ознайомити відряджених співробітників, щоб їм після повернення з відрядження не було відмовлено у відшкодуванні витрат на проїзд.
ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ПРОЖИВАННЯ
Абзацом 1 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 встановлено, що за наявності підтвердних документів (в оригіналі) працівнику відшкодовуються фактичні витрати на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання.
Згідно з постановою № 98 гранична норма відшкодування витрат на наймання житлового приміщення під час відрядження в межах України складає 250 грн. за добу (без ПДВ). Як передбачено п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому працівникові понад установлені суми відшкодовуються також витрати на сплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами і наймання житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі. Тому якщо працівник під час перебування у відрядженні наймав житло в платника ПДВ, такому працівникові може бути відшкодовано витрати на проживання в межах 300 грн., з них 250 грн. — гранична сума витрат на наймання житлового приміщення і 50 грн. — витрати на оплату ПДВ, нарахованого на цю суму.
Якщо витрати на проживання перевищать граничну норму, то відшкодувати наднормативні витрати відрядженого на проживання можна тільки з дозволу керівника установи. Указані витрати не є надмірно витраченими коштами.
Підкреслимо, що граничну норму відшкодування витрат на наймання житлового приміщення встановлено з урахуванням уключених у рахунки на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні переговори), холодильником, телевізором та інших витрат (абз. 1 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59).
Тобто якщо вартість користування телефоном, телевізором і холодильником та інших витрат у готельному рахунку в оплату вартості проживання вказано окремим рядком, то такі витрати не підлягають компенсації. Як підкреслив Мінфін у листі від 03.02.2012 р. № 31-07230-2-6/534,, наведеному на с. 6 цього номера, до категорії «інші витрати» належать інші надані готелем (мотелем) послуги, що не ввійшли до переліку послуг, вказаного в абз. 1 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59, що можуть бути відшкодовані відповідно до законодавства України (не заборонені до відшкодування).
Тому в разі включення в рахунки за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні під час перебування працівника в службовому відрядженні плати за користування кондиціонером, кабельним телебаченням, такі витрати (у межах граничних сум витрат на наймання житлового приміщення) підлягають відшкодуванню відрядженому працівникові. Якщо ж вартість таких послуг (користування кондиціонером, кабельним телебаченням) у готельному рахунку в оплату вартості проживання вказано окремим рядком, то такі витрати не підлягають компенсації, оскільки Інструкцією № 59 це не передбачено.
Виняток становлять витрати:
— на оплату побутових послуг (прання, чищення, ремонтування і прасування одягу, білизни, ремонт взуття), що відшкодовуються в межах 10 % норм добових за всі ддні проживання (абз. 2 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59
);— на бронювання місць у готелях, що компенсуються в розмірах не більше 50 % вартості місця за одну добу (абз. 3 п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59).
Далі в таблиці наведемо найпоширеніші витрати відряджених працівників, пов’язані з найманням житлового приміщення, та інформацію про їх відшкодування.
| Вид витрат | Як вирішується питання про відшкодування |
| 1 | 2 |
| Оплата двомісного номера | Часто доводиться чути: у готелі не було одномісних номерів і відрядженому працівникові довелося сплатити проживання в двомісному. Чи відшкодовувати йому такі витрати? |
| Рахунок готелю за телефонні переговори | Згідно з абз. 3 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 відшкодування витрат на службові телефонні переговори здійснюється в розмірах, погоджених з керівником. Оскільки йдеться про відшкодування вартості безпосередньо службових телефонних переговорів, то для підтвердження того, що вони були службовими, працівнику бажано запастися роздруківкою телефонних переговорів, які він вів із готелю |
| Страхування в готелі | Про витрати на страхування в готелі і про їх відшкодування в Інструкції № 59 не йдеться. Тому якщо такі витрати виділено в рахунку на проживання окремим рядком, то компенсувати їх працівникові установа не має права. |
| Туристичний збір | Статтею 10 ПКУ визначено, що до місцевих податків і зборів належить, зокрема, туристичний збір. Платниками збору є громадяни України, іноземці, а також особи без громадянства, що прибувають на територію адміністративно-територіальної одиниці, на якій діє рішення сільської, селищної і міської ради про встановлення збору, і отримують (споживають) послуги з тимчасового проживання (ночівлі) із зобов’язанням залишити місце перебування в зазначений строк (ст. 268 ПКУ). Справляння збору може здійснюватися згідно з рішенням сільської, селищної або міської ради, податковими агентами, зокрема адміністраціями готелів, кемпінгів, мотелів, гуртожитків для приїжджих та іншими установами готельного типу, санаторно-курортними установами. |
Крім цього, не підлягають компенсації витрати відрядженого працівника на оплату алкогольних напоїв, тютюнових виробів, а також суми чайових.
Якими документами підтверджуються витрати на проживання
Витрати, пов’язані з відрядженням, у тому числі витрати на проживання, відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат. Підтвердними документами, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і ПКУ (п. 115 розд. І Інструкції № 59
).Згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ документами, що засвідчують вартість витрат на проживання відряджених осіб, є рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання.
Проте наявність тільки готельного рахунка (нехай навіть і з позначкою «Оплачено») для обґрунтування правомірності відшкодування працівнику витрат на проживання недостатньо. Для підтвердження витрат на проживання також потрібним є розрахунковий документ у розумінні Закону про РРО.
Ураховуючи положення Закону про РРО, документом, що підтверджує оплату готельних послуг, тобто розрахунковим документом є:
— фіскальний касовий чек РРО (розрахункова квитанція) або квитанція до прибуткового касового ордера, якщо послуги надає юридична особа;
— фіскальний касовий чек, якщо послуги надає фізична особа — підприємець на загальній системі оподаткування;
— розрахунковий документ, виписаний в довільній формі,, якщо послуги надає фізособа-підприємець, платник єдиного податку.
Отже, витрати на проживання в готелі потрібно підтверджувати двома документами — і рахунком готелю, і чеком РРО (квитанцією до прибуткового касового ордера, розрахунковою квитанцією і т. п.), якщо готельні послуги надано юридичною особою, про що слід завчасно попередити працівника. Про необхідність наявності двох підтвердних документів говорить і Мінфін у листі від 11.10.2007 р. № 31-18030-07-29/20911.
Також відзначимо, що на сьогодні не існує типової форми готельного рахунка, обов’язкової до застосування всіма суб’єктами господарювання. Проте, на думку Мінфіну, у рахунку готелю повинні вказуватися: прізвище працівника, направленого у відрядження, строк проживання і вартість основних та додаткових послуг, отриманих в готелі або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи (див. лист Мінфіну від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020).
Окремо зупинимося на документах, які повинен додатково надати працівник, якщо він користувався послугами з проживання і проїзду, наданими фізичною особою — підприємцем, з метою підтвердження права не утримувати податок на доходи фізосіб і єдиний соціальний внесок у разі виплати доходу підприємцям (через відрядженого працівника).
Так, відрядженому працівнику слід попросити в фізичної особи — підприємця (як тієї, яка перебуває на загальній системі оподаткування, так і платника єдиного податку) копію витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — Держреєстр). Якщо отримані відрядженим працівником послуги є в переліку видів діяльності, указаних у такому витягу, то єдиний соціальний внесок утримувати не потрібно (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ).
Підставою для неутримання податку на доходи фізосіб буде надана:
— фізособою — підприємцем на загальній системі оподаткування копія документа, що підтверджує її державну реєстрацію як суб’єкта підприємницької діяльності (п. 177.8 ст. 177 ПКУ, зі змінами, внесеними Законом № 4834, які набрали чинності з 01.07.2012 р.). Це може бути або витяг із Держреєстру, або виписка з Держреєстру;
— фізособою — підприємцем, що є платником єдиного податку, копія свідоцтва про сплату єдиного податку (п.п. 165.1.36 ПКУ).
Після повернення з відрядження й надання працівником авансового звіту установа повинна відобразити виплачені через відрядженого працівника підприємцю доходи в Податковому розрахунку за ф. № 1ДФ з ознакою доходу «157».
ВІДРЯДЖЕННЯ НА АВТОМОБІЛІ
Розділ II Інструкції № 59 не містить норм, що визначають порядок відшкодування відрядженому працівникові витрат на проїзд службовим автомобілем (витрат на ПММ, стоянку, паркування автомобіля, а також витрат, пов’язаних з його техобслуговуванням), отже, указані витрати не може бути компенсовано як витрати на відрядження (див. лист Мінфіну від 20.06.2007 р. № 31-18030-07/23-4477/45270).
Водночас це не означає, що витрати на проїзд у разі відрядженні на службовому автомобілі взагалі не компенсуються. Якщо є така необхідність і кошторисом передбачено відповідні кошти, у відрядження можна поїхати і на службовому автомобілі. Річ у тому, що установа використовує службовий автомобіль для поїздки свого працівника в межах своєї основної діяльності, а раз так, то й витрати на нього вважатимуться витратами на господарські потреби.
Порядок оформлення документів для направлення працівника у відрядження на службовому автомобілі, а також відшкодування витрат на відрядження, не відрізняється від порядку для звичайного відрядження, а саме: видається наказ про відрядження, в якому вказується, що відрядження здійснюватиметься на службовому автомобілі установи, а також затверджується маршрут руху, виписується подорожній лист і видається аванс на відрядження. Якщо автомобілем керуватиме штатний водій, то йому також оформляється відрядження.
Одночасно з авансом на відрядження установа повинна видати працівнику підзвітні кошти на госппотреби (для компенсації витрат на ПММ, стоянку, паркування службового автомобіля, а також витрат на сплату зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами і водними переправами).
Видатки на експлуатацію службового автомобіля у відрядженні зараховуються до загальногосподарських видатків, а не до видатків на відрядження, тому здійснюються вони не за КЕКВ 1140 «Видатки на відрядження», а за КЕКВ, відповідним економічній складовій видатків. Наприклад, видатки на придбання паливно-мастильних матеріалів здійснюються за КЕКВ 1131 «Предмети, матеріали, устаткування та інвентар, у тому числі м’який інвентар та обмундирування», паркування і стоянку — за КЕКВ 1134 «Оплата послуг (крім комунальних)».
Витрати на ПММ у разі використання у відрядженні автомобіля відшкодовуються відповідно до норм витрати палива за кілометр пробігу, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43, і маршрутом, погодженим з керівником, що має бути відзначено в наказі про направлення працівника у відрядження (див. лист Мінфіну від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868).
Інша справа в разі використання працівником у відрядженні особистого автомобіля. У цьому випадку витрати на ПММ, плата за стоянку та інші витрати на використання автомобіля не включаються ні до витрат на відрядження, ні до витрат на господарські потреби. Виходом із ситуації, що склалася, буде укладення з працівником — власником автомобіля договору оренди транспортного засобу. У цьому випадку витрати на ПММ, плата за стоянку та інші витрати відшкодовуватимуться у вказаному вище порядку (див. лист Мінфіну від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868).
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
У бухгалтерському обліку витрати на відрядження відображаються відповідно до положень Інструкції № 61, а саме:
— видача готівки з каси за витратними касовими ордерами або іншими документами, що замінюють їх, відображається за дебетом субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» і кредитом субрахунку 301 «Каса в національній валюті»;
— надання авансового звіту відображається — за дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи», 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги», 812 «Видатки з інших джерел власних надходжень», 813 «Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду» і кредитом субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами»;
— повернення підзвітним особам залишку авансу до каси установи — за дебетом субрахунку 301 «Каса в національній валюті» і кредитом субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами».
Відповідно до Інструкції № 333 видатки на відрядження слід планувати і здійснювати за КЕКВ 1140 «Видатки на відрядження».
Під час планування видатків у кошторисах слід дотримуватись вимог Порядку № 228. Зокрема, слід пам’ятати, що установи мають право брати бюджетні зобов’язання та витрачати бюджетні кошти в цілях і в межах, установлених затвердженими кошторисами. У разі визначення витрат у кошторисах необхідно враховувати об’єктивну потребу установи в них, необхідність у погашенні заборгованості тощо. До кошторисів можуть уключатися тільки витрати, передбачені законодавством і необхідність яких зумовлена характером діяльності установи.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КЗпП —
Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Закон про транспорт — Закон України «Про транспорт» від 10.11.94 р. № 232/94-ВР.
Закон про туризм — Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95-ВР.
Закон про страхування — Закон України «Про страхування» від 07.03.96 р. № 85/96-ВР.
Закон № 4834 — Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо удосконалення деяких податкових норм» від 24.05.2012 р. № 4834-VI.
Постанова № 98 — постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Інструкція № 61 — Інструкція про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 10.07.2000 р. № 61.
Інструкція № 333 — Інструкція щодо застосування класифікації кредитування бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.
Порядок № 228 — Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.
Положення № 614 — Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.
