МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ
О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ
Письмо от 21.10.2013 г. № 31-07230-16-10/30556
Министерство финансов рассмотрело <…> обращение о служебных командировках и в рамках компетенции сообщает.
В соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.98 г. № 59, командировочные расходы возмещаются только при наличии подтверждающих документов в оригинале, в частности, транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов.
То есть фамилия работника, указанная в проездном билете, должна совпадать с фамилией командированного работника согласно приказу о командировке.
В то же время отмечаем, что согласно Правилам перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденным приказом Министерства транспорта и связи от 27.12.2006 г. № 1196, оформление проездных документов, в том числе электронных, осуществляется с внесением в проездные документы фамилии и имени пассажира со слов лица, осуществляющего оплату проездного документа. При этом при получении документа пассажир должен, не отходя от кассы, проверить правильность указанных в нем сведений, в том числе фамилии и имени.
Поэтому учреждения, направляя работников в командировку, должны обращать их внимание на то, чтобы при оформлении проездных документов работники проверяли правильность указанной в них информации, в частности фамилий и имен.
Заместитель Министра С. Рыбак
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
ЧТО В ИМЕНИ ТВОЕМ? МИНФИН ПРОТИВ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ НА ПРОЕЗД
ПО БИЛЕТУ С ОШИБКОЙ В ФАМИЛИИ (ИМЕНИ) РАБОТНИКА
Введение с 16.04.2013 г. именных проездных документов на поезда, похоже, так и не справилось со своей основной задачей — искоренением спекулянтов. Однако обернулось головной болью как для обычных путников, так и для работников учреждений, которым по роду службы приходится ездить в служебные командировки.
Мало того, что стало проблемой отправить одного работника вместо другого (например, из-за болезни первого), так еще оказывается, что кассир при продаже билета может творчески подойти к своей работе и… написать фамилию (имя) работника с ошибками. И это не такая уж редкость. Особенно учитывая, что Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196 (далее — Правила № 1196), предписывают вносить в проездные документы фамилию и имя пассажира со слов лица, осуществляющего оплату проездного документа.
С одной стороны — страшного в этом ничего нет. Ведь Минтранс учел такую вероятность и постановил: если описок не более трех знаков, то в поезд — пускать (п. 7.3 Правил № 1196). Так что работник все же отправится в командировку и выполнит порученное ему задание.
С другой стороны, самое интересное ждет по возвращении работника из командировки, когда встанет вопрос о возмещении расходов на проезд. Дело в том, что Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), на этот счет специальных оговорок не содержит.
Напомним: расходы на проезд к месту командировки и обратно (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) возмещаются командированному работнику:
— в размере стоимости проезда, в частности, железнодорожным транспортом, с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, страховых платежей на транспорте;
— только при наличии документов в оригинале, подтверждающих сумму таких расходов.
Получается, если согласно приказу о направлении в командировку в такую поездку направлен «Сидоренко Иван», то и возмещать расходы на проезд надлежит работнику именно с такими фамилией и именем.
Другим словами, фамилия работника, указанная в билете, должна совпадать с фамилией командированного работника, указанной в приказе о направлении в командировку. При несоблюдении этого условия законодательные основания для возмещения расходов на проезд отсутствуют. Именно к такому выводу пришел специалист Минфина в консультации, с которой вы можете ознакомиться в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 37. Теперь такая же позиция подтверждена и официальным письмом.
К сожалению, противопоставить здесь нечего. Минтранс для этого случая не предусмотрел возможности обмена билета на новый (с правильными фамилией или именем) или же исправления в нем ошибок (хотя бы корректурным способом).
Поэтому советуем прислушаться к рекомендациям Минфина, приведенным к конце комментируемого письма: направляя работников в командировки, акцентируйте их внимание на рассматриваемой проблеме с тем, чтобы при оформлении в железнодорожных кассах проездного документа они проверяли правильность указанных в нем сведений, в том числе фамилии и имени. Тем более, что этого требует и п. 2.49 Правил № 1196.
Ольга ВИТКОВСКАЯ, экономист-аналитик
