Повернулася списана дебіторська заборгованість: як її обліковувати

ПОВЕРНУЛАСЯ списана ДЕБІТОРСЬКА ЗАБОРГОВАНІСТЬ: ЯК ЇЇ ОБЛІКОВУВАТИ

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

У зв’язку з наданням платних послуг нашою установою на умовах наступної оплати виникла дебіторська заборгованість. Після закінчення строку позовної давності вона була списана на результат виконання кошторису за спеціальним фондом. Але нещодавно боржник погасив цю заборгованість.

Як відобразити ці операції в бухгалтерському обліку? Суму повернутої дебіторської заборгованості слід перераховувати до державного бюджету або ж вона є нашим доходом?

(м. Київ)

Далеко не всі боржники повертають свої борги вчасно. Деякі з них навіть попри всі нагадування не квапляться проводити розрахунки. Якщо ж строк позовної давності минув, а заборгованість з тих чи інших причин залишається не погашеною, її суму списують з балансу. Проте трапляється так, що боржники сплачують заборгованість вже після закінчення строку позовної давності, тобто після її списання з балансу установи-кредитора. Саме такий випадок ми розглянемо і визначимо порядок дій бухгалтера в подібній ситуації.

Спочатку давайте з’ясуємо, коли можна без докорів сумління списати дебіторську заборгованість та як це зробити правильно, аби уникнути зауважень та штрафних санкцій з боку контролюючих органів. Так, вимоги до списання дебіторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, визначено Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90).

Виявлення простроченої дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, здійснюється на підставі матеріалів інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами, що має проводитися бюджетними установами не рідше двох разів на рік, а розрахунків у порядку планових платежів із депонентами — щомісячно.

Результати інвентаризації розрахунків за дебіторською та кредиторською заборгованістю, що знаходиться на обліку установи на момент звітного періоду, відображається в Акті інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції № 90). До акта додається довідка (додаток 10 до Інструкції № 90), в якій повинні бути зазначені найменування та адреси дебіторів і кредиторів, сума заборгованості, з якого часу і на підставі яких документів обліковується заборгованість. Окрім того, за сумами дебіторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, у довідці вказують осіб, винних у пропущенні цього терміну (п. 11.5 Інструкції № 90).

Пам’ятайте: відповідальність за стан претензійно-позовної роботи покладається на керівника установи. Недодержання встановленого порядку пред’явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням державної дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством України. На це вказує п. 1.4 Рекомендацій Мін’юсту «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 15.01.96 р. № 2.

Списують дебіторську заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік (за дебетом субрахунків 431, 432 та кредитом субрахунків 361, 362, 363, 364, 675). Дозвіл вищої за рівнем організації для цього не потрібен, але повідомити її про списання з балансу установи дебіторської заборгованості необхідно.

Слід також мати на увазі, що списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Списану заборгованість слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість» протягом трьох років з моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення у разі зміни майнового стану дебітора.

Більш докладно про порядок списання дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, читайте в консультації фахівця Дежфінінспекції «Списання дебіторської заборгованості з балансу установи» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 13).

Що стосується документального оформлення операцій, пов’язаних з погашенням раніше списаної дебіторської заборгованості, то у цьому питанні слід керуватися насамперед нормами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88). Зокрема, помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, яка відображає причину помилки та містить посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку. Таку довідку обов’язково підписує працівник, який її склав, та після її перевірки — головний бухгалтер (п. 4.3 Положення № 88). І хоч у цьому випадку не йдеться про виправлення помилки, однак для відображення такої операції в бухгалтерському обліку слід скласти саме бухгалтерську довідку із зазначенням суті операції.

Безпосередньо порядок відображення погашення раніше списаної дебіторської заборгованості на рахунках бухгалтерського обліку розглянемо на умовному прикладі.

Приклад. У 2009 році на підставі договору оренди навчальний заклад передав на умовах оренди вільне приміщення приватному підприємцю. За користування приміщенням нараховано орендну плату в сумі 1200 грн. Однак орендар не перерахував орендну плату вчасно, у результаті чого на кінець 2009 року виникла дебіторська заборгованість. Незважаючи на проведену навчальним закладом претензійну роботу з дебітором, до закінчення строку позовної давності орендар не погасив заборгованість. Тому наприкінці 2012 року за рішенням керівника навчального закладу заборгованість було списано з балансу. У подальшому цю дебіторську заборгованість обліковували на позабалансовому рахунку.

У зв’язку з поліпшенням фінансового стану дебітор погасив свою заборгованість за орендною платою перед навчальним закладом. Дохід за коштами, отриманими як орендна плата, відображений в обліку на підставі бухгалтерської довідки.

В облікових регістрах слід скласти такі бухгалтерські проводки:

Нагадаємо, що облік розрахунків з дебіторами за спеціальним фондом ведеться в окремому меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами» за формою № 408 (бюджет), затвердженою наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68. Одночасно операції з нарахування доходів спеціального фонду відображаються в меморіальному ордері № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ» (форма № 409 (бюджет)).

Також пам’ятайте: розпорядники бюджетних кош­тів на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську заборгованість, яка виникла при виконанні кошторису за поточний та минулі звітні роки, повинні скласти Звіт про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7д, № 7м) окремо за коштами загального та спеціального фондів. Ця вимога визначена в п. 3.6 Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44.

Крім того, у разі фактичного надходження коштів у рахунок погашення раніше списаної дебіторської заборгованості необхідно внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду на підставі довідки Держказначейської служби про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки та довідки про зміни до кошторису (п. 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228).

Важливо: у разі надходження коштів на реєстраційний рахунок по загальному фонду за операціями, що були проведені у минулих бюджетних періодах, отримані кошти спрямовуються в дохід державного або місцевого бюджету за кодом класифікації доходів бюджету 24060300 «Інші надходження». На цей момент звернуло увагу Держказначейство у листі від 31.05.2011 р. № 17-04/1412-7555 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 30).

Однак кошти спецфонду в частині власних надходжень, які Держказначейська служба згідно зі ст. 57 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ) зберігає на рахунках для покриття відповідних витрат у наступному бюджетному періоді, становлять виняток. Тобто ці кошти до бюджету віддавати не потрібно.

Тож будьте певні, що кошти, які надійшли в рахунок погашення раніше списаної дебіторської заборгованості за спецфондом, залишаться у вашому розпорядженні. Ви зможете їх використати за напрямками, визначеними ст. 13 БКУ. Зокрема, власні надходження, отримані як плата за послуги, можуть бути спрямовані у першу чергу на покриття витрат, пов’язаних з організацією та наданням таких послуг. Тоді як плату за оренду майна бюджетних установ слід використовувати на утримання, облаштування, ремонт та придбання майна (ч. 4 ст. 13 БКУ).