Учет литературы, не относящейся к библиотечному фонду

Учет литературы, не относящейся к библиотечному фонду

Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

На какой субсчет следует оприходовать пособия и сборники, которые не относятся к библиотечному фонду и не являются материалом для учебных, научных и других целей, а будут использоваться специалистами отдела кадров?

(г. Львов)

Статус библиотек, правовые и организационные принципы деятельности библиотек и библиотечного дела в Украине определены Законом Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР (далее — Закон № 32). Поэтому обратимся к нормам именно этого Закона.

Так, под библиотечным фондом следует понимать упорядоченное собрание документов, хранящихся в библиотеке.

В свою очередь, библиотека — это информационное, культурное, образовательное заведение (учреждение, организация) или структурное подразделение, которое имеет упорядоченный фонд документов, доступ к другим источникам информации и главной задачей которого является обеспечение информационных, научно-исследовательских, образовательных, культурных и других потребностей пользователей библиотеки (ст. 1 Закона № 32).

Конечно, пособия и сборники, используемые в отделе кадров, не являются материалом для научно-исследовательских, образовательных, культурных и других целей, а следовательно, не относятся к библиотечному фонду. Кстати, на сегодняшний день конкретных рекомендаций по порядку учета книг, не относящихся к библиотечному фонду учреждения, ни Минфин, ни Казначейство не предоставили. Поэтому попробуем разобраться в этом вопросе исходя из сути этих объектов учета.

Так, основными критериями для отнесения тех или иных активов к оборотным или необоротным являются их стоимость и ожидаемый срок эксплуатации. Что же касается первого критерия, то стоимость книг, используемых в отделе кадров в качестве информационной и справочной литературы, очевидно, составляет менее 2500 грн., тогда как срок эксплуатации методической литературы может как превышать один год, так и быть меньше одного года. Это зависит от перспективы сохранения актуальности такой литературы. Заметим, что срок полезного использования упомянутой литературы, как правило, устанавливается бюджетным учреждением самостоятельно в момент приобретения.

Таким образом, если ожидаемый срок полезного использования приобретенной литературы составляет более одного года, считаем, что ее целесообразно учитывать в составе необоротных активов — малоценных необоротных материальных активов (далее — МНМА).

Учет всех необоротных активов (в том числе и малоценных) ведут в полных гривнях, без копеек. Сумму копеек, уплаченных при приобретении необоротных активов, относят на расходы учреждения. На это указывает п. 1.3 Положения по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611 (далее — Положение № 611).

Для документального оформления операций по поступлению МНМА применяют Акт приемки-передачи основных средств типовой формы № ОЗ-1
(бюджет). Этот документ является основанием для оприходования МНМА. Для принятия таких объектов приказом руководителя учреждения создают комиссию, которая составляет указанный акт в 2-х экземплярах: один — для учреждения, передающего объект, второй — для принимающего учреждения. Акт обязательно утверждает руководитель учреждения.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью необоротных активов ведут инвентарные карточки. В частности, применяют Инвентарные карточки группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет). Эти инвентарные карточки ведут в разрезе материально ответственных лиц, предметов одного наименования, качества материала и цены с указанием номенклатурного номера.

Основанием для списания МНМА в результате их выбытия (ликвидации, реализации и т. п.) являются оправдательные документы и Акт на списание основных средств типовой формы № ОЗ-3 (бюджет).

Учет литературы, срок полезного использования которой превышает один год, в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, следует вести на субсчете 113 «Малоценные необоротные материальные активы».

При этом пособия и сборники, которые не относятся к библиотечному фонду и, как ожидается, будут использоваться только в течение одного года, целесообразно учитывать в составе запасов. Напомним, что запасы — это активы, которые:

— содержат для дальнейшей продажи, бесплатного распределения, передачи при условиях обычной хозяйственной деятельности;

— находятся в процессе обычной деятельности учреждения для дальнейшего потребления;

— находятся в форме сырья или вспомогательных материалов с целью использования в производстве продукции, при выполнении работ, предоставлении услуг, для удовлетворения нужд учреждения.

Именно такое определение понятия «запасы» приведено в п. 2 разд. I Положения по бухгалтерскому учету запасов бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 14.11.2013 г. № 947 (далее — Положение № 947).

Следует отметить, что запасы в учреждениях учитывают по месту их ответственного хранения (нахождения) и в бухгалтерии. Ответственными за принятие, хранение и отпуск запасов являются материально ответственные лица (пп. 10, 11 разд. ІІ Положения № 947).

Таким образом, для обеспечения сохранности литературы, не относящейся к библиотечному фонду, следует назначить материально ответственное лицо из числа работников учреждения.

Учет литературы, как и всех других запасов, следует вести в количественном и суммарном измерениях по их наименованиям и в разрезе материально ответственных лиц. При этом бухгалтерия учреждения должна систематически сверять свои записи об учете литературы с записями, которые ведут материально ответственные лица по местам хранения запасов. С этой целью материально ответственные лица ежемесячно предоставляют в бухгалтерию приходные и расходные документы с реестром предоставления документов. Такой реестр оформляют в двух экземплярах. Один экземпляр реестра после проверки правильности оформления первичных документов возвращают материально ответственному лицу, а второй остается в бухгалтерии (п. 16 разд. ІІ Положения № 947).

Кроме того, запасы подлежат систематической инвентаризации в сроки и порядке, установленные Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90. Инвентаризацию проводят в случае смены материально ответственного лица и в других случаях, предусмотренных действующим законодательством. По результатам инвентаризации составляют инвентаризационную опись или акт, который утверждает руководитель учреждения.

Также стоит обратить внимание на порядок списания с баланса учреждения литературы, используемой в течение одного года.

Так, списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, не введенных в эксплуатацию, производственного, хозяйственного инвентаря и других запасов, которые стали непригодными для дальнейшего использования (в том числе и литературы), осуществляют на основании Актов списания. Такие акты составляет постоянно действующая комиссия, назначенная приказом руководителя учреждения. В них указывают данные, характеризующие запасы: наименование, год приобретения учреждением, количество, стоимость и т. п. Подробно отмечают причины списания и способ уничтожения непригодных запасов (если реализация их невозможна). Акты списания обязательно утверждает руководитель учреждения. Такие требования к списанию запасов с баланса учреждения установлены в п. 10 разд. V Положения № 947.

Имейте в виду, что информационно-справочную литературу, утратившую свою актуальность, можно реализовать другим учреждениям или предприятиям (при наличии любителей приобрести такую литературу). В случае же невозможности реализации таких книг вы можете сдать их специализированному предприятию как макулатуру.

Средства, полученные от реализации или сдачи книг на макулатуру, остаются в распоряжении учреждения. В соответствии со ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI доходы, полученные бюджетным учреждением от реализации имущества, относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений. Напомним, что подробно этот вопрос был рассмотрен в статье специалиста Госфининспекции «Учет макулатуры» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 1, с. 22).

Для отражения на счетах бухгалтерского учета книг, которые не относятся к библиотечному фонду, а ожидаемый срок эксплуатации которых не превышает одного года, Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, отдельный субсчет не предусмотрен. В то же время наиболее подходящим для учета таких объектов, по нашему мнению, является субсчет 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности».

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций по оприходованию литературы, не относящейся к библиотечному фонду, рассмотрим на условном примере.

Пример. Бюджетное учреждение приобрело методическую литературу для отдела кадров:

— книгу «Кадровая документация» стоимостью 43 грн.;

— книгу «Должностные инструкции» стоимостью 59 грн.;

— издание Закона Украины «О защите персональных данных» стоимостью 8 грн.

Принято решение учитывать две первые книги в составе МНМА, а третью — в составе запасов.

Операции, связанные с приобретением такой литературы, отражают следующим образом:

В завершение напомним, что приобретение или подписка на периодические, справочные, информационные издания, приобретение и изготовление учебников и книг (кроме расходов на пополнение библиотечных фондов) в соответствии с п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333, осуществляют по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Для того чтобы поставить все точки над «і» в вопросе учета книг, пособий и сборников, которые не относятся к библиотечному фонду и не являются материалами для учебных, научных и других целей, приобретаемых учреждениями для использования в своей деятельности, мы направили соответствующий запрос в Минфин. После получения ответа на него мы сразу поделимся с вами этой информацией.