Теми статей
Обрати теми

Чи обов’язково роздруковувати облікові регістри, створені в електронному вигляді

Редакція ББ
Відповідь на запитання

ЧИ ОБОВ’ЯЗКОВО РОЗДРУКОВУВАТИ ОБЛІКОВІ РЕГІСТРИ, СТВОРЕНІ В ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ

 

Наталія СЕВОСТЬЯНОВА, заступник начальника Головного управління Державної казначейської служби України в Харківській області

 

Бюджетною установою застосовується автоматизована форма ведення бухгалтерського обліку, тобто первинні документи та облікові регістри складаються в електронному вигляді. У зв’язку з цим виникає питання щодо порядку зберігання таких документів.

Чи потрібно роздруковувати та підшивати меморіальні ордери за той період, протягом якого відповідні операції були відсутні?

(Сумська обл.)

 

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні (у тому числі й для бюджетних установ) визначені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996). Зокрема, згідно з  ч. 2 ст. 9 цього Закону первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

— назву документа (форми);

— дату і місце складання;

— назву підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Водночас ч. 6 ст. 9 Закону № 996 передбачено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації установа зобов’язана за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Слід також звернути увагу на те, що відповідно до вимог п. 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку , що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Згідно зі ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі — Закон № 851) у разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При цьому зберігання електронних документів має здійснюватися з дотриманням таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Крім того, суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством (ст. 13 Закону № 851).

Таким чином, із зазначеного вище випливає, що зберігання електронних документів має забезпечувати насамперед безперешкодний доступ до них в будь-який момент часу. Тобто роздрукування облікових регістрів (меморіальних ордерів) за той період, протягом якого відображення в них господарських операцій не мало місця, не є обов’язковою вимогою. Однак з метою забезпечення належного контролю за достовірністю та повнотою відображення операцій в бухгалтерському обліку рекомендуємо періодично все ж таки роздруковувати такі регістри (наприклад, за підсумками кварталу).

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі