Списанная дебиторская задолженность и невозмещенные потери и недостачи: учитываем по-новому

СПИСАННАЯ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ И НЕВОЗМЕЩЕННЫЕ ПОТЕРИ И НЕДОСТАЧИ: УЧИТЫВАЕМ ПО-НОВОМУ

Вопросам сохранности имущества бюджетные учреждения постоянно уделяют внимание. Однако никто не застрахован от того, что в ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены потери и недостачи материальных ценностей. К сожалению, иногда лиц, виновных в хищении материальных ценностей, не удается установить самостоятельно и приходится обращаться за помощью в следственные органы.

Кроме того, несвоевременные расчеты контрагентов за поставленные товары, предоставленные услуги, выполненные работы приводят к возникновению дебиторской задолженности у бюджетного учреждения. А если учреждение не принимает соответствующие меры по взысканию такой задолженности, со временем она считается просроченной и подлежит списанию с баланса.

Что объединяет такие операции? Суммы таких задолженностей учреждения должны учитывать на забалансовых счетах. О том, каким образом данные операции необходимо отражать бюджетным учреждениям в бухгалтерском учете и в финансовой отчетности за 2013 год в свете последних изменений в законодательстве, мы расскажем в этом материале.

Валерий ШАШЕРИН, главный бухгалтер воинской части А4502

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В связи со вступлением в силу с 06.08.2013 г. Плана счетов, Порядка* и одновременной отменой с указанной даты Плана счетов № 114 произошли изменения в порядке применения некоторых забалансовых счетов.

* Эти документы были опубликованы в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 30.

В данной публикации мы расскажем о том, как изменился порядок учета списанной дебиторской задолженности, а также потерь и недостач материальных ценностей, по которым виновные лица не установлены и дела находятся в органах дознания или досудебного следствия.

Прежде чем перейти к рассмотрению новых требований к учету списанной дебиторской задолженности и невозмещенных сумм потерь и недостач, вспомним о том, как эти суммы учитывались раньше.

Так, согласно ранее действовавшему Плану счетов № 114 такая задолженность учитывалась в следующем порядке:

— задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей, по которым не установлены виновные лица, в отношении которых дела находятся на рассмотрении в следственных органах, — на забалансовом счете 05 «Гарантии и обеспечения».

Если в результате досудебного расследования виновное лицо все же не установлено, сумму недостачи учитывали на забалансовом счете до момента закрытия уголовного производства, связанного с соответствующим фактом хищения. Списание суммы недостачи с забалансового счета можно осуществлять только на основании постановления следователя или прокурора о закрытии уголовного производства (см. также консультацию «Когда списывается недостача с забалансового счета» // «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 15);

— списанная дебиторская задолженность в течение 5 лет с момента ее списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменений имущественного состояния неплатежеспособных дебиторов — на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства».

Что нужно делать учреждению для того, чтобы не допустить возникновения просроченной дебиторской задолженности, а в случае ее возникновения какие нужно принимать меры по сокращению такой задолженности и как ускорить процесс ее погашения? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации специалиста Госфининспекции «Списание дебиторской задолженности с баланса учреждения» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 13).

Начиная с 06.08.2013 г. задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей, по которым не установлены виновные лица, в отношении которых дела находятся на рассмотрении в следственных органах, а также списанную дебиторскую задолженность надо учитывать на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства». Данный счет предназначен для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной с баланса вследствие неплатежеспособности должников (их банкротства), о суммах невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей.

При этом обратите внимание на важное изменение: срок учета списанной дебиторской задолженности на данном счете составляет 3 года (раньше было 5 лет) с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния неплатежеспособного дебитора.

В Плане счетов забалансовый счет 07 разбит на два субсчета, а именно:

— 071 «Списанная дебиторская задолженность». На этом субсчете учитывают сумму списанной дебиторской задолженности в течение 3 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния неплатежеспособных дебиторов;

— 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». На данном субсчете учитывают дебиторскую задолженность по невозмещенным недостачам и потерям от порчи ценностей. Такие суммы учитывают до момента установления виновных лиц, которые должны ее погасить (на основании приказа руководителя, судебного решения, в добровольном порядке). При этом уменьшение суммы невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей отражают после того, как будет решен вопрос о виновных лицах, которые должны возместить суммы недостач и потерь.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ВОПРОСЫ

Для правильного и достоверного отражения в бухгалтерском учете сумм списанной дебиторской задолженности и задолженности по невозмещенным потерям и недостачам в учреждении целесо-образно провести определенную организационную работу.

Что же именно необходимо сделать учреждениям? В данной ситуации советуем поступить так:

1. Провести анализ наличия дебиторской задолженности на забалансовых счетах 05 «Гарантии и обеспечения» и 07 «Списанные активы и обязательства»:

— по состоянию на 06.08.2013 г. проверить наличие задолженности на забалансовом счете 05 «Гарантии и обеспечения».

Дебиторская задолженность, которая числилась на этом счете, в полном объеме должна перейти на забалансовый субсчет 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». При этом главное условие: по такой задолженности по состоянию на 06.08.2013 г. следственными органами не были определены виновные лица или уголовное производство не закрыто. В дальнейшем при установлении виновных лиц такая задолженность будет списана с забалансового субсчета 072 и перенесена на балансовые счета учреждения;

— на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства» остаток числящейся дебиторской задолженности переносим на забалансовый субсчет 071 «Списанная дебиторская задолженность». Также определяем суммы списанной дебиторской задолженности со сроком учета более 3 лет в общей сумме задолженности для принятия решения о ее списании в соответствии с действующим законодательством.

2. Списать просроченную дебиторскую задолженность, которая находится в учете с истекшим сроком исковой давности. Порядок списания такой задолженности определен в п. 11.5 Инструкции № 90. Для списания просроченной дебиторской задолженности необходимо оформить приказ руководителя учреждения о списании такой задолженности.

3. Внести изменения в Рабочий план счетов бухгалтерского учета бюджетного учреждения. Для этого необходимо изменить название и порядок применения забалансового счета 05 «Гарантии и обеспечения» и забалансовых субсчетов 071 «Списанная дебиторская задолженность» и 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей». Такие изменения целесообразно оформить соответствующим приказом руководителя учреждения.

4. Оформить приказ руководителя о переносе дебиторской задолженности с забалансового счета 05 «Гарантии и обеспечения» на забалансовый субсчет 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей», а с забалансового счета 07 «Списанные активы и обязательства» — на забалансовый субсчет 071 «Списанная дебиторская задолженность».

Перенос данных этих забалансовых счетов выглядит следующим образом:

В результате суммарное сальдо по забалансовому счету 07 «Списанные активы и обязательства» состоит из итоговых сумм, учитываемых на забалансовых субсчетах 071 и 072.

5. Составить бухгалтерскую справку о переносе остатков, учитываемых на забалансовых счетах 05 и 07, на забалансовые субсчета 071 и 072. Такие корректировочные записи выполняем в мемориальном ордере № 16 и книге «Журнал-Главная».

6. Отразить проведенные операции в бюджетной и финансовой отчетности учреждения за 2013 год.

ПЕРЕХОДИМ К ПРАКТИКЕ

Далее рассмотрим подробно каждый из указанных выше этапов на условном примере.

Пример. По состоянию на 01.01.2013 г. в учете учреждения на забалансовых счетах 05 «Гарантии и обеспечения» и 07 «Списанные активы и обязательства» учитывалась дебиторская задолженность в общей сумме 120000 грн., в том числе:

— на счете 07 — списанная дебиторская задолженность — 80000 грн. Из них задолженность в сумме 25000 грн., которая учитывается более 3 лет;

— на счете 05 — сумма невозмещенного ущерба от недостачи ТМЦ, по которой виновные лица не были установлены — 40000 грн. При этом по недостаче в размере 28000 грн. органы прокуратуры проводят следственные действия. По недостаче в размере 12000 грн. учреждение самостоятельно устанавливает виновных лиц.

В период с января по июль 2013 года учреждением установлены виновные лица, оформлен приказ о возмещении ими причиненного ущерба на сумму 8000 грн.

Также в результате расследования прокуратуры выявлены виновные лица, вынесено судебное решение о возмещении ущерба за счет виновных лиц в размере 20000 грн. Однако в течение 2013 года виновные лица не возместили ущерб.

На основании результатов инвентаризации дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, руководитель учреждения принял решение о списании этой задолженности с баланса в сумме 25000 грн.

Шаг 1. Определяем, какие суммы дебиторской задолженности подлежат списанию, а какие учреждение продолжает учитывать в бухгалтерском учете. Информацию по состоянию на 01.08.2013 г. и на 01.01.2014 г. приведем в таблице (см. с. 20).

Шаг 2. Инвентаризационная комиссия бюджетного учреждения проводит инвентаризацию дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек. Порядок проведения инвентаризации такой задолженности определен п. 11.5 Инструкции № 90.

На этом этапе действия комиссии заключаются в следующем:

— составить Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (далее — Акт, приложение 9 к Инструкции № 90) с обязательным приложением к нему Справки (приложение 10 к Инструкции № 90);

— отразить в Акте проведенные мероприятия по погашению просроченной дебиторской задолженности. При выявлении дебиторов, которых не существует на момент составления Акта и у которых нет правопреемника, подтвердить данный факт справками Миндоходов и органов статистики;

— изучить копии направленных дебиторам писем с просьбой вернуть задолженность или погасить ее путем поставки товаров (работ, услуг) и ответы на них;

— по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности определить лиц, виновных в пропуске этих сроков. Их список привести в Акте и представить на рассмотрение руководителя учреждения предложения по наказанию выявленных виновных лиц;

— представить на рассмотрение руководителя учреждения предложения по списанию с учета дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности и подготовить совместно с бухгалтерской службой учреждения проект приказа руководителя учреждения о списании задолженности с забалансового учета.

На основании материалов, представленных инвентаризационной комиссией, руководитель учреждения принимает решение о списании дебиторской задолженности, по которой истек срок учета на забалансовом счете, и издает приказ. Приведем фрагмент такого приказа:

<…>

Відповідно до вимог п. 11.5 Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90, Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 26.06.2013 р. № 611, матеріалів проведеної інвентаризації дебіторської заборгованості, строк обліку якої перевищує 3 роки,

НАКАЗУЮ:

1. Списати з позабалансового субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість» дебіторську заборгованість, термін обліку якої перевішує 3 роки, в сумі 25000,00 грн., у тому числі:

— дебіторську заборгованість у сумі 8000,00 грн. перед ТОВ «Сатурн», яка виникла з 15 квітня 2009 року;

— дебіторську заборгованість у сумі 4500,00 грн. перед ТОВ «Метрологіясервіс», яка виникла з 10 червня 2010 року

[і т. д. по кожному підприємству на загальну суму списаної дебіторської заборгованості з визначенням кожного дебітора].

2. Начальнику бухгалтерської служби Іваненко І. І. внести зміни до регістрів бухгалтерського обліку щодо списаної дебіторської заборгованості та підготувати проект доповіді вищій за рівнем організації про списання дебіторської заборгованості.

Підстава: протокол засідання інвентаризаційної комісії, матеріали інвентаризації, доповідь голови інвентаризаційної комісії та начальника бухгалтерської служби від 03.10.2013 р.

<…>

Шаг 3. Перенос данных по дебиторской задолженности, которая учитывается на забалансовых счетах 05 и 07, осуществляем на основании приказа руководителя. Такой приказ может выглядеть следующим образом:

<…>

З метою приведення бухгалтерського обліку установи у відповідність до вимог наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 26.06.2013 р. № 611

НАКАЗУЮ:

1. Наявну списану дебіторську заборгованість у сумі 80000,00 грн., яка обліковується на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання», перенести на позабалансовий субрахунок 071 «Списана дебіторська заборгованість».

2. Дебіторську заборгованість, щодо якої винні особи не були встановлені, яка обліковується на позабалансовому рахунку 05 «Гарантії та забезпечення» в сумі 12000,00 грн., перенести на позабалансовий субрахунок 072 « Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

3. Начальнику бухгалтерської служби Іваненко І. І. внести відповідні зміні до регістрів бухгалтерського обліку та фінансової і бюджетної звітності.

4. Голові інвентаризаційної комісії Петренко О. А. в термін до 1 жовтня 2013 року провести інвентаризацію списаної дебіторської заборгованості, яка знаходиться на позабалансовому обліку установи терміном більше 3 років з моменту зарахування на облік. Матеріалі інвентаризації та пропозиції щодо її списання з бухгалтерського обліку надати керівнику установи на розгляд 2 жовтня 2013 року.

<…>

Шаг 4. Составляем бухгалтерскую справку о переносе остатков, учитываемых на забалансовых счетах 05 и 07, на забалансовые субсчета 071 и 072. Такие операции отражаем бухгалтерскими записями в следующем порядке:

Шаг 5. Отражаем операции по переносу остатков, учитываемых на забалансовых счетах 05 и 07, на забалансовые субсчета 071 и 072, а также по списанию дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в бюджетной и финансовой отчетности за 2013 год. Требования по составлению отчетности определены Порядком № 44.

На основании нашего примера заполним формы отчетности, фрагменты которых приведем далее.

В Балансе информацию о таких операциях надо отразить в разделе «Расшифровка забалансовых счетов».

Фрагмент Баланса

В пояснительной записке к Балансу (приложение № 15 к Порядку № 44) приводим описание всех проведенных операций. Такие пояснения могут выглядеть следующим образом:

Фрагмент Пояснительной записки

Кроме того, суммы потерь и недостач, выявленные в течение отчетного года, нужно отразить в годовой отчетности — Отчете о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей, далее — Отчет (форма № 15). Обратите внимание: действующая форма отчетности не изменилась, а изменился только номер приложения к Порядку № 44 (было приложение № 17, стало — № 18).

При этом в Отчете учреждения отражают не всю дебиторскую задолженность, которая находится на учете учреждения, а только ту, которая относится к потерям и недостачам денежных средств и материальных ценностей, и движение сумм задолженности в отчетном году. А это значит, что для заполнения Отчета необходимо использовать информацию, которая отражена:

— в строке 184 «Расчеты по возмещению причиненного ущерба» формы № 1 (т. е. сальдо субсчета 363);

— в строке 080 «Задолженность по сумме ущерба, которая подлежит перечислению в бюджет и др.)» Справки о дебиторской и кредиторской задолженности по операциям, которые не отражаются в форме № 7д, № 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» (приложение 19 к Порядку № 44);

— в разделе «Расшифровка забалансовых счетов» формы № 1: остатки по забалансовому счету 05 на начало и конец года. При этом часть этой суммы учтена на забалансовом счете 07 и учитывается на забалансовом субсчете 072.

На основании условий нашего примера рассмотрим особенности заполнения Отчета с учетом того, что:

1) на начало 2013 года в учреждении числилась недостача материальных ценностей, по которой виновные лица не были установлены, на общую сумму 40000,00 грн.;

2) по недостаче в размере 28000 грн. проводили расследование органы прокуратуры, а также учреждение самостоятельно выявило виновных лиц на сумму недостачи 12000 грн. Эти данные соответствуют показателям Отчета на конец 2012 года;

3) в течение 2013 года согласно решению судебного органа (на основании материалов, которые предоставила прокуратура) принято решение о взыскании с виновных лиц ущерба на сумму 20000 грн. Также в связи с выявлением виновных лиц руководителем учреждения принято решение о взыскании с них задолженности в размере 8000 грн.

В связи с выявлением виновных лиц общая сумма задолженности — 28000 грн. списана с забалансового счета 05 и перенесена на балансовый субсчет 363.

В результате по недостаче в размере 8000 грн. судебным органом не приняты решения о взыскании таких сумм с виновных лиц, а также остались не законченными расследования, которые проводились учреждением самостоятельно, — на сумму 4000 грн. Общая сумма недостачи составляет 12000 грн.

Поскольку в 2013 году виновные лица свою задолженность не погасили (по различным причинам, например, должник находится в розыске и т. п.) и новых потерь и недостач в учреждении не было установлено, то по состоянию на конец 2013 года общая сумма невозмещенного ущерба осталась без изменений и составляет 40000 грн.

Вместе с тем изменилась структура невозмещенного ущерба, а именно:

— на виновных лиц отнесено 28000 грн. (строка 081 Отчета должна соответствовать строке 184 актива Баланса на конец года);

— сумма недостачи, по которой виновные лица не были установлены, на конец 2013 года составляет 12000 грн. (строка 082 Отчета должна соответствовать сальдо забалансового субсчета 072 на конец 2013 года и является составляющей частью данных, приведенных по забалансовому счету 07 в «Расшифровке забалансовых счетов» формы № 1 на конец 2013 года).

Приведем фрагмент Отчета за 2013 год. Для того чтобы вам было понятно, как заполнить каждую строчку Отчета, дополним каждую из них нашими комментариями.

Звіт

про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей (форма № 15)

за 2013_ рік

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

План счетов — План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.

Порядок № 44 — Порядок составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденный приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44.

Порядок — Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

План счетов № 114 — План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядок применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденные приказом Главного управления Госказначейства и Минфина от 10.12.99 г. № 114.