Учет бланков листков нетрудоспособности в заведениях здравоохранения

УЧЕТ БЛАНКОВ ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ В ЗАВЕДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Кто из работников заведений здравоохранения должен получать бланки листков нетрудоспособности в бухгалтерии? Где следует хранить бланки таких листков и корешки, которые остаются после их выдачи гражданам, обратившимся за медицинской помощью в заведения здравоохранения? В течение какого периода должны храниться такие корешки и каков порядок их списания?

(г. Харьков)

Согласно п. 1 Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденной совместным приказом Минздрава, Минтруда, ФССВПТ и ФНС от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406, листок нетрудоспособности (далее — ЛН) — это многофункциональный документ, который является основанием для освобождения от работы в связи с нетрудоспособностью и материальным обеспечением застрахованного лица в случае временной нетрудоспособности, беременности и родов.

Образец ЛН утвержден совместным приказом МОЗ, Минтруда, ФССВПТ и ФНС «Об утверждении образца, технического описания листка нетрудоспособности и Инструкции о порядке заполнения листка нетрудоспособности» от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406 (далее — приказ № 532/274/136-ос/1406).

Отметим, что заведения здравоохранения обеспечиваются бланками ЛН за счет средств Государственного бюджета Украины по бюджетной программе КПКРК 2301350 «Организация и регулирование деятельности учреждений и отдельные мероприятия в системе здравоохранения» в части «Обеспечение бланками листка временной нетрудоспособности заведений здравоохранения», т. е. в порядке централизованного снабжения. При этом порядок распределения бланков ЛН, закупленных в централизованном порядке за средства Государственного бюджета Украины, определяется ежегодно приказом Минздрава.

Согласно приказу № 532/274/136-ос/1406 бланки ЛН должны храниться как бланки строгой отчетности. Однако бланки ЛН не входят в Перечень бланков ценных бумаг, документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию, утвержденный постановлением КМУ от 14.05.2012 г. № 456, и ввиду того что постановления КМУ имеют высшую юридическую силу, чем приказы министерств, бланки этих документов, даже несмотря на то, что они имеют серию и индивидуальный номер, фактически не относятся к бланкам документов строгой отчетности. Таким образом, бланки ЛН следует учитывать в составе хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей.

В связи с указанным выше типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденные приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67, для учета бланков ЛН не применяются.

При этом согласно п. 2.1. Положения об отделении Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденного постановлением ФССВПТ от 26.06.2001 г. № 13, отделения ФССВПТ и его органы осуществляют контроль за обоснованностью выдачи и продления листков нетрудоспособности заведениями здравоохранения и санаторно-курортными заведениями независимо от форм собственности. Поэтому к организации учета бланков ЛН в заведении здравоохранения все же следует подойти тщательным образом.

Отметим: ничто не мешает руководителю заведения здравоохранения с целью обеспечения жесткого контроля за использованием бланков ЛН утвердить собственным приказом порядок учета бланков этих документов с использованием форм первичного учета, подобных типовым формам первичного учета бланков строгой отчетности (приходно-расходных книг, актов на списание использованных бланков ЛН, карточек-справок по выданным и использованным бланкам ЛН и т. п.). Ведь, как известно, документирование хозяйственных операций согласно п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.98 г. № 88, может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты либо реквизиты типовых или специализированных форм.

К моменту выдачи ЛН хранятся в бухгалтерии. На практике эти бланки из бухгалтерии получает старшая медсестра. Факт получения бланков ЛН должен быть подтвержден подписью медработника в приходно-расходной книге (журнале) по учету бланков ЛН. В то же время целесообразно вести аналитический учет выданных и использованных бланков ЛН в разрезе должностных лиц, получающих эти бланки, в карточках-справках по выданным и использованным бланкам отдельно по каждому должностному лицу.

Порядок и условия выдачи, продления и учета документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, осуществления контроля за правильностью их выдачи определены Инструкцией о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455 (далее — Инструкция № 455). Так, согласно п. 1.4 этой Инструкции право выдачи ЛН предоставляется:

— лечащим врачам государственных и коммунальных заведений здравоохранения;

— лечащим врачам стационаров протезно-ортопедических учреждений системы Минтруда;

— лечащим врачам туберкулезных санаторно-курортных заведений;

— фельдшерам в местностях, где нет врача, а также на плавающих судах (список этих фельдшеров утверждается ежегодно органами здравоохранения);

— лечащим врачам заведений здравоохранения независимо от формы собственности и врачам, осуществляющим хозяйственную деятельность по медицинской практике как физические лица — предприниматели.

Не имеют права выдачи ЛН врачи (п. 1.5 Инструкции № 455):

— станций (отделений) скорой медицинской помощи;

— станций переливания крови;

— заведений судебно-медицинской экспертизы;

— бальнеогрязелечебных, косметологических и физиотерапевтических больниц и курортных поликлиник;

— домов отдыха;

— туристических баз;

— зубопротезных поликлиник (отделений);

— санитарно-профилактических заведений.

Также не имеют права выдачи ЛН лечащие врачи лечебно-профилактических заведений всех форм собственности при косметологических вмешательствах без медицинских показаний.

Следует иметь в виду, что согласно п. 8.2 Инструкции № 455 ответственность за состояние организации и качество экспертизы временной нетрудоспособности, хранение и учет документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, несет руководитель заведения здравоохранения. За нарушение порядка выдачи и заполнения документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, врачи несут ответственность в соответствии с законодательством Украины.

Учет бланков ЛН согласно п. 8.4 Инструкции № 455 ведется по форме, установленной Минздравом (ф. № 036/о). Порядок заполнения формы первичной учетной документации № 036/о «Журнал регистрации листков нетрудоспособности» определен Инструкцией о порядке заполнения формы первичной учетной документации № 036/о «Журнал регистрации листков нетрудоспособности» (далее — форма № 036/о), утвержденной приказом Минздрава от 14.02.2012 г. № 110 (далее — Инструкция № 110).

В частности, п. 2 этой Инструкции определено, что форма № 036/о заполняется заведениями здравоохранения, которые оказывают амбулаторную и стационарную помощь и выдают листки нетрудоспособности. Форма № 036/о заполняется младшим специалистом с медицинским образованием заведения здравоохранения на основании записей Медицинской карты амбулаторного больного и Медицинской карты стационарного больного по форме № 025/о и № 003/о соответственно, утвержденных приказом Минздрава от 14.02.2012 г. № 110, или на основании Медицинской карты прерывания беременности по форме № 003-1/о, утвержденной приказом Минздрава от 26.07.99 г. № 184. Срок хранения такого журнала — 5 лет (п. 15 Инструкции № 110).

В то же время вести Журнал регистрации ЛН можно и в электронном виде с указанием всей информации, содержащейся на утвержденном бумажном носителе. Заметим: система ввода, накопления, хранения, передачи и использования информации (данных) о выданных, продленных и учтенных ЛН образует единый электронный реестр листков нетрудоспособности. Организация ведения такого реестра определена Положением о Едином электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздрава от 28.10.2011 г. № 716 . Согласно п. 5 этого Положения форма реестра соответствует форме Журнала регистрации ЛН (форма № 036/о). Срок хранения персональных данных в реестре — 3 года.

Стоит отметить также, что согласно п. 4.1 приказа Минздрава «Об утверждении Положения о Едином электронном реестре листков нетрудоспособности» от 28.10.2011 г. № 716 заведения здравоохранения пилотных областей (Винницкой, Волынской, Донецкой, Ивано-Франковской, Луганской, Львовской, Одесской, Полтавской, Харьковской, Черновицкой и Черниговской) обеспечиваются бесплатными прикладными программными продуктами «Укрмедсофт: Стационар» и «Укрмедсофт: Поликлиника».

Согласно приказу № 532/274/136-ос/1406 врач должен отчитываться о расходовании бланков ЛН в установленном порядке путем сдачи корешков выданных ЛН. Таким образом, врачом составляется отчет об использовании бланков ЛН в течение определенного периода (например, недели) произвольной формы, к которому обязательно прилагаются корешки таких листков. Корешки выданных ЛН и отчеты врачей, которые их выдали, являются основанием для оформления Акта на списание бланков листков нетрудоспособности. Акты списания вместе с корешками выданных ЛН хранятся в бухгалтерии в специально отведенных помещениях или шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Срок хранения корешков выданных ЛН согласно Перечню типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5, составляет 3 года.

Согласно Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, учет бланков ЛН следует вести на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». Забалансовый учет бланков этих документов не ведется. Однако такие бланки целесообразно учитывать отдельно от бланков других документов (на отдельном аналитическом счете).

Операции, связанные с поступлением, расходованием и списанием бланков ЛН, следует отражать в бухгалтерском учете согласно нормам Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению и расходованию бланков ЛН рассмотрим на условном примере.

Пример. Коммунальным заведением здравоохранения получены бланки ЛН по централизованному снабжению в количестве 5000 шт. на сумму 1500 грн. (цена одного бланка — 0,30 грн.) Бланки ЛН переданы младшему медицинскому персоналу под роспись в приходно-расходной книге по учету бланков ЛН, что одновременно было зафиксировано в карточках-справках по выданным и использованным бланкам ЛН соответствующими должностными лицами.

Согласно отчетам врачей и прилагаемым к ним корешкам ЛН в течение месяца лицам, которые обратились за медицинской помощью в больницу, было выдано 4500 ЛН, стоимость которых составляет 1350 грн. Использованные бланки ЛН списаны с баланса заведения здравоохранения на основании акта списания, утвержденного главным врачом.

В учетных регистрах эти операции отображаются следующим образом:

Напомним, что операции по расходованию запасов (в том числе и бланков ЛН) отражаются в мемориальном ордере № 13 «Накопительная ведомость расходования материалов» по форме № 396 (бюджет), утвержденной приказом Госказначейства «Об утверждении Инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядок их составления» от 27.07.2000 г. № 68.