График документооборота: его значение, порядок составления и контроль за соблюдением

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА: ЕГО ЗНАЧЕНИЕ, ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ

График документооборота является залогом согласованной и качественной работы бухгалтерской службы в частности и бюджетного учреждения в целом. Более того, наличие утвержденного графика документооборота в учреждении предусмотрено действующим законодательством. Однако, как свидетельствуют результаты проведенных контролирующими органами многочисленных проверок, на практике во многих бюджетных учреждениях этот важный документ отсутствует или же носит только формальный характер, что негативно сказывается на соблюдении учетной политики учреждения.

Поэтому в этой статье рассмотрим, как правильно составить график документооборота и организовать надлежащий контроль за его соблюдением.

Ирина НЕСТРУГИНА, начальник Харьковской объединенной государственной финансовой инспекции

ПРИНЦИПЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАПИСЕЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. В частности, ст. 9 Закона № 996 преду­смотрено, что первичные документы должны быть составлены в ходе осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, определен Положением № 88.

Каждый первичный документ от момента его создания (поступления от других предприятий, учреждений, организаций) до момента завершения его обработки и передачи на хранение в архив проходит свой путь. Такое движение документов в учреждениях называется документооборотом. Основными, характерными для всех документов, этапами документооборота являются:

1) составление документа (поступление от сторонних организаций);

2) проверка принятых документов бухгалтером после их поступления в бухгалтерию из других подразделений учреждения (предприятий, учреждений, организаций). Согласно п. 2.15 Положения № 88 первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей;

3) обработка документа в бухгалтерии. Причем первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами (п. 2.17 Положения № 88);

4) передача документов в архив на хранение. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до передачи в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (пп. 6.1, 6.2 Положения № 88). Состав и сроки хранения типовых документов, которые создаются во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями, определены Перечнем № 578/5.

Документом, регламентирующим и отражающим особенности движения каждого первичного документа в отдельных учреждениях и организациях, является график документооборота.

ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Под графиком документооборота следует понимать документ, оформленный в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Иными словами, график документооборота является схемой или графиком, описывающим движение первичных документов в учреждении от момента их составления до момента передачи на хранение.

Необходимость наличия графика документооборота очевидна, поскольку разработка последнего и введение системы наказаний (взысканий) за его несоблюдение являются действенными средствами предотвращения несвоевременной передачи документов в бухгалтерию учреждения, их обработки и, как следствие, отражения информации об осуществлении хозяйственных операций в бухгалтерском учете. В то же время на практике главные бухгалтеры бюджетных учреждений достаточно часто подходят к составлению этого документа только формально или ограничиваются записью в приказе об учетной политике учреждения, что, в свою очередь, приводит к возникновению ряда негативных последствий.

Более того, п. 5.1 Положения № 88 определено, что с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя устанавливается график документооборота. Таким образом, законодательством четко определена необходимость наличия в учреждении утвержденного графика документооборота.

Однако график документооборота в первую очередь необходим бухгалтерской службе учреждения. Ведь грамотно составленный график документо­оборота с четким определением временных рамок составления каждого первичного документа, его передачи в бухгалтерию и обработки, обеспечивает рациональное распределение должностных обязанностей между работниками, усиление контрольной роли бухгалтерского учета и своевременность составления отчетности. Следовательно, к вопросу разработки и графика документооборота и налаживания контроля за его соблюдением следует подходить с особой ответственностью.

Важно: прямой ответственности за отсутствие графика документооборота в учреждении действующим законодательством не предусмотрено. При этом нарушение сроков подачи соответствующей отчетности в связи с низким уровнем организации процесса оформления и обработки первичных учетных документов может стать основанием для наложения контролирующими органами штрафных санкций за нарушение установленного порядка ведения бухгалтерского учета в учреждении. Так, согласно ст. 164² КоАП сокрытие в учете валютных и других доходов, непродуктивных расходов и убытков, отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение неправдивых данных в финансовую отчетность, неподача финансовой отчетности, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, несвоевременная подача на рассмотрение, согласование или утверждение годового финансового плана предприятия государственного сектора экономики и отчета о его выполнении, препятствие работникам органа государственного финансового контроля в проведении ревизий и проверок, непринятие мер по возмещению с виновных лиц убытков от недостач, растрат, хищений и бесхозяйственности влекут за собой наложение штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.). При этом ответственность будет возложена непосредственно на руководителя учреждения и главного бухгалтера.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Прежде всего заметим, что форма графика документооборота на законодательном уровне не установлена. В частности, в соответствии с ч. 5 ст. 8 Закона № 996 предприятия, учреждения, организации могут самостоятельно утверждать правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Таким образом, бюджетное учреждение должно самостоятельно разработать график документооборота с учетом всех нюансов и особенностей собственной деятельности.

Как правило, разработка графика документооборота в учреждении возлагается на главного бухгалтера. В то же время при наличии нескольких участков учета, закрепленных за разными специалистами (бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер по учету оплаты труда, бухгалтер-кассир и т. п.), с целью рационального использования рабочего времени имеет смысл привлечь их к составлению графика документооборота или даже поручить каждому из таких специалистов составить отдельный график документооборота по соответствующим участкам учета (операции с основными средствами, операции с запасами, расчеты по оплате труда, расчеты с контрагентами, кассовые операции и т. п.). В этом случае главный бухгалтер должен проверить правильность каждого из таких графиков и сформировать на их основе сводный график документооборота по учреждению.

При составлении графика документооборота следует помнить, что он должен обеспечивать оптимальное количество подразделений учреждения и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, взаимосвязь и взаимосогласованность действий исполнителей и минимальные сроки пребывания документа в каждом подразделении. За основу же при его составлении может быть взят график документооборота, приведенный в Положении № 105. И хотя Положение № 105 издано еще во времена СССР, но на сегодняшний день не утратило ни юридической силы, ни своей актуальности. С учетом норм этого Положения перечислим наиболее существенные для отражения в графике документооборота реквизиты:

1) название первичного документа;

2) создание первичного документа:

— количество экземпляров документа;

— должность работника, ответственного за его оформление и исполнение;

— сроки создания документа или получения от других предприятий и учреждений;

3) передача документа в бухгалтерию:

— должность работника, ответственного за передачу документа в бухгалтерию;

— должность работника бухгалтерии, которому подается документ и который осуществляет его проверку;

— сроки подачи документа в бухгалтерию;

4) обработка документа:

— должность работника, ответственного за обработку документа;

— сроки выполнения задания;

— дальнейшее прохождение документа;

5) передача документа в архив:

— должность работника, ответственного за передачу документа в архив на хранение;

— сроки передачи документа в архив;

— место и сроки хранения документа.

Рассмотрим некоторые моменты, связанные с составлением графика и отражением в нем необходимой информации, более детально.

Должности работников. В графике документооборота следует указывать не фамилии конкретных работников, ответственных за выполнение той или другой операции, а их должности. Это избавит от необходимости вносить изменения в график каждый раз, когда кто-то из работников увольняется, уходит в декретный отпуск, болеет и т. п.

Сроки выполнения задания. Одним из наиболее важных моментов при составлении графика документооборота является определение предельных сроков передачи документа (получение его от других предприятий, учреждений), срока передачи документа в бухгалтерию, его обработки и т. п. В частности, целесообразно установить конкретные сроки оформления каждого первичного документа, например, Акт приемки-передачи основных средств типовой формы № ОЗ-1 (бюджет) должен составляться в течение одного часа после завершения процесса приемки-передачи основных средств.

Особое внимание необходимо уделить вопросу установления сроков передачи документов в бухгалтерию для их обработки. Следует определить для каждого документа такой срок передачи, чтобы он не поступил в бухгалтерию поздно. Наряду с этим не стоит устанавливать слишком сжатые сроки подачи документов после их оформления, во избежание накопления большого количества первичных документов в бухгалтерии одновременно. Если за определенный промежуток времени все же накопились достаточно большое количество документов, то ответственное за их составление и передачу лицо должно передать в бухгалтерию необходимые документы по реестру, составленному в двух экземплярах, каждый из которых подписывается главным бухгалтером учреждения. Первый экземпляр подтверждает факт передачи соответствующих документов и остается у лица, составившего такой реестр, а второй хранится в бухгалтерии как подтверждение поступления документов.

В то же время отметим, что такие первичные документы, как путевые листы, должны передаваться в бухгалтерию ежедневно. Даже несмотря на то, что с 16.04.2013 г. Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74, утратила силу (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 15), до момента утверждения новой инструкции по этому вопросу с целью обеспечения надлежащего контроля за выполнением транспортных работ служебными автомобилями и расходованием горючего бюджетным учреждениям лучше соблюдать именно такой порядок при оформлении и обработке путевых листов. Даже если новая форма путевого листа не будет утверждена, учреждение может самостоятельно разработать форму подобного документа, утвердив ее приказом руководителя учреждения.

Не менее жестко должны быть регламентированы и сроки подачи в бухгалтерию накладных на получение товаров и услуг, например, в течение одного часа после поступления этих документов.

Что же касается передачи документов после обработки на хранение, то, во избежание накопления пачек необработанной первичной документации в бухгалтерии, следует также четко установить сроки их передачи в архив.

С примерной формой графика документооборота бюджетного учреждения вы можете ознакомиться на с. 18 этого номера газеты «Бюджетная бухгалтерия».

После составления графика документооборота его целесообразно согласовать с представителями всех подразделений, имеющих к нему отношение. В первую очередь это необходимо для проверки полноты отражения документов в графике.

Составленный, проверенный и согласованный график документооборота передается на утверждение руководителю учреждения. При этом рекомендуем утвердить график документооборота отдельным приказом руководителя, а не как часть приказа об учетной политике учреждения. В таком случае график можно будет откорректировать в любой момент при необходимости.

Во исполнение требования п. 5.4 Положения № 88 руководителю учреждения следует обязать работников, участвующих в процессе документооборота, создать и подать первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям каждого из исполнителей, сроки их подачи и подразделения учреждения, в которые передаются эти документы. К графику документо­оборота целесообразно приложить образцы заполнения всех первичных документов, фигурирующих в нем. Это, в свою очередь, поможет предотвратить неправильное оформление первичных документов в учреждении.

Очевидно, что соблюдение утвержденного графика документооборота может быть обеспечено в полной мере только при условии налаживания жесткого контроля и внедрения системы наказаний за его несоблюдение.

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота возложен на главного бухгалтера (п. 5.5 Положения № 88). Его требования относительно порядка подачи в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб учреждения.

Напомним, что первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет. Принимать к исполнению первичные документы на операции, противоречащие нормативно-правовым актам, установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, наносящие ущерб государству, собственникам, другим юридическим и физическим лицам, запрещено. Такие документы должны передаваться руководителю учреждения для принятия решения (пп. 2.15, 2.16 Положения № 88). Поэтому целесообразно установить ответственность за несоблюдение графика документооборота, неправильное оформление документов или внесение в них недостоверных данных приказом руководителя учреждения.

Вполне понятно, что у вас может возникнуть вопрос: какая же ответственность может быть преду­смотрена за несоблюдение графика документооборота? Как правило, за подобные нарушения к работникам применяются дисциплинарные взыскания (выговор, увольнение), предусмотренные ст. 147 КЗоТ. Кроме того, работнику, регулярно нарушающему график документооборота, может быть уменьшен размер премии.

Обращаем внимание: удержания из заработной платы нарушителя денежных средств в виде так называемого штрафа за ущерб, причиненный несвоевременным составлением и подачей в бухгалтерию документов, действующим законодательством не предусмотрены. Так, согласно ст. 127 КЗоТ отчисления из заработной платы работников могут осуществляться только в случаях, предусмотренных законодательством Украины.

После утверждения графика документооборота и установления ответственности за его несоблюдение приказом руководителя учреждения, работники, принимающие участие в создании и движении первичных документов, должны быть ознакомлены с ним, что подтверждают собственной подписью.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон № 996 — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.

Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Перечень № 578/5 — Перечень типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

Положение № 105 — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. № 105.

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ___________________________________

(название учреждения, организации)