ВЕРНУЛАСЬ списанная ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ: КАК ЕЕ УЧИТЫВАТЬ
Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В связи с предоставлением платных услуг нашим учреждением на условиях последующей оплаты возникла дебиторская задолженность. По окончании срока исковой давности она была списана на результат исполнения сметы по специальному фонду. Но недавно должник погасил эту задолженность.
Как отразить эти операции в бухгалтерском учете? Следует ли перечислять в государственный бюджет сумму возвращенной дебиторской задолженности или же она является нашим доходом?
(г. Киев)
Далеко не все должники возвращают свои долги вовремя. Некоторые из них даже несмотря на все напоминания не торопятся проводить расчеты. Если же срок исковой давности истек, а задолженность по тем или иным причинам остается не погашенной, ее сумму списывают с баланса. Однако бывает так, что должники уплачивают задолженность уже по окончании срока исковой давности, т. е. после ее списания с баланса учреждения-кредитора. Именно такой случай мы рассмотрим и определим порядок действий бухгалтера в подобной ситуации.
Сначала давайте выясним, когда можно без угрызений совести списать дебиторскую задолженность и как это сделать правильно, дабы избежать замечаний и штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Так, требования к списанию дебиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, определены Инструкцией по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90).
Выявление просроченной дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, осуществляется на основании материалов инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, которая должна проводиться бюджетными учреждениями не реже двух раз в год, а расчетов в порядке плановых платежей и с депонентами — ежемесячно.
Результаты инвентаризации расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент отчетного периода, отражаются в Акте инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90). К акту прилагается справка (приложение 10 к Инструкции № 90), в которой должны быть указаны наименование и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, с какого времени и на основании каких документов учитывается задолженность. Кроме того, по суммам дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, в справке указывают лиц, виновных в пропуске этого срока (п. 11.5 Инструкции № 90).
Помните: ответственность за состояние претензионно-исковой работы возлагается на руководителя учреждения. Несоблюдение установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий и исков является нарушением государственной дисциплины и влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц согласно действующему законодательству Украины. На это указывает п. 1.4 Рекомендаций Минюста «О порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» от 15.01.96 г. № 2.
Списывают дебиторскую задолженность, по которой срок исковой давности истек, по решению руководителя учреждения на изменение результата исполнения сметы доходов и расходов за прошлый год (по дебету субсчетов 431, 432 и кредиту субсчетов 361, 362, 363, 364, 675). Разрешение вышестоящей организации для этого не нужно, но уведомить ее о списании с баланса учреждения дебиторской задолженности необходимо.
Следует также иметь в виду, что списание долга в результате неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. Списанную задолженность следует учитывать на забалансовом субсчете 071 «Списанная дебиторская задолженность» в течение трех лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания при изменении имущественного состояния дебитора.
Подробнее о порядке списания дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, читайте в консультации специалиста Госфининспекции «Списание дебиторской задолженности с баланса учреждения» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 13).
Что касается документального оформления операций, связанных с погашением ранее списанной дебиторской задолженности, то в этом вопросе следует руководствоваться в первую очередь нормами Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88). В частности, ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, отражающей причину ошибки и содержащей ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка. Такую справку обязательно подписывает составивший ее работник и после проверки — главный бухгалтер (п. 4.3 Положения № 88). И хотя в этом случае речь не идет об исправлении ошибки, однако для отражения такой операции в бухгалтерском учете следует составить именно бухгалтерскую справку с указанием сути операции.
Непосредственно порядок отражения операции по погашению ранее списанной дебиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на условном примере.
Пример. В 2009 году по договору аренды учебное заведение передало на условиях аренды свободное помещение частному предпринимателю. За пользование помещением начислена арендная плата в сумме 1200 грн. Однако арендатор своевременно арендную плату не перечислил, в результате чего на конец 2009 года возникла дебиторская задолженность. Несмотря на проведенную учебным заведением претензионную работу с дебитором, до окончания срока исковой давности арендатор не погасил задолженность. Поэтому в конце 2012 года по решению руководителя учебного заведения задолженность была списана с баланса. В дальнейшем эту дебиторскую задолженность учитывали на забалансовом счете.
В связи с улучшением финансового положения дебитор погасил свою задолженность по арендной плате перед учебным заведением. Доход по средствам, полученным в качестве арендной платы, отражен в учете на основании бухгалтерской справки.
В учетных регистрах нужно составить следующие бухгалтерские проводки:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Начислена арендная плата (в 2009 году) | 364 | 711 | 1200 |
| 2 | Списан доход по неполученной арендной плате (в конце 2012 года) | 711 | 432 | 1200 |
| 3 | Списана дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек (в конце 2012 года) | 432 | 364 | 1200 |
| Одновременно отражена дебиторская задолженность на забалансовом субсчете | 071 | — | 1200 | |
| 4 | Получена на специальный регистрационный счет сумма арендной платы в счет погашения ранее списанной дебиторской задолженности (в 2013 году) | 323 | 364 | 1200 |
| 5 | Отражен доход по денежным средствам, полученным в качестве арендной платы (в 2013 году) | 364 | 711 | 1200 |
| Одновременно списана дебиторская задолженность с забалансового субсчета | — | 071 | 1200 | |
Напомним, что учет расчетов с дебиторами по специальному фонду ведется в отдельном мемориальном ордере № 4 «Накопительная ведомость по расчетам с другими дебиторами» по форме № 408 (бюджет), утвержденной приказом Госказначейства от 27.07.2000 г. № 68. Одновременно операции по начислению доходов специальному фонду отражаются в мемориальном ордере № 14 «Накопительная ведомость начисления доходов специального фонда бюджетных учреждений» (форма № 409 (бюджет)).
Также помните: распорядители бюджетных средств на основании данных бухгалтерского учета о фактической дебиторской задолженности, возникшей при исполнении сметы за текущий и прошлые отчетные годы, должны составить Отчет о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д № 7м) отдельно по средствам общего и специального фондов. Это требование определено в п. 3.6 Порядка составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденного приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44.
Кроме того, при фактическом поступлении средств в счет погашения ранее списанной дебиторской задолженности необходимо внести изменения в смету в части специального фонда на основании справки Госказначейской службы о подтверждении поступлений на специальные регистрационные счета и справки об изменениях в смете (п. 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228).
Важно: при поступлении средств на регистрационный счет по общему фонду по операциям, которые были проведены в прошлых бюджетных периодах, полученные средства направляются в доход государственного или местного бюджета по коду классификации доходов бюджета 24060300 «Прочие поступления». На этот момент обратило внимание Госказначейство в письме от 31.05.2011 г. № 17-04/1412-7555 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 30).
Однако средства спецфонда в части собственных поступлений, которые Госказначейская служба согласно ст. 57 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI (далее — БКУ) хранит на счетах для покрытия соответствующих расходов в следующем бюджетном периоде, являются исключением из этого правила. То есть эти средства в бюджет отдавать не нужно.
Поэтому будьте уверены, что средства, поступившие в счет погашения ранее списанной дебиторской задолженности по спецфонду, останутся в вашем распоряжении. Вы сможете их использовать по направлениям, определенным ст. 13 БКУ. В частности, собственные поступления, полученные в качестве платы за услуги, могут быть направлены в первую очередь на покрытие расходов, связанных с организацией и предоставлением таких услуг. Тогда как плату за аренду имущества бюджетных учреждений следует использовать на содержание, обустройство, ремонт и приобретение имущества (ч. 4 ст. 13 БКУ).
