СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ: ВІДПОВІДІ НА ЗАПИТАННЯ
Алла БРОДЕЦЬКА, начальник відділу нормативів в органах державного управління Управління фінансів органів державного управління Департаменту фінансів соціальної сфери
ЩОДО СФЕРИ ДІЇ ЗАКОНОДАВСТВА ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ
Наше підприємство засноване на державній формі власності і є державним комерційним підприємством. Чисельність його працівників становить 150 осіб. У структурі підприємства є відділ, що здійснює повноваження з державного нагляду (контролю), де працюють чотири державні інспектори, заробітна плата яких виплачується за рахунок коштів державного бюджету. Решта фінансування на підприємстві, зокрема і витрати на службові відрядження всіх працівників (у тому числі й державних інспекторів), здійснюється за рахунок коштів господарської діяльності підприємства. За спільною ініціативою адміністрації та трудового колективу було прийнято рішення про збільшення суми добових витрат при відрядженнях у межах України до 90 грн.
Просимо роз’яснити, чи є наше підприємство таким, що утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів. Яким нормативно-правовим актом слід керуватися госпрозрахунковому підприємству, що має статус одержувача бюджетних коштів, при направленні працівників у службові відрядження виключно за рахунок коштів господарської діяльності підприємства?
Норми постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98) та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), визначають порядок направлення у відрядження та відшкодування витрат, понесених у зв’язку з таким відрядженням, виключно для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
Слід зазначити, що виходячи з норм Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI розпорядник бюджетних коштів може уповноважити одержувача бюджетних коштів на виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, та надати йому кошти бюджету в межах відповідних асигнувань. Одержувач бюджетних коштів використовує такі кошти на підставі плану використання бюджетних коштів, що містить розподіл бюджетних асигнувань, затверджених у кошторисі цього розпорядника бюджетних коштів. При цьому таке використання має здійснюватись із дотриманням вимог бюджетного законодавства.
Тому якщо госпрозрахункове підприємство є одержувачем бюджетних коштів, при направленні працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів у рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, таке підприємство повинно дотримуватись норм постанови № 98 та Інструкції № 59.
У разі якщо госпрозрахункове підприємство не є одержувачем бюджетних коштів, а також якщо госпрозрахункове підприємство, яке є одержувачем бюджетних коштів, направляє працівників у службові відрядження за рахунок коштів господарської діяльності підприємства, слід керуватися нормами Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ).
Державне підприємство в рамках виконання відповідних програм здійснює закупівлю робіт та послуг за господарськими договорами, які фінансуються коштами державного бюджету. При погодженні сторонами ціни договору підприємство вимагає обґрунтування всіх витрат, врахованих виконавцем в розрахунках (кошторисах, калькуляціях) відповідно до норм чинного законодавства України. Разом із тим на сьогодні виникають певні питання щодо визначення сум витрат на відрядження, які підприємство компенсуватиме виконавцю за рахунок коштів державного бюджету при оплаті виконаних робіт (послуг) за договором.
Так, ст. 140 ПКУ встановлені особливості визнання витрат подвійного призначення, зокрема витрат, пов’язаних із відрядженням персоналу. На виконання п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ Кабмін постановою № 98 затвердив суми витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
На підставі наведеного вище просимо надати роз’яснення: чи має підприємство вимагати від виконавців, які не утримуються за рахунок бюджетних коштів, враховувати вимоги постанови № 98 при визначенні витрат на відрядження в ціні договору, що фінансуватиметься за рахунок коштів державного бюджету?
Як вбачається із запитання, виконання обов’язків за договорами про закупівлю робіт/послуг, що фінансуються з державного бюджету, іноді потребує відряджень виконавців за цими договорами.
Відповідно до п. 5 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 01.06.2010 р. № 2289-VI (далі — Закон № 2289) договір про закупівлю — це договір, який укладається між замовником і учасником за результатами процедури закупівлі та передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товари за державні кошти.
Згідно з ч. 1 ст. 41 Закону № 2289 однією з істотних умов договору про закупівлю є сума, визначена у договорі.
Крім цього, переможець торгів з числа учасників, пропозиції конкурсних торгів яких не було відхилено згідно з цим Законом, визначається на основі критеріїв і методики оцінки, основним критерієм з яких є ціна.
Ціна договору визначається шляхом узгодження сторонами договору калькуляцій, кошторисів тощо і повинна включати в себе всі витрати, що необхідні для виконання зобов’язань за договором. Тому вважаємо, що суми витрат на відрядження виконавців мають бути враховані сторонами в загальній сумі договору.
Суми витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються відповідно до постанови № 98. При цьому положення зазначеної постанови не поширюються на вищезазначених виконавців за договорами про закупівлю робіт/послуг.
ПОЇЗДКИ СОЦІАЛЬНИХ робітників ВІД МІСТА РОБОТИ ДО ТЕРЦЕНТРУ: ВІДРЯДЖЕННЯ ЧИ НІ
Адміністрація територіального центру знаходиться у місті, а обслуговування громадян відділенням соціальної допомоги вдома здійснюється соціальними робітниками за межами міста. Такі робітники є штатними працівниками терцентру, але проживають у населених пунктах, де здійснюється обслуговування громадян.
Один раз на місяць соціальні робітники приїжджають до адміністрації терцентру (у місто) з метою відзвітувати за обсяг послуг, наданих ними підопічним протягом поточного місяця.
У колективному договорі терцентру передбачено здійснення відшкодувань за проїзд соціальних работників, а саме за проїзд від селища, де вони проживають та надають послуги, до міста, де знаходиться адміністрація терцентру. Крім того, щороку директор терцентру видає наказ про проведення відшкодування зазначеним робітникам таких витрат.
Чи вважаються такі поїздки соціальних робітників службовими відрядженнями?
Згідно з п. 1 розд. І «Загальні положення» Інструкції № 59 службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника бюджетної установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Виходячи з цього визначення, однією із обов’язкових умов, при яких поїздка вважається відрядженням, є відправлення працівника до іншого населеного пункту поза місцем його постійної роботи.
Що ж у трактуванні чинного законодавства з питань службових відряджень є місцем постійної роботи працівника?
Відповідно до п. 2 розд. І Інструкції № 59 у випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи установи знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом).
Отже, з врахуванням вказаного пункту, місцем постійної роботи вважається установа (філія, дільниця або інший структурний підрозділ установи, що знаходиться в іншій місцевості), робота в якій (якому) обумовлена трудовим договором (контрактом).
Згідно з п. 91 Типового положення про територіальний центр соціального обслуговування (надання соціальних послуг), затвердженого постановою КМУ від 29.12.2009 р. № 1417, територіальний центр має право створювати в разі потреби у сільських населених пунктах робочі місця соціальних працівників (соціальних робітників) для соціального обслуговування (надання соціальних послуг) громадян, зазначених у п. 4 цього Типового положення, за їх місцем проживання.
Тому якщо згідно з трудовим договором (контрактом) місцем постійної роботи соціальних працівників визначені робочі місця, які створені у сільських населених пунктах, де такі працівники виконують свою роботу, поїздка таких працівників від сільського населеного пункту (місця надання соціальних послуг) до міста, де розташовано терцентр, вважається службовим відрядженням. Тобто є всі підстави для віднесення витрат, пов’язаних із здійсненням таких поїздок, до витрат на відрядження.
ЩОДО СТРОКУ ВІДРЯДЖЕННЯ
Чи може виходячи з норм постанови № 98 та Інструкції № 59 вважатися відрядженням службова поїздка працівника до іншого населеного пункту на строк більше 30 календарних днів?
Чи слід зараховувати до строку відрядження та оплачувати день вибуття у відрядження та день прибуття з нього?
Згідно з нормами постанови № 98 та Інструкції № 59 строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів (за винятком відряджень для виконання деяких категорій робіт, визначених у постанові № 98 та Інструкції № 59).
Щодо включення до строку відрядження та оплати дня вибуття у відрядження й дня прибуття зазначаємо, що виходячи з норм п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 день вибуття у відрядження та день прибуття з відрядження включаються до строку відрядження . Тому визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.
ЯКЩО ВІДРЯДЖЕННЯ НЕ ВІДБУЛОСЯ
Працівника установи було направлено у відрядження, але перед самим від’їздом він захворів.
Як бути, якщо кошти на відрядження вже частково витрачені (куплені квитки на потяг) і працівнику виплачено добові?
Якщо працівник поверне квитки на потяг до каси вокзалу, чи можна йому компенсувати витрати, пов’язані з таким поверненням?
Якщо відрядження з якихось причин не відбулося (працівник захворів, перенесено термін проведення переговорів тощо), то таке відрядження доводиться відкласти на невизначений строк або зовсім скасувати. Відрядження скасовується в тому випадку, коли його неможливо перенести і немає можливості відправити у відрядження іншого працівника установи.
Згідно з Інструкцією № 59 направлення працівника установи у відрядження здійснюється керівником цієї установи або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням).
Отже, рішення про скасування відрядження також має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) керівника (заступника керівника), у якому слід:
— зазначити про скасування раніше виданого наказу про відрядження (із зазначенням його номера і дати);
— вказати причину відміни відрядження;
— надати розпорядження відрядженому працівникові про здійснення певних дій, які необхідні у зв’язку зі скасуванням відрядження, наприклад про повернення вже куплених квитків до каси вокзалу, зняття броні і т. д.
Крім того, слід анулювати запис про реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у Журналі реєстрації відряджень. З наказом про скасування відрядження і записом в Журналі слід ознайомити працівника.
Відповідно до абз. 5 п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси установи зазначені кошти.
Тобто працівник протягом трьох днів з дня видання наказу про скасування відрядження повинен подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження, та документи в оригіналі, які підтверджують вартість понесених витрат. Заразом він повертає невикористані кошти.
Якщо у зв’язку зі скасуванням відрядження працівник не поніс ніяких додаткових витрат, то сума, яку він повертає до каси установи, буде відповідати сумі раніше виданого авансу.
Якщо ж, як у нашому випадку, працівник уже витратив кошти на придбання квитків на потяг, то на виконання розпорядження керівника, визначеного у наказі про скасування відрядження, працівник повинен здати невикористані квитки на потяг до каси вокзалу. Причому зі здачею квитків не слід затягувати, оскільки від цього залежить отримання сплаченої за них суми (повністю або тільки її частини). Так, відповідно до пп. 19.11 — 19.14 Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. № 1196, якщо пасажир відмовився від поїздки з особистих причин у термін:
— не менше ніж за 24 години до відправлення поїзда, то йому виплачується повна вартість квитка і плацкарти;
— від 24 до 9 годин до відправлення поїзда, то йому виплачується повна вартість квитка і 50 відсотків вартості плацкарти;
— менше ніж за 9 годин до відправлення поїзда, але не більше ніж через 1 годину після його відправлення, — виплачується тільки вартість квитка, а вартість плацкарти не виплачується.
У всіх випадках повернення проїзних документів пасажир, крім випадків, що сталися з вини залізниці, вносить плату за послуги (комісійний збір).
Відповідно до п. 15 розд. І Інструкції № 59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі — Закон про РРО) та ПКУ.
Так, відповідно до п.п. 3.8.3.3 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Мінтрансу та ДПАУ від 24.10.2001 р. № 712/431, розробленого відповідно до Закону про РРО, при поверненні проїзних/перевізних документів, оформлених за готівковим видом розрахунку, на кожен примірник проїзного/перевізного документа оформляється допоміжний документ із зазначенням суми, що повертається. Також передбачається, що на вимогу пасажира касир повинен надати йому один примірник допоміжного документа. Тому працівника слід попередити про те, щоб він обов’язково взяв у касі примірник допоміжного документа.
Отже, працівник вносить до каси установи повернуті кошти та разом зі звітом про використання коштів надає допоміжний документ, який засвідчує вартість понесених витрат.
Що стосується комісійного збору, то зазначимо таке. Відповідно до абз. 5 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника установи, лише якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.
Тому з дозволу керівника працівнику відшкодовуються витрати, понесені у зв’язку з поверненням квитків, на підставі допоміжного документа, в якому вказується сума послуги (комісійний збір) за повернення квитків.
ЯКЩО ВАРТІСТЬ ХАРЧУВАННЯ ВКЛЮЧЕНА ДО РАХУНКА НА ОПЛАТУ ВАРТОСТІ ПРОЖИВАННЯ У ГОТЕЛІ
Працівника направили у відрядження в м. Київ на три доби. Згідно з рахунком готелю та чеком РРО за готель він заплатив 465,00 грн., у тому числі:
— проживання — 420,00 грн.;
— три сніданки загальною вартістю 45,00 грн.
Як у цьому разі відшкодовуються витрати?
Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, затверджені постановою № 98. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. У загальному випадку сума добових витрат для відряджень по Україні становить 30 грн.
Згідно з абз. 4 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.
Це означає: якщо в загальний рахунок на проживання, наданий працівником на підтвердження його витрат на оплату житла під час відрядження, включена вартість харчування у готелі, то установа не має оплачувати витрати працівника на харчування. На ці цілі йому видаються добові. Зауважимо також, що добові витрати являють собою не тільки компенсацію витрат на харчування, а й фінансування інших особистих потреб працівника. Приміром, якщо працівником до авансового звіту додані квитанції на відвідування платного туалету, то такі витрати не можуть бути компенсовані і повинні здійснюватися ним за рахунок добових або власних коштів.
У нашому випадку працівникові будуть компенсовані:
— добові в розмірі 90,00 грн. (3 доби x х 30,00 грн.);
— витрати на проживання у готелі — 420,00 грн.
Витрати на харчування працівникові не компенсуються.
У разі, якщо вартість харчування перевищує суми добових витрат, сума перевищення працівнику не відшкодовується.
У разі якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, до вартості проїзних документів без визначення конкретної суми, такі витрати мають бути підтверджені відповідними документами, у тому числі додатково отриманими від надавачів послуг з тимчасового проживання та проїзду.
