ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ РАСПЕЧАТЫВАТЬ УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ, СОЗДАННЫЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
Наталья СЕВОСТЬЯНОВА, заместитель начальника Главного управления Государственной казначейской службы Украины в Харьковской области
Бюджетным учреждением применяется автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета, т. е. первичные документы и учетные регистры составляются в электронном виде. В связи с этим возникает вопрос, касающийся порядка хранения таких документов.
Нужно ли распечатывать и подшивать мемориальные ордера за тот период, в течение которого соответствующие операции отсутствовали?
(Сумская обл.)
Правовые принципы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в Украине (в том числе и для бюджетных учреждений) определены Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996). В частности, согласно ч. 2 ст. 9 этого Закона первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:
— название документа (формы);
— дату и место составления;
— название предприятия, от имени которого составлен документ;
— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
В то же время ч. 6 ст. 9 Закона № 996 предусмотрено, что в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации учреждение обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
Следует также обратить внимание на то, что согласно требованиям п. 6.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньшим от срока , установленного для соответствующих документов на бумаге.
Согласно ст. 13 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее — Закон № 851) в случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленным законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.
При этом хранение электронных документов должно осуществляться с соблюдением следующих требований:
1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, направлен или получен;
3) должна храниться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его направления или получения (при ее наличии).
Кроме того, субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по сохранности электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, подача электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляются в порядке, определенном законодательством (ст. 13 Закона № 851).
Таким образом, из указанного выше следует, что хранение электронных документов должно обеспечивать в первую очередь беспрепятственный доступ к ним в любой момент времени. То есть распечатка учетных регистров (мемориальных ордеров) за тот период, в течение которого не было отражения в них хозяйственных операций, не является обязательным требованием. Однако с целью обеспечения надлежащего контроля за достоверностью и полнотой отражения операций в бухгалтерском учете, рекомендуем периодически все же распечатывать такие регистры (например, по итогам квартала).
