СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ: ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ
Алла БРОДЕЦКАЯ, начальник отдела нормативов в органах государственного управления Управления финансов органов государственного управления Департамента финансов социальной сферы
О СФЕРЕ ДЕЙСТВИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О КОМАНДИРОВКАХ
Наше предприятие основано на государственной форме собственности и является государственным коммерческим предприятием. Численность его работников составляет 150 человек. В структуре предприятия имеется отдел, который осуществляет полномочия по государственному надзору (контролю), в котором работает четыре государственных инспектора, чья заработная плата выплачивается за счет средств государственного бюджета. Остальное финансирование на предприятии, в частности и расходы на служебные командировки всех работников (в том числе и государственных инспекторов), осуществляется за счет средств хозяйственной деятельности предприятия. По общей инициативе администрации предприятия и трудового коллектива было принято решение об увеличении суммы суточных расходов при командировках в пределах Украины до 90 грн.
Просим разъяснить, является ли наше предприятие содержащимся (финансируемым) за счет бюджетных средств. Каким нормативно-правовым актом следует руководствоваться хозрасчетному предприятию, имеющему статус получателя бюджетных средств, при направлении работников в служебные командировки исключительно за счет средств хозяйственной деятельности предприятия?
Нормы постановления КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98) и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), определяют порядок направления в командировку и возмещения расходов, понесенных в связи с такой командировкой, исключительно для государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
Следует отметить, что исходя из норм Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI распорядитель бюджетных средств может уполномочить получателя бюджетных средств на выполнение мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, и предоставить ему средства бюджета в пределах соответствующих ассигнований. Получатель бюджетных средств использует такие средства на основании плана использования бюджетных средств, содержащего распределение бюджетных ассигнований, утвержденных в смете этого распорядителя бюджетных средств. При этом такое использование должно осуществляться с соблюдением требований бюджетного законодательства.
Поэтому, если хозрасчетное предприятие является получателем бюджетных средств, при направлении работников в служебные командировки, которые осуществляются за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, такое предприятие должно соблюдать нормы постановления № 98 и Инструкции № 59.
Если хозрасчетное предприятие не является получателем бюджетных средств, а также если хозрасчетное предприятие, являющееся получателем бюджетных средств, направляет работников в служебные командировки за счет средств хозяйственной деятельности предприятия, следует руководствоваться Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ)
Государственное предприятие в рамках выполнения соответствующих программ осуществляет закупку работ и услуг по хозяйственным договорам, финансируемым из средств государственного бюджета. При согласовании сторонами цены договора предприятие требует обоснования всех расходов, учтенных исполнителем в расчетах (сметах, калькуляциях) согласно нормам действующего законодательства Украины. Вместе с тем в настоящее время возникают определенные вопросы, касающиеся определения сумм командировочных расходов, которые предприятие будет компенсировать исполнителю за счет средств государственного бюджета при оплате выполненных работ (услуг) по договору.
Так, ст. 140 НКУ установлены особенности признания расходов двойного назначения, в частности расходов, связанных с командировкой персонала. Во исполнение п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НКУ Кабмин постановлением № 98 утвердил суммы командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
На основании вышеприведенного просим разъяснить: должно ли предприятие требовать от исполнителей, не содержащихся за счет бюджетных средств, учитывать требования постановления № 98 при определении командировочных расходов в цене договора, который будет финансироваться за счет средств государственного бюджета?
Как усматривается из вопроса, исполнение обязанностей по договорам о закупке работ/услуг, финансируемым из государственного бюджета, иногда требует направление в командировку исполнителей по этим договорам.
В соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 1 Закона Украины «Об осуществлении государственных закупок» от 01.06.2010 г. № 2289-VI (далее — Закон № 2289) договор о закупке — это договор, который заключается между заказчиком и участником по результатам процедуры закупки и предусматривает предоставление услуг, выполнение работ или приобретение права собственности на товары за государственные средства.
Согласно ч. 1 ст. 41 Закона № 2289 одним из существенных условий договора о закупке является сумма, определенная в договоре.
Кроме этого, победитель торгов из числа участников, предложения конкурсных торгов которых не были отклонены согласно этому Закону, определяется на основании критериев и методики оценки, основным критерием которых является цена.
Цена договора определяется путем согласования сторонами договора калькуляций, смет и т. п. и должна включать все расходы, необходимые для выполнения обязательств по договору. Поэтому считаем, что суммы командировочных расходов исполнителей должны быть учтены сторонами в общей сумме договора.
Суммы командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются согласно постановлению № 98. При этом положения указанного постановления не распространяются на упомянутых выше исполнителей по договорам о закупке работ/услуг.
ПОЕЗДКИ СОЦИАЛЬНЫХ РАБОчих ОТ МЕСТА РАБОТЫ К ТЕРЦЕНТРУ: КОМАНДИРОВКА ИЛИ НЕТ
Администрация территориального центра находится в городе, а обслуживание граждан отделением социальной помощи на дому осуществляется социальными рабочими за пределами города. Такие рабочие являются штатными работниками терцентра, однако проживают в населенных пунктах, где осуществляется обслуживание граждан.
Один раз в месяц социальные рабочие приезжают в администрацию терцентра (в город) с целью отчитаться за объем услуг, предоставленных ими подопечным в течение текущего месяца.
В коллективном договоре терцентра предусмотрено осуществление возмещений за проезд социальных рабочих, а именно за проезд от поселка, где они проживают и предоставляют услуги, в город, где находится администрация терцентра. Кроме того, ежегодно директор терцентра издает приказ о проведении возмещения социальным рабочим таких расходов.
Считаются ли такие поездки социальных рабочих служебными командировками?
Согласно п. 1 разд. I «Общие положения» Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя бюджетного учреждения на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).
Исходя из этого определения одним из обязательных условий, при которых поездка считается командировкой, является поездка работника в другой населенный пункт вне места его постоянной работы.
Что же в трактовке действующего законодательства по вопросам служебных командировок является местом постоянной работы работника?
В соответствии с п. 2 разд. I Инструкции № 59 в случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения учреждения находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом).
Таким образом, с учетом указанного пункта местом постоянной работы считается учреждение (филиал, участок или другое структурное подразделение учреждения, находящееся в другой местности), работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом).
Согласно п. 91 Типового положения о территориальном центре социального обслуживания (предоставления социальных услуг), утвержденного постановлением КМУ от 29.12.2009 г. № 1417, территориальный центр имеет право создавать в случае необходимости в сельских населенных пунктах рабочие места социальных работников (социальных рабочих) для социального обслуживания (предоставления социальных услуг) граждан, указанных в п. 4 этого Типового положения, по их месту проживания.
Поэтому, если согласно трудовому договору (контракту) местом постоянной работы социальных работников определены рабочие места, созданные в сельских населенных пунктах, где такие работники выполняют свою работу, поездка таких работников от сельского населенного пункта (места предоставления социальных услуг) до города, где расположен терцентр, считается служебной командировкой, т. е. имеются все основания для отнесения расходов, связанных с осуществлением таких поездок, к командировочным расходам.
О СРОКЕ КОМАНДИРОВКИ
Может ли, исходя из постановления № 98 и Инструкции № 59, считаться командировкой служебная поездка работника в другой населенный пункт на срок более 30 календарных дней?
Следует ли зачислять в срок командировки и оплачивать день выбытия в командировку и день прибытия из нее?
Согласно постановлению № 98 и Инструкции № 59 срок командировки определяется руководителем или его заместителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней (за исключением командировок для выполнения некоторых категорий работ, определенных в постановлении № 98 и Инструкции № 59).
По поводу включения в срок командировки и оплаты дня выбытия в командировку и дня прибытия указываем, что исходя из норм п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59 день выбытия в командировку и день прибытия из командировки включаются в срок командировки. Поэтому определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня.
ЕСЛИ КОМАНДИРОВКА НЕ СОСТОЯЛАСЬ
Работник учреждения был направлен в командировку, но перед самым отъездом он заболел.
Как быть, если средства на командировку уже частично израсходованы (куплены билеты на поезд) и работнику выплачены суточные?
Если работник вернет билеты на поезд в кассу вокзала, можно ли ему компенсировать расходы, связанные с таким возвратом?
Если командировка по каким-либо причинам не состоялась (работник заболел, перенесен срок проведения переговоров и т. п.), то такую командировку придется отложить на неопределенный срок или совсем отменить. Командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести и нет возможности отправить в командировку другого работника учреждения.
Согласно Инструкции № 59 направление работника учреждения в командировку осуществляется руководителем этого учреждения или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением).
Таким образом, решение об отмене командировки также должно быть оформлено соответствующим приказом (распоряжением) руководителя (заместителя руководителя), в котором необходимо:
— указать об отмене ранее изданного приказа о командировке (с указанием его номера и даты);
— указать причину отмены командировки;
— предоставить распоряжение командированному работнику об осуществлении определенных действий, необходимых в связи с отменой командировки, например о возврате уже купленных билетов в кассу вокзала, снятии брони и т. д.
Кроме того, следует аннулировать запись о регистрации лица, выбывающего в командировку, в Журнале регистрации командировок. С приказом об отмене командировки и записью в Журнале следует ознакомить работника.
Согласно абз. 5 п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59, если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу учреждения указанные средства.
То есть работник в течение трех дней со дня издания приказа об отмене командировки должен подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку, и документы в оригинале, подтверждающие стоимость понесенных расходов. Заодно он возвращает неиспользованные средства.
Если в связи с отменой командировки работник не понес никаких дополнительных расходов, то сумма, которую он возвращает в кассу учреждения, будет соответствовать сумме ранее выданного аванса.
Если же, как в нашем случае, работник уже израсходовал средства на приобретение билетов на поезд, то во исполнение распоряжения руководителя, определенного в приказе об отмене командировки, работник должен сдать неиспользованные билеты на поезд в кассу вокзала. Причем со сдачей билетов не следует затягивать, поскольку от этого зависит получение уплаченной за них суммы (полностью или только ее части). Так, в соответствии с пп. 19.11 — 19.14 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196, если пассажир отказался от поездки по личным причинам в срок:
— не менее чем за 24 часа до отправления поезда, то ему выплачивается полная стоимость билета и плацкарты;
— от 24 до 9 часов до отправления поезда, то ему выплачивается полная стоимость билета и 50 процентов стоимости плацкарты;
— менее чем за 9 часов до отправления поезда, но не более чем через 1 час после его отправления, — выплачивается только стоимость билета, а стоимость плацкарты не выплачивается.
Во всех случаях возврата проездных документов пассажир, кроме случаев, происшедших по вине железной дороги, вносит плату за услуги (комиссионный сбор).
Согласно п. 15 разд. 1 Инструкции № 59 подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы согласно Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее — Закон об РРО) и НКУ.
Так, в соответствии с п.п. 3.8.3.3 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного совместным приказом Минтранса и ГНАУ от 24.10.2001 г. № 712/431, разработанного согласно Закону об РРО, при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных по наличному виду расчета, на каждый экземпляр проездного/перевозочного документа оформляется вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. Также предусматривается, что по требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа. Поэтому работника следует предупредить о том, чтобы он обязательно взял в кассе экземпляр вспомогательного документа.
Таким образом, работник вносит в кассу учреждения возвращенные средства и вместе с отчетом об использовании средств предоставляет вспомогательный документ, удостоверяющий стоимость понесенных расходов.
Что касается комиссионного сбора, то укажем следующее. В соответствии с абз. 5 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя учреждения, только если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов.
Поэтому с разрешения руководителя работнику возмещаются расходы, понесенные в связи с возвратом билетов, на основании вспомогательного документа, в котором указывается сумма услуги (комиссионный сбор) за возврат билетов.
ЕСЛИ СТОИМОСТЬ ПИТАНИЯ ВКЛЮЧЕНА В СЧЕТ НА ОПЛАТУ СТОИМОСТИ ПРОЖИВАНИЯ В ГОСТИНИЦЕ
Работника направили в командировку в г. Киев на трое суток. Согласно счету гостиницы и чеку РРО за гостиницу он заплатил 465,00 грн., в том числе:
— проживание — 420,00 грн.;
— три завтрака общей стоимостью 45,00 грн.
Как в этом случае возмещаются расходы?
Отдельным видом расходов, не требующим специального документального подтверждения, являются суточные расходы (расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с такой командировкой). Суммы суточных расходов для государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, утверждены постановлением № 98. Суточные расходы возмещаются единой суммой независимо от статуса населенного пункта. В общем случае сумма суточных расходов для командировок по Украине составляет 30 грн.
Согласно абз. 4 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59 расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов.
Это означает, что если в общий счет на проживание, предоставленный работником в подтверждение его расходов на оплату жилья во время командировки, включена стоимость питания в гостинице, то учреждение не должно оплачивать расходы работника на питание. На эти цели ему выдаются суточные. Заметим также, что суточные расходы являются компенсацией расходов не только на питание, но и на финансирование других личных нужд работника. Например, если работником к авансовому отчету приложены квитанции на посещение платного туалета, то такие расходы не могут быть компенсированы и должны осуществляться им за счет суточных или собственных средств.
В нашем случае работнику будут компенсированы:
— суточные в размере 90,00 грн. (30 грн. x 3 суток);
— расходы на проживание в гостинице — 420,00 грн.
Расходы на питание работнику не компенсируются.
В случае, если стоимость питания превышает суммы суточных расходов, сумма превышения работнику не возмещается.
Если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения, в стоимость проездных документов без определения конкретной суммы, такие расходы должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе дополнительно полученными от предоставителей услуг по временному проживанию и проезду.
