МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ПРО СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ
Лист від 21.10.2013 р. № 31-07230-16-10/30556
Міністерство фінансів розглянуло <…> звернення щодо службових відряджень і в межах компетенції повідомляє.
Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 р. № 59, витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів в оригіналі, зокрема транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), в тому числі електронних квитків.
Тобто прізвище працівника, зазначене в проїзному квитку, має співпадати з прізвищем направленого у відрядження працівника згідно з наказом про відрядження.
Одночасно зазначаємо, що згідно з Правилами перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затвердженими наказом Міністерства транспорту та зв’язку від 27.12.2006 р. № 1196, оформлення проїзних документів, у тому числі електронних, здійснюється із внесенням до проїзних документів прізвища та імені пасажира зі слів особи, яка здійснює оплату проїзного документа. При цьому під час отримання документа пасажир повинен, не відходячи від каси, перевірити правильність зазначених у ньому відомостей, у тому числі прізвища та імені.
Тому установи, направляючи працівників у відрядження, мають звертати їх увагу на те, щоб при оформленні проїзних документів працівники перевіряли правильність зазначеної в них інформації, зокрема прізвищ та імен.
Заступник Міністра С. Рибак
КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ
ЩО В ІМЕНІ ТВОЄМУ? МІНФІН ПРОТИ ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ НА ПРОЇЗД
ЗА КВИТКОМ ІЗ ПОМИЛКОЮ У ПРІЗВИЩІ (ІМЕНІ) ПРАЦІВНИКА
Запровадження з 16.04.2013 р. іменних проїзних документів на поїзди, схоже, так і не впоралося зі своїм основним завданням — викорінюванням спекулянтів. Проте обернулося головним болем як для звичайних пасажирів, так і для працівників установ, яким згідно зі службовими обов’язками доводиться їздити у службові відрядження.
Мало того, що стало проблемою відправити одного працівника замість іншого (наприклад, через хворобу першого), так ще виявляється, що касир при продажу квитка може творчо підійти до своєї роботи і… написати прізвище (ім’я) працівника з помилками. І це не така вже рідкість. Особливо враховуючи, що Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. № 1196 (далі — Правила № 1196), приписують вносити до проїзних документів прізвище та ім’я пасажира зі слів особи, яка здійснює оплату проїзного документа.
З одного боку — страшного в цьому нічого немає, адже Мінтранс урахував таку ймовірність та постановив: якщо описок не більше трьох знаків, то в поїзд — пускати (п. 7.3 Правил № 1196). Отже, працівник усе ж відправиться у відрядження та виконає доручене йому завдання.
З іншого боку, найцікавіше очікує працівника після повернення з відрядження, коли постане питання про відшкодування витрат на проїзд. Річ у тім, що Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), із цього приводу спеціальних застережень не містить.
Нагадаємо: витрати на проїзд до місця відрядження і назад (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) відшкодовуються відрядженому працівнику:
— у розмірі вартості проїзду, зокрема, залізничним транспортом, з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків та користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті;
— тільки за наявності документів в оригіналі, що підтверджують суму таких витрат.
Виходить, якщо згідно з наказом про направлення у відрядження в таку поїздку направлено «Сидоренка Івана», то і відшкодовувати витрати на проїзд належить працівнику саме з такими прізвищем та іменем.
Інакше кажучи, прізвище працівника, зазначене у квитку, має збігатися з прізвищем відрядженого працівника, зазначеним у наказі про направлення у відрядження. При недотриманні цієї умови законодавчі підстави для відшкодування витрат на проїзд відсутні. Саме такого висновку дійшов фахівець Мінфіну в консультації, з якою ви можете ознайомитися в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 37. Тепер таку позицію підтверджено й офіційним листом.
На жаль, протиставити тут нема чого. Мінтранс для цього випадку не передбачив можливості обміну квитка на новий (із правильним прізвищем чи іменем) або виправлення в ньому помилок (хоча б коректурним способом).
Тому радимо дослухатися до рекомендацій Мінфіну, наведених у кінці листа, що коментується: направляючи працівників у відрядження, акцентуйте їх увагу на цій проблемі з тим, щоб при оформленні в залізничних касах проїзного документа вони перевіряли правильність зазначених у ньому відомостей, у тому числі прізвища та імені. Тим більше, що цього вимагає й п. 2.49 Правил № 1196.
Ольга ВІТКОВСЬКА,
економіст-аналітик
