Теми статей
Обрати теми

Щодо порядку списання запасів

Редакція ББ
Лист від 05.11.2013 р. № 31-08400-02-27/32154

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЩОДО ПОРЯДКУ СПИСАННЯ ЗАПАСІВ

Лист від 05.11.2013 р. № 31-08400-02-27/32154

 

Міністерство фінансів України розглянуло Ваш запит <…> щодо порядку списання запасів бюджетними установами та повідомляє.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій
первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повин­ні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичною обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік запасів ведеться відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 8 грудня 2000 р. № 125 (далі — Інструкція).

Відповідно до пункту 43 Інструкції відпуск запасів у використання, виробництво, продаж або інше вибуття здійснюється за балансовою вартістю або за методом середньозваженої собівартості.

Згідно з пунктом 44 Інструкції середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Метод середньозваженої собівартості застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами. Обчислюється на періодичній основі або при отриманні кожної партії запасів.

Склад рахунків і субрахунків, які застосовуються бюджетними установами, визначено Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 26 червня 2013 р. № 611 (далі — План рахунків).

Так, для узагальнення інформації про наявність і рух запасів, що належать установі, призначені рахунки класу 2 «Запаси» Плану рахунків.

Відображення в бухгалтерському обліку операцій списання запасів, зокрема придбаних у попередні звітні роки, які відчужуються шляхом реалізації згідно із законодавством, здійснюється відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, наведеної у додатку 2 до Плану рахунків (далі — Типова кореспонденція).

Згідно з вимогами пункту 2.17 Типової кореспонденції на суму зменшення балансової вартості запасів, придбаних у минулих роках, які відчужуються, зменшується результат виконання кошторису за загальним або спеціальним фондом.

 

Перший заступник Міністра
А. Мярковський

 

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ

ЯК СПИСАТИ ЗАПАСИ, ПРИДБАНІ У ПОПЕРЕДНІХ ЗВІТНИХ РОКАХ:

ДУМКА МІНФІНУ

Лист Мінфіну, що коментується, є відповіддю на запит нашої редакції такого змісту:

«В Типовій кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженій наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611*, передбачена операція щодо списання запасів, придбаних у попередніх звітних роках, які відчужуються шляхом реалізації згідно із законодавством (п. 2.17).

Поясніть, будь ласка, яким чином бюджетним установам здійснювати окремий облік запасів, які були придбані у попередні звітні роки, адже Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 08.12.2000 р. № 125**, не містить вимог щодо окремого відображення в аналітичному обліку запасів за роками надходження?»

* Далі — Типова кореспонденція.

** Далі — Інструкція № 125.

Для того щоб відповісти на наш запит, Мінфін перш за все звернув увагу на порядок списання запасів бюджетними установами. Основним документом, у якому визначено порядок формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси бюджетних установ, є Інструкція № 125.

Як передбачено цією Інструкцією, списання запасів у зв’язку з використанням на потреби установи, виробництвом, продажем та іншим вибуттям здійснюється за:

— балансовою вартістю;

— середньозваженою собівартістю.

Оскільки з цими методами списання запасів шановна бухгалтерська спільнота знайома вже не перший рік, вважаємо, немає необхідності детально зупинятися на них.

На нашу думку, у цій ситуації головна проблема полягає в тому, яким чином організувати в установі облік запасів, матеріалів, продуктів харчування за роками надходження. Адже вартість минулорічних запасів Типова кореспонденція пропонує списувати на результати виконання кош­торису за загальним або спеціальним фондом.

З цього приводу варто звернути увагу на те, що Інструкція № 125 не містить вимог щодо окремого відображення в аналітичному обліку запасів за роками надходження.

Нагадаємо, що згідно з п. 63 цієї Інструкції аналітичний облік запасів (крім тварин на вирощуванні і відгодівлі, продуктів харчування), у тому числі матеріалів у дорозі, установи ведуть за видами, кількістю та вартістю запасів. Для цього застосовуються книги або картки кількісно-сумового обліку. Аналітичний облік продуктів харчування бухгалтерія установи веде за най­менуваннями, сортами, кількістю, вартістю та матеріально відповідальними особами в оборотних відомостях.

Отже, для того щоб списати запаси з дотриманням вимог п. 2.17 Типової кореспонденції, перш за все в установі необхідно організувати облік запасів таким чином, аби відокремити запаси, придбані в поточному році та у попередніх роках. Тільки тоді установа матиме можливість при списанні запасів відслідковувати, коли ті чи інші матеріальні цінності були нею придбані.

Яким чином це краще зробити? Чи є можливість у бухгалтера реалізувати на практиці такі вимоги?

Оскільки Інструкція № 125 не містить відповідей на ці запитання, давайте шукати їх разом.

Для цього рекомендуємо насамперед звернути увагу на облікові регістри, призначені для аналітичного обліку запасів бюджетних установ. Так, для аналітичного обліку запасів бюджетні установи застосовують, зокрема, книги кількісно-сумового обліку, картки кількісно-сумового обліку, книги складського обліку запасів, оборотні та накопичувальні відомості. Типові форми таких документів наведено в Інструкції про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затвердженій наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. Облікові регістри ведуть в бухгалтерії та/або на складі (матеріально відповідальна особа). З урахуванням цього надамо вам декілька порад.

1. В бухгалтерії облік запасів слід організувати таким чином, щоб бухгалтер мав можливість володіти достовірною інформацією про залишки запасів на кінець року за кожним найменуванням запасів.

Зокрема, для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому виразах призначена книга кількісно-сумового обліку (типова форма № З-6). У цій книзі для кожного найменування (ґатунку) запасів відкривають окремі аналітичні рахунки.

Таку книгу установи відкривають на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записують «Залишок на 1 січня 20__ р.», а у графах 9 і 10 проставляють кількість та суму перехідного залишку минулого року.

В аналогічному порядку діють установи, де аналітичний облік запасів бухгалтерія веде не в книзі кількісно-сумового обліку, а в картці кількісно-сумового обліку (типова форма № З-7).

Отже, за умови ведення зазначених облікових регістрів бухгалтер має можливість достовірно володіти інформацією про залишки запасів на початок року.

2. На складі (у кладовій) облік запасів повинна вести матеріально відповідальна особа за най­менуванням, ґатунком та кількістю запасів.

Для цього застосовують книгу складського обліку запасів (типова форма № З-9). Записи в книзі матеріально відповідальні особи ведуть на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок запасів.

Як бачимо, матеріально відповідальна особа теж має змогу знати, скільки та які запаси знаходяться в залишках на початок року.

3. Не зайвим буде нагадати, що з метою перевірки правильності ведення обліку запасів за місцями зберігання бухгалтерія установи не рідше одного разу в квартал повинна робити таке: звіряти дані щодо обліку запасів, які ведуть в бухгалтерії, та за місцями зберігання таких запасів. Для цього інформацію про залишки запасів, зазначені в книзі кількісно-сумового обліку, звіряють з відповідними залишками запасів по книзі складського обліку запасів.

Про таку перевірку в книзі складського обліку запасів (на останніх сторінках) бухгалтер робить відповідні записи, а також наводить свої зауваження та пропозиції щодо ведення цієї книги.

4. Ще один обліковий регістр, який стане вам у нагоді, — оборотна відомість (типова форма № З-11). Саме цей документ застосовують для звірки даних з обліку запасів в бухгалтерії та на складі (кладовій).

Таку відомість відкривають на рік і складають щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об’єднані відповідним синтетичним рахунком. Ведуть її у кількісному та вартісному виразі за най­менуваннями та номенклатурними номерами. При цьому за кожним субрахунком підраховують обороти і виводять залишки на початок року, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.

Отже, установи мають можливість на підставі облікових регістрів, призначених для аналітичного обліку запасів бюджетних установ, відслідковувати, коли саме такі запаси були придбані (у поточному чи минулому році). При цьому про наявність минулорічних запасів в установі будуть свідчити залишки запасів на початок поточного року, які були перенесені з кінця минулого року.

Таким чином, коли в установі виникне необхідність реалізувати ті чи інші запаси, буде нескладно перевірити, чи обліковувались такі запаси в залишках на початок поточного року.

Як передбачено п. 2.17 Типової кореспонденції, при реалізації запасів, придбаних у поперед­ніх роках, їх вартість списується на результати виконання кошторису за спеціальним та загальним фондами (за дебетом субрахунків 431, 432). Що стосується списання запасів, придбаних у поточному році, то їх вартість слід списувати на видатки за загальним або спеціальним фондом (за дебетом субрахунків 801, 802, 811 — 813).

Додамо, що чудовою підмогою для вас у цій справі буде графік документообігу, в якому вказують дати створення чи отримання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передачі в обробку та до архіву. Про те, як організувати складання графіка документообігу та контроль за його дотриманням, можна дізнатися зі статті фахівця Державної фінансової інспекції «Графік документообігу: його значення, порядок складання та контроль за виконанням» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 42).

Звісно, що організація аналітичного обліку запасів за роками надходження на практиці є досить кропіткою справою. Але не радимо вам відкладати виконання такого завдання набезрік, оскільки вже у наступному 2014 році в установі може виникнути необхідність реалізувати ті чи інші запаси, які були придбані у попередньому році. Тож варто поквапитися з вирішенням цього питання якомога скоріше, адже часу залишилось обмаль — новий 2014 рік вже на порозі.

 

Вікторія МАТВЄЄВА,
економіст-аналітик

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі