ДЕКРЕТНЫЕ В ОТЧЕТЕ ПО Ф. № Д4: НЮАНСЫ ЗАПОЛНЕНИЯ В ПРИМЕРАХ
В данной консультации покажем на примерах нюансы заполнения Отчета по ф. № Д4 по переходящим декретным, т. е. когда отпуск в связи с беременностью и родами попадает на период до и после 1 июля.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», при содействии Валентины БОРШОВСКОЙ, заместителя директора Департамента — начальника отдела персонифицированного учета, информационных систем и сетей Пенсионного фонда Украины
С 01.07.2013 г. лица, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами, отнесены к числу застрахованных лиц в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования. С этой даты пособие по беременности и родам включено в базу для начисления и удержания ЕСВ (вступили в силу изменения, внесенные Законом № 231 в Закон о ЕСВ). В этой связи ПФУ были подготовлены изменения в Инструкцию № 21-5 и в Порядок № 22-2, которые вступили в силу с 09.08.2013 г.
При начислении ЕСВ на сумму пособия необходимо учитывать следующее. Если пособие:
— начислено в июне, в том числе за дни июля, — ЕСВ не начисляем;
— начислено после 1 июля за дни июля и последующие месяцы — ЕСВ начисляем на всю сумму;
— начислено после 1 июля за дни июля и последующие месяцы и июня — ЕСВ начисляем на сумму пособия, которая приходится на дни июля.
Подробнее по этому вопросу см. консультацию, приведенную на с. 12 этого номера.
ПРАВИЛА ОТРАЖЕНИЯ ДЕКРЕТНЫХ В ОТЧЕТНОСТИ ПО ЕСВ
Укажем общие правила заполнения Отчета по ф. № Д4 при начислении работнице пособия по беременности и родам:
1. В ТАБЛИЦЕ 1 сумму начисленного в отчетном месяце пособия за все 126 (140, 180) календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами отражаем в:
— строках 1 и 1.5 — всю начисленную сумму пособия;
— строках 2, 2.4 (2.4.1 — 2.4.4), 4, 4.4 — в пределах максимальной величины доходов (17 прожиточных минимумов для трудоспособных лиц).
Начисленный сверху ЕСВ на такую базу показываем в строках 3, 3.4 (3.4.1 — 3.4.4) и учитываем в строках 8.4 — 8.6 и 8.8, а удержанный ЕСВ — в строках 5, 5.6 и учитываем в строке 8.13.
2. В ТАБЛИЦЕ 5:
— в месяце ухода в отпуск в связи с беременностью и родами заполняем строку, в которой указываем в графе 7 код «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах»), а в графе 10 «дата початку» — первый день такого отпуска;
— в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами (истекает 126-й, 140-й или 180-й день отпуска, с учетом листка нетрудоспособности, который выдан на продление отпуска) заполняем строку, в которой указываем в графе 7 код «5», а в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами.
Если сразу после отпуска в связи с беременностью и родами работница уходит в отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (далее — отпуск до 3 лет), то на нее дополнительно заполняем строку в таблице 5 (в месяце, на который приходится первый день отпуска), в которой указываем в графе 7 код «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»), а в графе 10 «дата початку» — дату первого дня отпуска до 3 лет. Обратите внимание: код 6 для графы 7 введен в таблицу 5 после последнего обновления Отчета по ф. № Д4. В месяце выхода работницы из отпуска до 3 лет в таблице 5 нужно заполнить строку, в которой указываем в графе 7 код «6», в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска до 3 лет (день рождения ребенка, когда ему исполняется 3 года).
Если после достижения ребенком 3 лет работница возьмет отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, то в таблице 5 опять на нее заполняем строку:
— в месяце ухода работницы в отпуск (день, следующий после исполнения ребенку 3 лет или поздний период, когда работница напишет заявление) указываем в графе 7 код «4» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку»), а в графе 10 «дата початку» — дату первого дня отпуска (день, следующий после дня трехлетия ребенка (если работница уходит в этот отпуск сразу после окончания отпуска до 3 лет) или день начала отпуска, указанного в заявлении работницы на отпуск);
— в месяце окончания отпуска от 3 до 6 лет указываем в графе 7 код «4», а в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска от 3 до 6 лет (день рождения ребенка, когда ему исполняется 6 лет).
Такой же порядок заполнения таблицы 5 актуален для работников, которые ушли в вышеназванные социальные отпуска до 1 июля: если в отчетном месяце закачивается какой-либо отпуск, заполняем строку о его окончании, если начинается другой — заполняем строку на начало. Это справедливо и для отпуска до 3 лет, данные о начале которого в отчетах до июля 2013 года не показывали. Если работница из него выходит после 1 июля, несмотря на то что в таблице 5, подаваемой в составе отчета за месяц ухода в такой отпуск, не приводили данные о начале отпуска, в отчете за месяц окончания отпуска строку нужно заполнить.
3. В ТАБЛИЦЕ 6 пособие разбиваем по месяцам, руководствуясь п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5, и заполняем столько строк, на сколько месяцев приходится отпуск в связи с беременностью и родами. В отдельной строке показываем зарплату за месяц ухода в отпуск (если работница перед отпуском работала) и/или больничные (если кроме листка нетрудоспособности, выданного на дни отпуска в связи с беременностью и родами, она предоставила листок в связи с болезнью). Строки с пособием приводим после строк с зарплатой, вознаграждением по гражданско-правовому договору, пособием по временной нетрудоспособности.
В строке с пособием по беременности и родам графы заполняем, как показано в табл. 1.
Таблица 1. Заполнение граф таблицы 6 по строке с пособием по беременности и родам
| Графа таблицы 6 | Порядок заполнения |
| 1 | 2 |
| Графы 5, 6, 7, 8, 12, 19, 20 и 21 | Заполняют в общем порядке (см. газету «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 14, с. 22) |
| Графа 9 | Указывают код из приложения 2 к Порядку № 22-2: «42» (работник — не инвалид); «43» (работник — инвалид) |
| Графа 10 | Не заполняют |
| Графа 11 | Указывают месяц, на который приходится период отпуска в связи с беременностью и родами после разбивки по месяцам согласно п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5 |
| Графа 13 | Указывают календарные дни отпуска в связи с беременностью и родами |
| Графа 14 | Не заполняют |
| Графа 15 | По строке пособия, которое приходится на отчетный месяц, это поле заполняют только, если нет начисления зарплаты или больничного (тогда его заполняют по этой строке). Если за месяц начислены больничные и пособие в связи с беременностью и родами, то графу 15 заполняют по строке больничных. В строках, в которых приводим пособие за будущие месяцы отпуска, указывают количество дней отпуска (графа 15 = графа 13). Обратите внимание: в таблице 6 Отчета за будущие месяцы отпуска на работницу не нужно заполнять строку без суммовых показателей, но с данными в графе 15 (т. е. в отчетном периоде показывают пособие с разбивкой по месяцам наперед и заполняют реквизит 15, а в последующих месяцах не показывают ничего). Начиная с отчета за июль 2013 года не нужно заполнять пустые строки на отпуск в связи с беременностью и родами, который начислен до июля 2013 года (см. ниже раздел «Декретные начислены до 01.07.2013 г.») |
| Графа 16 | Указывают сумму пособия за каждый месяц (после распределения по месяцам согласно п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5) без применения максимальной величины дохода |
| Графа 17 | Указывают сумму пособия, которое отражено в графе 16, с учетом применения максимальной величины дохода в данном месяце (январь-ноябрь 2013 года — 19499 грн., декабрь 2013 года — 20706 грн.). Максимальную величину при начислении ЕСВ на суммы пособия применяют отдельно за каждый месяц (т. е. после разбивки по месяцам согласно п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5). Пособие по беременности и родам вместе с больничными учитывают в третью очередь — после суммы зарплаты и вознаграждения по гражданско-правовым договорам. При этом вначале учитывается сумма пособия по временной нетрудоспособности, а затем — пособия по беременности и родам |
| Графа 18 | Указывают удержанный из суммы пособия ЕСВ по ставке 2 % |
ДЕКРЕТНЫЕ НАЧИСЛЕНЫ ДО 01.07.2013 г.
Пример 1. Работница ушла в отпуск в связи с беременностью и родами с 25.06.2013 г. по 28.10.2013 г. на 126 календарных дней (по данным листка нетрудоспособности). Пособие по беременности и родам в сумме 25200 грн. (126 х 200 грн.) начислено в июне 2013 года.
В данном случае с суммы пособия по беременности и родам (25200 грн.), начисленного в июне 2013 года за весь период отпуска в связи с беременностью и родами (25.06.2013 г. — 28.10.2013 г.), в том числе за дни с 01.07.13 г. (120 календарных дней, сумма пособия — 24000 грн.), ЕСВ не взимается.
Не нужно этот период показывать и в таблице 6. Если в отчете за июнь в таблице 6 на дни отпуска, который приходится на июнь, была заполнена строка без суммовых показателей (графа 9 — «1»), начиная с отчета за июль 2013 года продолжать в таком же порядке заполнять пустые строки не нужно.
В данном случае достаточно было в таблице 5 отчета за июнь 2013 года заполнить на работницу строку, в графе 7 которой указать код «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах»), а в графе 10 «дата початку» — первый день отпуска — «25».
В таблице 5 отчета за октябрь 2013 года (месяц окончания отпуска в связи с беременностью и родами) на работницу заполняем строку, в которой указываем в графе 7 — «5», в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами — «28». Пример заполнения см. на рис. 1. Предположим, что женщина сразу же взяла отпуск до 3 лет — заполняем строку с кодом 6 в графе 7, а в графе 10 указываем «29» — дату начала отпуска до 3 лет.
Рис. 1. Извлечение из таблицы 5 отчета за октябрь 2013 года
ДЕКРЕТНЫЕ НАЧИСЛЕНЫ ПОСЛЕ 1 ИЮЛЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ЗА ДНИ ИЮНЯ 2013 ГОДА
Пример 2. Используя данные из предыдущего примера (с. 15), предположим, что пособие начислено 04.07.2013 г., так как работница принесла листок нетрудоспособности только 02.07.2013 г. В отчете за июнь 2013 года информация о работнице не заполнялась.
В данном случае сумму пособия по беременности и родам (25200 грн.), начисленного в июле 2013 года, облагаем ЕСВ так.
Пособие за дни июня. На пособие за 6 календарных дней июня 2013 года в сумме 1200 грн. (6 х 200 грн.) ЕСВ не начисляем. В отчете за июль такое пособие не отражается (ни в таблице 6, ни в таблице 1).
В то же время, поскольку в отчете за июнь 2013 года на работницу не заполнялась строка в таблице 5 о начале отпуска в связи с беременностью и родами, для уточнения данных за июнь 2013 года нужно отдельно заполнить и подать таблицу 5 за июнь 2013 года типа «додаткова», сопроводив ее титульным листом (см. рис. 2). При этом используем действующую форму таблицы 5 на дату подачи дополнительного отчета.
Рис. 2. Извлечение из таблицы 5 отчета за июнь 2013 года (тип «додаткова»)
Пособие за дни июля. На пособие за 120 календарных дней, которые приходятся на период после 1 июля (01.07.2013 г. — 28.10.2013 г.) в сумме 24000 грн. (120 х 200 грн.), ЕСВ начисляем по правилам, действующим с 01.07.2013 г. Для этого, руководствуясь п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5, необходимо разбить пособие по месяцам. Затем, применив согласно п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5 максимальную величину, начисляем ЕСВ. Расчет показан в табл. 2.
Таблица 2. Распределение пособия между месяцами отпуска в связи с беременностью и родами,
начисленного за периоды после 1 июля
| Месяц, на который приходятся дни отпуска в связи с беременностью и родами | Количество дней отпуска, которые приходятся на такой отпуск | Среднедневное пособие, грн. | Сумма пособия, которое приходится на месяц, грн. | Сумма пособия с учетом максимальной величины, грн. | ЕСВ, грн. | |
| начисление (33,2 %) (строка 3.4.1 таблицы 1) | удержание (2 %) | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Июль 2013 года | 31 | 200,00 | 6200,00 | 6200,00 | 7968,00 | 124,00 |
| Август 2013 года | 31 | 6200,00 | 6200,00 | 124,00 | ||
| Сентябрь 2013 года | 30 | 6000,00 | 6000,00 | 120,00 | ||
| Октябрь 2013 года | 28 | 5600,00 | 5600,00 | 112,00 | ||
| Всего | 120 | 24000,00 | 24000,00 | 480,00 | ||
Как отразить в таблице отчета за июль сумму облагаемого пособия, покажем на рис. 3.
В месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами в таблице 5 отчета за такой месяц (если не будет продления отпуска — в отчете за октябрь 2013 года) нужно будет заполнить на эту работницу строку, в которой указываем в графе 7 код «5», в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами — «28» (если не будет продления). Таблица 5 в отчете за октябрь заполняется аналогично представленной на рис. 1 (с. 15).
Рис. 3. Извлечение из таблицы 6 отчета за июль 2013 года
(пособие, приходящееся за период после 1 июля)
ПРОДЛЕНИЕ ОТПУСКА В СВЯЗИ С БЕРЕМЕННОСТЬЮ И РОДАМИ (ПОСОБИЕ ЗА 126 ДНЕЙ НЕ ОБЛАГАЛОСЬ ЕСВ)
Пример 3. Работница ушла в отпуск в связи с беременностью и родами согласно листку нетрудоспособности с 15.02.2013 г. по 20.06.2013 г. на 126 календарных дней. Пособие по беременности и родам в сумме 12600 грн. (126 х 100 грн.) начислено в феврале 2013 года. С 21.06.2013 г. по 04.07.2013 г. включительно ей был выписан больничный лист (продление предыдущего больничного листа) в связи с возникновением осложнений во время родов на 14 календарных дней. Пособие по беременности и родам по второму больничному листу в сумме 1400 грн. (14 х 100 грн.) было начислено:
— вариант 1 — в июне 2013 года, в том числе за 10 дней июня в сумме 1000 грн. и за 4 дня июля в сумме 400 грн.;
— вариант 2 — в июле 2013 года (работница предоставила больничный только в июле).
Пособие, начисленное в феврале 2013 года в сумме 12600 грн. за период с 15.02.2013 г. по 20.06.2013 г., не облагается ЕСВ. Что касается пособия, которое начисляется по продленному листку нетрудоспособности, то здесь решающим является дата начисления пособия на основании протокола комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию — до 01.07.2013 г. или после этой даты.
Вариант 1. ЕСВ на всю сумму пособия, в том числе за 4 дня июля в сумме 400 грн., не начисляем, поскольку пособие начислено в июне 2013 года.
В таблице 5 отчета за июль 2013 года (месяц окончания отпуска в связи с беременностью и родами с учетом продления) заполняем строку, в которой указываем в графе 7 код «5», в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами — «04». Пример заполнения см. на рис. 4 (предположим, что женщина сразу же взяла отпуск до 3 лет — заполняем строку с кодом 6 в графе 7, в графе 10 — «05», т. е. первый день отпуска).
В таблицу 6 за июль 2013 года никаких записей о работнице не вносим.
Рис. 4. Извлечение из таблицы 5 отчета за июль 2013 года (вариант 1)
Вариант 2. ЕСВ начисляем на сумму пособия, которое приходится на 4 дня июля в сумме 400 грн. На пособие, приходящееся на 10 календарных дней июня (1000 грн.), ЕСВ не начисляем.
В таблице 5 отчета за июль 2013 года (месяц окончания отпуска в связи с беременностью и родами с учетом продления) заполняем строку, в которой указываем в графе 7 код «5», в графе 10 «дата закінчення» — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами — «04» (аналогично, как показано для варианта 1 на рис. 4).
А в таблице 6 за июль 2013 года вносим запись о работнице, в которой показываем начисление пособия за дни июля в сумме 400 грн. (см. рис. 5). В таблице 1 пособие будет отражено в строках 1, 1.5, 2, 2.4, 2.4.1, 4, 4.4. Начисленный сверху ЕСВ на такую базу показываем в строках 3, 3.4, 3.4.1 (132,8 грн. = 400 х 33,2 %), а удержанный ЕСВ — в строках 5, 5.6 (8 грн. = 400 х 2 %).
Сумму пособия, начисленного за 10 дней июня 2013 года, в отчете не показываем ни в таблице 6, ни в таблице 1.
Рис. 5. Извлечение из таблицы 6 отчета за июль 2013 года (вариант 2)
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Закон № 231 — Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно назначения и индексации пенсии» от 14.05.13 г. № 231-VII.
Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.
Инструкция № 21-5 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная постановлением правления ПФУ от 27.09.10 г. № 21-5.
Порядок № 22-2 — Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.
