ДЕКРЕТНІ У ЗВІТІ ЗА Ф. № Д4: НЮАНСИ ЗАПОВНЕННЯ У ПРИКЛАДАХ
У цій консультації покажемо на прикладах нюанси заповнення Звіту за ф. № Д4 щодо перехідних декретних, тобто коли відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадає на період до та після 1 липня.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», за сприяння Валентини БОРШОВСЬКОЇ, заступника директора Департаменту, начальника відділу персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж Пенсійного фонду України
З 01.07.2013 р. осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, віднесено до застрахованих осіб у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування. З цієї дати допомогу по вагітності та пологах уключено до бази для нарахування та утримання ЄСВ (набрали чинності зміни, унесені Законом № 231 до Закону про ЄСВ). У зв’язку з цим ПФУ було підготовлено зміни до Інструкції № 21-5 та Порядку № 22-2, що набрали чинності з 09.08.2013 р.
При нарахуванні ЄСВ на суму допомоги необхідно враховувати таке. Якщо допомогу:
— нараховано у червні, у тому числі за дні липня, ЄСВ не нараховуємо;
— нараховано після 1 липня за дні липня, ЄСВ нараховуємо на всю суму;
— нараховано після 1 липня за дні липня та червня, ЄСВ нараховуємо на суму допомоги, що припадає на дні липня.
Докладніше з цього питання див. консультацію, наведену на с. 12 цього номера.
ПРАВИЛА ВІДОБРАЖЕННЯ ДЕКРЕТНИХ У ЗВІТНОСТІ З ЄСВ
Зазначимо загальні правила заповнення Звіту за ф. № Д4 при нарахуванні працівниці допомоги по вагітності та пологах.
1. У ТАБЛИЦІ 1 суму нарахованої у звітному місяці допомоги за всі 126 (140, 180) календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами відображаємо:
— у рядках 1 і 1.5 — усю нараховану суму допомоги;
— у рядках 2, 2.4 (2.4.1 — 2.4.4), 4, 4.4 — у межах максимальної величини доходу (17 прожиткових мінімумів для працездатних осіб).
Нарахований зверху на таку базу ЄСВ показуємо в рядках 3, 3.4 (3.4.1 — 3.4.4) та враховуємо в рядках 8.4 — 8.6 і 8.8, а утриманий ЄСВ — у рядках 5, 5.6 та враховуємо в рядку 8.13.
2. У ТАБЛИЦІ 5:
— у місяці виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами заповнюємо рядок, у якому вказуємо у графі 7 код «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності та пологах»), а у графі 10 «дата початку» — перший день такої відпустки;
— у місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (закінчується 126-й, 140-й або 180-й день відпустки, з урахуванням листка непрацездатності, виданого на продовження відпустки) заповнюємо рядок, у якому вказуємо у графі 7 код «5», у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Якщо відразу після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (далі — відпустка до 3 років), то на неї додатково заповнюємо рядок у таблиці 5 (у місяці, на який припадає перший день відпустки), в якій проставляємо у графі 7 код «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»), а у графі 10 «дата початку» — дату першого дня відпустки до 3 років. Зверніть увагу: код «6» для графи 7 уведено до таблиці 5 після останнього оновлення звіту за ф. № Д4. У місяці виходу працівниці з відпустки до 3 років у таблиці 5 потрібно заповнити рядок, в якому вказуємо у графі 7 код «6», у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки до 3 років (день народження дитини, коли їй виповнюється 3 роки).
Якщо після досягнення дитиною 3 років працівниця візьме відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років, то в таблиці 5 на неї знову заповнюємо рядок:
— у місяці виходу працівниці у відпустку (день, наступний після досягнення дитиною 3 років, або пізніший період, коли працівниця напише заяву) вказуємо у графі 7 код «4» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку»), а у графі 10 «дата початку» — дату першого дня відпустки (день, наступний після дня триріччя дитини (якщо працівниця йде в цю відпустку відразу після закінчення відпустки до 3 років) або день початку відпустки, зазначеної в заяві працівниці на відпустку);
— у місяці закінчення відпустки від 3 до 6 років у графі 7 проставляємо код «4», а у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки від 3 до 6 років (день народження дитини, коли їй випов-нюється 6 років).
Саме такий порядок заповнення таблиці 5 є актуальним для працівників, які пішли у названі вище соціальні відпустки до 1 липня: якщо у звітному місяці закінчується будь-яка відпустка, заповнюємо рядок про її закінчення, якщо починається інша — заповнюємо рядок на початок. Це справедливо і для відпустки до 3 років, дані про початок якої у звітах до липня 2013 року не показували. Якщо працівниця виходить з такої відпустки після 1 липня, то, незважаючи на те, що в таблиці 5, яка подається у складі звіту за місяць виходу в таку відпустку, не наводили дані про початок відпустки, у звіті за місяць закінчення відпустки рядок потрібно заповнити.
3. У ТАБЛИЦІ 6 допомогу розподіляємо за місяцями, керуючись п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5, та заповнюємо стільки рядків, на скільки місяців припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. В окремому рядку показуємо зарплату за місяць виходу у відпустку (якщо працівниця перед відпусткою працювала) та/або лікарняні (якщо крім листка непрацездатності, виданого на дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, вона надала листок у зв’язку з хворобою). Рядки з допомогою наводяться після рядків із зарплатою, винагородою за цивільно-правовим договором, допомогою по тимчасовій непрацездатності.
У рядку з допомогою по вагітності та пологах графи заповнюємо, як показано в таблиці 1.
Таблиця 1. Заповнення граф таблиці 6 у рядку з допомогою по вагітності та пологах
| Графа таблиці 6 | Порядок заповнення |
| 1 | 2 |
| Графи 5, 6, 7, 8, 12, 19, 20 і 21 | Заповнюють у загальному порядку (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 14, с. 22) |
| Графа 9 | Вказують код із додатка 2 до Порядку № 22-2: «42» (працівник — не інвалід); «43» (працівник — інвалід) |
| Графа 10 | Не заповнюють |
| Графа 11 | Зазначають місяці, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами після розподілу за місяцями згідно з п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5 |
| Графа 13 | Вказують календарні дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами |
| Графа 14 | Не заповнюють |
| Графа 15 | У рядку допомоги, що припадає на звітний місяць, це поле заповнюють тільки в разі, якщо немає нарахування зарплати або лікарняного (тоді його заповнюємо в цьому рядку). Якщо за місяць нараховано лікарняні та допомогу по вагітності та пологах, то графу 15 заповнюють у рядку лікарняних. У рядках, у яких наводимо допомогу за майбутні місяці відпустки, зазначають кількість днів відпустки (графа 15 = графа 13). Зверніть увагу: у таблиці 6 звіту за майбутні місяці відпустки на працівницю не потрібно заповнювати рядок без сумових показників, але з даними у графі 15 (тобто у звітному періоді показують допомогу з розподілом за місяцями наперед та заповнюють реквізит 15, а в наступних місяцях вже не показують нічого). Починаючи зі звіту за липень 2013 року, не потрібно заповнювати порожні рядки на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, виплати за яку нараховано до липня 2013 року (див. далі розділ «Декретні нараховано до 01.07.2013 р.») |
| Графа 16 | Наводять суму допомоги за кожен місяць (після розподілу за місяцями відповідно до п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5) без застосування максимальної величини доходу |
| Графа 17 | Указують суму допомоги, відображену у графі 16, з урахуванням застосування максимальної величини доходу у цьому місяці (січень — листопад 2013 року — 19499 грн., грудень 2013 року — 20706 грн.). Максимальну величину при нарахуванні ЄСВ на суми допомоги застосовують окремо за кожен місяць (тобто після розподілу за місяцями згідно з п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5). Допомогу по вагітності та пологах разом із лікарняними враховують у третю чергу — після суми зарплати і винагороди за цивільно-правовими договорами. При цьому спочатку враховується сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, а потім — допомоги по вагітності та пологах |
| Графа 18 | Зазначають утриманий із суми допомоги ЄСВ за ставкою 2 % |
ДЕКРЕТНІ НАРАХОВАНО ДО 01.07.2013 р.
Приклад 1. Працівниця пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 25.06.2013 р. по 28.10.2013 р. на 126 календарних днів (за даними листка непрацездатності). Допомогу по вагітності та пологах у сумі 25200 грн. (126 хх 200 грн.) нараховано у червні 2013 року.
У цьому випадку із суми допомоги по вагітності та пологах (25200 грн.), нарахованої у червні 2013 року за весь період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (25.06.2013 р. — 28.10.2013 р.), у тому числі за дні з 01.07.2013 р. (120 календарних днів, сума допомоги — 24000 грн.), ЄСВ не справляється.
Не потрібно цей період показувати і в таблиці 6. Якщо у звіті за червень у таблиці 6 на дні відпустки, що припадає на червень, було заповнено рядок без сумових показників (графа 9 — «1»), то починаючи зі звіту за липень 2013 року продовжувати в такому самому порядку заповнювати порожні рядки не потрібно.
У цьому випадку достатньо було в таблиці 5 звіту за червень 2013 року заповнити на працівницю рядок, у графі 7 якої проставити код «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності та пологах»), а у графі 10 «дата початку» — дату першого дня відпустки — «25».
У таблиці 5 звіту за жовтень 2013 року (місяць закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) на працівницю заповнюємо рядок, у якому вказуємо у графі 7 код «5», у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — «28». Приклад заповнен-ня див. на рис. 1. Припустимо, що жінка відразу ж узяла відпустку до 3 років — заповнюємо рядок із кодом «6» у графі 7), а у графі 10 вказуємо «29» — дату початку відпустки до 3 років.
Рис. 1. Витяг із таблиці 5 Звіту за жовтень 2013 року
ДЕКРЕТНІ НАРАХОВАНО ПІСЛЯ 1 ЛИПНЯ, У ТОМУ ЧИСЛІ ЗА ДНІ ЧЕРВНЯ 2013 РОКУ
Приклад 2. Використовуючи дані з попереднього прикладу (с. 15), припустимо, що допомогу нараховано 4 липня 2013 року, оскільки працівниця принесла листок непрацездатності тільки 02.07.2013 р. У звіті за червень 2013 року інформація про працівницю не запов-нювалася.
У цьому випадку суму допомоги по вагітності та пологах (25200 грн.), нарахованої в липні 2013 року, оподатковуємо так.
Допомога за дні червня. На допомогу за 6 календарних днів червня 2013 року в сумі 1200 грн. (6 х 200 грн.) ЄСВ не нараховуємо. У звіті за липень така допомога не відображається (ані в таблиці 6, ані в таблиці 1).
Водночас, оскільки у звіті за червень 2013 року на працівницю не заповнювався рядок у таблиці 5 про початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для уточнення даних за червень 2013 року потрібно окремо заповнити і подати таблицю 5 за червень 2013 року типу «додаткова», супроводивши її титульним аркушем (див. рис. 2). При цьому використовуємо діючу форму таблиці 5 на дату подання додаткового звіту.
Рис. 2. Витяг із таблиці 5 Звіту за червень 2013 року (тип «додаткова»)
Допомога за дні липня. На допомогу за 120 календарних днів, що припадають на період після 1 липня (01.07.2013 р. — 28.10.2013 р.), у сумі 24000 грн. (120 х 200 грн.) ЄСВ нараховуємо за правилами, чинними з 01.07.2013 р. Для цього, керуючись п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5, необхідно розподілити допомогу за місяцями. Далі, застосувавши згідно з п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5 максимальну величину, нараховуємо ЄСВ. Розрахунок показано в табл. 2.
Таблиця 2. Розподіл допомоги між місяцями відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами,
нарахованої за періоди після 1 липня
| Місяць, на який припадають дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (графа 11 таблиці 6) | Кількість днів відпустки, що припадають на таку відпустку | Середньоденна допомога, грн. | Сума допомоги, що припадає на місяць, грн. (графа 16 таблиці 6; підсумок до рядка 1.5 таблиці 1) | Сума допомоги з урахуванням максимальної величини, грн. | ЄСВ, грн. | |
| нарахування (33,2 %) (рядок 3.4.1 таблиці 1) | утримання (2 %) | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Липень 2013 року | 31 | 200,00 | 6200,00 | 6200,00 | 7968,00 | 124,00 |
| Серпень 2013 року | 31 | 6200,00 | 6200,00 | 124,00 | ||
| Вересень 2013 року | 30 | 6000,00 | 6000,00 | 120,00 | ||
| Жовтень 2013 року | 28 | 5600,00 | 5600,00 | 112,00 | ||
| Усього | 120 | 24000,00 | 24000,00 | 480,00 | ||
Як відобразити в таблиці звіту за липень суму оподатковуваної допомоги, покажемо на рис. 3.
У місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у таблиці 5 звіту за такий місяць (якщо не буде продовження відпустки — у звіті за жовтень 2013 року) потрібно буде заповнити на цю працівницю рядок, в якому проставляємо у графі 7 код «5», у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — «28» (якщо не буде продовження). Таблиця 5 у звіті за жовтень заповнюється аналогічно наведеній на рис. 1 (с. 15).
Рис. 3. Витяг із таблиці 6 Звіту за липень 2013 року
(допомога, що припадає за період після 1 липня)
ПРОДОВЖЕННЯ ВІДПУСТКИ У ЗВ’ЯЗКУ З ВАГІТНІСТЮ ТА ПОЛОГАМИ (ДОПОМОГА ЗА 126 ДНІВ НЕ ОБКЛАДАЛАСЯ ЄСВ)
Приклад 3. Працівниця підприємства пішла у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами згідно з листком непрацездатності з 15.02.2013 р. по 20.06.2013 р. на 126 календарних днів. Допомогу по вагітності та пологах у сумі 12600 грн. (126 х 100 грн.) нараховано в лютому 2013 року. З 21.06.2013 р. по 04.07.2013 р. включно працівниці було виписано лікарняний листок (продовження попереднього лікарняного листка) у зв’язку з виникненням ускладнень під час пологів на 14 календарних днів. Допомогу по вагітності та пологах за другим лікарняним листком у сумі 1400 грн. (14 х 100 грн.) було нараховано:
варіант 1 — у червні 2013 року, у тому числі за 10 днів червня в сумі 1000 грн. та за 4 дні липня в сумі 400 грн.;
варіант 2 — у липні 2013 року (працівниця надала лікарняний тільки в липні).
Допомога, нарахована в лютому 2013 року в сумі 12600 грн. за період з 15.02.2013 р. по 20.06.2013 р., не обкладається ЄСВ. Що стосується допомоги, яка нараховується за продовженим листком непрацездатності, то тут вирішальною є дата нарахування допомоги на підставі протоколу комісії (уповноваженого) із соціального страхування — до 01.07.2013 р. або після цієї дати.
Варіант 1. ЄСВ на всю суму допомоги, у тому числі за 4 дні липня в сумі 400 грн., не нараховуємо, оскільки допомогу нараховано у червні 2013 року.
У таблиці 5 звіту за липень 2013 року (місяць закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з урахуванням продовження) заповнюємо рядок, у якому проставляємо у графі 7 код «5», у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — «04». Приклад заповнення див. на рис. 4 (припустимо, що жінка відразу ж узяла відпустку до 3 років — заповнюємо рядок із кодом «6» у графі 7, у графі 10 — «05», тобто перший день відпустки).
До таблиці 6 за липень 2013 року жодних записів про працівницю не вносимо.
Рис. 4. Витяг із таблиці 5 Звіту за липень 2013 року (варіант 1)
Варіант 2. ЄСВ нараховуємо на суму допомоги в сумі 400 грн., що припадає на 4 дні липня. На допомогу, що припадає на 10 календарних днів червня (1000 грн.), ЄСВ не нараховуємо.
У таблиці 5 звіту за липень 2013 року (місяць закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з урахуванням продовження) заповнюємо рядок, у якому проставляємо у графі 7 код «5», у графі 10 «дата закінчення» — дату останнього дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — «04» (аналогічно показаному для варіанта 1 на рис. 4).
А до таблиці 6 за липень 2013 року вносимо запис про працівницю, в якому показуємо нарахування допомоги за дні липня в сумі 400 грн. (див. рис. 5). У таблиці 1 допомогу буде відображено в рядках 1, 1.5, 2, 2.4, 2.4.1, 4, 4.4. Нарахований зверху на таку базу ЄСВ показуємо в рядках 3, 3.4, 3.4.1 (132,80 грн. = 400 х 33,2 %), а утриманий ЄСВ — у рядках 5, 5.6 (8 грн. = 400 х 2 %).
Суму допомоги, нарахованої за 10 днів червня 2013 року, не показуємо ані в таблиці 6, ані в таблиці 1.
Рис. 5. Витяг із таблиці 6 Звіту за липень 2013 року (варіант 2)
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
Закон № 231 — Закон України «Про внесення змін до деяких законів України щодо призначення та індексації пенсії» від 14.05.2013 р. № 231-VII.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-5.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2.
