Шпаргалка по заполнению налоговой накладной

Критерии

Требования к заполнению

1

2

Форма НН

Форма и Порядок заполнения НН утверждены приказом Минфина от 01.11.2011 г. № 1379.

Формат НН может быть любым: либо книжным, либо альбомным

Момент выписки НН

НН составляется в день возникновения налоговых обязательств продавца (п. 201.4 НК) на каждую операцию поставки. Исключение составляют итоговые (составляются по ежедневным итогам операций) и сводные НН, которые могут выписываться не по дате возникновения налоговых обязательств

Выписка НН по второму событию является нарушением.

Налоговые обязательств при оплате за счет бюджетных средств определяются по дате зачисления таких средств на банковский счет налогоплательщика или дате получения соответствующей компенсации в любой другой форме, включая уменьшение задолженности такого плательщика налога по его обязательствам перед бюджетом (п. 187.7 ст. 187 НКУ)

Язык

Только украинский. Но с целью сохранения идентификации товара допускается указывать название торговой марки, название товара и в виде аббревиатуры номенклатуру товара без перевода на государственный язык (см. письмо ГНСУ от 16.02.2012 г. № 4809/7/15-3417-26)

Способы оформления

Существуют два способа оформления НН:

— либо от руки — печатается форма НН (бланк), которая заполняется разборчивым почерком ручкой синего или черного цвета без подчисток и исправлений текста и цифровых данных;

— либо в печатном виде — заполняется полностью в электронном виде.

Дописывать в напечатанную НН данные от руки нельзя. Это приведет к недействительности НН

Количество экземпляров

НН составляется в двух экземплярах (оригинал и копия) (п. 201.4 НК, п. 6 Порядка № 1379). Оригинал выдается покупателю. Отметим, что НН выдается только покупателю, зарегистрированному в качестве плательщика НДС. Копия НН остается у продавца
товаров/услуг.

Пункт 8 Порядка № 1379 предусматривает ряд случаев, при которых оба экземпляра НН остаются у продавца (например, когда осуществляется поставка неплательщику НДС, ликвидация ОС)

НН имеет два приложения:

— Приложение 1 «Додаток до податкової накладної» — выписывается, когда поставка товара/услуги происходит частями, которые не имеют обособленной стоимости;

— Приложение 2 «Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної» — выписывается при корректировке сумм налоговых обязательств

На какие операции составляется НН

НН составляется при осуществлении операций по поставке товаров/услуг, которые:

1) облагаются НДС по ставкам 20 % и 0 %;

2) освобождены от налогообложения согласно ст. 197, подразд. 2 разд. XX НК.

НН не выписывается:

— на операции, которые не являются объектом налогообложения (перечень таких операций содержится в ст. 196 НК);

— при ввозе товаров на таможенную территорию Украины.

Однако информация об операциях, которые не являются объектом обложения НДС, должна отражаться в Реестре НН.

При этом нужно учитывать следующие правила (п. 9 Порядка № 1379):

1) при одновременной поставке товаров/услуг, к которым применяется как нулевая ставка, так и ставка 20 %, выписывается одна НН;

2) при одновременной поставке как налогооблагаемых товаров/услуг, так и освобожденных от налогообложения, составляются отдельные НН

Требования к оформлению НН

Согласно п. 2 Порядка № 1379 реквизиты заглавной части НН выравниваются по правой границе поля.

Выравнивание показателей по правому полю предложено для цифровых показателей (индивидуальные налоговые номера продавца и покупателя, номера свидетельств) и не касается текстовых реквизитов, таких как название лица, местонахождение, вид гражданско-правового договора, форма проведения расчетов

В случае отсутствия данных в графах НН или оснований для заполнения граф НН такие графы не заполняются, а остаются пустыми (прочерки не ставятся), кроме случаев, определенных Порядком № 1379

В каких случаях НН нужно регистрировать в ЕРНН

В ЕРНН подлежат регистрации:

1) НН, в которых сумма НДС (в одной НН) превышает 10 тыс. грн.;

2) независимо от суммы НДС — НН, выписанные на поставку:

— подакцизных товаров;

— товаров, ввезенных на таможенную территорию Украины.

Кроме того, подлежит обязательной регистрации в ЕРНН независимо от суммы НДС и номенклатуры товара (в том числе его происхождения), указанных в ней, НН, составленная по требованию покупателя в электронной форме.

Не подлежат регистрации в ЕРНН:

— НН, выписанные на поставку неподакцизных отечественных товаров, в которых сумма НДС меньше или равна 10 тыс. грн.;

— НН (независимо от суммы НДС), которые не выдаются покупателю, а согласно п. 8 Порядка № 1379 в двух экземплярах остаются у выписавшего их лица

В каких случаях НН не дает права на налоговый кредит

Не дает права на налоговый кредит НН, если она (п.п. 6.3 Порядка № 1379):

1) оформлена с нарушением требований. Как следует из Обобщающей налоговой консультации № 127, нарушением порядка заполнения НН считаются:

— отсутствие в ней хотя бы одного обязательного реквизита, предусмотренного п. 201.1 НК;

— несоответствие показателей НН фактическим условиям поставки (в первую очередь, должно соблюдаться соответствие данных НН и первичных документов);

2) не внесена в ЕРНН;

3) выписана плательщиком, освобожденным от уплаты налога по решению суда, после вступления в силу такого решения суда

Название реквизитов

Правила заполнения

1

2

Дата
выписки НН

НН выписывается в момент возникновения налоговых обязательств.

Дата выписки НН заполняется в такой последовательности: день месяца (две цифры), месяц (две цифры), год (четыре цифры). Формат даты НН имеет следующий вид: ДДММГГГГ. При этом точки, запятые и другие разделительные знаки в дате выписки НН не проставляются. Так, например, в НН от 5 июня 2013 года дата выписки будет выглядеть так: «05062013»

Порядковый номер

Порядковый номер НН выравнивается по правому краю поля (до дроби), должен соответствовать номеру в Реестре и не содержать букв или других символов. Нумерация может начинаться с единицы: либо каждый налоговый период (месяц/квартал), либо нарастающим итогом с начала года

При заполнении данного реквизита уполномоченным филиалом/структурным подразделением плательщика НДС в числителе проставляется порядковый номер, а в знаменателе (кроме первой ячейки) — присвоенный обособленному подразделению числовой код (без каких-либо других символов!) с выравниванием по правому краю

Название продавца

Здесь приводится полное или сокращенное название юридического лица, указанное в уставных документах.

При этом название может быть приведено как большими буквами, так и большими и маленькими буквами, если название полностью совпадает с указанным в уставных документах.

При этом если полное или сокращенное название продавца соответствует названию продавца, указанному в уставных документах, однако размер букв такого названия не совпадает, это не является основанием признавать указанную накладную заполненной с нарушением, при условии соблюдения других требований заполнения налоговой накладной

При заполнении данного реквизита филиалы/структурные подразделения, которым делегировано право выписки НН, сначала указывают наименование головной организации — плательщика НДС, а затем — свое наименование (п. 1 Порядка № 1379)

Налоговый номер плательщика налога (продавца и покупателя)

В этом поле необходимо проставить налоговый номер плательщика НДС, который указан в Свидетельстве об НДС-регистрации. Однако из этого правила есть исключения. Так, в ИНН покупателя проставляется «0» (ноль) при:

— поставках неплательщикам НДС;

— поставках товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;

— использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;

— ликвидации ОС по самостоятельному решению налогоплательщика;

— использование ОС, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе порча);

— выписке итоговой НН

Местонахождение продавца

Указывается с учетом требований ст. 45 НКУ и ст. 29 и 93 ГКУ.

Под местонахождением понимается адрес органа либо лица, которые в соответствии с учредительными документами юрлица либо законом выступают от его имени. Именно этот адрес указывается как местонахождение во всех документах, оформляемых на юридическое лицо, в том числе в Свидетельстве о регистрации плательщика НДС.

Формат адреса имеет следующий вид: улица, № дома, № офиса, город (населенный пункт), район (если населенный пункт не является райцентром), область (если город не является областным центром), почтовый индекс. Допускаются сокращенные обозначения: «вул.», «буд.», «м.» и т. п.

Филиалы/обособленные подразделения плательщиков НДС, которым делегировано право выписки НН, указывают местонахождение головного учреждения (организации), рядом с которым они могут вносить запись о собственном местонахождении

Название покупателя

Указывается полное или сокращенное название, определенное в уставных документах покупателя. При заполнении названия покупателя учитываются требования, которые выполняются при заполнении реквизита «Название продавца» (см. выше).

Из общего правила есть исключения. Так, в названии покупателя в нижеперечисленных случаях продавец проставляет:

а) свое название при:

— поставке товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;

— использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;

— ликвидации ОС по самостоятельному решению налогоплательщика;

— использовании ОС, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе порча);

— бесплатной поставке;

б) запись «Неплатник податку» при:

— поставке неплательщику НДС;

— выписке итоговой НН

Если выписывают НН для покупателя — уполномоченного филиала/структурного подразделения, то, кроме названия головной организации, в НН может быть указано и название филиала/структурного подразделения

Вид гражданско-правового договора

Этот реквизит НН заполняется с учетом вида договорных обязательств, определенных ГКУ, т. е. здесь следует отражать вид договора в зависимости от его предмета («Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт», «Договір поставки», «Договір оренди», «Договір підряду», «Договір на виконання послуг» и т. п.).

В форме НН рядом с реквизитом «Вид цивільно-правового договору» есть два поля для указания даты и номера договора, которые также нужно заполнить.

Дата заключения договора проставляется цифрами в такой последовательности: день месяца (две цифры), месяц (две цифры), год (четыре цифры). При этом точки, запятые и другие знаки препинания в дате не проставляются.

Номер договора может содержать любое количество знаков. В этом поле допускаются также любые другие символы: буквы, черточки, нолики и т. п. Если номер договора отсутствует, то в поле «№» строки «Вид гражданскоправового договора» необходимо поставить прочерк.

Если договор заключен в устной форме, то данный реквизит все равно нужно заполнять. В этом случае следует указывать:

— в поле «вид договору» — «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт» и т. п.;

— в поле «від» — дату выполнения устного договора;

— в поле «№» — прочерк.

Если плательщик НДС начисляет налоговое обязательство, не связанное с осуществлением операций по поставке товаров/услуг третьим лицам (например, ликвидация ОС, порча и т. д.),
то это поле не заполняется

Номенклатура товаров/услуг

(графа 3)

Указывается полный перечень продаваемых товаров/услуг на украинском языке.

Использование другого языка допускают по импортным товарам: в случае невозможности перевода с иностранного языка торговой марки или наименования товара следует указывать название торговой марки и в виде аббревиатуры номенклатуру товара без перевода на украинский язык, т. е. на иностранном языке.

Номенклатура должна соответствовать номенклатуре, указанной в договоре, приложениях и спецификациях к нему. При написании номенклатуры товаров следует учитывать наименование товара согласно УКТ ВЭД, а не только его непосредственное название.

В случае превышения количества наименований поставленных товаров/услуг над количеством строк, отведенных для их размещения, бланк НН может быть дополнен необходимым количеством строк (п.п. 12.2 Порядка № 1379). Если из-за большого количества строк раздела I НН оформлена на нескольких листах, то уполномоченное лицо подписывает и скрепляет печатью последнюю страницу такой НН

Код товара согласно УКТ ВЭД

(графа 4)

Эта графа подлежит заполнению только в случае поставки подакцизных и импортных товаров, причем на всех этапах поставки

Количество (объем)

(графа 6)

Количество (объем) товаров/услуг, перечисленных в графе 3, отражается в графе 6 НН.

В случае осуществления частичной оплаты за товары (услуги) в графе 6 может быть указано как целое, так и дробное значение, для определения которого необходимо сумму предоплаты за товары/услуги разделить на цену поставки единицы продукции.

Если НН составляется на услугу, которую посчитать нельзя (она измеряется только в стоимостном выражении), то необходимо руководствоваться п.п. 12.5 Порядка № 1379, предусматривающим, что в случае предоставления услуг, измеряемых только в стоимостном выражении, в графе 6 указывается «послуга», «проценти» и т. п. При этом в графе 5 НН в качестве единицы измерения необходимо указать «грн.»

Цена поставки

(графа 7)

Цена единицы товара/услуги указывается без учета НДС.

В обычных случаях цена поставки единицы товара (услуги) без учета НДС соответствует договорной цене.

Графы 7 — 12 НН заполняются в гривнях (не более двух знаков после запятой), за исключением случаев, когда в графе 7 указывается цена (тарифы), утвержденная соответствующим решением Правительства с большим количеством знаков после запятой

Ставка налога и соответствующая сумма налога в цифровом значении

(графы 8 — 11)

Ставка налога непосредственно в НН налогоплательщиком не проставляется (так как ставка изначально упоминается в шапке табличной части НН). Поэтому объемы поставок (без НДС) отражаются в графах 8 — 11 НН уже с учетом применяемой к ним ставки и в зависимости от вида операций, соответственно:

— облагаемые по основной ставке, т. е. по ставке НДС 20 %, а с 01.01.2014 г. — по ставке 17 %, — в графе 8;

— облагаемые по 0 % на таможенной территории Украины — в графе 9;

— освобожденные от обложения НДС — в графе 11

Для операций, облагаемых налогом и освобожденных от налогообложения, составляются отдельные НН, т. е. не допускается одновременное заполнение в одной НН графы 11 и граф 8, 9, 10.

При поставках, для которых ст. 195 НК предусматривает налогообложение по нулевой ставке, в разделе III и графе 9 (или 10) проставляется «0» (ноль).

При осуществлении освобожденных от НДС поставок в разделе III и графе 11 НН следует проставить отметку «Без ПДВ». При этом обязательно нужно указать основание для такого освобождения в виде ссылки на соответствующую норму НКУ (для такой информации предусмотрена специальная строка (сноска «³») внизу НН

Общая сумма средств, которая подлежит уплате

(графа 12)

В этой графе по разделу I указывается общий суммарный объем поставки без НДС по всей номенклатуре поставляемых товаров (п.п. 12.11 Порядка № 1379) как сумма итоговых показателей по гр. 8, 9, 10 или значение гр. 11 стр. «Усього по розділу I».

Общая сумма средств, подлежащих уплате вместе с НДС, отражается в графе 12 раздела IV НН

Печать и подпись

Печать продавца — плательщика НДС с названием учреждения (организации) и его идентификационным кодом (ч. 4 ст. 62 ХКУ).

Если в связи с большим количеством строк в разделе I НН оформлена на нескольких страницах, то подпись и печать проставляются только на последней странице такой накладной

Для скрепления НН может быть изготовлена отдельная печать «Для податкових накладних».

Однако НН нельзя заверять печатями «Канцелярія», «Для документів», «Для довідок» и т. п., которые имеют специальное назначение

Филиалы/структурные подразделения могут заверять НН печатью налогоплательщика, которая, кроме реквизитов такого плательщика налога, может содержать наименование
филиала/структурного подразделения

НН подписывается собственноручно лицом, уполномоченным продавцом — плательщиком НДС (факсимильная подпись не допускается).

Покупатель не ставит печать и не подписывает полученную от продавца НН (п. 16 Порядка № 1379)

Название реквизитов

Правила заполнения

Местонахождение покупателя

Указывается с учетом тех же правил, что и местонахождение (налоговый адрес) продавца
(см. выше в обязательных реквизитах). В общем случае это будет адрес, указанный в Свидетельстве о регистрации плательщика НДС, которое покупатель должен предъявить продавцу

Номер телефона продавца/покупателя

Здесь следует указывать телефонный номер абонента с кодом населенного пункта или соответствующим номером мобильного оператора

Номер свидетельства продавца/покупателя

Если номер свидетельства меньше 10 знаков, то данный номер выравнивается по правому краю, а начальные клеточки, которые не содержат показателей, не заполняются.

В этом поле необходимо проставить номер свидетельства плательщика НДС, который указан в свидетельстве об НДС-регистрации.

При заполнении этого поля учитываются требования, которые установлены для заполнения реквизита «Налоговый номер плательщика налога (продавца и покупателя)»

Форма произведенных расчетов

В этом поле указывается форма, в которой производятся расчеты, а именно: «оплата з поточного рахунку», «готівковий розрахунок», «чек» и т. п.

Единица измерения

В графе 5 НН указывается единица измерения поставляемых товаров/услуг — грн., шт., кг, л, м, см, м куб., см куб. и т. п.

Так, для услуг, как правило, это «грн.», а для поставляемых товаров — «шт.» или другие измерительные единицы.

Если НН выписывается на услуги, имеющие лишь стоимостное выражение, то в графе 5 НН записывают «грн.»