Шпаргалка щодо заповнення Реєстру виданих та отриманих податкових накладних

Критерії

Вимоги до заповнення

1

2

Форма Реєстру

Форму та порядок ведення Реєстру затверджено наказом Мінфіну від 17.12.2012 р. № 1340

Реєстр є єдиним документом, що складається з двох розділів для окремого відображення:

— складених ПН і документів, що підтверджують операції з продажу товарів/послуг;

— отриманих ПН і документів, що підтверджують придбання товарів/послуг та необоротних активів.

У п. 201.15 ПКУ зазначено, що платник ПДВ веде Реєстр в електронному вигляді, в якому вказуються порядковий номер ПН, дата її виписування (отримання), загальна сума постачання та сума нарахованого податку, а також реєстраційний номер платника податку — продавця, який видав ПН

Вимоги до відображення показників

У п. 3 розд.I Порядку № 1340 зазначено, що всі графи Реєстру, які мають вартісні показники, заповнюються у гривнях з копійками.

Щодо заповнення граф, в яких немає показників, Порядок № 1340 чітких вказівок не дає. Податківці рекомендують за відсутності показників у графах Реєстру проставляти нуль («0»). Проте загальні правила заповнення звітності з ПДВ (Реєстр теж входить до її складу) приписують у рядках, в яких немає даних, проставляти прокреслення (п. 5 розд. III Порядку № 1492)

Яка інформація відображається в Реєстрі

У розділі I Реєстру відображаються документи, складені на операції, що підпадають під визначення термінів «постачання товарів» і «постачання послуг» з пп. 14.1.191 і 14.1.185 ПКУ, а саме операції:

— з постачання товарів/послуг, що обкладаються ПДВ за основною чи нульовою ставкою;

— звільнені від оподаткування;

— що не є об’єктом оподаткування;

— з постачання послуг за межами митної території України та послуг, місце постачання яких визначено за межами митної території України;

— з отримання від нерезидента послуг, місце постачання яких визначено на території України

У розділі II Реєстру відображаються отримані ПН, розрахунки коригувань (далі — РК), митні декларації, а також інші документи, на підставі яких здійснюється облік операцій з придбання товарів/послуг. Отримана ПН, в якій одночасно містяться товари/послуги, що обкладаються за ставками 20 % і 0 %, відображаються в розділі II Реєстру одним рядком.

Крім того, у деяких випадках платник ПДВ має відобразити в розділі II Реєстру самостійно складені документи (бухгалтерські довідки)

Хто веде Реєстр

Обов’язок ведення Реєстру закріплено виключно за особами, зареєстрованими платниками ПДВ

Якщо філії самостійно здійснюють придбання/постачання товарів/послуг і провадять розрахунки з постачальниками/споживачами, то зареєстрований платник податку (головне підприємство), до складу якого входять такі філії/структурні підрозділи, може делегувати філії або структурному підрозділу право ведення частини Реєстру в межах діяльності такої філії/структурного підрозділу

Коли записи в Реєстрі здійснюються на підставі бухгалтерської довідки

Такі записи здійснюються при:

— коригуванні податкового кредиту у випадках часткового використання товарів/послуг, необоротних активів в операціях сільськогосподарського і переробного виробництва;

— коригуванні постачання сільськогосподарської продукції або продукції власного виробництва переробного підприємства в митному режимі експорту;

— коригуванні податкового кредиту, що здійснюється наприкінці року у зв’язку з перерахунком частки використання товарів/послуг в оподатковуваних та неоподатковуваних операціях. Особливості відображення в Реєстрі записів на підставі бухгалтерської довідки в цьому випадку врегульовано абз. 2 п. 2.10 розд. IV Порядку № 1340;

— якщо до ПК уключаються суми ПДВ, сплачені (нараховані) у вартості товарів/послуг, необоротних активів, які не було включено до складу ПК під час придбання або виготовлення таких товарів/послуг, необоротних активів, та/або щодо яких було визначено податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПКУ, у разі якщо такі товари/послуги, необоротні активи починають використовуватися в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності, у тому числі при переведенні невиробничих необоротних активів до складу виробничих необоротних активів.

У Реєстрі записи на підставі бухгалтерської довідки відображаються таким чином:

— у графі 2 — дата складання бухгалтерської довідки;

— у графах 3, 4, 6, 7 — відповідно дата складання, порядковий номер ПН (РК), найменування та індивідуальний податковий номер постачальника, який її склав;

— у графі 5 — вид документа «БО», до якого додаються позначення виду документа, яким підтверджується операція з постачання (БОПНП — у разі віднесення до складу податкового кредиту сум ПДВ на підставі паперової накладної, БОНПЕ — на підставі електронної податкової накладної тощо).

При цьому суми в графах 9, 10 наводяться зі знаком «+», а в графах 11, 12, 13, 14, 15, 16 — зі знаком «-»

Виправлення помилок у Реєстрі

Якщо в Реєстрі допущено помилку, то вона виправляється методом «сторно» за правилами, передбаченими для бухгалтерського обліку, у момент виявлення помилки (п. 2 розд. V Порядку № 1340).

Метод «сторно» полягає у здійсненні зворотного запису на величину помилки в тому звітному періоді, в якому її виявлено. При здійсненні такого зворотного запису:

— у колонці 1 розділу I та/або II Реєстру вказується порядковий номер запису;

— у колонках 2 — 6 розділу I та/або колонках 2 — 7 розділу II Реєстру дублюються реквізити документа, кількісні показники якого сторнуються;

— у відповідних колонках 7 — 12 розділу I та/або колонках 8 — 16 розділу II Реєстру кількісні показники наводяться з відповідним знаком — «+» або «-».

При цьому, якщо виправлення помилки вимагає подання платником податку уточнюючого розрахунку, то до виду документа додається літера «У» (наприклад: ПНПУ). Крім того, запис щодо включення показників такого документа до уточнюючого розрахунку вказується окремим рядком у рядку «З них включено до уточнюючих розрахунків за звітний період» Реєстру.

Отже, у цьому випадку жодні уточнені Реєстри не складаються.

У цьому випадку до Реєстру одночасно вносять два записи:

— помилковий запис зі знаком «-»;

— правильний запис зі знаком «+»

Порядок подання Реєстру

Платники податку щомісяця у строки, передбачені для подання податкової звітності (календарний місяць), у тому числі ті, для яких установлено квартальний звітний податковий період, подають до органу ДПС копії записів у Реєстрах за такий період в електронному вигляді. Причому Реєстр подається разом із декларацією з ПДВ (навіть якщо її заповнено з прокресленнями).

Зверніть увагу: Порядок № 1340 передбачає подання електронних копій Реєстру до органів ДПСУ за допомогою телекомунікаційних мереж загального користування (через Інтернет) з використанням електронного цифрового підпису в затвердженому форматі. Можливість подання копій Реєстрів на електронних носіях (флешках, дисках) Порядком № 1340 не передбачено

У п. 3 розд. I Порядку № 1340 передбачено, що особа, яка реєструється як платник ПДВ з іншого дня, ніж перший день календарного місяця, та першим звітним (податковим) періодом якої є період, що починається з дня такої реєстрації та закінчується останнім днем першого повного календарного місяця, має подати до органу державної податкової служби окремо копії записів у Реєстрах:

— за місяць, в якому відбулася реєстрація платником податку;

— за місяць, наступний за місяцем реєстрації

Невиконання вимог стосовно ведення Реєстру призведе до застосування адмінштрафу до платника податків згідно зі ст. 163¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. № 8073-X. Так, відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій установленого законом порядку ведення податкового обліку, у тому числі ненадання або несвоєчасне надання аудиторських висновків, надання яких передбачено законами України, — тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 5 до 10 нмдг (тобто від 85 до 170 грн.).

Дії, вчинені протягом року повторно, — тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 10 до 15 нмдг (тобто від 170 до 255 грн.)

Назва графи

Правила заповнення

1

2

№ з/п

(графа 1)

Наводиться порядковий номер запису в Реєстрі, що встановлюється за принципом повної числової послідовності натуральних чисел: 1, 2, 3, 4 і так далі.

Нумерація записів здійснюється зручним для платника податку способом:

— або з першого номера кожного звітного податкового періоду (щомісяця, щокварталу);

— або наростаючим підсумком з початку року

При цьому порядковий номер ПН, РК має відповідати порядковому номеру запису в Реєстрі

Дата виписування

(графа 2)

Зазначається дата складання ПН, РК чи іншого документа, що має відповідати:

— даті запису в Реєстрі;

— даті виникнення податкового зобов’язання продавця (п. 201.4 ПКУ).

Це означає, що податкову накладну має бути складено в день виникнення податкового зобов’язання і саме в цей день унесено до Реєстру

Порядковий номер

(графа 3)

Порядковий номер ПН, РК, що має відповідати номеру з графи 1

Вид документа

(графа 4)

Використовуються такі позначення:

ПНП — ПН, складена на паперових носіях;

ПНІ — електронна ПН;

РКП — РК, складений на паперових носіях;

РКЕ — електронний РК;

МДП — митна декларація (далі — МД), складена на паперових носіях;

МДЕ — електронна МД;

БО — документ бухгалтерського обліку.

При складанні ПН за операціями, визначеними в п. 8 Порядку № 1379 (обидва примірники такої ПН залишаються у продавця), до виду документа додається тип причини.

Якщо дані документа включаються до уточнюючих розрахунків за звітний період, до виду документа додається літера «У» (наприклад, ПНЕУ — електронна ПН, уключена до уточнюючого розрахунку).

Зверність увагу: у формі Реєстру використовуються окремі відмітки для документів, складених:

— на паперових носіях;

— в електронному вигляді.

У ситуації, коли ПН або РК складено і в електронному вигляді, і на паперових носіях (таку можливість передбачено в п. 201.1 ПКУ), продавець у розділі I Реєстру має використовувати позначення, передбачені для тієї форми документа, в якій його було видано покупцю, щоб не виникали розбіжності між даними Реєстрів контрагентів

Найменування (П. І. Б. — для фізичного особи — підприємця)

(графа 5)

Наводиться найменування юридичної особи, для фізичної особи — її прізвище, ім’я, по батькові

Індивідуальний податковий номер

(графа 6)

Зазначається ІПН покупця — платника ПДВ.

Якщо у ПН у рядках «Індивідуальний податковий номер покупця» і «Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (покупця)» проставляється нуль («0»), то в графі 6 Реєстру теж проставляється нуль («0»)

Загальна сума постачання, уключаючи ПДВ

(графа 7)

Відображається загальна сума постачання з урахуванням ПДВ.

Ця графа заповнюється завжди незалежно від того, чи обкладається операція ПДВ

Постачання товарів/послуг

(графи 8 — 11)

Заповнюються залежно від порядку оподаткування операції.

Так, якщо операція:

— підлягає обкладенню ПДВ за основною ставкою (20 %), то показник графи 7 розподіляється між графами 8 (база оподаткування) і 9 (сума нарахованого ПДВ);

— підлягає оподаткуванню за ставкою 0 %, то показник із графи 7 переносять до графи 10 (оскільки сума ПДВ дорівнює нулю («0»);

— звільнена від обкладення ПДВ та/або не є об’єктом обкладення ПДВ, то показник графи 7 переноситься до графи 11 (ПДВ не нараховується).

Назва графи

Правила заповнення

1

2

№ з/п

(графа 1)

Наводиться порядковий номер запису.

І хоча в Порядку № 1340 прямих вказівок на порядок нумерації записів у розділі II Реєстру немає, вважаємо, що така нумерація може здійснюватися за тими самими правилами, що і в розділі I. Отже, нумерація записів здійснюється зручним для платника податку способом:

— або з першого номера кожного звітного податкового періоду (щомісяця, щокварталу);

— або наростаючим підсумком з початку року

Дата отримання

(графа 2)

Указується дата отримання документа.

Податкова накладна, зареєстрована в місяці, наступному за місяцем її виписування, може відображатися покупцем як у періоді її виписування, так і в періоді отримання.
При цьому, як зазначено в абз. 2 п. 2.2 розд. IV Порядку № 1340, у графі 2 розділу II Реєстру «дата отримання» вказується фактична дата отримання податкової накладної незалежно від того, в якому звітному періоді її буде відображено у складі податкового кредиту (у звітному періоді її складання або у звітному періоді її отримання)

Дата виписування

(графа 3)

Переноситься дата ПН чи іншого документа.

При відображенні бухгалтерської довідки в цій графі вказується дата складання ПН, РК чи іншого документа, на підставі якого складено бухгалтерську довідку

Порядковий номер

(графа 4)

Переноситься номер ПН чи іншого документа.

При відображенні бухгалтерської довідки в цій графі зазначається номер ПН, РК чи іншого документа, на підставі якого складено бухгалтерську довідку

Вид документа

(графа 5)

Використовуються такі позначення:

ПНП — ПН, складена на паперових носіях;

ПНІ — електронна ПН;

РКП — РК, складений на паперових носіях;

РКЕ — електронний РК;

МДП — МД, складена на паперових носіях;

МДЕ — електронна МД;

ЧК — касовий чек;

ТК — транспортний квиток;

ГР — готельний рахунок;

ПЗ — рахунок за послуги зв’язку;

ПО — послуги, вартість яких визначається за показаннями приладів обліку;

ЗП — заява платника (додаток Д8 до декларації з ПДВ);

НП — документ, що засвідчує придбання товарів/послуг на митній території України в осіб, не зареєстрованих платниками ПДВ;

БО — документ бухобліку, зокрема бухгалтерська довідка.

До позначення «БО» додається позначення виду документа, на підставі якого складено бухгалтерську довідку, тобто документа, яким підтверджується операція з постачання (БОПНП — у разі віднесення до ПК сум податку на підставі паперової ПН, БОПНЕ — на підставі електронної ПН тощо).

Якщо дані документа включаються до уточнюючих розрахунків за звітний період, до виду документа додається літера «У» (наприклад, ПНЕУ — електронна ПН, включена до уточнюючого розрахунку)

Найменування (П. І. Б. — для фізичної особи — підприємця)

(графа 6)

Указується найменування постачальника (прізвище, ім’я, по батькові — для фізичної особи — підприємця).

При відображенні бухгалтерської довідки в цій графі вказується найменування (П. І. Б.) постачальника, який склав ПН, РК чи інший документ, на підставі якого складено бухгалтерську довідку

Індивідуальний податковий номер

(графа 7)

ІПН постачальника — платника ПДВ.

У разі придбання у неплатника ПДВ — умовний ІПН «400000000000»

Загальна сума постачання, включаючи ПДВ

(графа 8)

Відображається загальна сума, включаючи ПДВ

Придбання товарів / послуг

(графи 9 — 16)

Заповнення граф 9, 11, 13, 15 здійснюється з урахуванням таких особливостей:

— наводиться вартість товарів/послуг чи необоротних активів без ПДВ;

— при внесенні записів на підставі РК такі записи здійснюються з відповідним знаком («+» або «-»);

— при відображенні бухгалтерської довідки у графі 9 зазначається сума зі знаком «+», а у графах 11, 13, 15 — зі знаком «-»

Заповнення граф 10, 12, 14, 16 здійснюється з урахуванням таких особливостей:

— наводиться сплачена (нарахована) сума ПДВ щодо товарів/послуг та необоротних активів, визначена виходячи з їх вартості, зазначеної у графах 9, 11, 13 і 15 (відповідно);

— сума ПДВ, зазначена у графах 12, 14 і 16, до ПК не включається;

— у разі придбання у платника ПДВ товарів/послуг та необоротних активів, що звільнені від оподаткування та не є об’єктом оподаткування, а також придбання в особи, не зареєстрованої як платник ПДВ, у графах 10, 12, 14 і 16 проставляється нуль («0»);

— у разі виконання записів на підставі РК такі записи здійснюються з відповідним знаком («+» або «-»);

— при відображенні бухгалтерської довідки у графі 10 наводяться суми зі знаком «+», а у графах 12, 14, 16 — зі знаком «-»