МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ
О ПОРЯДКЕ СПИСАНИЯ ЗАПАСОВ
Письмо от 05.11.2013 г. № 31-08400-02-27/32154
Министерство финансов Украины рассмотрело Ваш запрос <…> о порядке списания запасов бюджетными учреждениями и сообщает.
В соответствии со статьей 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочивания обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы.
Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет запасов ведется в соответствии с Инструкцией по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 8 декабря 2000 года № 125 (далее — Инструкция).
В соответствии с пунктом 43 Инструкции отпуск запасов в использование, производство, продажу или другое выбытие осуществляется по балансовой стоимости или по методу средневзвешенной себестоимости.
Согласно пункту 44 Инструкции средневзвешенная себестоимость определяется по каждому виду подобных запасов путем деления суммарной стоимости остатка запасов на начало отчетного периода и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на суммарное количество запасов на начало отчетного периода и полученных в отчетном периоде запасов.
Метод средневзвешенной себестоимости применяется в случае наличия в учреждении значительного количества однотипных запасов, приобретенных по разным ценам. Исчисляется на периодической основе или при получении каждой партии запасов.
Состав счетов и субсчетов, применяемых бюджетными учреждениями, определен Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 26 июня 2013 года № 611 (далее — План счетов).
Так, для обобщения информации о наличии и движении запасов, принадлежащих учреждению, предназначены счета класса 2 «Запасы» Плана счетов.
Отражение в бухгалтерском учете операций списания запасов, в частности приобретенных в предыдущие отчетные годы, которые отчуждаются путем реализации согласно законодательству, осуществляется в соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, приведенной в приложении 2 к Плану счетов (далее — Типовая корреспонденция).
Согласно требованиям пункта 2.17 Типовой корреспонденции на сумму уменьшения балансовой стоимости отчуждаемых запасов, приобретенных в прошлых годах, уменьшается результат выполнения сметы по общему или специальному фонду.
Первый заместитель Министра
А. Мярковский
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
КАК СПИСАТЬ ЗАПАСЫ, ПРИОБРЕТЕННЫЕ В ПРЕДЫДУЩИХ ОТЧЕТНЫХ ГОДАХ:
МНЕНИЕ МИНФИНА
Комментируемое письмо Минфина является ответом на запрос нашей редакции следующего содержания:
«В Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611*, предусмотрена операция по списанию запасов, приобретенных в предыдущих отчетных годах, которые отчуждаются путем реализации согласно законодательству (п. 2.17).
Объясните, пожалуйста, каким образом бюджетным учреждениям осуществлять отдельный учет запасов, приобретенных в предыдущие отчетные годы, ведь Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 08.12.2000 г. № 125**, не содержит требований по отдельному отражению в аналитическом учете запасов по годам поступления?»
Для того чтобы ответить на наш запрос, Минфин прежде всего обратил внимание на порядок списания запасов бюджетными учреждениями. Основным документом, в котором определен порядок формирования в бухгалтерском учете информации о запасах бюджетных учреждений, является Инструкция № 125.
Как предусмотрено этой Инструкцией, списание запасов в связи с использованием на нужды учреждения, производством, продажей и другим выбытием осуществляется по:
— балансовой стоимости;
— средневзвешенной себестоимости.
Поскольку с этими методами списания запасов уважаемое бухгалтерское сообщество знакомо уже не первый год, нет необходимости детально останавливаться на них.
По нашему мнению, в этой ситуации главная проблема состоит в том, каким образом организовать в учреждении учет запасов, материалов, продуктов питания по годам поступления. Ведь стоимость прошлогодних запасов Типовая корреспонденция предлагает списывать на результаты исполнения сметы по общему или специальному фонду.
Следует обратить внимание на то, что Инструкция № 125 не содержит требований по отдельному отражению в аналитическом учете запасов по годам поступления.
Напомним, что согласно п. 63 этой Инструкции аналитический учет запасов (кроме животных на выращивании и откорме, продуктов питания), в том числе материалов в пути, учреждения ведут по видам, количеству и стоимости запасов. Для этого применяются книги или карточки количественно-суммового учета. Аналитический учет продуктов питания бухгалтерия учреждения ведет по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях.
Следовательно, для того чтобы списать запасы с соблюдением требований п. 2.17 Типовой корреспонденции, прежде всего в учреждении необходимо организовать учет запасов таким образом, чтобы отделить запасы, приобретенные в текущем году и в предыдущих годах. Только тогда учреждение будет иметь возможность при списании запасов отследить, когда те или иные материальные ценности были им приобретены.
Каким образом это лучше сделать? Имеет ли бухгалтер возможность реализовать на практике такие требования?
Поскольку Инструкция № 125 не содержит ответов на эти вопросы, давайте поищем их вместе.
Для этого рекомендуем в первую очередь обратить внимание на учетные регистры, предназначенные для аналитического учета запасов бюджетных учреждений. Так, для аналитического учета запасов бюджетные учреждения применяют, в частности, книги количественно-суммового учета, карточки количественно-суммового учета, книги складского учета запасов, оборотные и накопительные ведомости. Типовые формы этих документов приведены в Инструкции о составлении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130. Учетные регистры ведутся в бухгалтерии и/или на складе (материально ответственным лицом). С учетом этого дадим вам несколько советов.
1. В бухгалтерии учет запасов следует организовать таким образом, чтобы бухгалтер имел возможность владеть достоверной информацией об остатках запасов на конец года по каждому наименованию запасов.
В частности, для аналитического учета материальных ценностей как в количественном, так и суммовом измерениях предназначена книга количественно-суммового учета (типовая форма № З-6). В этой книге для каждого наименования (сорта) запасов открывают отдельные аналитические счета.
Такую книгу учреждения открывают на год на основании остатков на начало года. Для этого в первой строке в графе 3 по соответствующим наименованиям запасов записывают «Остаток на 1 января 20__ г.», а в графах 9 и 10 проставляют количество и сумму переходного остатка прошлого года.
В аналогичном порядке действуют учреждения, где аналитический учет запасов бухгалтерия ведет не в книге количественно-суммового учета, а в карточке количественно-суммового учета (типовая форма № З-7).
Таким образом, при условии ведения указанных учетных регистров бухгалтер имеет возможность достоверно владеть информацией об остатках запасов на начало года.
2. На складе (в кладовой) учет запасов должно вести материально ответственное лицо по наименованию, сорту и количеству запасов.
Для этого применяют книгу складского Учета запасов (типовая форма № З-9). Записи в Книге материально ответственные лица ведут на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток запасов.
Как видим, материально ответственное лицо тоже имеет возможность знать, сколько и какие запасы находятся в остатках на начало года.
3. Не лишним будет напомнить, что с целью проверки правильности ведения учета запасов по местам хранения бухгалтерия учреждения не реже одного раза в квартал должна сверять данные по учету запасов, который ведут в бухгалтерии, и по местам хранения таких запасов. Для этого информацию об остатках запасов, указанных в книге количественно-суммового учета, сверяют с соответствующими остатками запасов по книге складского учета запасов.
О такой проверке в книге складского учета запасов (на последних страницах) бухгалтер делает соответствующие записи, а также приводит свои замечания и предложения по ведению этой книги.
4. Еще один учетный регистр, который вам пригодится, — оборотная ведомость (типовая форма № З-11). Именно этот документ применяют для сверки данных по учету запасов в бухгалтерии и на складе (кладовой).
Такую ведомость открывают на год и составляют ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета по каждой группе аналитических счетов, которые объединены соответствующим синтетическим счетом. Ведут ее в количественном и стоимостном выражениях по наименованию и номенклатурным номерам. При этом по каждому субсчету подсчитывают обороты и выводят остатки на начало года, которые должны соответствовать показателям синтетического учета.
Таким образом, учреждения имеют возможность на основании учетных регистров, предназначенных для аналитического учета запасов бюджетных учреждений, отслеживать, когда именно такие запасы были приобретены (в текущем или прошлом году). При этом о наличии прошлогодних запасов в учреждении будут свидетельствовать остатки запасов на начало текущего года, перенесенные с конца прошлого года.
Таким образом, когда в учреждении возникнет необходимость реализовать те или иные запасы, будет несложно проверить, учитывались ли такие запасы в остатках на начало текущего года.
Как предусмотрено п. 2.17 Типовой корреспонденции, при реализации запасов, приобретенных в предыдущих годах, их стоимость списывается на результаты исполнения сметы по специальному и общему фондам (по дебету субсчетов 431, 432). Что касается списания запасов, приобретенных в текущем году, то их стоимость следует списывать на расходы по общему или специальному фонду (по дебету субсчетов 801, 802, 811 — 813).
Добавим, что хорошей подмогой для вас в этом деле будет график документооборота, в котором указывают даты создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их на учет, передачи в обработку и в архив. О том, как организовать составление графика документооборота и контроль за его соблюдением, можно узнать из статьи специалиста Государственной финансовой инспекции «График документооборота: его значение, порядок составления и контроль за выполнением» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 42).
Конечно же, организация аналитического учета запасов по годам поступления на практике является достаточно кропотливым делом. Но не советуем вам откладывать выполнение такой задачи в долгий ящик, поскольку уже в следующем, 2014 году в учреждении может возникнуть необходимость реализовать те или иные запасы, приобретенные в предыдущем году. Так что стоит решить этот вопрос как можно скорее, ведь времени осталось мало — новый 2014 год уже на пороге.
Виктория МАТВЕЕВА,
экономист-аналитик
* Далее — Типовая корреспонденция.
** Далее — Инструкция № 125.
