Облік бланків листків непрацездатності в закладах охорони здоров’я

ОБЛІК БЛАНКІВ ЛИСТКІВ НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ В ЗАКЛАДАХ ОХОРОНИ ЗДОРОВ’Я

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Хто з працівників закладів охорони здоров’я повинен отримувати бланки листків непрацездатності в бухгалтерії? Де слід зберігати бланки таких листків та корінці, що залишаються після їх видачі громадянам, які звернулися за медичною допомогою до закладів охорони здоров’я? Протягом якого періоду мають зберігатися такі корінці та який порядок їх списання?

(м. Харків)

Згідно з п. 1 Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженої спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФССТВП та ФНВ від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406, листок непрацездатності (далі — ЛН) — це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв’язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів.

Зразок ЛН затверджено спільним наказом МОЗ, Мінпраці, ФССТВП та ФНВ «Про затвердження зразка, технічного опису листка непрацездатності та Інструкції про порядок заповнення листка непрацездатності» від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406 (далі — наказ № 532/274/136-ос/1406).

Зазначимо, що заклади охорони здоров’я забезпечуються бланками ЛН за рахунок коштів Державного бюджету України за бюджетною програмою КПКВК 2301350 «Організація і регулювання діяльності установ та окремі заходи у системі охорони здоров’я» в частині «Забезпечення бланками листка тимчасової непрацездатності закладів охорони здоров’я», тобто в порядку централізованого постачання. При цьому порядок розподілу бланків ЛН, закуплених у централізованому порядку за кошти Державного бюджету України, визначається щорічно наказом МОЗ.

Відповідно до наказу № 532/274/136-ос/1406 бланки ЛН мають зберігатись як бланки суворої звітності. Проте бланки ЛН не входять до Переліку бланків цінних паперів, документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню, затвердженого постановою КМУ від 14.05.2012 р. № 456, і зважаючи на те, що постанови КМУ мають вищу юридичну силу, ніж накази міністерств, бланки цих документів, навіть попри те, що вони мають серію та індивідуальний номер, фактично не належать до бланків документів суворої звітності. Відтак бланки ЛН слід обліковувати у складі господарських матеріалів та канцелярського приладдя.

У зв’язку із вищезазначеним типові форми первинного обліку бланків суворої звітності, затверджені наказом Мінстату від 11.03.96 р. № 67, для обліку бланків ЛН не застосовуються.

При цьому відповідно до п. 2.1 Положення про відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою ФССТВП від 26.06.2001 р. № 13, відділення ФССТВП та його органи здійснюють контроль за обґрунтованістю видачі та продовження листків непрацездатності закладами охорони здоров’я і санаторно-курортними закладами незалежно від форм власності. Тому до організації обліку бланків ЛН в закладі охорони здоров’я все ж таки слід підійти ретельно.

Зазначимо, що ніщо не заважає керівнику закладу охорони здоров’я з метою забезпечення суворого контролю за використанням бланків ЛН затвердити власним наказом порядок обліку бланків цих документів з використанням форм первинного обліку, подібних до типових форм первинного обліку бланків суворої звітності (прибутково-видаткових книг, актів на списання використаних бланків ЛН, карток-довідок по виданих і використаних бланках ЛН тощо). Адже, як відомо, документування господарських операцій згідно з п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.98 р. № 88, може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

До моменту видачі ЛН зберігаються в бухгалтерії. На практиці ці бланки з бухгалтерії отримує старша медсестра. Факт отримання бланків ЛН має бути підтверджено підписом медпрацівника в прибутково-видатковій книзі (журналі) з обліку бланків ЛН. Водночас доцільно вести аналітичний облік виданих і використаних бланків ЛН у розрізі посадових осіб, які отримують ці бланки, в картках-довідках по виданих і використаних бланках окремо за кожною посадовою особою.

Порядок і умови видачі, продовження та обліку документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, здійснення контролю за правильністю їх видачі, визначені Інструкцією про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455 (далі — Інструкція № 455). Так, згідно з п. 1.4 цієї Інструкції право видачі ЛН надається:

— лікуючим лікарям державних і комунальних закладів охорони здоров’я;

— лікуючим лікарям стаціонарів протезно-ортопедичних установ системи Мінпраці;

— лікуючим лікарям туберкульозних санаторно-курортних закладів;

— фельдшерам у місцевостях, де відсутній лікар, а також на плаваючих суднах (список цих фельдшерів затверджується щороку органами охорони здоров’я);

— лікуючим лікарям закладів охорони здоров’я незалежно від форми власності та лікарям, що провадять господарську діяльність з медичної практики як фізичні особи — підприємці.

Не мають права видачі ЛН лікарі (п. 1.5 Інструкції № 455):

— станцій (відділень) швидкої медичної допомоги;

— станцій переливання крові;

— закладів судово-медичної експертизи;

— бальнеогрязелікувальних, косметологічних та фізіотерапевтичних лікарень і курортних поліклінік;

— будинків відпочинку;

— туристичних баз;

— зубопротезних поліклінік (відділень);

— санітарно-профілактичних закладів.

Також не мають права видачі ЛН лікуючі лікарі лікувально-профілактичних закладів усіх форм власності при косметологічних втручаннях без медичних показань.

Слід мати на увазі, що згідно з п. 8.2 Інструкції № 455 відповідальність за стан організації та якості експертизи тимчасової непрацездатності, зберігання та облік документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, несе керівник закладу охорони здоров’я. За порушення порядку видачі та заповнення документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, лікарі несуть відповідальність згідно з законодавством України.

Облік бланків ЛН відповідно до п. 8.4 Інструкції № 455 ведеться за формою, встановленою МОЗ (ф. № 036/о). Порядок заповнення форми первинної облікової документації № 036/о «Журнал реєстрації листків непрацездатності» визначено Інструкцією про порядок заповнення форми первинної облікової документації № 036/о «Журнал реєстрації листків непрацездатності» (далі — форма № 036/о), затвердженою наказом МОЗ від 14.02.2012 р. № 110 (далі — Інструкція № 110).

Зокрема, п. 2 цієї Інструкції визначено, що форма № 036/о заповнюється закладами охорони здоров’я, які надають амбулаторну та стаціонарну допомогу та видають листки непрацездатності. Форма № 036/о заповнюється молодшим спеціалістом з медичною освітою закладу охорони здоров’я на підставі записів Медичної карти амбулаторного хворого та Медичної карти стаціонарного хворого за формою № 025/о і № 003/о відповідно, які затверджені наказом МОЗ від 14.02.2012 р. № 110, або на підставі Медичної карти переривання вагітності за формою № 003-1/о, затвердженою наказом МОЗ від 26.07.99 р. № 184. Термін зберігання такого журналу — 5 років (п. 15 Інструкції № 110).

Водночас вести Журнал реєстрації ЛН можна і в електронному вигляді із зазначенням всієї інформації, яка міститься на затвердженому паперовому носії. Зауважимо: система введення, накопичення, зберігання, передачі та використання інформації (даних) про видані, продовжені та обліковані ЛН утворює єдиний електронний реєстр листків непрацездатності. Організація ведення такого реєстру визначена Положенням про Єдиний електронний реєстр листків непрацездатності, затвердженим наказом МОЗ від 28.10.2011 р. № 716. Згідно з п. 5 цього Положення форма реєстру відповідає формі Журналу реєстрації ЛН (форма № 036/о). Термін зберігання персональних даних у реєстрі — 3 роки.

Варто зазначити також, що відповідно до п. 4.1 наказу МОЗ «Про затвердження Положення про Єдиний електронний реєстр листків непрацездатності» від 28.10.2011 р. № 716 заклади охорони здоров’я пілотних областей (Вінницької, Волинської, Донецької, Івано-Франківської, Луганської, Львівської, Одеської, Полтавської, Харківської, Чернівецької та Чернігівської) забезпечуються безоплатними прикладними програмними продуктами «Укрмедсофт: Стаціонар» та «Укрмедсофт: Поліклініка».

Згідно з наказом № 532/274/136-ос/1406 лікар повинен звітувати про витрачання бланків ЛН в установленому порядку щляхом здавання корінців виданих ЛН. Таким чином, лікарем складається звіт про використання бланків ЛН протягом певного періоду (наприклад, тиждень) довільної форми, до якого обов’язково прикладаються корінці таких листків. Корінці виданих ЛН та звіти лікарів, які їх видали, є підставою для оформлення Акта на списання бланків листків непрацездатності. Акти списання разом із корінцями виданих ЛН зберігаються в бухгалтерії у спеціально відведених приміщеннях або шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Термін зберігання корінців виданих ЛН відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5, становить 3 роки.

Згідно з Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, облік бланків ЛН слід вести на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». Позабалансовий облік бланків цих документів не ведеться. Проте такі бланки доцільно обліковувати окремо від бланків інших документів (на окремому аналітичному рахунку).

Операції, пов’язані з надходженням, витрачанням та списанням бланків ЛН, слід відображати в бухгалтерському обліку відповідно до норм Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженої наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з надходження та витрачання бланків ЛН розглянемо на умовному прикладі.

Приклад. Комунальним закладом охорони здоров’я отримано бланки ЛН за централізованим постачанням у кількості 5000 шт. на суму 1500 грн. (ціна одного бланка — 0,30 грн.). Бланки ЛН передані молодшому медичному персоналу під підпис у прибутково-видатковій книзі з обліку бланків ЛН, що одночасно було зафіксовано в картках-довідках по виданим та використаним бланкам ЛН за відповідними посадовими особами.

Згідно зі звітами лікарів та прикладеними до них корінцями ЛН протягом місяця особам, які звернулися за медичною допомогою до лікарні, було видано 4500 ЛН, вартість яких становить 1350 грн. Використані бланки ЛН списані з балансу закладу охорони здоров’я на підставі акта списання, затвердженого головним лікарем.

В облікових регістрах ці операції відображаються так:

Нагадаємо, що операції з витрачання запасів (у тому числі й бланків ЛН) відображаються в меморіальному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» за формою № 396 (бюджет), затвердженою наказом Держказначейства «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» від 27.07.2000 р. № 68.