Шпаргалка по заполнению Реестра выданных и полученных налоговых накладных

Критерии

Требования к заполнению

1

2

Форма Реестра

Форма и порядок ведения Реестра утверждены приказом Минфина от 17.12.2012 г. № 1340

Реестр представляет собой единый документ, состоящий из двух разделов для отдельного отражения:

— составленных НН и документов, подтверждающих операции по продаже товаров/услуг;

— полученных НН и документов, подтверждающих приобретение товаров/услуг и необоротных активов.

В п. 201.15 НКУ указано, что плательщик НДС ведет Реестр в электронном виде, в котором указываются порядковый номер НН, дата ее выписки (получения), общая сумма поставки и сумма начисленного налога, а также регистрационный номер плательщика налога — продавца, выдавшего НН

Требования к отражению показателей

В п. 3 раздела I Порядка № 1340 указано, что все графы Реестра, имеющие стоимостные показатели, заполняются в гривнях с копейками.

По заполнению граф, в которых нет показателей, Порядок № 1340 четких указаний не дает. Налоговики рекомендуют при отсутствии показателей в графах Реестра проставлять ноль («0»). Однако общие правила заполнения отчетности по НДС (Реестр тоже входит в ее состав) предписывают в строках, в которых нет данных, ставить прочерк (п. 5 разд. III Порядка № 1492)

Какая информация отражается в Реестре

В разделе I Реестра отражаются документы, составленные на операции, подпадающие под определение терминов «поставка товаров» и «поставка услуг» из пп. 14.1.191 и 14.1.185 НКУ, а именно операции:

— по поставке товаров/услуг, облагаемых НДС по основной или нулевой ставке;

— освобожденные от налогообложения;

— не являющиеся объектом налогообложения;

— по поставке услуг за пределами таможенной территории Украины и услуг, место поставки которых определено за пределами таможенной территории Украины;

— по получению от нерезидента услуг, место поставки которых определено на территории Украины

В разделе II Реестра отражаются полученные НН, расчеты корректировок (далее — РК), таможенные декларации, а также другие документы, на основании которых осуществляется учет операций по приобретению товаров/услуг. Полученная НН, в которой одновременно содержатся товары/услуги, облагаемые по ставкам 20 % и 0 %, отражается в разделе II Реестра одной строкой.

Кроме того, в некоторых случаях плательщик НДС должен отразить в разделе II Реестра самостоятельно составленные документы (бухгалтерские справки)

Кто ведет Реестр

Обязанность ведения Реестра закреплена исключительно за лицами, которые зарегистрированы плательщиками НДС

Если филиалы самостоятельно осуществляют приобретение/поставку товаров/услуг и производят расчеты с поставщиками/потребителями, то зарегистрированный
плательщик налога (головное предприятие), в состав которого входят такие филиалы/структурные подразделения, может делегировать филиалу или структурному
подразделению право ведения части Реестра в рамках деятельности такого филиала/структурного подразделения

Когда записи в Реестре осуществляются на 
основании бухгалтерской справки

Такие записи осуществляются при:

— корректировке налогового кредита в случаях частичного использования товаров/услуг, необоротных активов в операциях сельскохозяйственного и перерабатывающего производства;

— корректировке поставки сельскохозяйственной продукции или продукции собственного производства перерабатывающего предприятия в таможенном режиме экспорта;

— корректировке налогового кредита, проводимой в конце года в связи с перерасчетом доли использования товаров/услуг в облагаемых и необлагаемых операциях. Особенности отражения в Реестре записей на основании бухгалтерской справки в этом случае урегулированы абз. 2 п. 2.10 разд. IV Порядка № 1340;

— если в НК включаются суммы НДС, уплаченные (начисленные) в стоимости товаров/услуг, необоротных активов, которые не были включены в состав НК при приобретении либо изготовлении таких товаров/услуг, необоротных активов и/или по которым были определены налоговые обязательства в соответствии с п. 198.5 НКУ, в случае если такие товары/услуги, необоротные активы начинают использоваться в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, в том числе при переводе непроизводственных необоротных активов в состав производственных необоротных активов.

В Реестре записи на основании бухгалтерской справки отражаются следующим образом:

— в графе 2 — дата составления бухгалтерской справки;

— в графах 3, 4, 6, 7 — соответственно дата составления, порядковый номер НН (РК), наименование и индивидуальный налоговый номер поставщика, который ее составил;

— в графе 5 — вид документа «БО», к которому добавляются обозначения вида документа, которым подтверждается операция по поставке (БОПНП — в случае отнесения в состав налогового кредита сумм НДС на основании бумажной накладной, БОНПЕ — на основании электронной налоговой накладной и т. п.).

При этом суммы в графах 9, 10 указываются со знаком «+», а в графах 11, 12, 13, 14, 15, 16 — со знаком «-»

Исправление ошибок в Реестре

Если в Реестре допущена ошибка, то она исправляется методом «сторно» по правилам, предусмотренным для бухгалтерского учета, в момент выявления ошибки (п. 2 разд. V Порядка № 1340).

Метод «сторно» заключается в осуществлении обратной записи на величину ошибки в том отчетном периоде, в котором она выявлена. При осуществлении такой обратной записи:

— в колонке 1 раздела I и/или II Реестра указывается порядковый номер записи;

— в колонках 2 — 6 раздела I и/или колонках 2 — 7 раздела II Реестра дублируются реквизиты документа, количественные показатели которого сторнируются;

— в соответствующих колонках 7 — 12 раздела I и/или колонках 8 — 16 раздела II Реестра количественные показатели приводятся с соответствующим знаком «+» или «-».

При этом, если исправление ошибки требует предоставления плательщиком налога уточняющего расчета, то к виду документа добавляется буква «У» (например, ПНПУ). Кроме того, запись относительно включения показателей такого документа в уточняющий расчет указывается отдельной строкой в строке «З них включено до уточнюючих розрахунків за звітний період» Реестра.

То есть в этом случае никакие уточненные Реестры не составляются.

В этом случае в Реестр одновременно вносят две записи:

— ошибочную запись со знаком «-»;

— правильную запись со знаком «+»

Порядок подачи Реестра

Плательщики налога ежемесячно в сроки, предусмотренные для подачи налоговой отчетности (календарный месяц), в том числе те, для которых установлен квартальный отчетный налоговый период, подают органу ГНС копии записей в Реестрах за такой период в электронном виде. Причем Реестр подается вместе с декларацией по НДС (даже если она заполнена с прочерками).

Обратите внимание: Порядок № 1340 предусматривает подачу электронных копий Реестра в органы ГНСУ с помощью телекоммуникационных сетей общего пользования (через Интернет) с использованием электронной цифровой подписи в утвержденном формате. Возможность подачи копий Реестров на электронных носителях (флешках, дисках) Порядком № 1340 не предусмотрена

В п. 3 разд. I Порядка № 1340 предусмотрено, что лицо, которое регистрируется в качестве плательщика НДС с иного дня, чем первый день календарного месяца, и первым отчетным (налоговым) периодом которого является период, начинающийся со дня такой регистрации и заканчивающийся последним днем первого полного календарного месяца, должно подать в орган государственной налоговой службы отдельно копии записей в Реестрах:

— за месяц, в котором произошла регистрация плательщиком налога;

— за месяц, следующий за месяцем регистрации

Невыполнение требований относительно ведения Реестра приведет к применению админштрафа к налогоплательщику согласно ст. 163¹ Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 г. № 8073-X. Так, отсутствие налогового учета, нарушения руководителями и другими должностными лицами предприятий, учреждений, организаций установленного законом порядка ведения налогового учета, в том числе неподача или несвоевременная подача аудиторских выводов, представление которых предусмотрено законами Украины, — влечет за собой наложение штрафа в размере от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 до 170 грн.).

Действия, совершенные в течение года повторно, — влекут за собой наложение штрафа в размере от 10 до 15 ннмдг (т. е. от 170 грн. до 255 грн.)

Название графы

Правила заполнения

1

2

№ п/п

(графа 1)

Приводится порядковый номер записи в Реестре, устанавливаемый по принципу полной числовой последовательности натуральных чисел: 1, 2, 3, 4 и т. д.

Нумерация записей осуществляется удобным для плательщика налога способом:

— или с первого номера каждого отчетного налогового периода (ежемесячно, ежеквартально);

— или нарастающим итогом с начала года

При этом порядковый номер НН, РК должен соответствовать порядковому номеру записи в Реестре

Дата выписки

(графа 2)

Указывается дата составления НН, РК или другого документа, которая должна соответствовать:

— дате записи в Реестре;

— дате возникновения налогового обязательства продавца (п. 201.4 НКУ).

Это значит, что налоговая накладная должна быть составлена в день возникновения налогового обязательства и в этот же день внесена в Реестр

Порядковый номер

(графа 3)

Порядковый номер НН, РК, который должен соответствовать номеру из графы 1

Вид документа

(графа 4)

Используются следующие обозначения:

ПНП — НН, составленная на бумажных носителях;

ПНЕ — электронная НН;

РКП — РК, составленный на бумажных носителях;

РКЕ — электронный РК;

МДП — таможенная декларация (далее — ТД), составленная на бумажных носителях;

МДЕ — электронная ТД;

БО — документ бухгалтерского учета.

При составлении НН по операциям, определенным в п. 8 Порядка № 1379 (оба экземпляра такой НН остаются у продавца), к виду документа добавляется тип причины.

Если данные документа включаются в уточняющие расчеты за отчетный (налоговый) период, к виду документа добавляется буква «У» (например, ПНЕУ — электронная НН, включенная в уточняющий расчет).

Обратите внимание: в форме Реестра используются отдельные отметки для документов, составленных:

— на бумажных носителях;

— в электронном виде.

В ситуации, когда НН или РК составлены и в электронном виде, и на бумажных носителях (такая возможность предусмотрена в п. 201.1 НКУ), продавец в разделе I Реестра должен использовать обозначения, предусмотренные для той формы документа, в которой он был выдан покупателю, чтобы не возникали расхождения между данными Реестров контрагентов

Наименование (Ф.И.О — для физического лица — предпринимателя)

(графа 5)

Указывается наименование юридического лица, если физлицо — его фамилия, имя, отчество

Индивидуальный налоговый номер

(графа 6)

Указывается ИНН покупателя — плательщика НДС.

Если в НН в строках «Індивідуальний податковий номер покупця» и «Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (покупця)» проставляется ноль («0»), то в графе 6 Реестра тоже проставляется ноль («0»)

Общая сумма поставки, включая НДС

(графа 7)

Отражается общая сумма поставки с учетом НДС.

Эта графа заполняется всегда независимо от того, облагается операция НДС или нет

Поставка товаров /услуг

(графы 8 — 11)

Заполняются в зависимости от порядка налогообложения операции.

Так, если операция:

— подлежит обложению НДС по основной ставке (20 %), то показатель графы 7 распределяется между графами 8 (база налогообложения) и 9 (сумма начисленного НДС);

— подлежит налогообложению по ставке 0 %, то показатель из графы 7 переносят в графу 10 (так как сумма НДС равна нулю («0»));

— освобождена от обложения НДС и/или не является объектом обложения НДС, то показатель графы 7 переносится в графу 11 (НДС не начисляется)

Название графы

Правила заполнения

1

2

№ п/п

(графа 1)

Приводится порядковый номер записи.

И хотя в Порядке № 1340 прямых указаний о порядке нумерации записей в разделе II Реестра нет, считаем, что такая нумерация может осуществляться по тем же правилам, что и в разделе I. То есть нумерация записей осуществляется удобным для плательщика налога способом:

— или с первого номера каждого отчетного налогового периода (ежемесячно, ежеквартально);

— или нарастающим итогом с начала года

Дата получения

(графа 2)

Указывается дата получения документа.

Налоговая накладная, зарегистрированная в месяце, следующем за месяцем ее выписки, может отражаться покупателем как в периоде ее выписки, так и в периоде получения. При этом, как указано в абз. 2 п. 2.2 раздела IV Порядка № 1340, в графе 2 раздела II Реестра «дата отримання» указывается фактическая дата получения налоговой накладной независимо от того, в каком отчетном периоде она будет отражена в составе налогового кредита
(в отчетном периоде ее составления или в отчетном периоде ее получения)

Дата выписки

(графа 3)

Переносится дата НН или другого документа.

При отражении бухгалтерской справки в этой графе указывается дата составления НН, РК или другого документа, на основании которого составлена бухгалтерская справка

Порядковый
номер

(графа 4)

Переносится номер НН или другого документа.

При отражении бухгалтерской справки в этой графе указывается номер НН, РК или другого документа, на основании которого составлена бухгалтерская справка

Вид документа

(графа 5)

Используются следующие обозначения:

ПНП — НН, составленная на бумажных носителях;

ПНЕ — электронная НН;

РКП — РК, составленный на бумажных носителях;

РКЕ — электронный РК;

МДП — ТД, составленная на бумажных носителях;

МДЕ — электронная ТД;

ЧК — кассовый чек;

ТК — транспортный билет;

ГР — гостиничный счет;

ПЗ — счет за услуги связи;

ПО — услуги, стоимость которых определяется по показаниям приборов учета;

ЗП — заявление плательщика (приложение Д8 к декларации по НДС);

НП — документ, удостоверяющий приобретение товаров/услуг на таможенной территории Украины у лиц, не зарегистрированных в качестве плательщиков НДС;

БО — документ бухучета, в частности бухгалтерская справка.

К обозначению «БО» добавляется обозначение вида документа, на основании которого составлена бухгалтерская справка, т. е. документа, которым подтверждается операция по поставке (БОПНП — в случае отнесения в НК сумм налога на основании бумажной НН, БОПНЕ — на основании электронной НН и пр.).

Если данные документа включаются в уточняющие расчеты за отчетный период, к виду документа добавляется буква «У» (например, ПНЕУ — электронная НН, включенная в уточняющий расчет)

Наименование (Ф. И. О. — для физического лица — предпринимателя)

(графа 6)

Указывается наименование поставщика (фамилия, имя, отчество — для физлица-предпринимателя).

При отражении бухгалтерской справки в этой графе указывается наименование (Ф. И. О.) поставщика, составившего НН, РК или другой документ, на основании которого составлена бухгалтерская справка

Индивидуальный налоговый номер

(графа 7)

ИНН поставщика — плательщика НДС.

В случае приобретения у неплательщика НДС — условный ИНН «400000000000»

Общая сумма поставки,
включая НДС

(графа 8)

Отражается общая сумма, включая НДС

Приобретение товаров /услуг

(графы 9 — 16)

Заполнение граф 9, 11, 13, 15 осуществляется с учетом следующих особенностей:

— указывается стоимость товаров/услуг или необоротных активов без НДС;

— при внесении записей на основании РК такие записи осуществляются с соответствующим знаком («+» или «—»);

— при отражении бухгалтерской справки в графе 9 указывается сумма со знаком «+», а в графах 11, 13, 15 — со знаком «—»

Заполнение граф 10, 12, 14, 16 осуществляется с учетом следующих особенностей:

— указывается уплаченная (начисленная) сумма НДС по товарам/услугам и необоротным активам, определенная исходя из их стоимости, указанной в графах 9, 11, 13 и 15 (соответственно);

— сумма НДС, указанная в графах 12, 14 и 16, в НК не включается;

— в случае приобретения у плательщика НДС товаров/услуг и необоротных активов, освобожденных от налогообложения и не являющихся объектом налогообложения, а также приобретения у лица, не зарегистрированного в качестве плательщика НДС, в графах 10, 12, 14 и 16 проставляется ноль («0»);

— в случае выполнения записей на основании РК такие записи осуществляются с соответствующим знаком («+» или «—»);

— при отражении бухгалтерской справки в графе 10 указываются суммы со знаком «+», а в графах 12, 14, 16 — со знаком «—»