Шпаргалка щодо заповнення податкової накладної

Критерії

Вимоги до заповнення

1

2

Форма ПН

Форму та Порядок заповнення ПН затверджено наказом Мінфіну від 01.11.2011 р. № 1379.

Формат ПН може бути будь-яким: або книжним, або альбомним

Момент виписування ПН

ПН складається в день виникнення податкових зобов’язань продавця (п. 201.4 ПКУ) на кожну операцію постачання. Виняток становлять підсумкові (складаються за щоденними підсумками операцій) та зведені ПН, які можуть виписуватися не за датою виникнення податкових зобов’язань.

Виписування ПН за другою подією є порушенням.

Податкові зобов’язання при оплаті за рахунок бюджетних коштів визначаються за датою зарахування таких коштів на банківський рахунок платника податків або датою отримання відповідної компенсації в будь-якій іншій формі, уключаючи зменшення заборгованості такого платника податку за його зобов’язаннями перед бюджетом (п. 187.7 ст. 187 ПКУ)

Мова

Тільки українська. Але з метою збереження ідентифікації товару допускається вказувати назву торгової марки, назву товару та у вигляді абревіатури номенклатуру товару без перекладу державною мовою (див. лист ДПСУ від 16.02.2012 р. № 4809/7/15-3417-26)

Способи оформлення

Існує два способи оформлення ПН:

— або від руки — друкується форма ПН (бланк), що заповнюється розбірливим почерком ручкою синього або чорного кольору без підчисток і виправлень тексту та цифрових даних;

— або в друкованому вигляді — заповнюється повністю в електронному вигляді.

Дописувати в надруковану ПН дані від руки не можна. Це призведе до недійсності ПН

Кількість примірників

ПН складається у двох примірниках (оригінал і копія) (п. 201.4 ПКУ, п. 6 Порядку № 1379). Оригінал видається покупцю. Зауважимо, що ПН видається тільки покупцю, зареєстрованому як платник ПДВ. Копія ПН залишається у продавця товарів/послуг.

Пункт 8 Порядку № 1379 передбачає низку випадків, коли обидва примірники ПН залишаються у продавця (наприклад, якщо здійснюється постачання неплатнику ПДВ, ліквідація ОЗ)

ПН має два додатки:

— додаток 1 «Додаток до податкової накладної» — виписується, коли постачання товару/послуги відбувається частинами, які не мають відокремленої вартості;

— додаток 2 «Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної» — виписується при коригуванні сум податкових зобов’язань

На які операції складається ПН

ПН складається при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг, які:

1) обкладаються ПДВ за ставками 20 % і 0 %;

2) звільнені від оподаткування згідно зі ст. 197 підрозд. 2 розд. XX ПКУ.

ПН не виписується:

— на операції, що не є об’єктом оподаткування (перелік таких операцій міститься у ст. 196 ПКУ);

— при ввезенні товарів на митну територію України.

Проте інформація про операції, які не є об’єктом обкладення ПДВ, має відображатися в Реєстрі ПН.

При цьому слід ураховувати такі правила (п. 9 Порядку № 1379):

1) при одночасному постачанні товарів/послуг, до яких застосовується як нульова ставка, так і ставка 20 %, виписується одна ПН;

2) при одночасному постачанні як оподатковуваних товарів/послуг, так і звільнених від оподаткування, складаються окремі ПН

Вимоги до оформлення ПН

Згідно з п. 2 Порядку № 1379 реквізити заголовної частини ПН вирівнюються по правій межі поля.

Вирівнювання показників по правому полю запропоновано для цифрових показників (індивідуальні податкові номери продавця та покупця, номери свідоцтв) і не стосується текстових реквізитів, таких як назва особи, місцезнаходження, вид цивільно-правового договору, форма проведення розрахунків

У разі відсутності даних в графах ПН або підстав для заповнення граф ПН такі графи не заповнюються, а залишаються порожніми (прокреслення не ставляться), крім випадків, визначених Порядком № 1379

У яких випадках ПН потрібно реєструвати в ЄРПН

В ЄРПН підлягають реєстрації:

1) ПН, у яких сума ПДВ (в одній ПН) перевищує 10 тис. грн.;

2) незалежно від суми ПДВ — ПН, виписані на постачання:

— підакцизних товарів;

— товарів, увезених на митну територію України.

Крім того, підлягає обов’язковій реєстрації в ЄРПН незалежно від суми ПДВ та номенклатури товару (у тому числі його походження), указаних у ній, ПН, складена на вимогу покупця в електронній формі.

Не підлягають реєстрації в ЄРПН:

— ПН, виписані на постачання непідакцизних вітчизняних товарів, у яких сума ПДВ менше або дорівнює 10 тис. грн.;

— ПН (незалежно від суми ПДВ), що не видаються покупцю, а згідно з п. 8 Порядку № 1379 у двох примірниках залишаються в особи, яка їх виписала

У яких випадках ПН не дає права на податковий кредит

Не дає права на податковий кредит ПН, якщо вона (п.п. 6.3 Порядку № 1379):

1) оформлена з порушенням вимог. Як випливає з Узагальнюючої податкової консультації № 127, порушенням порядку заповнення ПН вважаються:

— відсутність у ній хоча б одного обов’язкового реквізиту, передбаченого п. 201.1 ПКУ;

— невідповідність показників ПН фактичним умовам постачання (насамперед має дотримуватися відповідність даних ПН та первинних документів);

2) не внесена до ЄРПН;

3) виписана платником, звільненим від сплати податку за рішенням суду, після набуття чинності таким рішенням суду

Назва реквізитів

Правила заповнення

1

2

Дата виписки ПН

ПН виписується в момент виникнення податкових зобов’язань.

Дата виписки ПН заповнюється в такій послідовності: день місяця (дві цифри), місяць (дві цифри), рік (чотири цифри). Формат дати ПН має такий вид: ДДММРРРР. При цьому крапки, коми та інші розділові знаки в даті виписки ПН не проставляються. Так, для ПН від 5 червня 2013 року дата виписки матиме такий вигляд: «05062013»

Порядковий номер

Порядковий номер ПН вирівнюється по правій межі поля (до дробу), повинен відповідати номеру в Реєстрі та не містити літер чи інших символів. Нумерація може починатися з одиниці: або кожен податковий період (місяць/квартал), або наростаючим підсумком з початку року

При заповненні цього реквізиту уповноваженою філією/структурним підрозділом платника ПДВ у чисельнику проставляється порядковий номер, а у знаменнику (крім першої комірки) — присвоєний відокремленому підрозділу числовий код (без будь-яких інших символів!) із вирівнюванням по правій межі

Назва продавця

Тут наводиться повна або скорочена назва юридичної особи, указана у статутних документах.

При цьому назву може бути наведено як великими літерами, так і великими та маленькими літерами, якщо назва повністю збігається із зазначеною у статутних документах.

При цьому, якщо повна або скорочена назва продавця відповідає назві продавця, указаній у статутних документах, проте розмір літер такої назви не збігається, це не є підставою визнавати вказану накладну такою, що заповнена з порушенням, за умови дотримання інших вимог заповнення податкової накладної

При заповненні цього реквізиту філії/структурні підрозділи, яким делеговано право виписки ПН, спочатку вказують найменування головної організації — платника ПДВ, а потім — своє найменування (п. 1 Порядку № 1379)

Податковий номер платника податку (продавця і покупця)

У цьому полі необхідно проставити податковий номер платника ПДВ, що вказаний у Свідоцтві про ПДВ-реєстрацію. Проте з цього правила є винятки. Так, в ІПН покупця проставляється «0» (нуль) у разі:

— постачання неплатникам ПДВ;

— постачання товарів/послуг у межах балансу для невиробничого використання;

— використання товарів/послуг, за якими раніше було відображено податковий кредит, у пільгованих операціях або операціях, що не є об’єктом ПДВ;

— ліквідації ОЗ за самостійним рішенням платника податків;

— використання ОЗ, товарів/послуг у негоспдіяльності (у тому числі псування);

— виписування підсумкової ПН

Місцезнаходження продавця

Указується з урахуванням вимог ст. 45 ПКУ і ст. 29 і 93 ЦКУ.

Під місцезнаходженням розуміється адреса органу або особи, які відповідно до установчих документів юрособи або закону виступають від її імені. Саме ця адреса вказується як місцезнаходження в усіх документах, що оформляються на юридичну особу, у тому числі у Свідоцтві про реєстрацію платника ПДВ.

Формат адреси має такий вигляд: вулиця, № будинку, № офісу, місто (населений пункт), район (якщо населений пункт не є райцентром), область (якщо місто не є обласним центром), поштовий індекс. Допускаються скорочені позначення: «вул.», «буд.», «м.» тощо

Філії/відокремлені підрозділи платників ПДВ, яким делеговано право виписки ПН, указують місцезнаходження головної установи (організації), поряд з яким вони можуть вносити запис про власне місцезнаходження

Назва покупця

Указується повна або скорочена назва, визначена у статутних документах покупця. При заповненні назви покупця враховуються вимоги, установлені при заповненні реквізиту «Назва продавця» (див. вище).

Із загального правила є винятки. Так, у назві покупця в перелічених нижче випадках продавець проставляє:

а) свою назву в разі:

— постачання товарів/послуг у межах балансу для невиробничого використання;

— використання товарів/послуг, за якими раніше було відображено податковий кредит, у пільгованих операціях або операціях, що не є об’єктом ПДВ;

— ліквідації ОЗ за самостійним рішенням платника податків;

— використання ОЗ, товарів/послуг у негоспдіяльності (у тому числі псування);

— безоплатного постачання;

б) запис «Неплатник податку» в разі:

— постачання неплатнику ПДВ;

— виписування підсумкової ПН

Якщо виписують ПН для покупця — уповноваженої філії/структурного підрозділу, то, крім назви головної організації, у ПН може бути вказано і назву філії/структурного підрозділу

Вид цивільно-правового договору

Цей реквізит ПН заповнюється з урахуванням виду договірних зобов’язань, визначених ЦКУ, тобто тут слід відображати вид договору залежно від його предмета («Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт», «Договір поставки», «Договір оренди», «Договір підряду», «Договір на виконання послуг» тощо).

У формі ПН поряд з реквізитом «Вид цивільно-правового договору» є два поля для зазначення дати і номера договору, які також слід заповнити.

Дата укладення договору проставляється цифрами в такій послідовності: день місяця
(дві цифри), місяць (дві цифри), рік (чотири цифри). При цьому крапки, коми та інші розділові знаки в даті не проставляються.

Номер договору може містити будь-яку кількість знаків. У цьому полі допускаються також будь-які інші символи: літери, риски, нулі тощо. Якщо номер договору відсутній, то в полі «№ » рядка «Вид цивільно-правового договору» необхідно поставити прокреслення.

Якщо договір укладено в усній формі, то цей реквізит усе одно потрібно заповнювати. У цьому випадку слід указувати:

— у полі «вид договору» — «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт» тощо;

— у полі «від» — дату виконання усного договору;

— у полі «№ » — прокреслення.

Якщо платник ПДВ нараховує податкове зобов’язання, не пов’язане зі здійсненням операцій з постачання товарів/послуг третім особам (наприклад, ліквідація ОЗ, псування тощо), то це поле не заповнюється

Номенклатура товарів/послуг (графа 3)

Указується повний перелік товарів/послуг, що продаються, українською мовою.

Використання іншої мови допускають щодо імпортних товарів: у разі неможливості перекладу з іноземної мови торгової марки або найменування товару слід зазначати назву торгової марки та у вигляді абревіатури номенклатуру товару без перекладу українською мовою, тобто іноземною мовою.

Номенклатура повинна відповідати номенклатурі, указаній в договорі, додатках та специфікаціях до нього. При написанні номенклатури товарів слід ураховувати найменування товару згідно з УКТ ЗЕД, а не тільки його безпосередню назву.

У разі перевищення кількості найменувань поставлених товарів/послуг над кількістю рядків, відведених для їх розміщення, бланк ПН може бути доповнено необхідною кількістю рядків (п.п. 12.2 Порядку № 1379). Якщо через велику кількість рядків розділу I ПН оформлена на декількох аркушах, то уповноважена особа підписує та скріплює печаткою останню сторінку такої ПН

Код товару згідно з УКТ ЗЕД

(графа 4)

Ця графа підлягає заповненню тільки в разі постачання підакцизних та імпортних товарів, причому на всіх етапах постачання

Кількість (обсяг)

(графа 6)

Кількість (обсяг) товарів/послуг, перелічених у графі 3, відображається у графі 6 ПН.

У разі здійснення часткової оплати за товари (послуги) у графі 6 може бути зазначено як ціле, так і дробове значення, для визначення якого необхідно суму передоплати за товари/послуги розділити на ціну постачання одиниці продукції.

Якщо ПН складається на послугу, яку порахувати не можна (вона вимірюється тільки у вартісному виразі), то необхідно керуватися п.п. 12.5 Порядку № 1379, де передбачено, що в разі надання послуг, що вимірюються тільки у вартісному виразі, у графі 6 зазначається «послуга», «проценти» тощо. При цьому у графі 5 ПН як одиницю виміру необхідно вказати «грн.»

Ціна постачання

(графа 7)

Ціна одиниці товару/послуги вказується без урахування ПДВ.

У звичайних випадках ціна постачання одиниці товару (послуги) без урахування ПДВ відповідає договірній ціні.

Графи 7 — 12 ПН заповнюються у гривнях (не більше двох знаків після коми), за винятком випадків, коли у графі 7 указується ціна (тарифи), затверджена відповідним рішенням уряду з великою кількістю знаків після коми

Ставка податку та відповідна сума податку в цифровому значенні

(графи 8 — 11)

Ставка податку безпосередньо в ПН платником податків не проставляється (оскільки ставка первісно згадується в шапці табличної частини ПН). Тому обсяги постачань (без ПДВ) відображаються у графах 8 — 11 ПН уже з урахуванням ставки, що до них застосовується, і залежно від виду операцій відповідно:

— оподатковувані за основною ставкою, тобто за ставкою ПДВ 20 %, а з 01.01.2014 р. — за ставкою 17 % — у графі 8;

— оподатковувані за ставкою 0 % на митній території України — у графі 9;

— звільнені від обкладення ПДВ — у графі 11

Для операцій, що обкладаються податком та звільнені від оподаткування, складаються окремі ПН, тобто не допускається одночасне заповнення в одній ПН графи 11 і граф 8, 9, 10.

При постачаннях, для яких ст. 195 ПКУ передбачає оподаткування за нульовою ставкою, у розділі III та графі 9 (або 10) проставляється «0» (нуль).

При здійсненні звільнених від ПДВ постачань у розділі III та графі 11 ПН слід проставити відмітку «Без ПДВ». При цьому обов’язково потрібно вказати підставу для такого звільнення у вигляді посилання на відповідну норму ПКУ (для такої інформації передбачено спеціальний рядок (виноска «³») унизу ПН

Загальна сума коштів, що підлягає сплаті

(графа 12)

У цій графі за розділом I указується загальний сумарний обсяг постачання без ПДВ за всією номенклатурою товарів, що поставляються (п.п. 12.11 Порядку № 1379), як сума підсумкових показників за гр. 8, 9, 10 або значення гр. 11 рядка «Усього по розділу I».

Загальна сума коштів, що підлягають сплаті разом із ПДВ, відображається у графі 12 розділу IV ПН

Печатка та підпис

Печатка продавця — платника ПДВ із назвою установи (організації) та її ідентифікаційним кодом (ч. 4 ст. 62 ГКУ).

Якщо у зв’язку з великою кількістю рядків у розділі I ПН оформлена на декількох сторінках, то підпис та печатка проставляються тільки на останній сторінці такої накладної

Для скріплення ПН може бути виготовлена окрема печатка «Для податкових накладних».

Проте ПН не можна завіряти печатками «Канцелярія», «Для документів», «Для довідок» тощо, які мають спеціальне призначення

Філії/структурні підрозділи можуть завіряти ПН печаткою платника податків, яка, крім реквізитів такого платника податку, може містити найменування філії/структурного підрозділу

ПН підписується власноруч особою, уповноваженою продавцем — платником ПДВ (факсимільний підпис не допускається).

Покупець не ставить печатку та не підписує отриману від продавця ПН (п. 16 Порядку № 1379)

Назва реквізитів

Правила заповнення

Місцезнаходження покупця

Указується з урахуванням тих же правил, що місцезнаходження (податкова адреса) продавця (див. вище в обов’язкових реквізитах). У загальному випадку це буде адреса, зазначена у Свідоцтві про реєстрацію платника ПДВ, яке покупець повинен пред’явити продавцю

Номер телефону продавця/покупця

Тут слід указувати телефонний номер абонента з кодом населеного пункту або відповідним номером мобільного оператора

Номер свідоцтва продавця/покупця

Якщо номер свідоцтва менше 10 знаків, то цей номер вирівнюється по правій межі, а початкові клітинки, які не містять показників, не заповнюються.

У цьому полі необхідно проставити номер свідоцтва платника ПДВ, який указано у свідоцтві про ПДВ-реєстрацію.

При заповненні цього поля враховуються вимоги, що висуваються до заповнення реквізиту «Податковий номер платника податку (продавця і покупця)»

Форма проведених розрахунків

У цьому полі вказується форма, в якій проводяться розрахунки, а саме: «оплата з поточного рахунка», «готівковий розрахунок», «чек» тощо

Одиниця виміру

У графі 5 ПН указується одиниця виміру товарів/послуг, що поставляються, — грн., шт., кг, л, м, см, м куб., см куб. тощо.

Так, для послуг, як правило, це «грн.», а для товарів, що поставляються, — «шт.» чи інші одиниці виміру.

Якщо ПН виписується на послуги, що мають лише вартісний вираз, то у графі 5 ПН записують «грн.»